Etat des charges présenté à l'AG

ADU · #1 26-03-2015 17:50:53

Le cadre :
Notre copropriété a décidé il y a plusieurs années la rénovation d'une des 2 façades du bâtiment. Restait à terminer le chantier par l'installation d'un escalier de secours extérieur. De nombreuses discussions (de 2012 à 2014) ont enfin débouché sur un projet présenté au Conseil en fin d'année 2014. Le Conseil avait reçu mandat de l'AG d'étudier le projet et de l'accepter si la limite financière fixée n'était pas dépassée.
Il a été accepté.

Le problème :
Le syndic facture en août 2013 à la copropriété ses prestations (étude, démarches, contacts... ) en établissant une facture d'acompte de 6000 € qu'il se verse directement. J'ai demandé et reçu cette semaine copie de cette facture et de l'extrait bancaire associé. Elle est donc bien comptabilisée.
Cependant à la remise des comptes (1/04/2013 - 31/03/2014), lors de la dernière AG de septembre 2014, aucune trace de ce paiement.
S'agit-t-il :
- d'une possibilité comptable de reporter l'inscription de cette facture (et d'autres) et du retrait bancaire après la fin des travaux ?
- d'une omission par le syndic du report de cette somme de 6000 € bien sortie de notre compte Fonds de Réserve ?
- d'une faute comptable puisque les relevés des comptes remis à l'AG sont incorrects et dissimulent ces montants ?

D'autre part le syndic n'a-t-il a présenter à l'AG, dans la présentation du projet, le budget qu'il se réserve pour des prestations hors forfait plutôt que de l'inclure dans un projet global d'étude mélangeant le syndic, un bureau d'étude et l'entrepreneur (dont le montant a été finalement prévu à plus de 12.000 € !)

Ai-je été suffisamment explicite ?

Je vous remercie déjà pour vos avis.

luc · #2 27-03-2015 09:32:56

Votre syndic n'applique manifestement pas l'AR du 12.07.2012 concernant la comptabilité d'ACP, qui lui impose d'inscrire immédiatement (= le même jour) chaque opération bancaire dans la comptabilité générale de l'ACP.

GT · #3 27-03-2015 10:37:18

luc a écrit :

Votre syndic n'applique manifestement pas l'AR du 12.07.2012 concernant la comptabilité d'ACP, qui lui impose d'inscrire immédiatement (= le même jour) chaque opération bancaire dans la comptabilité générale de l'ACP.

Plus précisément, l'article 3 de l'AR du 12 juillet 2012 fixant un plan comptable minimum normalisé pour les associations de copropriétaires prévoit que "les opérations sont inscrites sans retard".

Je n'ai pas connaissance d'une définition légale de l'expression "sans retard". Quand y a-il retard au sens de l'AR du 12 juillet 2012 ?

La CNC a-t-elle déjà donné un avis sur la portée de cette expression ?

Un expert comptable me dit qu'il encode trimestriellement les pièces que son client lui fait parvenir au rythme d'obligations TVA.

luc · #4 27-03-2015 11:09:25

Ci-après un extrait de l'« Avis CNC 174-1 - Les principes d'une comptabilité régulière » (Source : Bulletin CNC, n° 38, février 1997, p. 2-32).

Tenez compte avec le fait qu’un membre de l’AG de l’ACP est un tiers vis à vis de la personne morale ACP. Et qu’en plus se sont les statuts de la copropriété en indivision forcée qui déterminer la manière que l’ACP est organisée. Les statuts peuvent donc préciser la portée de l’expression « sans retard ».

Ma définition (pour une copropriété du type très grande ACP avec la présence d’une personne avec diplôme de comptable au sein du cabinet) telle que proposé pour la coordination des statuts est « le même jour de travail ou le jour qui le suit la date de réception, sauf si une autre périodicité est explicitement prévue dans les statuts ».

