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Comment établir la liste des personnes en droit de participer à l'AG ?

Adam
Pimonaute assidu
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Comment établir la liste des personnes en droit de participer à l'AG ?

CONTEXTE
- Copropriété de moins de 20 lots.
- Organes existants : l'AG et le syndic.
- Une seule personne physique est syndic, elle n'a ni ne veut d'adjoints (en accord avec les CPs), elle est un CP syndic bénévole.
- CC art. 577-8, §4, 16° : le syndic est chargé de tenir à jour la liste et les coordonnées des personnes en droit de participer aux délibérations de l'AG [...].
- CC art. 577-6, §1 : Chaque propriétaire d'un lot fait partie de l'AG [...]. En cas de division du droit de propriété portant sur un lot privatif [...] les intéressés désignent leur mandataire [...]. Ce dernier est convoqué aux AGs [...] et reçoit tous les documents de l'ACP [...]. Les intéressés communiquent par écrit au syndic l'identité de leur mandataire.
- La liste en question n'existe pas formellement dans la copropriété et doit être établie.

QUESTION GENERALE
- Comment le syndic doit-il procéder pour établir et maintenir cette liste avec suffisamment de sécurité juridique pour l'ACP, l'AG et lui-même ?

QUESTIONS PLUS PRECISES
- Quels documents un propriétaire de lot doit-il fournir au syndic afin que celui-ci puisse l'inscrire sur la liste ?
- Quels documents les intéressés désignant leur mandataire doivent-ils fournir au syndic afin que celui-ci puisse inscrire ce mandataire sur la liste ?
- Qu'entend t'on par "Nom" ? Nom et tous les prénoms ?
- Qu'entend t'on par "Coordonnées" ? Adresse du domicile ? Autres ?
- Variations si le propriétaire ou un intéressé est une personne morale, par exemple une société ?
- Jusqu'à quel point et comment le syndic doit-il vérifier les informations fournies ? (P.ex. le propriétaire est-il bien propriétaire ? Tous les intéressés se sont-ils manifestés ? La personne est-elle habilitée à représenter la société ? L'adresse est-elle bien le domicile de la personne ou le siège de la société ? etc... etc...)
- Comment la liste initiale peut-elle être adaptée par le syndic lors de transmission de lots (ventes, successions etc...) ?

Merci pour votre aide.


Adam   -   Syndic et CP dans une ACP de moins de 20 lots - Non-professionnel - Débutant - Non-juriste.
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grmff
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Re : Comment établir la liste des personnes en droit de participer à l'AG ?

Adam a écrit :

Exactement ce que me dirait mon notaire, mon avocat, le juge de paix, les auteurs de la loi, ... qui tous exercent leur activité par pur hobby désintéressé, car en fait, il n'y a pas de problèmes, et leur activité n'est que pur divertissement. J'aimerais vous croire ...  devil

Etant ex syndic pro, je n'ai jamais à me poser autant de question dans ma vraie vie de syndic pro et dans ma pratique de la copropriété.

Pour un notaire, c'est évidemment différent.
Quand à l'avocat, il est payé pour trouver des problèmes...


Grmf!
----------------
N'envie pas les autres. Tu ne sais pas ce que l'avenir leur réserve...

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Adam
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Re : Comment établir la liste des personnes en droit de participer à l'AG ?

panchito a écrit :

nous sommes grosso-modo conformes à la loi de 1924

Alors là, il y a effectivement un très très gros problème!

Il y a eu de tès nombreuses refontes de la loi sur la copropriété (le plus ancienne dont je me souvienne date de 1994).
La dernière date de 2010.

Là où vous risquez de très sérieux problèmes lors de la vente / achat d'un lot c'est si votre acte de base n'a pas été mis en conformité.

La date butoir a été repoussée à plusieurs reprises mais l'ultime délai était septembre 2014.

A votre place, si votre ACP n'est pas en ordre en sujet, je placerais plutôt toute mon énergie la-dessus!

Oui, nous sommes en effet en train de résoudre ce problème ... qui pour nous semble très théorique, vu que plusieurs lots ont déjà changé de mains depuis l'entrée en vigueur de la loi de 2010, sans que ça ne pose problème. Peut-être avons nous la chance d'avoir un acte de base qui ne nécéssite aucune modification pour être conforme aux lois les plus récentes. Pour la petite histoire, nous avons également eu un cas de succession sans communication avec un quelconque notaire, contrairement à la théorie.
Mais peu importe notre expérience pratique en la matière, nous mettons nos statuts en conformité, en retard et avec un surcoût.

Si votre ACP a plus de 50 ans d'ancienneté, les syndics successifs se sont certainement transférés la liste correcte des CP, vous ne pensez pas?

Au risque de vous faire bondir, dans la pratique ce n'est même pas nécessaire : vu notre manière de fonctionner, à un ou deux cas près, tous les CPs ont la liste dans la tête !
Mais la discussion ci-dessus porte en grande partie sur les aspects formels et la sécurité juridique de l'ACP, l'AG et du syndic.

