une employée de syndic peut-elle exercer les fonctions du syndic

stanwim · #1 05-08-2013 20:58:36

Bonjour,
Nous nous trouvons dans notre immeuble avec un problème de fiabilité de la part de notre syndic. Tous les mails ou décisions prises pour notre immeuble se font par l'intermédiaire d'une employée de notre syndic. Elle signe de son propre nom les mails et certains autres documents. Le bureau du syndic est une S.A.
Lors du vote pour la nomination du syndic nous avons voté pour le syndic et non pour son employée.
Depuis un certain temps c'est son employée qui convoque les membres du Conseil, qui se permet même d'écrire des remarques désobligeantes vis-à-vis
du président de ce conseil. Elle prend également des décisions assez harcelantes vis-à-vis de la concierge.
De plus, elle a créé un "groupe de travail" comprenant six copropriétaires
volontaires, mais il n'a jamais été voté à lA.G. pour la constitution de ce "groupe de travail". Cette personne, grâce à ce "groupe de travail" passe pardessus l'autorité du Conseil.
Cette situation est des plus malsaines et ne provoque que des conflits. Que faut-il faire?

Francis · #2 05-08-2013 21:45:58

Seul l'AG a pouvoir de décision !

Faites un petit rappel à l'ordre au syndic à ce sujet et si ren ne bouge, tirez en les conclusions !

grmff · #3 05-08-2013 22:10:34

Une société élue syndic peut parfaitement déléguer cette activité à une de ses employées. Si la société est importante, c'est sans doute la meilleure solution d'ailleurs: une seule interlocutrice.

C'est alors logique qu'elle convoque le conseil de copropriété, et gère le personnel.

Maintenant, si elle est agressive, empêche de s'exprimer, insulte le président de conseil, harcèle le personnel, et si la majorité des propriétaires est sensiblement d'accord avec vous, passez au dessus d'elle, et demandez son remplacement.

Pour le reste, un groupe de travail me semble malsain s'il reprend les prérogatives du conseil de copropriété. Demandez en AG la dissolution de ce groupe de travail... ou le remplacement du conseil par celui-ci. En clair, demandez la fin de ce double emploi malsain.

Basilia · #4 05-08-2013 23:16:05

grmff a écrit :

.......
Pour le reste, un groupe de travail me semble malsain s'il reprend les prérogatives du conseil de copropriété. Demandez en AG la dissolution de ce groupe de travail... ou le remplacement du conseil par celui-ci. En clair, demandez la fin de ce double emploi malsain.

La seule fonction du Conseil de copropriété est de contrôler si le syndic fait bien son travail (selon les règles et la loi). Est-ce exact ? Et ce droit (contrôler si le syndic fait bien son travail) chaque propriétaire individuel l'a aussi. Est-ce exact ? Quelles sont donc les prérogatives d'un conseil de copropriété vis à vis des autres copropriétaires ?

B.

panchito · #5 06-08-2013 07:01:28

Le Syndic est engagé par une ACP via une décision d'AG.

Il est dès lors employé par l'ACP et lui fait rapport chaque année en AG.

Il n'est que le bras exécutant les décisions prises en AG par les copropriétaires qui demeurent les seuls maîtres à bord de leur immeuble.

panchito · #6 06-08-2013 07:04:13

C'est aussi à vous, les copropriétaires à demander la mise à l'ordre du jour de certains points.

Donc si votre syndic ne remplit plus sa mission comme il faut, à vous de mettre à l'ordre du jour de la prochaine AG, un point concernant le choix d'un d'un nouveau syndic et de vebir avec des propositions!

luc · #7 07-08-2013 05:50:42

panchito a écrit :

Le Syndic est engagé par une ACP via une décision d'AG.

Selon moi il n'est pas engagé sous le statut d'employé, mais nommé sous le statut d'indépendant.

panchito a écrit :

Il est dès lors employé par l'ACP et lui fait rapport chaque année en AG.

Dans sa fonction de syndic, il fait rapport à l'AG. Un employé ne fait pas de rapport à l'AG.

panchito a écrit :

Il n'est que le bras exécutant les décisions prises en AG par les copropriétaires qui demeurent les seuls maîtres à bord de leur immeuble.

Correct.

Commentaire

Le problème est classique, structurel et connu par les autorités. Les dispositions légales ont été affinés et seront probablement publiés dans le Moniteur ce mois-ci.

luc · #8 07-08-2013 06:18:24

grmff a écrit :

Une société élue syndic peut parfaitement déléguer cette activité à une de ses employées. Si la société est importante, c'est sans doute la meilleure solution d'ailleurs: une seule interlocutrice.

Oui, si on respecte les régles. En d’autres mots si la chaine de responsabilité entre le syndic (la firme) nommé par l’AG et l’employé est maintenu ET opposable à des de tiers (= les CP sont des tiers dans ce cas).

