syndic, reponse au notaire en frais privatifs

jetlag · #1 31-08-2018 18:50:36

Bonjour,

J'ai une question par rapport a la situation suivante... les faits comme suit:

Je suis proprietaire d'un apartement mis en location dans un immeuble en copropriete...
- En debut d'annee et dans un dossier qui n'a rien a voir - un notaire leur demande des renseignements (bref, si j'ai des dettes vers la coprop)
- le syndic repond a la demande du notaire...
- je regle la note du notaire, avec ses couts en forfait (sans details fournis - il a fait plusieurs recherches sur plusieurs biens a la fois)

- 7 mois apres - je recois une facture du syndic pour plus de 300 EUR pour avoir repondu a la demande du notaire en debut d'annee
- je demande des explications, car a l'epoque des faits on me mets pas au courant de ces frais
- leur reponse est que si j'ai un probleme je dois me retourner contre le notaire pour lui reclamer les details sur son forfait (bref ils disent qu'il n'y a pas de note envoyee vers le notaire ). Ils estiment que le notaire est mon mandataire et que donc c'est pour ma poche....
- Vu que la demande de service ne vient pas de moi, que j'ai regle un cout de recherches "forfaitaire" au notaire (travailler en couts reels n'etait pas une option), et que je n'ai pas ete informe de ces couts par le syndic - je trouve injuste que le syndic me demandent d'acquitter cette facture.

Question ...
Je vous demande s'il y a une base legale qui regit le fonctionement de ces syndics, par rapport au contexte ci dessus. Ont-ils le droit d'exiger le payment?

J'ai eu a faire a au moins 6-7 affaire de notaires - toujours ses prestataires de services lui addressent la note en direct, et pas au client du notaire/moi meme. Que ce soit cadastre, IBGE, peu importe. Aucun autre syndic n'a fait ceci non plus, car j'ai plusieurs biens.
En dehors du fait que je trouve le montant excessif, pour une simple lettre qui lui montre l'etat de nos compte vers une copropriete - qui sont tous regles a jour d'ailleurs.

Quelles sont mes options?
Merci - BAV/ jet

GT · #2 31-08-2018 20:19:02

Dispositions légales : article 577-11, §1 et § 2, art. 577-1, § 4, 577-8, §1, al.1 et 2, C. civil
Dispositions contractuelles : le contrat entre le syndic et l'ACP

Dans les circonstances visées à l'article 577-11 §1 et §1, le notaire est obligé de demander au syndic des informations et documents.

"Art. 577-11. § 1er. § 1er. Dans la perspective de la cession du droit de propriété d'un lot, le notaire instrumentant, toute personne agissant en tant qu'intermédiaire professionnel ou le cédant, selon le cas, transmet au cessionnaire, avant la signature de la convention ou, le cas échéant, de l'offre d'achat ou de la promesse d'achat, les informations et documents suivants, que le syndic lui communique sur simple demande, dans un délai de quinze jours :
(...)
2° le montant des arriérés éventuels dus par le cédant;
(...)
§ 2. En cas de cession du droit de propriété d'un lot entre vifs ou pour cause de mort le notaire instrumentant demande au syndic de l'association des copropriétaires, par lettre recommandée à la poste, de lui transmettre les informations et documents suivants :
(...)"

Ces frais sont imputés au copropriétaire.

"Art. 577-11. § 4. Les frais de transmission des informations requises en vertu des §§ 1er et 2 sont à charge du copropriétaire cédant."

Les prestations du syndic sont rémunérées selon les conditions prévues dans son contrat . Le contrat est approuvé par l'assemblée générale lors de la nomination du syndic par l'AG.

" Art. 577-8. § 1. Lorsqu'il n'est pas désigné par le règlement de copropriété, le syndic est nommé par la première assemblée générale ou, à défaut, par décision du juge, à la requête de tout copropriétaire ou de tout tiers ayant un intérêt .
Les dispositions régissant la relation entre le syndic et l'association des copropriétaires figurent dans un contrat écrit."

Un montant de 300,00 pour les prestations du syndic en réponse aux demandes du notaire dans le cadre des articles 577-11 § 1 et § 2 n'est pas excessive. Les demandes ne portent pas que sur le montant des arriérés éventuels dus par le cédant (lire l'entièreté de l'article 577-11, § 1 et § 2, C.civil).

