Convocation d'une AG extraordinaire par des copropriétaires

Mmepims · #1 25-11-2011 21:52:57

Bonjour,

Des copropriétaires (représentant plus d'1/5ème des parts dans les communs) souhaitent l'organisation d'une AG extraordinaire et ont fait une demande en ce sens au syndic par envoi recommandé avec divers points à mettre à l'ordre du jour (dont sa démission).

Après plus de 5 mois (et 2 rappels d'avocat), notre syndic n'a toujours rien fait.

Conformément à l'article 577 – 6, § 2, al. 3 du C Civil, je souhaite donc convoquer moi-même cette AG le plus rapidement possible (avant 2012).

Cette démarche étant une première, je souhaiterais connaître quelques détails pratiques pour que l'AG ne soit pas invalidée pour des questions de non-respect de la procédure.

Tout d'abord, le syndic doit-il également être convoqué (c'est peut être une question idiote mais je me la pose quand-même d'autant plus qu'on veut le dégommer) ?
A défaut de syndic présent, qui "dirige" l'assemblée, comptabilise les quorums de présences, les votes....? Qui doit rédiger le PV de cette AG ? Etc...
Si un des copropriétaires réside à l'étranger, peut-on lui envoyer la convocation par email pour plus de facilité (et par souci d'économie) ?
A supposer que cette convocation ne soit pas valablement envoyée et que c'est invoqué par un des CP réticents, cela invalide t-il toute l'AG et les décisions qui y seront prises ?

Enfin, quelqu'un aurait-il un modèle de convocation ( & procuration) que je puisse utiliser ?

Un grand merci d'avance.

dach · #2 26-11-2011 12:04:16

Je vais tenter de donner un avis:
Il semble préférable que le syndic reçoive copie de la convocation. Sa présence n'a lieu qu'au titre de secrétaire de l'AG. Que ce soit pour un AGO ou une AGE, en aucun cas il "dirige l'AG".
l'AG nomme un président et en cas de carence du syndic, l'AG désigne un secrétaire pour le PV avec comptabilisation les quorums et votes. Ne pas oublier de faire signer le PV en fin d'AG par tout les CP présents

Une convocation par recommandé est impératif surtout dans votre cas.

Dans la convocation, il convient d'indiqué le lieu, la date et l'heure de l'AGE, les points mis aux votes (si possible sous forme de question fermée ou d'assertion. C'est moins équivoque lors du vote: Reponse OUI = vote POUR)
Les seuls points devraient être ceux mis dans la demande d'AGE faite au syndic plus éventuellement, si c'est la cas, le constat de carence du syndic et la nomination d'un syndic provisoire chargé d'exécuté les points ultra-urgents et la convocation de la prochaine AGO.
Terminez la convocation par vos noms, quotités et signatures

Attention, même en cas de nomination d'un nouveau syndic, le contrat du syndic défaillant peut toujours courir jusqu'à son terme avec les honoraires y afférant. Vérifiez les clauses de dédit dans son contrat...

grmff · #3 26-11-2011 12:23:39

Le syndic doit être invité, pour éviter tout problème.
En fait, rien ne l'oblige dans la loi. Mais la loi précise que l'acte de base doit mentionner les règles de convocation.

Relisez attentivement le Code Civil sur la copropriété

Et retenez que l'AG est présidée par un copropriétaire (souvent le président du conseil de gérance/copropriété, élu en début d'AG comme président de l'AG.)

Retenez aussi que le syndic doit pouvoir se défendre sur les critiques qui lui sont opposées, mais qu'il ne doit pas obligatoirement participer à l'AG. Pour ce qui est de son mandat, il est conseillé de lui demander de quitter l'assemblée si vous avez un tel différent avec lui.

Dernier point: pas d'économie sur la convocation: recommandé!

grmff · #4 26-11-2011 12:25:22

Pour ce qui est des modèle de convocation et procuration, prenez les dernières que vous avez reçues...

grmff · #5 26-11-2011 12:26:25

Ne pas oubliez que vous ne pouvez pas débarquer un syndic sans le remplacer par un autre. Le syndic est un organe obligatoire de la copropriété. Il n'est pas viré tant qu'il n'a pas un remplaçant.

luc · #6 26-11-2011 13:20:41

dach a écrit :

(...) Il semble préférable que le syndic reçoive copie de la convocation. Sa présence n'a lieu qu'au titre de secrétaire de l'AG. (...)

