Décompte de sortie en cas de vente

Le syndic ne peut pas vous établir un décompte "clair et complet" s'il ne dispose pas de la facture de régularisation annuelle du gaz. Si je vous lis bien le syndic s'est basé sur les provisions payées pour établir un premier décompte intermédiaire à la sortie de vos locataires ? Etonnant !

Concernant la vente, vous recevrez le décompte répartissant les frais entre vous même et l'acheteur.

Il n'y a pas de règle formelle. Vendeur et acheteur doivent convenir d'un accord et le transmettre le cas échéant au syndic. Vous pouvez faire faire un relevé intermédiaire par ISTA ; c'est payant. Vous pouvez aussi faire une estimation "à vue de nez" après lecture des calorimètres.

Etant syndic dans une petite copro, j'effectue généralement le split au prorata des dates, sauf accord contraire entre les parties. Concernant les consommations personnelles, je laisse le soin aux parties de déterminer qui paie quoi, mais je ne fais quant à moi aucun calcul intermédiare.

Niveau dates, un exemple pour vous éclairer : - relevé annuel eau en janvier - relevé gaz en juillet - relevé calorimètres fin mars. Exercice comptable de 01.04 au 31.03. En cas de chauffage collectif, rien ne sera jamais clair net et précis.

Ce que vous pouvez faire, si les prix vous semblent anormaux, c'est vérifier la facture de régularisation de gaz, la facture d'eau, et les chiffres transmis à ISTA

Mais vos locataires sont partis et vous avez vendu... vous vous serez au moins enrichi d'une expérience

Bonjour,

Il faut souvent verifier plusieurs actes pour vous aiguiller, mais demander aussi a votre notaire qui pourrait etre un bon guide car il faut transmettre les PV d'ag, les comptes des 3 dernieres annees, les contentieux....

Vous pouvez; 
- demander acces a la comptabilite voir article ci dessus et des comptes
- verifier vos decomptes sur base des decisions d'assemblee generale et sur base des factures
- vous pouvez interroger le syndic, le commissaire aux comptes
- le syndic doit produire des comptes clairs
(en cas de vente, bien faire la distinction entre le fonds de reserve qui reste a la coproprietaire et donc a l'acheteur, et au fonds de roulement qui est retrocede si il y a surplus de provision par rapport aux decomptes et comptes annexes au PV)

Article du SNPC  L’accès aux documents de la copropriété : quelles obligations pour le syndic ?

En vertu de l’article 577-8, § 4, 11° du Code civil, le syndic doit permettre aux copropriétaires d’avoir accès à tous les documents ou informations à caractère non privé relatifs à la copropriété.

La manière d’avoir accès à ces documents est définie soit dans le règlement de copropriété, soit par l’assemblée générale.

Le syndic doit également permettre de consulter les documents relatifs aux points qui sont inscrits à l’ordre du jour d’une assemblée générale suivant les modalités prévues dans la convocation.

A ce titre, il peut soit annexer une copie des documents lors de l’envoi de la convocation, soit indiquer dans la convocation la manière de les consulter.

Protection de la vie privée

Toutefois, l’accès aux documents de la copropriété est limité pour les copropriétaires ne faisant pas partie du Conseil de copropriété à ceux à caractère non-privé, le but étant de respecter la vie privée.

Ainsi, certains auteurs avaient dans un premier temps soulevé que la communication de certaines pièces telle que l’existence d’une procédure de recouvrement contre un copropriétaire ou d’une convention de médiation de dettes risquait d’y porter atteinte. La Commission de la vie privée a toutefois estimé que chaque copropriétaire était en droit de connaître la situation financière des autres copropriétaires à l’égard de l’immeuble. De plus, le syndic a l’obligation d’informer les copropriétaires des actions introduites par l’association des copropriétaires, en ce compris de celles qui concernent le recouvrement des dettes de certains copropriétaires.

De même, il peut être inopportun qu’un copropriétaire puisse consulter la correspondance échangée entre le syndic et l’avocat de la copropriété en ce qui concerne la procédure qui l’oppose à l’association des copropriétaires.

Dès lors, la frontière entre les documents ou informations à caractère privé ou non-privé n’est pas toujours aisée à déterminer.

Par contre, nous estimons qu’un copropriétaire faisant partie du Conseil de copropriété doit avoir accès à tous les documents de la copropriété vu qu’ils doivent contrôler la gestion du syndic. Dès lors, la réserve de consultation des documents à caractère non-privé ne les concerne pas.

Ou et quand les consulter;?

La consultation des documents doit pouvoir s’exercer dans des conditions normales. Ainsi le contrôle doit pouvoir être exercé durant des heures normales et le syndic doit laisser au copropriétaire un temps raisonnable pour consulter les documents.

La question qui se pose également est de savoir si le syndic doit donner accès aux documents par le biais d’un site internet. La loi du 2 juin 2010 faisait référence à ce site internet mais la modification législative du 15 mai 2012 a supprimé cette mention de manière à ce que l’utilisation d’un site internet ne soit pas obligatoire.

Des comptes clairs et des informations complètes : un gage de succès pour le recouvrement des charges de copropriété

https://www.federia.immo/fr/thematiques … opropriete

Publié le 05 Septembre 2023

Qui paiement des charges de copropriété nécessite l’établissement de décomptes clairs et toutes lesninformations utiles à la bonne compréhension des comptes doivent être transmises aux copropriétaires. La communication de la valeur de la quote-part dans le fonds de réserve, à l’occasion de la vente d’un lot, permet d’éviter toute difficulté et la mise en cause de la responsabilité éventuelle de l’association des copropriétaires. C’est ce que rappelle un jugement du Tribunal de première instance francophone de Bruxelles du 10 janvier 2023, statuant en degré d’appel1.
Recouvrement des charges de copropriété et charge de la preuve

On ne le rappellera jamais assez : l’association des copropriétaires qui agit en recouvrement des charges de copropriété doit prouver l’existence de sa créance. En justice, la partie demanderesse supporte la charge de la preuve. Il ne suffit donc pas de produire un historique comptable pour justifier de la créance de la copropriété, il faut encore présenter les décomptes, de manière claire, sur toute la période concernée et répondre au besoin aux interrogations du copropriétaire.