CNC a écrit :

1. Sans retard
En utilisant l'expression «sans retard», le législateur n'a pas entendu, aux termes des travaux préparatoires de la loi, imposer un délai déterminé dans lequel l'opération doit être comptabilisée. Il a toutefois voulu souligner que pour qu'une comptabilité puisse être considérée comme régulière, il importe que l'enregistrement comptable des opérations intervienne rapidement après leur conclusion ou après que l'entreprise ait eu connaissance du fait comptable en cause.
Il est évident que l'expression «sans retard» doit s'interpréter en fonction des aspects organisationnels de l'entreprise, ainsi que de la nature des opérations et des faits à enregistrer.
A ce titre on relèvera que :
plus indiscutables sont les pièces justificatives, moins contraignante sera l'exigence de la rapidité de la comptabilisation. Ainsi, la régularité du journal de banque traduisant les opérations en compte consistant en paiements faits à des tiers ou reçus de tiers et faisant l'objet d'extraits de comptes périodiques émanant de la banque, ne sera pas affectée si ces opérations ne sont consignées qu'après un certain délai. En revanche, la loi impose de manière expresse la comptabilisation journalière des ventes et prestations au détail lorsque celles-ci font l,objet, non pas d,une comptabilisation opération par opération, mais d'une inscription globale par journée (art. 6, alinéa 2) et, en ce qui concerne les entreprises tenant une comptabilité simplifiée, des mouvements des disponibilités en espèces et en compte et des soldes journaliers en espèces, ainsi que des prélèvements opérés en espèces ou en nature par le commerçant lui-même (art. 5, al. 2);
la fonction de gestion de la trésorerie et le suivi des relations financières avec les clients et les fournisseurs, ainsi qu'en général avec les débiteurs et les créditeurs, pourront exiger un enregistrement comptable très rapide, voire en temps réel, des opérations réalisées;
dans les cas simples et où la tenue de la comptabilité d'une entreprise est confiée à un comptable externe, la régularité de la comptabilité ne serait pas affectée par le seul fait qu'il ne serait procédé que périodiquement, mais sans retard anormal, à l'inscription des opérations dans le journal ou dans les journaux auxiliaires, sur la base des pièces justificatives. Une réserve doit toutefois être faite sur ce plan en ce qui concerne les mouvements et les soldes journaliers des disponibilités en espèces et les prélèvements en espèces ou en nature qui, comme rappelé ci-dessus, doivent, aux termes mêmes de la loi, faire l'objet d'une «journalisation» quotidienne (art. 5, 1° et art. 6, al. 2);
le principe de l'enregistrement sans retard s'applique essentiellement aux relations avec les tiers. Les mouvements qui ne traduisent pas des relations avec des tiers (tels que les relevés d'inventaire, les constatations de variations de stocks, les constitutions d'amortissements, la formation, l'ajustement ou la reprise de réductions de valeur ou de provisions, les ajustements monétaires) peuvent n'être comptabilisés que de manière périodique. A la limite, ils pourront n'être actés que lors de la mise en concordance des comptes avec l'inventaire, même si les faits constatés ont leur origine à une date antérieure. Si, en revanche, ces mouvements font, dans l'organisation administrative de l'entreprise, l'objet d'un suivi comptable permanent ou périodique (par exemple un suivi des entrées et des sorties de stocks, la prise en charge mensuelle d'amortissements par voie d'imputations par douzièmes, la révision périodique du cours de conversion des postes monétaires en devises), ce suivi comptable fait partie de la comptabilité et l'impact des faits constatés doit être enregistré selon la même périodicité;
la comptabilité remplira d'autant mieux son rôle essentiel d'instrument de gestion que les données qu'elle fournit seront plus récentes, plus à jour.