Le PV doit être signé par trois personnes distinctes:
- le syndic de l'ACP en fonction (désignéé par l'AG ou le Juge)
- le président de l'AG, un CP majeur avec droit de vote, élu par l'AG
- le secrétaire, majeur, CP ou non, élu par l'AG (de préférence proposé par la président. Ex: le petit-fils du président senior, ... )

Processus:

- le syndic prépare et complète le PV des décisions en cours de séance. Il passe le document au secrétaire en fin de réunion.
- le secrétaire prends des notes pendant l'AG, les compare avec le PV fait par le syndic et demande éventuellement à les corriger.
- le syndic imprime/ecrit au net l'exemplaire définitif, le signe et le passe au secrétaire.
- le secrétaire le passe après signature au président.
- le président lit le PV à haute voix, vérifie si l'identification officielle de l'ACP est mis dans le titre du PV (y compris le N° BCE), acte le fait de la lecture au PV et demande à la fin s'il y a des remarques. Si oui il en prend note succinctement sur le PV. Puis il signe le PV.

Par ce fait ce document est devenu un acte officiel de l'ACP, sous seing privé.

Les autres CP présents peuvent signer le PV "pour vu", parapher chaque page et recevoir une copie dès que tous ont signés.

grmff · #7 26-11-2011 14:15:02

A noter que si le syndic fait sa mauvaise tête, le secrétaire, par définition, est la personne qui peut faire le PV. Le syndic est loin d'être indispensable pour ce processus.

A noter aussi que le numéro BCE est loin d'être indispensable pour que le document soit valide et officiel.

luc · #8 27-11-2011 05:57:41

grmff a écrit :

A noter que si le syndic fait sa mauvaise tête, le secrétaire, par définition, est la personne qui peut faire le PV. Le syndic est loin d'être indispensable pour ce processus.

Correct. Le secrétaire peut reprendre pour cet aspect la mission du syndic, s'il fait défaut. Mais le président doit faire attention à ne traiter que des points urgents.

grmff a écrit :

A noter aussi que le numéro BCE est loin d'être indispensable pour que le document soit valide et officiel.

Je regrette, mais le numéro BCE me semble nécessaire pour que le PV soit officiel, me basant sur l'extrait suivant de l'Art. 577-5 §1:

Tous les documents émanant de l'association des copropriétaires mentionnent le numéro d'entreprise de ladite association.

Je sais qu'une association de défense des intérêts de régisseurs et syndics professionnels propage la même opinion que vous.

Mais dans un cas très concret, datant de mi 2011 le Juge devra se prononcer début 2013. Dans ce cas il s'agit de la responsabilité pénale du contenu d'un point de l'OJ, communiqué dans invitation à l'AG par la firme du syndic.

Le syndic professionnel, membre de cette association, a envoyé une invitation en y mentionnant un point qui est manifestement une escroquerie, sans mentionner le nom du CP ou organe qui l'a proposé. Il a nulle part mentionné le numéro BCE, mais signé l'invitation comme gérant de sa firme. L'invitation est fait sous l'entête de sa firme. Le numéro BCE de sa firme est mentionné.

Juridiquement sa firme devient responsable, aussi pénalement, puisque nulle part a été mentionné qu'il envoie l'invitation comme mandataire de l'ACP ET nulle part le numéro BCE de l'ACP n'a été mentionné.

Tous les syndics qui croient que ce petit détail n'est pas obligatoire, puisque pas de sanctions, vont probablement avoir une grosse surprise .....

La sanction est que tout document sans numéro BCE va être considéré comme un document émanant exclusivement de leur firme.

Ils en devront en porter les conséquences. Premier résultat: ils ne peuvent probablement pas faire subir par l'ACP les dégâts, causés par le contenu de ce document, mais approcher leur assureur RC.

grmff · #9 27-11-2011 09:19:30

Si on attendait 2013 et votre jugement pour affirmer ce genre de chose?

Si le numéro BCE est inexistant, son absence n'a, à mon avis, aucune conséquence.

luc · #10 27-11-2011 11:38:19

grmff a écrit :

Si on attendait 2013 et votre jugement pour affirmer ce genre de chose?

Si on attendait que ...

grmff a écrit :

Si le numéro BCE est inexistant, son absence n'a, à mon avis, aucune conséquence.

D'accord, dans ce cas précis.

Mais la non-existence de la transcription de l'acte de base, qui est la cause de la non-existence du numéro BCE, fait que l'acte de base n'existe pas, ...

Résultat: l'ACP n'existe pas ....

