A.G. : quels sont les documents obligatoires doivent accompagner la convocation

MCL · #1 22-05-2022 10:07:39

Bonjour à toutes et tous,

Lorsqu'on reçoit la convocation à l'A.G., quelles sont les documents obligatoires qui doivent l'accompagner?

- l'ordre du jour où on retrouve les points classiques ( calcul du quorum, constitution de l'assemblée, vérification des comptes....)

- points demandés par le conseil des copro ou par un copro : est-il obligatoire de joindre la demande écrite de la personne concernée ou le syndic peut-il simplement reformuler la demande sans joindre de justificatif?

Merci pour votre aide

rexou · #2 22-05-2022 20:45:07

Points demandés par un CP : le syndic doit mettre le point à l'ordre du jour. Il ne doit rien faire de plus. Ni joindre le texte de la demande, ni même mentionner le nom du demandeur. Il peut cependant décider de le faire, sans que ce soit une obligation.

GT · #3 23-05-2022 09:21:07

L'ordre du jour est réalisé par celui qui convoque l'AG.

L'ordre du jour mentionnera dans le convocation outre les propositions écrites des copropriétaires et du conseil de copropriété tous les sujets inscrits dans la convocation par le syndic nécessitant une décision des copropriétaires ( les décisions relatives aux mandats, aux décharges, à l'approbation des comptes, aux travaux, les budgets prévisionnels, la question des travaux extraordinaires, le rapport d'évaluation des contrats en cours...).

Quels documents le syndic doit-il annexer à la convocation ?

Ce seront les documents que la loi ou le règlement d'ordre intérieur/ le règlement de copropriétaire de l'ACP concernée prévoit qu'ils y soient annexés.

La loi ?
Code civil, livre 3 "les biens", art.3.89, § 5
§ 5. Quels que soient les pouvoirs qui lui sont conférés par le règlement d'ordre intérieur, le syndic est chargé:
16° de préparer le budget prévisionnel pour faire face aux dépenses courantes de maintenance, de fonctionnement et d'administration des parties communes et équipements communs de l'immeuble, ainsi qu'un budget prévisionnel pour les frais extraordinaires prévisibles; ces budgets prévisionnels sont soumis, chaque année, au vote de l'association des copropriétaires; ils sont joints à l'ordre du jour de l'assemblée générale appelée à voter sur ces budgets. Le cas échéant, le syndic inscrit à l'ordre du jour de l'assemblée générale la question des travaux extraordinaires à prévoir pour les années à venir.

Nous ignorons le contenu du règlement d'ordre intérieur/règlement de copropriété de l'ACP visée par MCL.

En tout état de cause, l'efficacité nécessite que le maximum de documents soient annexés à la convocation (offre des syndics et leurs propositions de contrats, devis...). Ceci permettra de gagner du temps lors de l'AG.

Je ne conçois pas qu'un conseil de copropriété ou un copropriétaire demande au syndic de mettre à l'ordre du jour la désignation d'un nouveau syndic sans joindre à cette demande l'offre et le contrat du syndic pressenti et sans demander au syndic de joindre ces documents à la convocation de l'AG.

GT · #4 23-05-2022 09:33:04

MCL a écrit :

Bonjour à toutes et tous,
Lorsqu'on reçoit la convocation à l'A.G., quelles sont les documents obligatoires qui doivent l'accompagner?
- l'ordre du jour où on retrouve les points classiques ( calcul du quorum, constitution de l'assemblée, vérification des comptes....)
- points demandés par le conseil des copro ou par un copro : est-il obligatoire de joindre la demande écrite de la personne concernée ou le syndic peut-il simplement reformuler la demande sans joindre de justificatif?
Merci pour votre aide

Reformuler (formuler autrement) ou reproduire telle quelle la demande initialement formulée ?

rexou · #5 23-05-2022 11:22:03

GT a écrit :

...
Nous ignorons le contenu du règlement d'ordre intérieur/règlement de copropriété de l'ACP visée par MCL.
En tout état de cause, l'efficacité nécessite que le maximum de documents soient annexés à la convocation (offre des syndics et leurs propositions de contrats, devis...). Ceci permettra de gagner du temps lors de l'AG.
Je ne conçois pas qu'un conseil de copropriété ou un copropriétaire demande au syndic de mettre à l'ordre du jour la désignation d'un nouveau syndic sans joindre à cette demande l'offre et le contrat du syndic pressenti et sans demander au syndic de joindre ces documents à la convocation de l'AG.