C'est bien le contexte ?

Le syndic a, conformément au texte légal, l'obligation de répondre au notaire et ne doit pas informer préalablement le copropriétaire cédant de ou des demandes de celui-ci ni du montant de ses honoraires qui doivent figurer dans son contrat. Il s'agit de frais privatifs mis à charge du cédant par le syndic.

Le contexte est différent ? lequel ?

rexou

jetlag · #3 01-09-2018 10:33:34

Super reponse, docs a l'appui.... Merci.

Le context il est plus au moins comme decrit.
Pour la petite histoire, j'ai eu a faire a un stagiaire du notaire qui n'etait pas suppose a faire ces recherches avant de me repondre tout d'abord a des questions plus haut niveau pour que je fasse un go/nogo.
J'etais prepare d'aller devant l'ombudsman car tout a ete par ecrit - finalement je n'ai pas paye ses honoraires. Par contre j'ai bien paye la moitie de ses couts (en forfait comme decrit), dont il m'a dit que couvraient les entites qui lui ont repondu (implicitement syndics).

Je comprends que ce syndic-ci n'est alors pour rien dans l'affaire - je ne savais simplement pas qu'ils envoyaient les couts de recherches au proprietaire (au lieu de facturer le notaire).
Et bien sur que il n'y a pas eu de "proprietaire cedant" car ce n'etait pas une vente - mais effectivement c'est le meme type de recherches auxquelles ils ont repondu.

J'avoue que ca m'enerve quand les gens considerent differement l'argent qui n'est pas le leurs, et que je n'ai pas autre solution que payer.

Finalement
- le notaire trouve son compte car le forfait couvre a 2-300% ses couts reels, car il passe des couts de batiment/bureau, etc dedans. Et encore, ce n'est pas un "forfait" vraisemblalement
- le syndic aussi (ok, il reagit au notaire - et sans prevenir celui qui paye).
- Sauf moi - en temps et argent. Et tout ca, en suivant la loi ... quoi dire de plus.

Encore une fois grand merci d'avoir pris le temps d'y repondre.
BAV /jet

dach · #4 02-09-2018 09:41:19

jetlag a écrit :

Je suis proprietaire d'un apartement mis en location dans un immeuble en copropriete...
- En debut d'annee et dans un dossier qui n'a rien a voir - un notaire leur demande des renseignements (bref, si j'ai des dettes vers la coprop)
- le syndic repond a la demande du notaire...
- je regle la note du notaire, avec ses couts en forfait (sans details fournis - il a fait plusieurs recherches sur plusieurs biens a la fois)

Si la demande de renseignements concerne pas "la perspective de la cession du droit de propriété d'un lot", le notaire ne pouvait pas demander au syndic les renseignements et ce dernier ne pouvait les communiquer. Reste à prouver qui à commis l'erreur et lui réclamer le dommage.

Obtenir le décompte du notaire permet aussi s'assurer que ses débours sont justifiés. De ma petite expérience, Il semble que cela soit habituelle que ces décomptes soit imprécis voir inexistant, mais la contestation des débours me semble a propos qui si l'on suspecte de grosse erreurs.

Je pense qu'il soit dans les usages que le syndic facture les frais de transmission des informations directement au propriétaire du lot et non au notaire.

GT a écrit :

Un montant de 300,00 pour les prestations du syndic en réponse aux demandes du notaire dans le cadre des articles 577-11 § 1 et § 2 n'est pas excessive.

Tout est relatif selon que l'on soit le débiteur ou le créancier ... Dans fait la prestation ne consiste qu'a compléter une lettre type, y joindre quelques copies (PV, Bilans, ...) et établir la facture au propriétaire. Il me semble évidant que les syndics abusent un peu du fait qu'il sont incontournable pour cette prestation qui n’est effectuée que quant le CP quitte la copropriété.

