AG et archives

totto · #1 17-12-2014 10:22:18

bonjour,

j'ai 2 petites questions :

- si tous les copropriétaires sont présents à une AG, est-ce qu'ils peuvent rajouter des points à l'ordre du jour le jour même de l'AG?

- combien d'années les archives d'une AG doivent-elles être gardées?

merci

ninifel

GT · #2 17-12-2014 11:34:02

L'article 577-10, § 3 du code civil prévoit actuellement :
"Les décisions de l'assemblée générale sont consignées dans un registre déposé au siège de l'association des copropriétaires.
Ce registre peut être consulté sur place et sans frais par tout intéressé" .

luc · #3 17-12-2014 12:59:58

totto a écrit :

bonjour,
j'ai 2 petites questions :
- si tous les copropriétaires sont présents à une AG, est-ce qu'ils peuvent rajouter des points à l'ordre du jour le jour même de l'AG?
- combien d'années les archives d'une AG doivent-elles être gardées?
merci

1. non

2. pour une partie: sans limite (statuts, registre PV (avec tous ses annexes), permis d'urtbanisme, permis d'environement, ...) , mais des documents spécifiques peuvent être évacués après 3, 5 ou 7 ans, à compter au plus tôt du premier janvier de l'année suivant la date du document ou la date du jugement défintif, si les documents ont fait l'objet ou utilisé lors d'une procédure judiciaire.

bada · #4 17-12-2014 17:06:10

Pour le point 1, je ne serais pas aussi catégorique que Luc. A partir du moment où 100% des CP sont présents, je pense qu'il peut.

Je vais essayer de vérifier cela.

grmff · #5 17-12-2014 18:15:21

Non, on ne peut rien rajouter à un ordre du jour.

Par contre, les propriétaires peuvent prendre par écrit toute décision relevant de l'AG, pour autant qu'il y ait unanimité.

Donc, si lors d'une AG on rajoute une proposition qui est approuvée à l'unanimité et que tous les propriétaires signent le registre de décision "pour accord", vous pouvez prendre une décision.

luc · #6 18-12-2014 06:52:52

grmff a écrit :

Non, on ne peut rien rajouter à un ordre du jour.
Par contre, les propriétaires peuvent prendre par écrit toute décision relevant de l'AG, pour autant qu'il y ait unanimité.
Donc, si lors d'une AG on rajoute une proposition qui est approuvée à l'unanimité et que tous les propriétaires signent le registre de décision "pour accord", vous pouvez prendre une décision.

NON.

Art. 577-6 CC
§ 11. Les membres de l'association des copropriétaires peuvent prendre à l'unanimité et par écrit toutes les décisions relevant des compétences de l'assemblée générale, à l'exception de celles qui doivent être passées par acte authentique. Le syndic en dresse le procès-verbal.

Une décision d’une procédure par écrit rend nécessaire:
1. que les statuts déterminent préalablement les règles d’une AG « par écrit »
2. que les CP ont été prévenu au moins 15 jours à l’avance qu’une AG « par écrit » sera "organisé".
3. Que les copropriétaires sans droit de vote soient présent et votent, ce qui est impossible.
4. En plus la signature du registre des décisions n’est pas prévue par la loi, et ne peut donc valider une décision irrégulière.
5. Ensuite la signature des copropriétaires sur le PV des décisions, n’est pas une signature « pour accord », mais une signature « pour vu ».

Il y a une nette différence entre les CP avec droit de vote et les CP sans droit de vote (Art. 577-9 §4 8° CC, Art. 577-10 §4 2° CC, ... ).

Prenons un couple, dont le femme A est désigné comme membre de l’AG, avec droit de délibération et vote. Le mari B ne peut ni participer à la délibération ni voter.
Si B est absent à l’AG, il peut aller chez le Juge et faire annuler cette décision.
Si B était présent et a participé à la délibération, alors il a beaucoup de possibilités pour annuler une décision, tant par B que par d’autres.

