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Si vous êtes professionnel et non-CP, peut-être s'agit-il strictement parlant de données privées, que l'ancien syndic ne peut communiquer qu'aux CPs et aux notaires, cfr. CC art. 577-6, §1 ?
Même au cadastre, pour obtenir la liste des propriétaires, il faut si je me souviens bien prouver au fonctionnaire que vous avez une raison valable de la demander, un rapport avec l'immeuble. Il me semble me rappeler vaguement qu'un CP peut demander les données des CPs de son immeuble, ceux des immeubles sur toutes les parcelles attenantes, et dans certains cas tous les voisins dans un rayon de 50m autour de son terrain ?
Pour ceux qui n'auraient pas réalisé : ATTENTION : DEBUTANT 
Merci Luc.
Donc, la "méthode Grmff" ci-dessus peut s'appliquer également aux successions.
QUESTION
En cas de décès / succession des copropriétaires d'un lot, existe-t-il un mécanisme permettant au syndic d'enregistrer l'ACP comme créancier auprès de la succession, en ne connaissant que l'identité et les coordonnées des défunts ?
Si oui, dans quels cas le syndic doit-il l'appliquer ?
(mon hypothèse : si aucun "intéressé" identifié dans les quatre (?) mois du décès, correspondant au délai standard pour régler la succession fiscalement).
J'en pense que la méthode offre une occasion de plus aux distraits et aux négligents de mettre à jour l'adresse postale de leur domicile. Ceci augmente probablement la qualité générale des données en possession du syndic.
Néanmoins, la méthode ne résout en rien les problèmes essentiels, qui sont selon moi d'être raisonnablement certain que :
1- ceux qui ont réellement le droit de s'exprimer et de voter à l'AG soient connus
(et donc contactés pour y participer, pour celà la méthode aide un peu, quoique l'on puisse se demander comment celui qui modifie son adresse au moment de l'AG ait pu y être invité),
2- ceux qui s'expriment et votent à l'AG en ont réellement le droit,
ce qui assure la sécurité juridique des décisions prises.
Merci grmff pour cette réponse rapide et complète
Adam a écrit :QUESTIONS PLUS PRECISES
- Quels documents un propriétaire de lot doit-il fournir au syndic afin que celui-ci puisse l'inscrire sur la liste ?Une simple attestation de propriété du notaire suffit pour les nouveaux propriétaires.
Adam a écrit :- Comment la liste initiale peut-elle être adaptée par le syndic lors de transmission de lots (ventes, successions etc...) ?
Le notaire est tenu de vous interroger en cas de vente. Personnellement, je faisais une réponse type au notaire, incluant une demande pressante de m'informer des coordonnées du nouveau propriétaire. Et j'écrivais au futur ancien qu'il restais responsable tant que je n'avais pas une attestation de vente.
Si je comprends bien, vous demandiez deux attestations différentes, l'une au vendeur, l'autre à l'acheteur. Correct ?
CONTEXTE
- Copropriété de moins de 20 lots.
- Organes existants : l'AG et le syndic.
- Une seule personne physique est syndic, elle n'a ni ne veut d'adjoints (en accord avec les CPs), elle est un CP syndic bénévole.
- CC art. 577-8, §4, 16° : le syndic est chargé de tenir à jour la liste et les coordonnées des personnes en droit de participer aux délibérations de l'AG [...].
- CC art. 577-6, §1 : Chaque propriétaire d'un lot fait partie de l'AG [...]. En cas de division du droit de propriété portant sur un lot privatif [...] les intéressés désignent leur mandataire [...]. Ce dernier est convoqué aux AGs [...] et reçoit tous les documents de l'ACP [...]. Les intéressés communiquent par écrit au syndic l'identité de leur mandataire.
- La liste en question n'existe pas formellement dans la copropriété et doit être établie.
QUESTION GENERALE
- Comment le syndic doit-il procéder pour établir et maintenir cette liste avec suffisamment de sécurité juridique pour l'ACP, l'AG et lui-même ?
QUESTIONS PLUS PRECISES
- Quels documents un propriétaire de lot doit-il fournir au syndic afin que celui-ci puisse l'inscrire sur la liste ?
