Syndic et vie privée

Jean-François · #1 25-03-2018 14:22:34

Bonjour,

Je crois savoir que le syndic a l'obligation de communiquer la liste des copropriétaires (avec noms, adresses et nombre de quotités) aux membres de l'ACP.

En ce qui concerne les coordonnées des copropriétaires (adresses mail, num de tel, etc.) et des occupants de l'immeuble, le syndic peut-il ou doit-il communiquer ces informations aux membres de l'ACP?Est-ce une bonne pratique de les communiquer?

D'après la loi du 8 décembre 1992 sur la protection des données à caractère personnels, il semble que cela ne pose pas de problème mais qu'en est-il dans le cadre de la nouvelle réglementation européenne GDPR?

Merci d'avance et bien à vous?

grmff · #2 25-03-2018 16:13:26

Je ne connais pas la GDPR, mais le syndic doit communiquer les noms et coordonnées des copropriétaires. Les coordonnées et nom des occupants est une donnée privée qu'il ne peut divulguer.

PIM · #3 25-03-2018 17:27:02

RDPR-GDPR : règlement général sur la protection des données: entre en vigueur le 28 mai 2018

GT

GT · #4 25-03-2018 17:37:04

Lire un avis de commission sur la protection de la vie privée de 2008

http://www.immo-crc.be/files/Avis_commi … 08.128.pdf

notamment le numéro 30

" Les données communiquées autres que les nom, adresse, identification du lot et quotes-parts dans la copropriété, devront être proportionnelles à la finalité de la communication (art. 4, § 1er, 3° LVP) : la communication de données non pertinentes ou excessives (par ex, un numéro de téléphone privé) au regard de la finalité de la demande ne sera pas permise."

panchito · #5 26-03-2018 08:08:52

le Syndic ne peut en aucun cas se retrancher derrière la loi sur la protection de la vie privée pour ne pas communiquer les adresses des copropriétaires à la première demande d'un CP.

Voir l'avis de l'avocat:
ICI

Puisqu'en fait la copropriété a ceci de particulier: les copropriétaires sont tous solidaires pour payer les charges d'un ou plusieurs copropriétaires qui seraient défaillants.

ninifel

PIM · #6 26-03-2018 08:16:55

Dans l'article cité par Panchito, il est fait référence à l'art. 577-8 du Code Civil.

En voici le texte, pour vous simplifier la vie (et aussi: petite économie de travail pour GT smile )

"§ 1. Lorsqu'il n'est pas désigné par le règlement de copropriété, le syndic est nommé par la première assemblée générale ou, à défaut, par décision du juge, à la requête de tout copropriétaire ou de tout tiers ayant un intérêt.
Les dispositions régissant la relation entre le syndic et l'association des copropriétaires figurent dans un contrat écrit.
S'il a été désigné dans le règlement de copropriété, son mandat expire de plein droit lors de la première assemblée générale.
Le mandat du syndic ne peut excéder trois ans, mais peut être renouvelé par décision expresse de l'assemblée générale. Le seul fait de ne pas renouveler ce mandat ne peut donner lieu à une indemnité.
Sous réserve d'une décision expresse de l'assemblée générale, il ne peut souscrire aucun engagement pour un terme excédant, la durée de son mandat.

§ 2. Un extrait de l'acte portant désignation ou nomination du syndic est affiché, dans les huit jours à dater de la prise de cours de sa mission, de manière inaltérable et visible à tout moment à l'entrée de l'immeuble, siège de l'association des copropriétaires.
L'extrait indique, outre la date de la désignation ou de la nomination, les nom, prénoms, profession et domicile du syndic ou, s'il s'agit d'une société, sa forme, sa dénomination sociale, son siège social ainsi que son numéro d'entreprise si la société est inscrite à la Banque-Carrefour des Entreprises. Il doit être complété par toutes autres indications permettant à tout intéressé de communiquer avec le syndic sans délai et notamment le lieu où le règlement d'ordre intérieur et le registre des décisions de l'assemblée générale peuvent être consultés.
L'affichage de l'extrait se fait à la diligence du syndic.

§ 2/1. Le Roi fixe la procédure d'inscription du syndic à la Banque-Carrefour des Entreprises.

§ 3. Lorsque la signification ne peut être faite conformément à l'article 35 du Code judiciaire, elle se fait conformément à l'article 38 du même Code.
La lettre recommandée visée à l'article 38, § 1er, alinéa 3, doit alors être adressée au domicile du syndic.