GT · #7 18-12-2014 10:05:04

1. L'art. 577-6, § 11 du CC introduit par la loi du 2 juin 2010 énonce : "Les membres de l'association des copropriétaires peuvent prendre à l'unanimité et par écrit toutes les décisions relevant des compétences de l'assemblée générale, à l'exception de celles qui doivent être passées par acte authentique. Le syndic en dresse le procès-verbal."
Depuis la date d'entrée en vigueur de cet article, les membres de l'ACP peuvent prendre des décisions sans qu'ils soient obligés de se réunir en assemblée générale à cet effet. Le souci de cette procédure de prise de décision se manifeste en particulier dans les petites copropriétés. Il s'agit bien de décisions prises hors assemblée.

2. Pour rappel, la première question posée par l'initiateur de la discussion concerne exclusivement la possibilité de rajout de points à l'ordre du jour de l'assemblée générale le jour même de la tenue de celle-ci alors que tous les copropriétaires y sont présents et ne porte pas sur des décisions prises hors AG.

" j'ai 2 petites questions :

- si tous les copropriétaires sont présents à une AG, est-ce qu'ils peuvent rajouter des points à l'ordre du jour le jour même de l'AG?"

3. A la question de savoir si l'AG peut délibérer sur un point qui ne figure pas dans l'ordre du jour envoyé, Eric RIQUIER (150 questions et réponses sur l'assemblée générale des copropriétaires, Edition 2011, Kluwer) répond par la négative.

Il ajoute qu'il ne peut être fait exception à cette règle que de l'accord unanime des copropriétaires, ce qui suppose que tous les copropriétaires soient présents à l'AG. Il fait référence à une décision du Juge de Paix de Nivelles du 2 février 2000 ainsi qu'à la position défendue par DE PAGE et DE STEFANI ("L'assemblée générale des copropriétaires", in La copropriété forcée des immeubles et groupes d'immeubles bâtis, cinq ans d'application de la loi du 30 juin 1994, UCL, 2001, note 39, page 255)

bada · #8 18-12-2014 11:31:53

texte1. L'art. 577-6, § 11 du CC introduit par la loi du 2 juin 2010 énonce : "Les membres de l'association des copropriétaires peuvent prendre à l'unanimité et par écrit toutes les décisions relevant des compétences de l'assemblée générale, à l'exception de celles qui doivent être passées par acte authentique. Le syndic en dresse le procès-verbal."

Depuis la date d'entrée en vigueur de cet article, les membres de l'ACP peuvent prendre des décisions sans qu'ils soient obligés de se réunir en assemblée générale à cet effet. Le souci de cette procédure de prise de décision se manifeste en particulier dans les petites copropriétés. Il s'agit bien de décisions prises hors assemblée.

Il n'est nulle part écrit que c'est "hors AG".

Comme je l'écrivais hier à 17H06 les CP peuvent très bien ajouter un nouveau point à l'AG en dernière minute à condition que :
- tous les CP soient présents
-que TOUS les CP votent OUI à ce point.
-que TOUS signent la décision

GT · #9 18-12-2014 12:46:55

Corine MOSTIN a écrit (Journal des tribunaux , n°642, p.24) dans un article intitulé "La copropriété réformée par la loi du 2 juin 2010" :

"Alors que jusqu'à l'adoption de la loi du 2 juin 2010, les décisions NE POUVAIENT ÊTRE VALABLEMENT ADOPTÉES QU'EN ASSEMBLÉE GÉNÉRALE, CELLE-CI PERMET À L'AVENIR DE RECOURIR À LA PROCÉDURE ÉCRITE, pour autant que les décisions soient adoptées à l'unanimité de tous les copropriétaires de l'association(article 577-6, § 11). Règle destinée à moderniser le fonctionnement des copropriétés, elle ne devrait être appliquée en pratique que pour des associations comprenant un nombre réduit de copropriétaires et pour adopter des décisions qui ne demandent plus guère de débats.(...).

La décision adoptée de CETTE MANIERE doit également faire l'objet d'un PV qui devra être consigné dans le registre et diffusé aux copropriétaires et aux autres syndics, ainsi qu'à tout titulaire de droit réel et personnel.