- Quels documents les intéressés désignant leur mandataire doivent-ils fournir au syndic afin que celui-ci puisse inscrire ce mandataire sur la liste ?
- Qu'entend t'on par "Nom" ? Nom et tous les prénoms ?
- Qu'entend t'on par "Coordonnées" ? Adresse du domicile ? Autres ?
- Variations si le propriétaire ou un intéressé est une personne morale, par exemple une société ?
- Jusqu'à quel point et comment le syndic doit-il vérifier les informations fournies ? (P.ex. le propriétaire est-il bien propriétaire ? Tous les intéressés se sont-ils manifestés ? La personne est-elle habilitée à représenter la société ? L'adresse est-elle bien le domicile de la personne ou le siège de la société ? etc... etc...)
- Comment la liste initiale peut-elle être adaptée par le syndic lors de transmission de lots (ventes, successions etc...) ?
Merci pour votre aide.
Merci à tous pour vos réponses rapides et éclairantes
Je formule ci-dessous quelques tentatives de conclusion pratique et une nouvelle question directement liée.
Je serais très intéressé par vos opinions à ce sujet.
NB: Il est possible que je n'aie pas tenu compte de certains éléments dans vos réponses les plus récentes.
HYPOTHESES :
- Copropriété de moins de 20 lots.
- Une seule personne physique est syndic, elle n'a ni ne veut d'adjoints, elle est un CP syndic bénévole, comme attesté par un PV d'AG signé à l'unanimité, à 100% des parts de l'immeuble.
DANS LA PRATIQUE
Je conclus :
1) qu'il faudrait mettre pas mal de choses en oeuvre uniquement pour que le syndic réceptionne un deuxième exemplaire des recommandés qui doivent légalement lui être adressés à son domicile...
2) que l'existence d'une boîte aux lettres réservée à l'ACP à son siège n'apporte pas de sécurité supplémentaire, hormis peut-être pour les recommandés envoyés durant une période de battement entre deux syndics successifs, si le syndic sortant ne transmet pas correctement. Ladite période de battement ne devrait pas exister si l'AG joue son rôle.
3) que l'existence même d'une boîte aux lettres réservée à l'ACP entraînerait probablement son utilisation pour divers courriers non-recommandés, créerait des attentes, etc...
D'où QUESTION
Connaissez-vous des cas dans lesquels quelqu'un pourrait légalement reprocher quelque chose à l'ACP, à l'AG ou à son syndic dans l'hypothèse ou AUCUN courrier adressé à l'ACP à son siège n'est en pratique traité par le syndic ?
Ceci en supposant que :
1) Le nom, adresse et autres informations concernant le syndic sont affichées selon les règles à l'entrée de l'immeuble et/ou dans l'ascenseur pour ce qui concerne la gestion de celui-ci.
2) Tous les "fournisseurs" connus de l'ACP (banques, assurances, énergie , eau etc...) ont été informés du mandat-identité-adresse du syndic, copie du PV d'AG signé par tous les CPs à l'appui.
3) Le syndic traite correctement tout courrier adressé à l'ACP au domicile du syndic.
PROCURATIONS POSTALES bpost ou BCE
Merci Luc pour la suggestion.
Mais si je comprend bien, ces procurations permettent au syndic de réceptionner le courrier destiné à l'ACP, mais PAS d'obtenir présentation de ce courrier au domicile du syndic. Correct ?
Concerne une ACP de moins de 20 lots dont je suis le nouveau syndic bénévole.
Nous n'avons pas d'autres organes que l'AG et le syndic.
Certains courriers doivent être envoyés ET au siège de l'ACP ET au syndic.
Je n'habite pas dans l'immeuble (càd le siège de l'ACP), mon domicile privé est publié dans les formes, l'aspect "courrier au syndic" est donc sous contrôle.
Quelle infrastructure sommes-nous sensés mettre en place pour réceptionner valablement les courriers adressés à l'ACP à son siège ?
Faut-il prévoir une boîte aux lettres au nom de l'ACP devant l'immeuble ?
Qui est habilité à réceptionner les envois recommandés envoyés à l'ACP à son siège ?
Merci pour votre aide.