Ce qui veut entre autres dire que la firme (S.A.) devrait présenter aux CP avant d’être nommé comme syndic :
- La preuve d’agrégation par l’IPI de son administrateur-délégué, et l’engagement de cet administrateur de couvrir des actions de cette firme (voir IPI)
- La preuve d’assurance RC de cet administrateur, en tenant compte des montants très bas imposés par l’IPI pour un syndic (attestation de son assureur à fournir au moins au commissaire aux comptes).
- La preuve d’assurance RC de sa firme, en tenant compte des montants réellement nécessaires pour assurer les risques réels dans le contexte de l’ACP (attestation en principe à joindre à l’invitation d’une AG avec le point « élection/réélection du syndic »)
- La preuve que la délégation donné à cet employé est opposable à des tiers (= publié dans les annexes du Moniteur). Voir la Banque Carrefour des Entreprises.

grmff a écrit :

C'est alors logique qu'elle convoque le conseil de copropriété, et gère le personnel.

Le conseil de copropriété est convoqué par son président.

grmff a écrit :

Maintenant, si elle est agressive, empêche de s'exprimer, insulte le président de conseil, harcèle le personnel, et si la majorité des propriétaires est sensiblement d'accord avec vous, passez au dessus d'elle, et demandez son remplacement.

Que le conseil de copropriété exige de pouvoir en discuter avec l’administrateur-délégué sans la présence de l’employé. Le conseil de copropriété doit en faire rapport écrit, d’urgence, SANS prendre position.

grmff a écrit :

Pour le reste, un groupe de travail me semble malsain s'il reprend les prérogatives du conseil de copropriété. Demandez en AG la dissolution de ce groupe de travail... ou le remplacement du conseil par celui-ci. En clair, demandez la fin de ce double emploi malsain.

Un groupe de travail peut exister, mais ne peut prendre AUCUNE décision. Ce groupe doit être ouvert à tout CP, et au moins à tout membre du conseil de copropriété, ET fait rapport au conseil de copropriété. Celui joint ce rapport à son rapport semestriel.

PIM · #9 07-08-2013 09:31:28

- La preuve que la délégation donné à cet employé est opposable à des tiers (= publié dans les annexes du Moniteur).

Curieuse affirmation, Luc.

Je suppose que la mission de syndic résulte d'un contrat écrit, conclu entre l'ACP et le syndic, en l'espèce une société.

Cette société est représentée par un ou des administrateurs, agréés IPI, qui assument la responsabilité des actes posés par leurs employés.

Il n'est nullement question d'une délégation à un tiers. Et encore moins d'une nécessité de publication au Moniteur.

luc · #10 07-08-2013 10:57:36

PIM a écrit :

Je suppose que la mission de syndic résulte d'un contrat écrit, conclu entre l'ACP et le syndic, en l'espèce une société.
Cette société est représentée par un ou des administrateurs, agréés IPI, qui assument la responsabilité des actes posés par leurs employés.
Il n'est nullement question d'une délégation à un tiers. Et encore moins d'une nécessité de publication au Moniteur.

Si les conditions énumérés par vous (et d’autres) sont satisfaits, vous avez certainement raison, mais .... souvent les représentants des firmes font croire que les conditions sont satisfaits, mais en réalité ils ne le sont pas.

Un employé d’une firme doit prouver (à l'ACP) qu’il a un mandat d’exécution, donné par le CA de sa firme (ou par l'organe déterminé par les statuts de sa firme).

S’il pose des actes de représentation de l’ACP (exemple approuver des conclusions déposé par l’avocat au nom de l’ACP), il doit prouver (à l'ACP et des tiers) qu’il peut représenter sa firme.

Exemple fictif: s’il la firme pose un acte de représentation par un écrit (signé par l’administrateur A et l'employé B), un autre employé C ne peut pas signer « par ordre » en place de l’administrateur A.

Si non on se retrouvera au moins très vite dans la cas de « prête-nom » au niveau de l’IPI.

En plus il ne faut pas perdre de vue que la délégation « interne » à un employé ne peut pas excéder la gestion journalière. Pour ce qui dépasse la gestion journalière il faut une autorisation explicite du CA ou de l’AG, publié dans le Moniteur (sans effet rétroactif …).

PIM · #11 07-08-2013 18:53:12

A mon avis, vous mélangez les concepts juridiques.

Il n'y a pas la moindre délégation à un employé.

Il n'agit que sous la surveillance, l’autorité et la direction du gérant de l’agence, qui, lui, doit être agréé IPI, être assuré, etc.

Si l'employé signe seul des documents engageant l'ACP, il y a, à tout le moins, 'mandat apparent'...

Et pour éviter toute contestation potentielle, un courrier du syndic, signé par les administrateurs agréés IPI concernés, adressé à l'ACP, confirmant qu'ils chargent leur employé Mr Machin de la gestion du dossier, sous leur propre responsablité, devrait suffire.