GT · #5 02-09-2018 10:16:16

dach a écrit :

GT a écrit :
Un montant de 300,00 pour les prestations du syndic en réponse aux demandes du notaire dans le cadre des articles 577-11 § 1 et § 2 n'est pas excessive.
Tout est relatif selon que l'on soit le débiteur ou le créancier ... Dans fait la prestation ne consiste qu'a compléter une lettre type, y joindre quelques copies (PV, Bilans, ...) et établir la facture au propriétaire. Il me semble évidant que les syndics abusent un peu du fait qu'il sont incontournable pour cette prestation qui n’est effectuée que quant le CP quitte la copropriété.

3 syndics bruxellois ont récemment été approchés :
Réponse ds le cadre de l'art. 577-11, § 1 : frais particuliers à charge du copropriétaire concerné : 175, 120, 150 €
Réponse ds le cadre de l'art. 577-11, § 2 : frais particuliers à charge du copropriétaire concerné : 175,120, 175 €

grmff · #6 02-09-2018 15:00:10

Personnellement, je trouve tout à fait logique le comportement de votre syndic.

On lui demande un job, comme dans le cadre d'une vente. Ce sont des informations dont vous disposez déjà, mais que le notaire doit confirmer dans le cas des ventes. C'est donc un job particulier, qui mérite salaire. A charge du propriétaire qui est le seul responsable vis-à-vis de la copropriété.

Et il serait illogique que le notaire paie ces frais, ou propose de faire un "forfait", puisque chaque syndic fait payer ses services suivant un tarif et un contrat spécifique. Certains ne font rien payer. D'autres facturent 300€. Sans le savoir à l'avance, comment voulez-vous sérieusement que le notaire vous fasse un "forfait" pour ce genre de prestations sans prendre une grosse marge de sécurité insensée et à vos frais?

Payer un notaire pour qu'il fasse des demandes officielles d'informations dont vous disposez déjà? Tout cela n'a pas beaucoup de sens, si vous voulez mon opinion.

rexou

luc · #7 03-09-2018 07:34:08

grmff a écrit :

(...)
On lui demande un job, comme dans le cadre d'une vente. Ce sont des informations dont vous disposez déjà, mais que le notaire doit confirmer dans le cas des ventes. C'est donc un job particulier, qui mérite salaire. A charge du propriétaire qui est le seul responsable vis-à-vis de la copropriété.
(...)

Vous êtes certain que ces informations sont réellement communiqués aux candidats-vendeurs comme il faut ?
1. Les frais du syndic sont à charge de l'ACP sur base du contrat syndic-ACP (mouvement 1 = 300 EUR à charge de l'ACP)
2. Les frais de l'ACP dans le cadre de cette cession sont à charge du propriétaire cédant, sur base des statuts qui lient le propriétaire à l'ACP (mouvement 2 = 300 EUR à charge de l'ACP)
3. Compensation comptable est interdite depuis 1975, il faut donc deux lignes dans la comptabilité.
4. Le mouvement 1 a une pièce justificative qui est vérifiable par tout propriétaire. Un opposant au syndic peut donc savoir comment ça ce fait que tout acheteur est "contre" lui avenant de l'avoir vu, ... .

Mais je crois qu'on sort du sujet. et entre dans le contexte d'un syndic qui n'est pas de "bonne" foi.

jetlag · #8 03-09-2018 09:01:48

(*) Maintenant je trouve aussi - que le syndic a reagit a la demande du notaire ...

Par contre j'ai un probleme avec les montants pratiques, pour une lettre qui donne l'etat de mes contributions au fond de roulement, arrierres, etc.
Vous etes a un tarif journalier d'un consultant, je doute qu'ils ont passe 1 jour pour rediger 2 pages...
Ils auraient pu demander 1000 a la place de 300, parce que le notaire leure a demande -> je n'aurait pas de recours.
Je ne sais pas quelle somme leur contrat specifie, je vais leur demander copie. Mais ceci se rajoute au temps que je perds pour cette histoire,

Bref - ici se termine la partie du message initial.

Le reste (notaires) c'est off-topic, seulement pour ceux qui s'interessent

BAV -
jet
---------
La relation avec le notaire n'est pas du tot comme vous la decrivez.
En tout cas dans mon contexte lie a cette situation, elle n'a pas ete ...