La loi ne précise cependant pas si le PV doit être signé par le président, le secrétaire et les copropriétaires qui PAR DEFINITION NE SONT PAS REUNIS EN SEANCE. La signature du président ou du secrétaire pourrait s'avérer utile pour conforter la valeur probante du document et attester que tous les copropriétaires se sont bien exprimés PAR ECRIT en faveur de la mesure.

GT · #10 18-12-2014 13:30:20

Le mail du 17/12/2014 donne une opinion qui n'est pas à ce stade vérifiée.
Le mail du 18/12/2014 apporte une certitude (les CP peuvent ajouter un nouveau point à l'AG en dernière minute) assortie de conditions (présence de tous les copropriétaires, unanimité des votes de copropriétaires, signature de la décision par tous les copropriétaires). Malheureusement cette certitude n'est étayée par aucune référence légale, jurisprudentielle ou doctrinale. Dommage.

A suivre la position jurisprudentielle et doctrinale évoquée dans mon intervention de 10,05 h, je suis d'avis que les CP peuvent ajouter un nouveau point à l'ordre du jour d'une réunion de l'AG à condition qu'ils soient tous présents, qu'ils décident à l'unanimité prendre en considération le nouveau point et qu'ils prennent ensuite une décision unanime sur la proposition présentée. Les règles habituelles de signature du PV en fin d'AG conformément à l'art. 577-6, § 10, al. 2 trouvent ici aussi matière à application. Les décisions prises seront consignées dans le registre prévu et figureront dans le pV de l'AG envoyé aux copropriétaires.

Mail du 18/12/2014 à 11,31 h

Comme je l'écrivais hier à 17H06 les CP peuvent très bien ajouter un nouveau point à l'AG en dernière minute à condition que :
- tous les CP soient présents
-que TOUS les CP votent OUI à ce point.
-que TOUS signent la décisio

Mail du 17/12/2014 à 17,06 H

Pour le point 1, je ne serais pas aussi catégorique que Luc. A partir du moment où 100% des CP sont présents, je pense qu'il peut.

Je vais essayer de vérifier cela.

GT · #11 18-12-2014 19:00:14

Isabelle DURANT, professeur à l'UCL a écrit ( La copropriété par appartements : la réforme de 2010, L'assemblée générale new look, droit des biens, la charte, 2010, n°45 à 47) concernant la procédure écrite

"§ 4 La procédure écrite

En Allemagne et aux Pays-Bas, la prise de décision par l'assemblée générale ne requiert pas nécessairement que celle-ci tienne une réunion : la délibération écrite est autorisée. Il en va de même dans le cadre du droit belge des sociétés. Considérée par le Ministre de la Justice comme une forme de modernisation de la législation applicable aux situations de copropriété forcée, cette possibilité de délibérer "par écrit" y est désormais également envisagée. (...).Une fois que la décision aura été prise, le syndic en dressera le procès-verbal. Comme il en va des autres décisions prises selon la procédure ordinaire, celles prises au terme d'une procédure écrite devront être consignées dans le registre des décisions de l'assemblée, transmisesaux copropriétaires et aux autres syndics (art.577-6, § 12) et communiquées à toute personne titulaire d'un droit réel ou personnel sur l'immeuble (art. 577-10, § 4)."

GT · #12 18-12-2014 21:12:45

Dans l'intervention précédente, il convient d'insérer les mots "le Ministre de la Justice" après le mot "par" et avant le mot "comme" de sorte que le texte corrigé est :

Considérée par le Ministre de la Justice comme une forme de modernisation de la législation applicable aux situations de copropriété forcée....

Sorry

PIM · #13 18-12-2014 21:23:10

GT a écrit :

Dans l'intervention précédente, il convient d'insérer les mots "le Ministre de la Justice" après le mot "par" et avant le mot "comme" de sorte que le texte corrigé est :
Considérée par le Ministre de la Justice comme une forme de modernisation de la législation applicable aux situations de copropriété forcée....
Sorry

Petite astuce technique: utilisez la fonction "éditer" pour modifier votre message concerné.
(je l'ai fait pour vous)

luc · #14 19-12-2014 11:09:36

Grâce à GT un consensus s’est formé, que je rejoins.