§ 4. Quels que soient les pouvoirs qui lui sont conférés par le règlement de copropriété, le syndic est chargé :
1° [...]
2° [...]
3° d'exécuter et de faire exécuter les décisions prises par l'assemblée générale;
4° d'accomplir tous actes conservatoires et tous actes d'administration provisoire;
5° d'administrer les fonds de l'association des copropriétaires; dans la mesure du possible, ces fonds doivent être intégralement placés sur divers comptes, dont obligatoirement un compte distinct pour le fonds de roulement et un compte distinct pour le fonds de réserve; tous ces comptes doivent être ouverts au nom de l'association des copropriétaires;
6° de représenter l'association des copropriétaires, tant en justice que dans la gestion des affaires communes. Sous réserve de dispositions contraires dans le présent chapitre, la correspondance recommandée est, à peine de nullité, adressée au domicile, ou à défaut, à la résidence ou au siège social du syndic et au siège de l'association des copropriétaires;
7° de fournir le relevé des dettes visées à l'article 577-11, § 2, dans les trente jours de la demande qui lui en est faite par le notaire;
8° de communiquer à toute personne occupant l'immeuble en vertu d'un droit personnel ou réel mais ne disposant pas du droit de vote à l'assemblée générale, la date des assemblées afin de lui permettre de formuler par écrit ses demandes ou observations relatives aux parties communes qui seront à ce titre communiquées à l'assemblée. La communication se fait par affichage, à un endroit bien visible, dans les parties communes de l'immeuble.
9° de transmettre, si son mandat a pris fin de quelque manière que ce soit, dans un délai de trente jours suivant la fin de son mandat, l'ensemble du dossier de la gestion de l'immeuble à son successeur ou, en l'absence de ce dernier, au président de la dernière assemblée générale, y compris la comptabilité et les actifs dont il avait la gestion, tout sinistre, un historique du compte sur lequel les sinistres ont été réglés, ainsi que les documents prouvant l'affectation qui a été donnée à toute somme qui ne se retrouve pas sur les comptes financiers de la copropriété;
10° de souscrire une assurance responsabilité couvrant l'exercice de sa mission et de fournir la preuve de cette assurance; en cas de mandat gratuit, cette assurance est souscrite aux frais de l'association des copropriétaires;
11° de permettre aux copropriétaires d'avoir accès à tous les documents ou informations à caractère non privé relatifs à la copropriété, de toutes les manières définies dans le règlement de copropriété ou par l'assemblée générale;
12° de conserver, le cas échéant, le dossier d'intervention ultérieure de la façon fixée par le Roi;
13° de présenter, pour la mise en concurrence visée à l'article 577-7, § 1er, 1°, d) une pluralité de devis établis sur la base d'un cahier des charges préalablement élaboré;
14° de soumettre à l'assemblée générale ordinaire un rapport d'évaluation des contrats de fournitures régulières;
15° de solliciter l'autorisation préalable de l'assemblée générale pour toute convention entre l'association des copropriétaires et le syndic, ses préposés, ses proches, parents ou alliés jusqu'au troisième degré inclus, ou ceux de son conjoint jusqu'au même degré; il en est de même des conventions entre l'association des copropriétaires et une entreprise dont les personnes susvisées sont propriétaires ou dans le capital de laquelle elles détiennent une participation ou dans laquelle elles exercent des fonctions de direction ou de contrôle, ou dont elles sont salariées ou préposées; lorsqu'il est une personne morale, le syndic ne peut, sans y avoir été spécialement autorisé par une décision de l'assemblée générale, contracter pour le compte de l'association des copropriétaires avec une entreprise qui détient, directement ou indirectement, une participation dans son capital;
16° de tenir à jour la liste et les coordonnées des personnes en droit de participer aux délibérations de l'assemblée générale et de transmettre aux copropriétaires, à première demande et au notaire s'il en fait la demande au syndic, dans le cadre de la transcription d'actes qui sont transcrits à la conservation des hypothèques conformément à l'article 1er, alinéa 1er, de la loi hypothécaire du 16 décembre 1851, les noms, adresses, quotités et références des lots des autres copropriétaires;
17° de tenir les comptes de l'association des copropriétaires de manière claire, précise et détaillée suivant le plan comptable minimum normalisé à établir par le Roi. Toute copropriété de moins de vingt lots à l'exclusion des caves, des garages et parkings est autorisée à tenir une comptabilité simplifiée reflétant au minimum les recettes et les dépenses, la situation de trésorerie ainsi que les mouvements des disponibilités en espèces et en compte, le montant du fonds de roulement et du fonds de réserve visés à l'article 577-11, § 5, alinéas 2 et 3, les créances et les dettes des copropriétaires;
18° de préparer le budget prévisionnel pour faire face aux dépenses courantes de maintenance, de fonctionnement et d'administration des parties communes et équipements communs de l'immeuble, ainsi qu'un budget prévisionnel pour les frais extraordinaires prévisibles; ces budgets prévisionnels sont soumis, chaque année, au vote de l'association des copropriétaires; ils sont joints à l'ordre du jour de l'assemblée générale appelée à voter sur ces budgets.