Contexte -
. Mon epouse n'est pas de nationalite EU, egalement nos enfants ont double/triple nationalite. Avec l'age on commence a chercher les implication au niveau heritage, donations, bref - et des alternatives /legales/ pour la gestion du patrimoine
. Deja - la mission que j'ai demande "etait de faire une analyse patrimoine" et de me donner le pour et le contre des plusieurs alternatives possibles - et SURTOUT leur couts associes. Ceci pour des procedures vis-avis de la Belgique.
. 2 jours apres cette mission - je leurs ecrit pour arreter la mission. Je me rendais compte des questions recues, que je savais plus sur le sujet que la personne en charge de mon dossier qui travaille dans son etude.
. Elle m'a confirme le dossier ferme, et de "deja avoir commence des recherches d'usage". Je note = sans me prevenir de leur nature, leurs couts ... et sans avoir mon accord avant de les entamer.
. Deux mois apres, j'ai recu la note = plusieurs milliers EUR en "frais administratifs de procedure" et "honoraires" ... pour procedure non-aboutie.
Je ne pouvais pas le croire.

Les honoraires - il a accepte de les oublier (il n'a pas fait une analyse du tout ...).
Par contre au niveaus debours (et c'est ici que ma reponse commence reelement) - Il y a une difference entre comment ils travaillent par rapport a ce qui est decrit sur la page du site notaire.be...
=> Theoriquement il vous exige "une provision" pour ses debours, car il ne sont pas entierement connus au moment du depart. Ceci seulement pour des mission reprises dans une liste bien publique (A.R je ne sais plus lequel)
=> Theoriquement il doit ajuster cette "provision" au jour ou les couts deviennent connus/recherches finis. Ca s'appelle "travailler en couts reels".
=> Sauf qu'ils ne travaillent pas en couts reels -
Ils n'ajustent pas "la provision", et parfois ils ne l'aplique meme pas aux bonnes operations.

Est-ce que la difference est importante? Cette "provision", il faut savoir
. est d'abord etablie par nature de l'acte (pour interventions qui sont regularisee pdv honoraires)
. est etablie sur une moyenne de l'annee precedentes (elle monte tous les ans, meme si les couts de cadastre/etc ne montent pas)
. son montant est recu tous les ans, par les notaires, via les updates du programme de facturation
(cherchez google sur "profac", vous allez tomber sur une version bien ancienne)

Avec la nouvelle connaissance acquise (couts reels vs forfait) j'ai commencer a eplucher les couts d'une operation (d'achat) recement cloturee, different notaire ....
(a) couts(reel) des recherches (cadastre, ibge, urbanisme, loi sociales, centrale hypotheques bref le paneau entier) =350 EUR.
(b) Montant du forfait percu = 1050 EUR.
...
Question renvoye au notaire => Rien a rembourser car la difference etant associee a des "frais administratifs de dossier".
Et un "ah non Monsieur - nous travaillons en couts forfaitaires comme tous les notaires"

Est-ce "tous les notaires?"
A l'epoque des faits j'ai fait le tour de 10 notaires a Bxl par telephone - me passer en acheteur potentiel d'un immeuble (operation regularisee)
Aucun n'a accepte de travailler en cout reels. Tous etaient en couts forfaitaires.
Donc ils peuvent bien vous donner un decompte de leurs debours - mais ils vont pas rembourser la difference sur la "provision".

"Et qu'est-ce qu'il dit leur regulateur ?"
J'ai saisi l'ordre des notaires via la page de contact, sur leur point (#4 "couts administratifs de recherche, un fourre-tout" - cherchez sur google).
Donc sur le fait qu'aucun notaire ne rembourse les provisions malgre ce qu'ils disent sur ce site.
La reponse -> "si vous pensez que votre notaire blah, blah... veuillez vous adresser a l'ombudsman".

"Vous dites, ombudsman?"
Si vous lisez derriere la surface - l'ombudsman n'est pas le regulateur, c'est un mediateur.
Les notaires ne lui repondent pas en hierarchie je veux dire, meme s'ils essayent de jour le jeu.
En clair meme si vous avez l'ombudsman qui tranche pour vous, le notaire n'est pas oblige de lui donner suite s'il veut pas.
En plus il y a un cout, pour la mediation...
Vu les montants, et une possibilite de temps perdu sans avoir necessairement l'assurance d'un resultat, j'ai refuse.