Mon NON catégorique était lié au contexte spécifique du sujet (décision écrite lors d’une AG physique en cours). Le texte de DURANT (cité par GT le 18/142 à 19h) va dans le même sens.

Mais je rejoins aussi partiellement grmff : lors d’une AG physique l’AG peut par exemple postposer un point vers une AG écrite, pour que le syndic puisse rechercher un complément d’information qui manque mais est nécessaire pour prendre la décision. C’est une nuance, mais important pour assurer une publicité correcte de l’invitation pour l’AG "écrite" et le PV des décisions.

En plus j’ai relu les textes et affiné ma position personnelle concernant les CP sans droit de vote.

GT a écrit :

Date : 18/12/2014 à 12h46
Corine MOSTIN a écrit (Journal des tribunaux , n°642, p.24) dans un article intitulé "La copropriété réformée par la loi du 2 juin 2010" :
(…)
« La loi ne précise cependant pas si le PV doit être signé par le président, le secrétaire et les copropriétaires qui PAR DEFINITION NE SONT PAS REUNIS EN SEANCE. La signature du président ou du secrétaire pourrait s'avérer utile pour conforter la valeur probante du document et attester que tous les copropriétaires se sont bien exprimés PAR ECRIT en faveur de la mesure. »

Pour moi le PV d'une AG écrite se fait comme suit :
1. Le PV est fait exclusivement par le syndic. Il est envoyé au secrétaire, désigné lors de la procédure écrite. En annexe sont joints aux moins les copies des votes écrits.
2. Le PV est signé par le secrétaire, et retourné au syndic, pour envoi au président, désigné lors de la procédure écrite (ou directement au président).
3. Alors le PV est signé par ce président et retourné au syndic.
4. Le syndic inscrit à ce moment le PV dans le registre des décisions, joint le PV (et ses annexes) à la farde des pièces justificatifs du registre des décisions, puis envoie une copie du PV à qui de droit (selon moi sans les annexes, mais il serait prudent d’envoyer les annexes aux membres de l’AG, mais pour moi pas aux autres destinataires).

Délibération et vote par tous les copropriétaires des parties communes en copropriété forcée ou seulement par tous les membres de l’AG ?

Prenons un cas concret :
ACP de 4 appartements. Immeuble à la côté avec des propriétaires dont la résidence est dispersé en Belgique. Pas de locataires permanents, … .
Les propriétaires des 4 lots privatifs en copropriété normale sont chaque fois un autre couple. En tout donc 8 copropriétaires, dont 4 copropriétaires des parties communes, avec droit de délibération et vote (= 4 membres de l’AG) et 4 copropriétaires des parties communes, sans droit de délibération et vote.
Un couple est en instance de divorce, mais les autres CP ne le savent pas (et ne doivent pas le savoir).

Selon l’Art. 577-6 §11, seulement les 4 CP, membres de l’AG votent par écrit.

§ 11. Les membres de l'association des copropriétaires peuvent prendre à l'unanimité et par écrit toutes les décisions relevant des compétences de l'assemblée générale, à l'exception de celles qui doivent être passées par acte authentique. Le syndic en dresse le procès-verbal.

Mais par contre le PV (sans les annexes) est envoyé par le syndic dans les 30 jours :
- aux 4 CP, membres de l’AG, en suivant la manière choisie par l’intéressé : AR, RP, lettre simple, fax, -email, …. Le délai pour aller en justice est 4 mois pour ces 4 CP. Mais ils doivent de fait prouver que leur vote « oui » est non-existant, pas de vote unanime, … .
- aux 4 CP, sans droite de délibération et vote, de fait exclusivement par AR. Les cartes « AR » seront dès leur retour joints au PV original par le syndic. La date du recommandé AR est déterminant pour le délai pour « aller chez le JP » de ces 4 CP.

Ceux des 8 CP (président et secrétaire inclus) qui veulent consulter les pièces justificatives, peuvent le consulter chez le syndic (ou en demander une copie).