§ 5. Le syndic est seul responsable de sa gestion; il ne peut déléguer ses pouvoirs sans l'accord de l'assemblée générale et seulement pour une durée ou à des fins déterminées.

§ 6. L'assemblée générale peut toujours révoquer le syndic. Elle peut de même, si elle le juge opportun, lui adjoindre un syndic provisoire pour une durée ou à des fins déterminées.

§ 7. En cas d'empêchement ou de carence du syndic, le juge peut désigner un syndic provisoire, pour la durée qu'il détermine, à la requête d'un copropriétaire.
Le syndic doit être appelé à la cause par le requérant.

§ 8. Il existe une incompatibilité entre l'exercice de la fonction de syndic et la qualité de membre du conseil de copropriété."

GT · #7 26-03-2018 08:27:50

panchito a écrit :

le Syndic ne peut en aucun cas se retrancher derrière la loi sur la protection de la vie privée pour ne pas communiquer les adresses des copropriétaires à la première demande d'un CP.
Voir l'avis de l'avocat:
ICI
Puisqu'en fait la copropriété a ceci de particulier: les copropriétaires sont tous solidaires pour payer les charges d'un ou plusieurs copropriétaires qui seraient défaillants.

"Le syndic doit plus précisément fournir le nom, l’adresse, les quotes-parts et références des lots des autres copropriétaires." (Jan Roodhoofdt, avocat)

https://immo.vlan.be/fr/conseils/voisin … prietaires

Adresses postales et/ou électroniques ?

D1791 · #8 26-03-2018 09:13:52

Jean-François a écrit :

... mais qu'en est-il dans le cadre de la nouvelle réglementation européenne GDPR? ...

Je crois que la question est extrêmement pertinente et que tout réponse basée sur des anciens textes est à lire avec précaution.

Dans sa phase de collecte, il semble à priori pertinent pour le syndic de recueillir les n° de tél et adresses mails.
De là à les communiquer à des tiers...

Si j'étais syndic, je poserais la question à un institut professionnel / un avocat.

Le GDPR c'est un bazooka qui va tuer beaucoup de mouches, mais ça reste un bazooka.

GT · #9 26-03-2018 09:42:18

"PROTECTION DES DONNÉES

Dans un an, le 25/05/2018 précisément, une réglementation européenne fixant les nouvelles obligations en matière de sécurisation des données pour les personnes qui collectent des données personnelles entrera en vigueur. Cette réglementation modernisée - dénommée GDPR (General Data Protection Regulation) - concerne aussi les membres de l’IPI. Un certain nombre d’obligations existent déjà aujourd’hui mais à partir de l’année prochaine elles deviennent plus strictes. Il s’agit notamment du fait que les personnes concernées doivent donner leur consentement explicite pour que l’on détienne leurs données. Les données de mineurs doivent être encore plus protégées. La nouvelle réglementation introduit par ailleurs de nouvelles obligations pour les entreprises. Par exemple, en cas de fuite, les autorités et tous les clients concernés doivent être prévenus par l’entreprise dans les 72 heures. Le droit des personnes concernées est étendu. Elles peuvent demander d’être effacées de la base de données ou que l’on y apporte des corrections. Afin de vous aider à être suffisamment armé et à appréhender votre sécurité informatique avec sérieux, l’IPI vous a proposé fin juin un cycle de formation en ce sens. D’autres sessions seront programmées. Consultez les pages "formation" de www.ipi.be. "

Extrait de IPI NEWS 2017/2

GT · #10 26-03-2018 15:48:49

Ninifel, vous voulez comparer une nouvelle fois les législations belge et française :

Législation française (selon vous) : "chaque année lors de la confection de l'acte que le syndic français a l'obligation ( code civil) de s'assurer que le copropriétaire indique/vérifie ses données de contact."

Comment faut-il lire ce texte ? de quel acte s'agit-il ? quelle est le fonction grammaticale du pronom relatif "que" ? Cette phrase est incompréhensible

Je vous invite aussi à revenir vers nous avec les références et le texte des dispositions légales françaises concernées .