Rentrer dans des considérations de délégation, c'est prendre le risque de déplacer les responsabilités...

grmff · #12 07-08-2013 20:44:20

Je ne suis évidemment pas d'accord avec Luc.

Un article de Gilles Carnoy sur, notamment, les collaborateurs d'agence immobilière, est instructif. Il est paru, oh coïncidence, aujourd'hui, comme pour répondre à Luc.

luc · #13 07-08-2013 22:18:49

grmff a écrit :

Un article de Gilles Carnoy sur, notamment, les collaborateurs d'agence immobilière, est instructif. Il est paru, oh coïncidence, aujourd'hui, comme pour répondre à Luc.

Merci pour cette information, tant l'article que le commentaire de M. Delhaye.

Comme je connais personnellement la firme mentionné (et son historique), j'en sais un peu plus et j'ai tendance à suivre la direction indiquée par M. Delhaye.

luc · #14 07-08-2013 22:32:45

A titre de documentation j'ai copié les articles de la déontologie de l'IPI qui ont trait au sujet.

CHAPITRE III - L’agent immobilier et sa responsabilité : principes
Art. 3
Sur le plan déontologique, l’agent immobilier, qu’il exerce la profession en tant que personne physique ou dans le cadre d’une personne morale, assume la responsabilité de tout acte posé dans l’exercice de sa profession, soit personnellement, soit par les préposés qui sont, dans le cadre de cet exercice, soumis à son autorité, soit par les personnes dont il s’est expressément engagé à coordonner les activités sous sa responsabilité.
En dehors de ces cas, il n’assume, sur le plan déontologique, aucune responsabilité du fait de collaborateurs agents immobiliers indépendants, sauf lorsqu’il a participé à des faits de nature à entraîner une telle responsabilité.
Art. 4
L’agent immobilier doit personnellement et effectivement organiser son agence
immobilière en vue de lui permettre d’assumer sa responsabilité, et, à cette fin
organiser un contrôle ou une supervision continue à l’égard des personnes dont il doit répondre en vertu de l’article 3, premier alinéa.
Il veille à ce que ses préposés disposent d’une formation qui soit, d’une part,
adaptée aux activités d’agent immobilier qu’ils réalisent sous son autorité, et, d’autre part, conforme aux obligations déontologiques auxquelles il est soumis.
Art. 5
L’agent immobilier est tenu d’assurer sa responsabilité civile professionnelle.
Il veille à ce que la responsabilité civile professionnelle relative à l’activité d’agent immobilier de la ou des personnes morales dans le cadre desquelles il exerce ladite activité ou dirige les services où celle-ci est exercée, soit également assurée.

grmff · #15 08-08-2013 06:38:18

Je n'avais pas vu le commentaire de M. Delhaye, qui n'était peut être pas posté au moment où j'ai pris connaissance de l'article de Me Carnoy.

Il confirme très exactement ce que je pense au niveau du droit qu'un employé a de remplir la mission de son patron...

(Par contre, il me surprend qu'un employé ne puisse détenir des action de la boite où il travaille comme employé. Mais bon, on est en Belgique, plus rien ne doit m'étonner sur le caractère kafkaïen de la législation...)

panchito · #16 08-08-2013 06:49:43

Par contre, il me surprend qu'un employé ne puisse détenir des action de la boite où il travaille comme employé

Cela existe depuis très longtemps en Belgique.

Par exemple (et à leur plus grande tristesse à présent), les employés de sociétés telles que Dexia et Fortis, pouvaient acquérir des actions de leur société à prix réduit...

Le système est aussi en place chez Tessenderlo et probablement dans beaucoup d'autres.

luc · #17 08-08-2013 10:21:13

grmff a écrit :

Il confirme très exactement ce que je pense au niveau du droit qu'un employé a de remplir la mission de son patron...

Un employé a parfaitement le droit de remplir la mission de son patron, si les règles déontologiques sont suivie, mais ... l'Art 1984 à 2010 CC restent d'application.

C'est au syndic de prouver que la personne qui se présente comme son représentant est légalement son représentant.

La chaîne entre la firme et son représentant doit être prouvé maillon par maillon, dans des documents opposables au membres de l’AG avant son élection, donc des publications comme
- une annexe au Moniteur
- sa proposition de contrat, joint à l’invitation par le syndic en place
- ses données à l'IPI à la date de sa proposition de contrat
- ses données au BCE à la date de sa proposition de contrat
- ... .

grmff · #18 08-08-2013 11:27:53

La chaîne entre la firme et son représentant doit être prouvé maillon par maillon

Quand vous allez au Carrefour, vous demandez ces documents à la caissière, démontrant qu'elle a le droit de vous laisser passer avec les articles?

Mais vous êtes dans l'illégalité la plus totale mon cher!

(traduction: soyons sérieux, et racontons un peu moins de clownerie svp)

luc · #19 08-08-2013 12:23:34

grmff a écrit :

(traduction: soyons sérieux, et racontons un peu moins de clownerie svp)

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