Saxo · #11 27-11-2011 13:41:22

Ai-je bien lu ?

grmff a écrit :

Si le numéro BCE est inexistant, son absence n'a, à mon avis, aucune conséquence.

Nieriez-vous le code civil et la loi sur la copropriété pour proférer de tels commentaires légers ?

Tous les documents émanant de l'association des copropriétaires mentionnent le numéro d'entreprise de ladite association.

Article 577-5, § 1er, 2°, 4e alinéa !

Il faudrait passer par une loi d'ordre public avec sanctions lourdes à la clef pour qu'elle soit intégrée dans les esprits !

rexou · #12 27-11-2011 15:18:33

Avant de chercher à virer le syndic en place, il vous faut activement chercher un remplaçant. Sélectionnez un ou deux "maître achat" et demandez-leur conseil quant à la procédure à respecter. J'ai agi ainsi en allant plus loin encore : j'ai fait établir par un CP une procuration au nom du candidat pour participer à l'AG. Le syndic en place est sorti alors que le candidat et les Cp exposaient leurs vues. Quelques minutes plus tard, nous avions un nouveau syndic élu à l'unanimité.

luc · #13 27-11-2011 15:20:56

C'est un peu limite ....

grmff · #14 27-11-2011 18:56:23

D'accord, dans ce cas précis.
Mais la non-existence de la transcription de l'acte de base, qui est la cause de la non-existence du numéro BCE, fait que l'acte de base n'existe pas, ...
Résultat: l'ACP n'existe pas ....

Je parle bien de ce cas précis.

A mon avis, des centaines de copropriétés n'ont pas encore demandé leur numéro BCE. De milliers.

Et toutes ces anciennes copropriétés ont bien des actes enregistrés et une exsitence légale! Malgré cette nouvelle loi!!!

Francis · #15 27-11-2011 19:42:49

J'ai du rater un message, mais je ne vois pas où il est écrit que l'acte de base n'est pas transcrit ?

luc · #16 27-11-2011 19:52:54

grmff a écrit :

(...) A mon avis, des centaines de copropriétés n'ont pas encore demandé leur numéro BCE. De milliers. (...)

Il y a deux ans le retard connu était d'au moins 5.000 ACP. Actuellement ce restent seulement des ACP d'avant 1923 qui ne sont pas enregistrés aux hypothèques, puisque l'obligation de transcription n'a été introduite avec la loi de 1923.

Un petit truc pour vérifier si un immeuble en copropriété forcée est déja enregistré:

- allez à la page BCE Public search
- clique sur la case "Nouvelle recherche par adresse"
- remplissez le code postal, nom de la rue et le numéro de la maison
- clique sur cherchez ....

Dans le cas d'un immeuble avec multiples numéros de maison, il y a lieu de faire la recherche un par un pour tous les numéros.

N'oubliez pas que les ACP sans acte de base ne sont pas connus et ne le seront pas avant que le résultat du recensement de 2011, ... seront comparés avec la situation de la BCE. C'est prévue par Finances.

Le projet Cadastre/IPI, dont on parle tant (voir le site de l'IPI), fait en fait partie des conditions préliminaires.

luc · #17 27-11-2011 20:02:12

Francis a écrit :

J'ai du rater un message, mais je ne vois pas où il est écrit que l'acte de base n'est pas transcrit ?

Les copropriétés d'avant la loi de 1923 ont pour la plupart un acte de base manuscrite et non transcrite aux hypothèques, puisque pas prévue avant 1923.

Selon la loi actuelle, ils existent pour des tiers (résidents, fournisseurs, ...), mais sont eux-mêmes limités dans leurs actions. Les syndics des ACP de ce type ont une responsabilité de fait accrue.

Le problème est: qui va payer les taxes en cas de transcription? Peut-on les exempter? Actuellement probablement pas.

Je suis surpris que l'IPI n'a pas traité ce cas dans leur proposition de loi de juin 2011.

grmff · #18 27-11-2011 20:56:17

Nondidjou de nondidjou!!!!

Incroyable!!!!

Les numéros des ACP où je suis proprio. Même où je suis syndic!!!!

J'ignorais cette recherche par adresse!

Merci Luc. Je vous envoie des chocolats.

Baxter · #19 27-11-2011 21:01:50

le résultat du recensement de 2011, ... seront comparés avec la situation de la BCE.

Il y a eu un recensement en 2011 ?

grmff · #20 27-11-2011 21:38:26

Et en plus, cela permet de se rendre compte des dizaines de sociétés fictives qui sont encore domiciliées n'importe comment n'importe où.

Double merci, Mr Luc.

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