Encore une petite note avec des petits characteres ...
. Quand le notaire percoit l'entierete du montant en provision=forfait "frais divers", donc ne fait pas le calcul en couts reels -> la TVA est due sur l'entierete du montant, donc +200 EUR de la poche du client. Qui se rajoute a 1050 dans mon cas.

. S'il declare le cout reel + meme si il rajoute ses frais de dossier => la TVA est due seulement sur les 350 de couts reels et vacations, pas sur ses frais de dossier (Art28 Loi sur la TVA - pour toute profession liberale). Donc vous avez une "perte" de +-70% sur recettes de TVA de l'Etat, dans un dossier achat (avec les montant qui etaient pour mon dossier). Du coup - il n'y a vraiment pas beaucoup d'interet de la part du regulateur en chef de tirer les responsables par la manche.

Finallement et heureusement, les montants en jeu pour moi son relativement petits - mais le principe d'etre le seul perdant dans un jeu a pouvoirs inegaux me derange.

panchito · #9 04-09-2018 07:13:35

Quand votre ACP a choisi d'engager ce Syndic, ils ont accepté son contrat après l'avoir éventuellement négocié et l'on signé.

Dans tous les contrats de syndic que je connais, il y a une annexe avec les coûts horaires pour toutes les activités extra, ou un coût forfaitaire.

Pour les changements de propriétaires d'un lot, il s'agit souvent d'un coût forfaitaire (200 à 300€), imputé en frais privatifs au CP concerné.

Relisez le contrat de votre syndic. L'explication que vous cherchez s'y trouve.

BMCTools

luc · #10 04-09-2018 08:12:52

panchito a écrit :

Quand votre ACP a choisi d'engager ce Syndic, ils ont accepté son contrat après l'avoir éventuellement négocié et l'on signé.
Dans tous les contrats de syndic que je connais, il y a une annexe avec les coûts horaires pour toutes les activités extra, ou un coût forfaitaire.
Pour les changements de propriétaires d'un lot, il s'agit souvent d'un coût forfaitaire (200 à 300€), imputé en frais privatifs au CP concerné.
Relisez le contrat de votre syndic. L'explication que vous cherchez s'y trouve.

Un contrat de syndic est un contrat entre l'ACP et ce syndic, pas plus ni moins. Pour imputer des frais de l'ACP à un propriétaire il faut référer à la loi ou des dispositions statutaires. Le syndic n'est pas le regisseur de parties privatives. Il n'a pas à tenir une comptabilité des parties privatives, ni l'AG à approuver.

panchito · #11 04-09-2018 10:26:54

Quand un lot change de propriétaire, il est évidemment normal que le Syndic impute les frais de mutation au CP concerné en frais privatifs.

Il s'agit de frais de mutation qui ne concerne pas les autres CP et qui sont TOUJOURS imputés en frais privatifs au CP concerné.

Exemple d'annexe au contrat de Syndic:

Que dit le contrat que vous avez signé avec votre Syndic?

grmff · #12 04-09-2018 10:54:08

Je ne sais pas ce que vous avez demandé à votre notaire. Il ne me semble en tout cas pas utile, dans la situation que vous décrivez, de demander les informations au syndic.

M'est avis que votre notaire n'a pas compris votre besoin, a décidé de faire à sa mode ou est un fameux crétin. Le "ou" n'est pas exclusif, bien au contraire...

jetlag · #13 04-09-2018 11:29:08

Je reponds a tous en bloc ...
- on est bien d'accord que le syndic y est pour rien - la demande du notaire specifie "acte de vente", d'une facon erronee
- le contrat du syndic montre le tarif facture en privatifs

Je ne savais pas :
- que le syndic facture en frais privatifs - et pas aux notaires, comme le font d'autres prestataires de services qui repondent aux demandes des notaires.
- que les "frais forfaitaires" du notaire, en fait ne le sont pas a 100% forfaitaires. C'est nullepart ecrit.

Merci a tous - maintenant c'est clair / jet

syndic, reponse au notaire en frais privatifs

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