Législation belge :

art.577-11,§ 3, C. civil

" En cas de cession ou de démembrement du droit de propriété sur un lot privatif, le notaire instrumentant informe le syndic de la date de la passation de l'acte, de l'identification du lot privatif concerné, de l'identité et de l'adresse actuelle et, le cas échéant, future des personnes concernées."

art.577-10, § 1/1, C. civil
"Chaque membre de l'assemblée générale des copropriétaires informe sans délai le syndic de ses changements d'adresse ou des changements intervenus dans le statut de droit réel de la partie privative.
Les convocations envoyées à la dernière adresse connue du syndic à la date de l'envoi sont réputées régulières. "

art.577-6, § 3, al.3, C. civil
"La convocation est effectuée par lettre recommandée à la poste, à moins que les destinataires n'aient accepté, individuellement, explicitement et par écrit, de recevoir la convocation par un autre moyen de communication. Les convocations envoyées à la dernière adresse connue du syndic à la date de l'envoi sont réputées régulières. Les frais administratifs afférents à la convocation à l'assemblée générale sont à charge de l'association des copropriétaires.

Législation future

"le code belge a "oublié" ce détail dans son texte qui sera certainement corrigé en 2018. "

De quel détail s'agit-il ? Il est apparemment supposé aligner la législation belge sur la législation française. D'où vient la certitude que ce détail sera corrigé en 2018.

PIM · #11 26-03-2018 17:13:15

ninifel a écrit :

Primo : un copropriétaire est une personne physique

Et les personnes morales passent à la trappe ?

GT

GT · #12 26-03-2018 18:13:22

PIM a écrit :

ninifel a écrit :
Primo : un copropriétaire est une personne physique
Et les personnes morales passent à la trappe ?

Je l'ignorais.
C'est nouveau ? wink

Dernière modification par GT (26-03-2018 18:13:52)

luc · #13 26-03-2018 18:57:56

grmff a écrit :

Je ne connais pas la GDPR, mais le syndic doit communiquer les noms et coordonnées des copropriétaires. Les coordonnées et nom des occupants est une donnée privée qu'il ne peut divulguer.

Même suggestion avec un ajout: la communication de l'adresse email n'est pas obligatoire, mais il faut faire attention si on communique avec l'ACP exclusivement par email et le syndic refuse de communiquer la liste des adresses des membres de l'AG (exclu les CP sans droit de vote et exclu les résidents).

Exemple réel:
- le syndic refuse de communiquer l'adresse des CP et la liste des débiteurs (+300.000 EUR sur un budget de 700.000 EUR)
- deux membres des 3 du CDP (pourvoyeurs des procurations) interdisent l'utilisation de leur email (le syndic les invite à l'AG par email).
Résultat: ils n'ont pas d'adresse connue pour l'ACP, ne peuvent pas être invité à l'AG, ni recevoir des appels de fonds, ... . On verra lors de l'AGO 2019.

GT · #14 26-03-2018 20:05:48

ninifel a écrit :

GT a écrit :
PIM a écrit :
ninifel a écrit :
Primo : un copropriétaire est une personne physique
Et les personnes morales passent à la trappe ?
Seigneur................mais pour quoi écrivez-vous donc cela ?
Vous m'étonnez.

Dans une ACP ds laquelle j'ai été membre de son AG, participaient aux réunions de celle-ci des copropriétaires qui étaient des personnes morales (représentées par leur gérant ou administrateur). Et répertoriées en cette qualité sur la liste des présences signée en début de séance.

Votre étonnement m'inquiète.

Dernière modification par GT (26-03-2018 20:07:19)

PIM

GT · #15 26-03-2018 23:19:55

ninifel a écrit :

@Jean-François il ne faut pas confondre et mélanger deux choses juridiquement complètement distinctes :
1. Les coordonnées et nom des occupants est une donnée privée.
2. Le droit des copropriétaires ( personnes physiques) membres de l'Association en personne morale avec un numéro d'entreprise à la Banque Carrefour de connaitre les coordonnées des uns et les autres membres de l'ACP afin de se concerter pour gérer leur bien commun dont ils sont les gardiens responsables au premier chef. ( cfr cassation)

J'ignorais que la gestion d'une ACP était confiée aux copropriétaires.

J'ai toujours cru, à tort sans doute wink que les gestions technique, administrative, comptable d'une ACP étaient confiées par l'assemblée générale de celle-ci à un syndic à travers le vote des membres de celle-ci

GT · #16 27-03-2018 07:00:18

ninifel a écrit :

J'ai toujours cru, à tort sans doute wink que les gestions technique, administrative, comptable d'une ACP étaient confiées par l'assemblée générale de celle-ci à un syndic à travers le vote des membres de celle-ci et que ces derniers sont des vraies personnes (physiques).