Dans la décision du 10 janvier 2023, le juge refuse de faire droit à la demande de l’association des copropriétaires portant sur le paiement d’un solde de charges dues par des copropriétaires vendeurs, au motif que les décomptes ne sont pas clairs et que l’association n’a pas apporté les explications déjà sollicitées devant le juge de paix. La copropriété se contentait de renvoyer à ses décomptes en invoquant qu’ils avaient été approuvés par différentes assemblées générales.

Même si l’approbation des comptes est souvent considérée comme un élément déterminant pour asseoir la revendication de la copropriété quant au paiement des charges, il faut aussi vérifier la portée exacte de la décision. L’approbation des comptes généraux a pour effet de valider les dépenses engagées par le syndic. Une telle approbation ne porte pas sur la répartition des charges entre les différents copropriétaires et leur imputation. Le syndic veillera, lorsqu’il définit l’ordre de jour de l’assemblée générale appelée à approuver les comptes, à préciser qu’elle porte tant sur les comptes généraux que les décomptes individuels, en se réservant la preuve de leur communication préalable. On ne peut en effet approuver que les éléments dont on a pu prendre connaissance.

Le jugement ne permet toutefois pas de savoir ce qui était précisément contesté par les anciens copropriétaires et en quoi les décomptes manquaient de clarté. Le tribunal relève qu’« aucune explication satisfaisante n’est à l’heure actuelle apportée par l’ACP quant à la composition exacte des décomptes sur le plan des frais communs et/ou des postes qui n’ont toujours pas été clarifiés ». Le manque de collaboration de la copropriété semble avoir été sanctionné, en refusant de condamner les anciens copropriétaires au paiement des charges dont ils restaient redevables.

Le fonds de réserve

Dans le cadre de la procédure, les anciens propriétaires reprochaient à l’ACP de ne pas avoir communiqué la valeur de leur quote-part dans le fonds de réserve, les empêchant de répercuter ce montant lors de la vente de leur bien. Ils sollicitaient dès lors le paiement par l’ACP de cette somme.

Rappelons que, dans les rapports entre le vendeur et l’ACP, la quote-part dans le fonds de réserve reste acquise à la copropriété. Lors de la vente, aucun remboursement n’intervient à ce titre, à la différence de la quote-part dans le fonds de roulement. Cependant, dans les rapports entre le vendeur et l’acquéreur, ceux-ci peuvent convenir entre eux d’un tel remboursement.

Le tribunal rejette la demande, relevant, des termes du compromis et de l’acte authentique, que toutes les informations utiles avaient été communiquées lors de la vente et que les vendeurs étaient donc parfaitement informés des montants qu’ils avaient réglés à titre de contribution dans le fonds de réserve. Aucune faute n’est donc démontrée dans le chef de l’ACP.

Le fonctionnement des associations des copropriétaires repose sur une saine et adéquate gestion financière. L’argent est en effet le nerf de la guerre. Cette gestion incombe, suivant la loi sur la copropriété, au syndic qui peut agir, sans décision de l’assemblée générale, en recouvrement des charges. Pour ce faire, il est impératif que ces comptes soient établis de manière claire et que le syndic soit en mesure de donner toutes les informations et explications utiles aux copropriétaires. Il lui appartient de faire approuver les comptes, dans ces différents aspects. Tout manquement à ses obligations relatives à la gestion financière est préjudiciable à la copropriété et la responsabilité de l’ACP et celle du syndic peuvent être engagées. Autant le savoir…

Article rédigé par Corinne Mostin, 4LAW - Avocate au barreau de Bruxelles - Médiatrice civile et commerciale aggréée

Quelles sont les dates de clôture des comptes de la copropriété?
Quelles sont les dates de relevés annuels des compteurs de gaz et d'électricité?

Si j'ai bien compris, il y a une différence entre les deux dates, et la facture de cloture de gaz est arrivée 3 mois après la cloture des comptes de copropriété, avec une note de crédit représentant plus de 50% des acomptes.

Ce n'est pas évident à prévoir, mais, vu l'énormité de la différence, il semble que le syndic doit en tenir compte pour la clôture des comptes de copropriété.

Merci,
je retiens notamment le texte suivant qui confimre bien l'obligation de la copropritée et du syndic de justifier toutes les paiements demandés:

"On ne le rappellera jamais assez : l’association des copropriétaires qui agit en recouvrement des charges de copropriété doit prouver l’existence de sa créance. En justice, la partie demanderesse supporte la charge de la preuve. Il ne suffit donc pas de produire un historique comptable pour justifier de la créance de la copropriété, il faut encore présenter les décomptes, de manière claire, sur toute la période concernée et répondre au besoin aux interrogations du copropriétaire.

Dans la décision du 10 janvier 2023, le juge refuse de faire droit à la demande de l’association des copropriétaires portant sur le paiement d’un solde de charges dues par des copropriétaires vendeurs, au motif que les décomptes ne sont pas clairs et que l’association n’a pas apporté les explications déjà sollicitées devant le juge de paix. La copropriété se contentait de renvoyer à ses décomptes en invoquant qu’ils avaient été approuvés par différentes assemblées générales"