La proposition de remplacement du syndic est bien sur un point particulier. Bien entendu, si des documents sont joints et si de plus il est expressément demandé de les joindre à la convocation, le syndic doit se conformer à la demande.

Yves Van Ermen · #6 23-05-2022 19:00:47

GT a écrit :

La loi ?
Code civil, livre 3 "les biens", art.3.89, § 5
§ 5. Quels que soient les pouvoirs qui lui sont conférés par le règlement d'ordre intérieur, le syndic est chargé:
16° de préparer le budget prévisionnel pour faire face aux dépenses courantes de maintenance, de fonctionnement et d'administration des parties communes et équipements communs de l'immeuble, ainsi qu'un budget prévisionnel pour les frais extraordinaires prévisibles; ces budgets prévisionnels sont soumis, chaque année, au vote de l'association des copropriétaires; ils sont joints à l'ordre du jour de l'assemblée générale appelée à voter sur ces budgets. Le cas échéant, le syndic inscrit à l'ordre du jour de l'assemblée générale la question des travaux extraordinaires à prévoir pour les années à venir.

La loi ?
Elle dit principalement que "La convocation indique les modalités de consultation des documents relatifs aux points inscrits à l'ordre du jour." (Art 3.87 §3 ). Et donc que le syndic n'est pas obliger de joindre des documents à sa convocation en dehors de l’exception reprise par GT ci-dessus.

Et la loi étant impérative, je ne pense pas qu'un ROI ou un RGC puisse y déroger.

Il est cependant obligatoire que les copropriétaires savent comment avoir accès aux annexes à l'AG (site web, rdv chez le syndic,....)

La pratique ?
Il effectivement utile d'envoyer une certain nombre de pièces comptables avec la convocation. Au minimum: bilan, budget ordinaire, budget fonds de réserve, rapport CC, rapport vérificateur au comptes,....) et ensuite les devis. Ceci dis, ceux-ci peuvent être volumineux et complexes. Un résumé avec un comparatif est parfois préférable.

Et tout cela en sachant que l'intégralité des documents est consultable de la manière X ou Y aux copropriétaires qui le désirent.

GT · #7 24-05-2022 09:17:15

Les statuts peuvent compléter la loi qui est impérative.

Je cite E. RIQUIER (10 questions et réponses sur l'assemblée générale des copropriétaires, Kluwer,2011, n°51, page 67)

"Il y a 2 types de documents qui doivent être annexés aux convocations : les documents exigés par la loi et éventuellement les statuts, et ceux que l'efficacité commande de communiquer aux copropriétaires en même temps que l'ordre du jour."

"Ainsi les comptes doivent-ils parfois, selon le voeu du règlement de copropriété , être joints aux convocations"

"Une exigence plus fréquente encore est celle de leur communication un certain temps avant l'assemblée générale"

mvhl

mvhl · #8 08-06-2022 08:41:00

De notre côté, aucune pièce jointe, et le syndic convoque l'AG en vidéo alors qu'on avait demandé en présentiel.

J'ai demandé les documents obligatoires (comptes, exigés par l'acte de base un mois avant l'AG ; budget, exigé par la loi) ou utiles (rapport du syndic sur l'exercice écoulé, rapport du CAC, rapport d'évaluation des contrats de gaz et d'élec vu qu'on a changé "à l'insu de notre plein gré" au 1er janvier) mais n'ai pas reçu de réponse. Ca va être super de consulter tout ça par vidéo ...

PIM · #9 08-06-2022 10:11:05

mvhl a écrit :

De notre côté, aucune pièce jointe, et le syndic convoque l'AG en vidéo alors qu'on avait demandé en présentiel.
J'ai demandé les documents obligatoires (comptes, exigés par l'acte de base un mois avant l'AG ; budget, exigé par la loi) ou utiles (rapport du syndic sur l'exercice écoulé, rapport du CAC, rapport d'évaluation des contrats de gaz et d'élec vu qu'on a changé "à l'insu de notre plein gré" au 1er janvier) mais n'ai pas reçu de réponse. Ca va être super de consulter tout ça par vidéo ...

Ne votez pas la décharge, dans ce cas.

mvhl

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