GT · #5 27-03-2015 13:38:37

Merci à Luc de nous avoir fait partager l' extrait de l'« Avis CNC 174-1 - Les principes d'une comptabilité régulière » (Source : Bulletin CNC, n° 38, février 1997, p. 2-32).

dach · #6 28-03-2015 09:36:04

ADU a écrit :

...Le syndic facture en août 2013 à la copropriété ses prestations (étude, démarches, contacts... ) en établissant une facture d'acompte de 6000 € qu'il se verse directement. J'ai demandé et reçu cette semaine copie de cette facture et de l'extrait bancaire associé. Elle est donc bien comptabilisée.
Cependant à la remise des comptes (1/04/2013 - 31/03/2014), lors de la dernière AG de septembre 2014, aucune trace de ce paiement...

Indépendamment du délai de comptabilisation et si la comparabilité est correct, la facture et le payement doivent apparaître dans 3 comptes (Fournisseurs, Banque et, soit en charges, soit en Immobilisations (+ partiellement en charge pour l’exercice)), il peut aussi apparaître dans les comptes de régularisations si l'imputation n'est connue ou concerne un autre exercice.
Naturellement dans le bilan ou les comptes de gestion, cela peux être noyé puisque seul les soldes y apparaissent...

luc

ADU · #7 31-03-2015 17:34:08

Bonjour et merci pour vos diverses réponses.
Malgré tout, je pensais que pour plusieurs d'entre vous, votre position aurait été plus tranchée.

Je rappelle que le syndic facture ses prestations (projet escalier de secours) hors forfait (6000 €) par une facture d'acompte réalisée en août 2013 et payée par banque dans les jours qui suivent, le même mois.
La comptabilité de l'ACP se clôture annuellement au 31 mars 2014.
En début septembre 2014, les CP reçoivent les comptes de l'ACP pour l'AG et à la relecture aujourd'hui je constate que cette charge n'a pas été inscrite. Le relevé des dépenses et le solde des comptes au 31 mars présenté lors de l'AG n'a pas été exact.
De plus, une facture d'acompte reste une facture et ne peut pas être reportée sur un exercice ultérieur. Elle fait partie du facturier de l'année en cours (numérotée et répartie dans les comptes généraux) et le paiement par banque est bien dans les extraits de l'année comptable en cours.

D'autre part, je n'ai pas indiqué, pour ne pas surcharger le discussion, le rôle du commissaire au compte. C'est lui qui a informé le CdP tout récemment de cette situation en nous adressant une copie d'un mail de décembre 2014 adressé au syndic demandant l'établissement d'une notre de crédit pour cette facture (ou d'une partie de celle-ci). N'ayant pas eu de réponse claire, le commissaire a réédité en mars 2015 sa demande au syndic en nous adressant l'ensemble des mails. Le syndic se dit prêt à en discuter avec le CdP après la fin du chantier. (et de proposer je pense une réduction de sa facture).
Cependant à ce jour plus de réactions, pas de projet de date de réunion, pas de réaction du président de l'ACP...

De mémoire, le syndic n'a jamais informé, lors des 2 dernières AG, d'un budget prévisionnel pour des prestations hors forfait. Ce n'est non plus pas relevé dans les rapports d'AG de 2013 et 2014.

J'ai vraiment l'impression que le CaC a découvert et révélé une forme de dissimulation mais a préféré demander une réduction de la facture qu'il n'a pas obtenue. J'ai bien l'envie de défendre mon point de vue lors d'une prochaine réunion du Cdp et si nécessaire à l'AG de septembre 2015 pour que cette facture hors forfait soit annulée et remboursée.

Merci pour vos éclaircissements.

luc · #8 01-04-2015 08:16:53

ADU a écrit :

Malgré tout, je pensais que pour plusieurs d'entre vous, votre position aurait été plus tranchée.

1. D’abord la comptabilité budgétaire n’a pas été normalisé, tout comme le contrôle de la comptabilité. Seulement la tenue de la comptabilité générale a été normalisé en 2010/2012.

