Modalités pour un accord entre voisins de palier

Quelle pourrait être la meilleure approche pour la situation suivante:

Dans une copropriété, les compteurs d’eau privatifs sont positionnés dans des placards situés dans les halls à chaque étage (2 ou 3 par étage). Pour des raison pratiques/techniques, l’ensemble des copropriétaires est arrivé à la conclusion que c’est le seul endroit dans l’immeuble où un système partagé de traitement d’eau (il y a plusieurs systèmes en lice) peut être installé. L’ACP est d’accord pour autoriser l’installation.

En principe, cet investissement sera à charge de chaque propriétaire au prorata. Par exemple, si le coût pour 1 système est de 3000€/étage, chacun paiera 1500€ s’il y a 2 appartements à son étage ou 1000€ s’il y a 3 appartements.

Pour l’entretien, chacun devra payer les frais d’entretien (1/2 ou 1/3 selon le cas, mais non proportionnel à la consommation d'eau, pour simplifier). Comment officialiser l’accord entre voisins à ce sujet avant que des litiges surviennent et pour les éviter (par exemple, un occupant - propriétaire ou locataire - refuse ou néglige de payer sa quote-part, ou refuse/néglige de faire ce qui lui incombe à son tour, etc.). Si un copropriétaire vend son appartement, il faut bien sûr aussi que le nouveau propriétaire ou son locataire soient liés par le même accord de voisinage.

Faudrait-il passer par un notaire pour se protéger en cas de litige éventuel?

Notez que le syndic, consulté à ce sujet, ne souhaite pas avoir à gérer ce qu'il considère comme des affaires privatives. Pourrions-nous envisager de demander au syndic de gérer l'ensemble et de distribuer les frais d'entretien (par exemple 1/30e par appartement pour 30 appartements), et sous-traiter l'ensemble de l'entretien à une société extérieure, peut-être le fournisseur?

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