La procédure de vote par écrit contient différentes zones grises, qui selon moi peuvent disparaitre, si le règlement de copropriété intègre le choix de l’AG. Voir Art. 577-4 §1 3°CC. Si les statuts n’intègrent pas ce choix préalable et explicite, la décision écrite peut devenir très précaire.

Un exemple : si la couple est en instance de divorce et si le membre de l’AG de ce couple a quitté le domicile, il se peut que le CP, sans droit de vote à l’AG, a voté à l’insu de son ex. Il se peut donc que le membre de l’AG conteste son vote. Personnellement j’enverrai l’invitation pour une AG « écrite » toujours par AR aux membres de l’AG. Dans cette invitation je mentionnerai explicitement la manière qu’il pourra voter.

Si les copropriétaires d’un lot privatif n’ont pas fait leur choix de la personne qui sera leur représentant (= membre de l’AG) en application de l’Art. 577-6 §1, un vote unanime n’est pas possible, puisque la présence « virtuelle » de tous les membres, en possession du mandat requis, est nécessaire. Tout CP, sans droit de délibération et vote, pourra dans ce cas demander l’annulation de cette décision.

Le CP sans droit de vote, doit communiquer au syndic le fait que son mandataire pour le mandat de membre de l’AG, représentant son lot (en indivision), n’est plus l’autre CP.

Art. 577-6 §1 (…) Les intéressés communiquent par écrit au syndic l'identité de leur mandataire.

.
Il serait utile que le syndic mentionne ce texte dans l’invitation.

grmff · #15 19-12-2014 11:41:39

Je suis loin d'être d'accord avec le formalisme prôné par Luc, pour plusieurs raisons:

1. L'ACP ne doit jamais écrire aux "membres sans droits de vote de l'ACP" En cas d'indivision, il y a un mandataire qui est le seul à devoir recevoir les documents émis par l'ACP. Et c'est ce mandataire qui est le représentant de l'indivision et qui prend toutes les décisions. Il est le mandataire des autres.

En cas de division du droit de propriété portant sur un lot privatif ou lorsque la propriété d'un lot privatif est grevée d'un droit d'emphytéose, de superficie, d'usufruit, d'usage ou d'habitation, le droit de participation aux délibérations de l'assemblée générale est suspendu jusqu'à ce que les intéressés désignent la personne qui sera leur mandataire. Lorsque l'un des intéressés et son représentant légal ou conventionnel ne peuvent participer à la désignation de ce mandataire, les autres intéressés désignent valablement ce dernier. Ce dernier est convoqué aux assemblées générales, exerce le droit de participation aux délibérations de celles-ci et reçoit tous les documents provenant de l'association des copropriétaires. Les intéressés communiquent par écrit au syndic l'identité de leur mandataire.

2. La procédure écrite n'est pas une AG écrite. Relisez bien le texte précisant cela:

§ 11. Les membres de l'association des copropriétaires peuvent prendre à l'unanimité et par écrit toutes les décisions relevant des compétences de l'assemblée générale, à l'exception de celles qui doivent être passées par acte authentique. Le syndic en dresse le procès-verbal.

Aucun autre formalisme ne doit être imposé.

En cas de divorce, de séparation ou de désaccord, un mandataire de l'indivision reste mandataire tant que le mandat n'a pas été révoqué. Donc, si l'indivisionnaire n'a rien notifié au syndic au moment de la décision, le mandataire reste le seul interlocuteur.

Dès que le mandat est dénoncé, il devient effectivement impossible de prendre une décision à l'unanimité sans l'accord de tous les membres de l'indivision.

luc · #16 19-12-2014 13:47:54

grmff a écrit :

Je suis loin d'être d'accord avec le formalisme prôné par Luc, pour plusieurs raisons:
1. L'ACP ne doit jamais écrire aux "membres sans droits de vote de l'ACP"

Je crois que la catégorie "membre (de l'AG) sans droits de vote" n'existe pas.
Le formalisme est nécessaire pour saufgarder l'intérêt général (de la copropriété), sinon on saufgarde seulement l'intérêt commun (d'un groupe limité de copropriétaires).