2. Extrait de l’avis de 1975 :

« II.A.2. La comptabilité doit être complète, c.-à.-d. comporter l'ensemble des opérations et éléments qui doivent être saisis par elle. »

3. C’est à l’AG d’imposer des règles statutaires. Si elle ne le fait pas, le syndic peut imposer ses règles.

Dans ce cadre il est regrettable que l’IPI a refusé de négocier les normes de la comptabilité budgétaire avec toutes les associations de défense des intérêts des copropriétaires et syndics, qui certes ne seraient pas obligatoire, mais auraient donné une base solide pour rendre les cabinets de syndics plus performant et la gestion des ACP plus transparente.

Le projet de loi avorté concernanat le reviseur d'entreprise par cabinet de syndic voulait en fait normaliser le contrôle.

4. Last but not least : étant donné que l’AG 2014 de mon ACP n’a pas encore été tenu et que les comptes 2012 et 2013 n’ont pas encore été présenté (ne parlons pas de 2014), je réserve mon opinion d’abord aux membres de l’AG de mon ACP. Enjeu principal : le syndic refuse d’inscrire les dettes incertaines. Cela a comme conséquence que la facture finale sera payé par ceux qui sont CP au moment du paiement, mais pas ceux du moment de la décision.

dach · #9 01-04-2015 09:25:32

ADU a écrit :

...Je rappelle que le syndic facture ses prestations (projet escalier de secours) hors forfait (6000 €) par une facture d'acompte réalisée en août 2013 et payée par banque dans les jours qui suivent, le même mois.
La comptabilité de l'ACP se clôture annuellement au 31 mars 2014.
En début septembre 2014, les CP reçoivent les comptes de l'ACP pour l'AG et à la relecture aujourd'hui je constate que cette charge n'a pas été inscrite. Le relevé des dépenses et le solde des comptes au 31 mars présenté lors de l'AG n'a pas été exact.
De plus, une facture d'acompte reste une facture et ne peut pas être reportée sur un exercice ultérieur. Elle fait partie du facturier de l'année en cours (numérotée et répartie dans les comptes généraux) et le paiement par banque est bien dans les extraits de l'année comptable en cours.
...
J'ai vraiment l'impression que le CaC a découvert et révélé une forme de dissimulation mais a préféré demander une réduction de la facture qu'il n'a pas obtenue. J'ai bien l'envie de défendre mon point de vue lors d'une prochaine réunion du Cdp et si nécessaire à l'AG de septembre 2015 pour que cette facture hors forfait soit annulée et remboursée...

Si les comptes ne sont pas correctes, il est évident qu'il ne faut pas les accepter en AG. Même si le mieux est d'accepter la partie incontestable pour éviter les soucis non liées aux contestations.
Pour "cacher" sa facture, je suppose que votre syndic a fait comme l'un de nos syndics : il ne met dans les charges que les dépenses périodiques et le reste est noyé dans les comptes de bilan.
Noté qu'une facture doit être rattachée à l'exercice auquel il ce rapporte. Il est donc possible qu'une facture d'acompte soit reportée à l'exercice suivant.
Mais si la prestation concerne bien une tâche effectuée dans l'exercice en cours, la charge doit bien être inscrite dans cet exercice en charge ou éventuellement en immobilisations.

Mais, au delà des comptes, je suppose que ce qui vous tracasse ici c'est le bien fondé de la facture. C'est donc surtout cela qu'il faut contester ! Donc analysez la justification de cette facture (c'est sans doute dans son contrat et donc implicitement accepté par l'AG) et surtout la justification du montant en regard de la prestation fournie.

Je ne suis pas comptable, mais suite aux réponses plus que vague reçue à mes demandes d'explications sur les comptes de la part des syndic, j'ai ressorti mes cours de compta. Et je me suis rendu compte que les syndics en questions feraient bien de faire de même ! Une fois de plus, je relève que le législateur à reporter le problème de la gestion d'une ACP sur un autre problème. ; Est-il possible qu'un syndic soit expert en tout : Bâtiments, Techniques spéciales, Compta, Sécurité, Secrétariat, .... !

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