Vérification compte comment détecter une erreur d'imputation

bg1000 · #1 19-07-2025 13:31:33

Bonjour

Dans le cadre d'une vérification de la comptabilité de l'ACP je tombe sur le cas suivant.
Une note de frais est émise par un copropriétaire, elle est remboursée par virement par le syndic.

Les écritures sont:
Compte 551xxx Belfius CC BE84
Crédit 'Montant de la NDF'
Ce compte reflète l'état du compte courant de l'ACP

Compte 410xxx monsieur Abcd
Débit 'Montant de la NDF'
Ce compte reflète les contributions du copropriétaire et ses participations aux frais.

C'est une erreur d'imputation, le compte (comptabilité) du copropriétaire donc ses contributions à l'ACP est diminué du 'Montant de la NDF'.
Le propriétaire paie deux fois et est remboursé une fois.

Ma question comment détecter ce genre d'erreur d'imputation?

j'ai utilisé une méthode brut en sélectionnant tous les compte des copropriétaires, avec le même code opération et un montant au débit...

Y a t'il une méthode plus belle pour ce genre de détection? Ici si le copropriétaire paye il y a enrichissement de la copropriété, mais comment détecter?

Merci

BG

max11 · #2 19-07-2025 15:36:30

bg1000 a écrit :

Bonjour
Dans le cadre d'une vérification de la comptabilité de l'ACP je tombe sur le cas suivant.
Une note de frais est émise par un copropriétaire, elle est remboursée par virement par le syndic.
Les écritures sont:
Compte 551xxx Belfius CC BE84
Crédit 'Montant de la NDF'
Ce compte reflète l'état du compte courant de l'ACP
Compte 410xxx monsieur Abcd
Débit 'Montant de la NDF'
Ce compte reflète les contributions du copropriétaire et ses participations aux frais.
C'est une erreur d'imputation, le compte (comptabilité) du copropriétaire donc ses contributions à l'ACP est diminué du 'Montant de la NDF'.
Le propriétaire paie deux fois et est remboursé une fois.
Ma question comment détecter ce genre d'erreur d'imputation?
j'ai utilisé une méthode brut en sélectionnant tous les compte des copropriétaires, avec le même code opération et un montant au débit...
Y a t'il une méthode plus belle pour ce genre de détection? Ici si le copropriétaire paye il y a enrichissement de la copropriété, mais comment détecter?
Merci
BG

Bonjour,
Une facture (ou une note de frais) ne doit jamais être imputée dans un compte 41 mais un compte 44 via le journal des achats.
Faites un filtre dans le journal des achats pour voir si c'est bien uniquement des 44 qui sont les comptes tiers

bg1000 · #3 19-07-2025 18:06:40

Les comptes 410 sont ceux des copropriétaires
Les comptes 440 ceux des fournisseurs avec 440 0002 celui des notes de frais. (Sans écriture pour cette note de frais)

Y a t'il une manière élégante de trouver ce genre d'erreur, si ce n'est filtrer sur une erreur potentielle et chercher ?

J'ai l'impression qu'il doit y avoir une augmentation d'un compte de la valeur de la NDF..

max11 · #4 20-07-2025 10:36:15

bg1000 a écrit :

Les comptes 410 sont ceux des copropriétaires
Les comptes 440 ceux des fournisseurs avec 440 0002 celui des notes de frais. (Sans écriture pour cette note de frais)

Vous répétez ce que j'ai écris ! Vous avez donc compris le principe lol

bg1000 a écrit :

Y a t'il une manière élégante de trouver ce genre d'erreur, si ce n'est filtrer sur une erreur potentielle et chercher ?

C'est quoi une "manière élégante" ? et en quoi utiliser des filtres lorsque c'est possible n'est pas élégant ?

bg1000 a écrit :

J'ai l'impression qu'il doit y avoir une augmentation d'un compte de la valeur de la NDF..

Ben, cela me semble évident : le compte de charges correspondant à l'achat indiqué sur la NDF... (ou plusieurs comptes si la NDF reprends plusieurs dépenses de natures différentes)

bg1000 · #5 20-07-2025 14:08:17

max11 a écrit :

....
Ben, cela me semble évident : le compte de charges correspondant à l'achat indiqué sur la NDF... (ou plusieurs comptes si la NDF reprends plusieurs dépenses de natures différentes)

Comment détecter ? Ici c'est c'est par inspection brute de toutes les opérations...
Quel compte augmente et comment le détecter.

