RGPD : modèle de convention entre copropriétaire et syndic

Je partage votre opinion. Je dis régulièrement que la "feuille de présence" , ce fameux document qui est non-légalement prévu par la législation en vigueur, mais impératif pour des raisons pratiques et juridiques in fine est l'instrument de choix pour receuillir ( et vérifier chaque année) auprès des copropriétaires réunis en assemblées générales  les renseignements officiels comme l'adresse, téléphone, mail de contacts, représentant de chaque lot etc que chacun veut bien communiquer à l'ACP.

Il me semble que dans la pratique si les syndics font leurs fiches sur les copropriétaires hors AG c'est pour protéger ceux qui veulent rester le plus anonyme possible au sein de l'ACP.

Avec ce principe en vigueur ,  Il ne faut pas s'étonner qu'ils ne soient pas à l'aise pour lancer les recouvrements de dette dans les grosses copropriétés où les impayés sont un fléau comme l'a dénoncé Test-Achats depuis 2017.

A ma connaissance personne ne tient ce type de registre en copro. Raison principal l'article 30 :" Les obligations visées aux paragraphes 1 et 2 ne s'appliquent pas à une entreprise ou à une organisation comptant moins de 250 employés, sauf si le traitement qu'elles effectuent est susceptible de comporter un risque pour les droits et des libertés des personnes concernées, s'il n'est pas occasionnel ou s'il porte notamment sur les catégories particulières de données visées à l'article 9, paragraphe 1, ou sur des données à caractère personnel relatives à des condamnations pénales et à des infractions visées à l'article 10."

Personnellement, je ne comprends ni l'intérêt légal, ni l'utilité de quoi que ce soit comme "registre".

Le syndic dispose d'un fichier informatique, doublé d'un fichier papier qui a servi de source à ce fichier informatique, avec les coordonnées des propriétaires: adresse courrier, compte bancaire éventuellement gsm, mail, whatsapp, fax, telex, coordonnée pour les signaux de fumée, etc.

Doit-il indiquer quelque chose dans un registre chaque fois que son système utilise ses coordonnées? Chaque fois qu'il envoie un courrier? Chaque fois qu'il met à jour le compte client? Cela n'a aucun sens.

Voilà sans doute pourquoi aucun syndic que je connais n'utilise un tel registre, mais demande quand même les informations de contact aux copropriétaires. Et il en profite aussi pour demander à pouvoir le contacter et le convoquer par mail ou courrier simple. La loi ne l'oblige pas à faire cette demande, mais en cas d'expression de ce souhait, il peut éviter le recommandé. Et tous les moyens sont bons pour éviter les recommandés, c'est vraiment casse-pied à envoyer, sans compter les retours de recommandés qu'il faut gérer...