1.
Vous faisiez pourtant mention du
"droit des copropriétaires (...) de connaitre les coordonnées des uns et les autres membres de l'ACP afin de se concerter pour gérer leur bien commun (...)
Les copropriétaires ne gèrent pas.

2.
Les votes sont émis par les propriétaires qui ne sont pas toujours et exclusivement des personnes physiques.
Les personnes morales , propriétaires d'un lot ds une ACP sont membres de l'AG et participent en cette qualité aux délibérations et votes.

L'article 577-6, § 1, C. civil énonce :
"Chaque propriétaire d'un lot fait partie de l'assemblée générale et participe à ses délibérations"

Un propriétaire n'est pas nécessairement une personne physique.

Dernière modification par GT (27-03-2018 07:13:13)

panchito · #17 27-03-2018 07:28:22

GT a écrit :

J'ignorais que la gestion d'une ACP était confiée aux copropriétaires.
J'ai toujours cru, à tort sans doute que les gestions technique, administrative, comptable d'une ACP étaient confiées par l'assemblée générale de celle-ci à un syndic à travers le vote des membres de celle-ci

En tous cas, tous les articles de la dernière loi sur la copropriété visent à responsabiliser les copropriétaires.

Car c'est effectivement l'AG qui est souveraine et qui doit veiller à la qualité de la gestion technique, administrative, et comptable de leur ACP.

Pour ce faire, ils engagent un Syndic, qui leur rapporte (lors de l'AG) et qui est le bras qui exécute leurs décisions.

Comme a dit l'avocat Jan Roodhooft dernièrement, le Syndic ne peut se retrancher derrière les lois sur la protection de la vie privée, pour ne pas communiquer les coordonnées des Copropriétaires d'une ACP à l'un des leurs à la première demande. Les adresses mail font partie des coordonnées.
On ne va pas retourner au siècle précédent en étant obligés de passer par Bpost?

Ni au Moyen-Age en envoyer des estafettes? Ou des pigeons?

Dernière modification par panchito (27-03-2018 07:30:00)

ninifel

GT · #18 27-03-2018 08:26:19

panchito a écrit :

Comme a dit l'avocat Jan Roodhooft dernièrement, le Syndic ne peut se retrancher derrière les lois sur la protection de la vie privée, pour ne pas communiquer les coordonnées des Copropriétaires d'une ACP à l'un des leurs à la première demande. Les adresses mail font partie des coordonnées.

Les adresses permettent notamment de convoquer les copropriétaires à l'assemblée générale.

La convocation est effectuée par lettre recommandée à la poste.
C'est la règle impérative. Exception : "à moins que les destinataires n'aient accepté individuellement, explicitement et par écrit de recevoir la convocation par un autre moyen."

Un copropriétaire pourrait très bien accepter individuellement , explicitement et par écrit de recevoir sa convocation par courriel uniquement si elle lui est adressée par le syndic.

Dans ce cas, le syndic ne pourrait communiquer l'adresse courriel à un copropriétaire qui souhaiterait convoquer lui-même une AG conformément à l'art.577-6, § 2, al. 2, C. civil ("un des copropriétaires qui a cosigné la requête peut convoquer lui-même l'assemblée générale") .

Dernière modification par GT (27-03-2018 08:27:50)

GT · #19 27-03-2018 08:58:12

ninifel a écrit :

SOLUTION : c'est le copropriétaire en personne physique qui décide quelles données le syndic diffusera à ses associés pour le contacter. J'ajoute que c'est seulement aux autres associés que le syndic a le droit de diffuser ces coordonnées et la confection de l'acte sous seing-privé permet justement aux associés de mettre à jours leurs données chaque année ( feuille de présence).

L'acte sous seing privé = ici la feuille de présences.

Ninifel,
Dans la législation française à laquelle vous vous référez fréquemment, l’article 14 du décret du 17 mars 1967 relatif qui concerne la feuille de présence (article d’ordre public) prévoit explicitement et clairementr : « Il est tenu une feuille de présence pouvant comporter plusieurs feuilles qui indiquent les noms et domicile de chaque copropriétaire ou associé, et, le cas échéant, de son mandataire (...)».

Le domicile n'est pas une adresse courriel.

panchito · #20 27-03-2018 09:16:44

En tous cas les copropriétaires doivent au moins tous posséder les adresses du domicile des autres CP puisque si le Syndic ne convoque pas une AGE qui serait demandée par des CP possédant au moins 20% des quotités, c'est à ces CP de convoquer l'AGE.
Par recommandé ou par mail pour ceux qui ont fait la demande expresse de recevoir les convocation par mail.

Jean-François, ninifel

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