Art. 577-10 CC.
§ 4. Toute disposition du règlement d'ordre intérieur et toute décision de l'assemblée générale peuvent être directement opposées par ceux à qui elles sont opposables.
Elles sont opposables à toute personne titulaire d'un droit réel ou personnel sur l'immeuble en copropriété aux conditions suivantes :
1° (...);
2° en ce qui concerne les dispositions et décisions adoptées postérieurement à la concession du droit personnel ou à la naissance du droit réel, par la communication qui lui en est faite, à l'initiative du syndic, par lettre recommandée à la poste.
Cette communication ne doit pas être faite à ceux qui disposent du droit de vote à l'assemblée générale.
(...)
Tout membre de l'assemblée générale des copropriétaires est tenu d'informer sans délai le syndic des droits personnels qu'il aurait concédés à des tiers sur son lot privatif

luc · #17 20-12-2014 09:16:38

grmff a écrit :

Je suis loin d'être d'accord avec le formalisme prôné par Luc, pour plusieurs raisons:
1. (...)
2. La procédure écrite n'est pas une AG écrite. Relisez bien le texte précisant cela:Citation :§ 11. Les membres de l'association des copropriétaires peuvent prendre à l'unanimité et par écrit toutes les décisions relevant des compétences de l'assemblée générale, à l'exception de celles qui doivent être passées par acte authentique. Le syndic en dresse le procès-verbal.
Aucun autre formalisme ne doit être imposé. (...)

@grmff

Vous avez raison formellement.

C’est pour des motifs pragmatiques que j’ai appelé cette procédure « l’AG écrite » au lieu de « la procédure pour arriver à une décision écrite de l’ensemble des membres de l’AG ».

Mais c’est un fait (comme déjà dit précédemment par d’autres) que cette décision ne peut pas se prendre lors d’une AG en session. Sinon le PV des décisions de cette session serait incomplet et donc au moins irrégulier.

Dès qu’on se retrouve hors une session physique de l’AG on est amené d’appliquer de fait la procédure du style que j’ai décrite pour pouvoir arriver à une décision transparente, qui ne pourra pas être contesté ou pire annulé en justice.

En effet le titre de la loi du 02.06.2010 est : « Loi modifiant le Code civil afin de moderniser le fonctionnement des copropriétés et d'accroître la transparence de leur gestion ».

Prendre une décision écrite à l’instant lors d’une AG physique, avec un ordre de jour incomplet, ouvre la porte à toute un série de manipulations. C’est comme un balcon sans balustrade.

La transparence exige un formalisme. Si non on est vite sans le savoir dans un conflit d’intérêts entre l’intérêt commun d’un groupe limité de copropriétaires et l’intérêt général de la copropriété. En effet toute décisions qui n’est pas annoncée 2 semaines à l’avance ne permet pas que chaque membre de l’AG étudie à l’aise les conséquences de cette décision.

C’est dans l’avantage de celui qui veut profiter, de pousser à prendre une décision instantanée.

En plus une adaptation du budget prévisionnel annuel doit être jointe à l’invitation d’une AG (ou procédure "écrite"),où on doit prendre une décision qui a des implications financiers.

Art. 577-8 CC.
§ 4. Quels que soient les pouvoirs qui lui sont conférés par le règlement de copropriété, le syndic est chargé :
18° de préparer le budget prévisionnel pour faire face aux dépenses courantes de maintenance, de fonctionnement et d'administration des parties communes et équipements communs de l'immeuble, ainsi qu'un budget prévisionnel pour les frais extraordinaires prévisibles; ces budgets prévisionnels sont soumis, chaque année, au vote de l'association des copropriétaires; ils sont joints à l'ordre du jour de l'assemblée générale appelée à voter sur ces budgets.

Le système proposé par vous permet de contourner cette problématique et permet de pousser les membres de l’AG de prendre des décisions sans être explicitement et préalablement mis au courant des conséquences financiers.

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