Je rappel que c'est une imputation erronée qui pénalise un copropriétaire.

max11 · #6 22-07-2025 15:02:20

bg1000 a écrit :

max11 a écrit :
....
Ben, cela me semble évident : le compte de charges correspondant à l'achat indiqué sur la NDF... (ou plusieurs comptes si la NDF reprends plusieurs dépenses de natures différentes)
Comment détecter ? Ici c'est c'est par inspection brute de toutes les opérations...
Quel compte augmente et comment le détecter.
Je rappel que c'est une imputation erronée qui pénalise un copropriétaire.

Désolé, mais j'ai du mal à comprendre votre problème, votre demande ou vos attentes !

Vous avez plusieurs possibilités de recherches applicables en fonction du support qui vous est fourni mais, probablement, que vous pourrez toujours regarder dans le journal des achats l'imputation faite pour la pièce ou chercher le montant de la NDF dans les comptes de charges ou chercher la référence de la pièce dans les comptes de charges

bg1000 · #7 22-07-2025 17:50:13

Dans tous les cas proposés je part de l'erreur et je recherche quelle sont les imputations...

Ce que je recherche c'est une méthode mathématique pour voir s'il y a une anomalie, qui a pour origine une contrepartie 'copropritaire' au lieu de 'fournisseur'. Il est difficile de chercher quelque chose qui ne se trouve pas dans le journal des achats mais dans un autre compte.

max11 · #8 22-07-2025 17:54:38

bg1000 a écrit :

Dans tous les cas proposés je part de l'erreur et je recherche quelle sont les imputations...
Ce que je recherche c'est une méthode mathématique pour voir s'il y a une anomalie, qui a pour origine une contrepartie 'copropritaire' au lieu de 'fournisseur'. Il est difficile de chercher quelque chose qui ne se trouve pas dans le journal des achats mais dans un autre compte.

Drôle d'idée mais je ne dois pas comprendre quelques choses dans vos attentes.
Désolé, je ne peux pas vous aider.

GT · #9 22-07-2025 17:59:24

bg1000 a écrit :

Dans tous les cas proposés je part de l'erreur et je recherche quelle sont les imputations...
Ce que je recherche c'est une méthode mathématique pour voir s'il y a une anomalie, qui a pour origine une contrepartie 'copropritaire' au lieu de 'fournisseur'. Il est difficile de chercher quelque chose qui ne se trouve pas dans le journal des achats mais dans un autre compte.

Un copropriétaire ne peut-il être un fournisseur de l'ACP dans la mesure il introduit une note de frais.
Par exemple , il a acheté des lampes pour la copropriété. Il adresse la facture ou le ticket de caisse au syndic.

bg1000 · #10 22-07-2025 19:00:13

Oui un copropriétaire achète des lampes, il y a un versement du compte de l'ACP vers le compte en banque du copropriétaire.
Parfait le copropriétaire reçoit de l'argent.
En contrepartie de l'inscription, une inscription est faite au compte de la comptabilité du copropriétaire, comme s'il y avait un remboursement de trop perçu, pas d'inscription à un compte style fourniture de , note frais.

Avec ces écritures l'avoir du copropriétaire auprès de la copropriété diminue....

C'est ce genre d'erreur dont je cherche une méthode pour les détecter

GT · #11 23-07-2025 07:18:52

Le copropriétaire qui a acheté les lampes est remboursé par l'ACP.
Néanmoins l'achat des lampes constitue bien une charge pour l'association des copropriétaires. Cette charge est actée dans la comptabilité de l'ACP. Cette charge actée dans la comptabilité sera finalement imputée à ce copropriétaire mais aussi aux autres en fonction de leurs quotités respectives.

dach · #12 23-07-2025 17:18:03

Pour la vérification, outre le contrôle des soldes du bilan, il convient de comparer les pièces comptables avec leurs inscriptions dans les journaux (via des coups de sonde intuitifs puisque les pièces peuvent être nombreuses).
Dans votre cas, il devait y avoir :
- une inscription pour la note de frais au journal des charges (au débit des charges (cpt 61XXX) et au crédit du fournisseur (cpt 44xxx))
- une inscription pour l'extrait bancaire au journal de banque (au débit du fournisseur (cpt 44xxx)) et au crédit de la banque (cpt 55xxx)
Je suppose que votre syndic n'a pas voulu créer un 'fournisseur' et à utilisé le cpt 41xx 'client' du copropriétaire, ce qui n'est pas très orthodoxe

GT

bg1000 · #13 23-07-2025 18:29:38

dach a écrit :

....Je suppose que votre syndic n'a pas voulu créer un 'fournisseur' et à utilisé le cpt 41xx 'client' du copropriétaire, ce qui n'est pas très orthodoxe

Dans ce cas il aurait du le mettre au crédit du compte copropriétaire et ne pas verser la somme.

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