En résumé, notre attitude générale est, si je peux me permettre, encore plus grmff que grmff, mais nous nous disons que quand même, il faudra bien finir un jour par régler ces questions de conformité à la lettre de la loi.

Tant que le ciel est bleu, pas de problème.


Adam   -   Syndic et CP dans une ACP de moins de 20 lots - Non-professionnel - Débutant - Non-juriste.
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luc
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Re : Comment établir la liste des personnes en droit de participer à l'AG ?

[ici: je râle]
Pour un non-juriste comme moi, il est INCONCEVABLE qu'un concept aussi central que "copropriétaire" soit aussi mal défini et ambigu dans une loi concernant la copropriété !!! Selon l'article considéré, le concept est de plus visiblement utilisé avec des définitions explicites différentes. Comment voulez-vous que j'exerce mon droit civil à gérer mon propre bien dans ces conditions ???
[ici: j'arrête de râler]

Ce que la senateur-rapporteur parlementaire de cette loi a dit lors d'un colloque à Louvain en 2010.
Mais l'urgence imposé par la Chambre ne permettait pas d'y rémedier dans le contexte d'une évocation de la proposition votée par la Chambre.

Cette confusion est encore agrandie par de professionnels en utilisant des mots, pas prévu par la loi, comme "syndic de l'immeuble".


Cordialement,

Luc

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Adam
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Re : Comment établir la liste des personnes en droit de participer à l'AG ?

Pour information :

En l'absence de définition non-ambiguë du terme "copropriétaire" dans l'art. 577, je choisis, dans ma pratique de syndic, d'interpréter ce terme au cas par cas, en fonction du contexte où il apparaît dans l'art 577.

Pourquoi ?

- Dans la discussion ci-dessus, il y a eu au moins deux interprétations du terme dans la phrase "le syndic est chargé de transmettre aux copropriétaires les noms, adresses, quotités et références des lots".

- Ces deux interprétations me semblent tout aussi défendables l'une que l'autre, mais ont des conséquences pratiques différentes, à mon avis non-négligeables dans la vraie vie, pour les différentes parties concernées.

- Par ailleurs, l'art. 577-9 §1 dit :

[...]
Le syndic informe sans délai les copropriétaires individuels et les autres personnes ayant le droit de participer aux délibérations de l'assemblée générale [...]

D'où il ressort que l'art 577 lui-même ne se satisfait pas de l'utilisation généralisée du seul terme "copropriétaire" à substituer le cas échéant par "mandataire de lot / membre de l'AG".

- Les éléments ci-dessus me donnent suffisamment d'arguments pour défendre l'ACP et ma gestion de syndic si nécessaire.


Adam   -   Syndic et CP dans une ACP de moins de 20 lots - Non-professionnel - Débutant - Non-juriste.
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luc
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Re : Comment établir la liste des personnes en droit de participer à l'AG ?

Adam a écrit :

(...)
- Par ailleurs, l'art. 577-9 §1 dit :

[...]
Le syndic informe sans délai les copropriétaires individuels et les autres personnes ayant le droit de participer aux délibérations de l'assemblée générale [...]

D'où il ressort que l'art 577 lui-même ne se satisfait pas de l'utilisation généralisée du seul terme "copropriétaire" à substituer le cas échéant par "mandataire de lot / membre de l'AG".
(...)

 
L'Art. 577-9 §1 impose au syndic, concernant des actions intentés par ou contre l'ACP, d'informer aussi les personnes, qui ne sont pas CP eux-mêmes, mais qui ont eu un mandat de représentation lors d'une AG.


Cordialement,

Luc

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Adam
Pimonaute assidu
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Re : Comment établir la liste des personnes en droit de participer à l'AG ?

luc a écrit :

L'Art. 577-9 §1 impose au syndic, concernant des actions intentés par ou contre l'ACP, d'informer aussi les personnes, qui ne sont pas CP eux-mêmes, mais qui ont eu un mandat de représentation lors d'une AG.

Oui, je suis d'accord.
Et j'avoue qu'en écrivant, je pensais à tort uniquement aux "mandataires de lot membres de l'AG", influencé que j'étais par le reste de la discussion.


Adam   -   Syndic et CP dans une ACP de moins de 20 lots - Non-professionnel - Débutant - Non-juriste.
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luc
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Re : Comment établir la liste des personnes en droit de participer à l'AG ?

Adam a écrit :
luc a écrit :

L'Art. 577-9 §1 impose au syndic, concernant des actions intentés par ou contre l'ACP, d'informer aussi les personnes, qui ne sont pas CP eux-mêmes, mais qui ont eu un mandat de représentation lors d'une AG.

Oui, je suis d'accord.
Et j'avoue qu'en écrivant, je pensais à tort uniquement aux "mandataires de lot membres de l'AG", influencé que j'étais par le reste de la discussion.

Comme moi-même.
C'est seulement en lisant votre interprétation, que j'ai trouvé la signification réelle selon moi de cette disposition.


Cordialement,

Luc

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GT
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Re : Comment établir la liste des personnes en droit de participer à l'AG ?

Il y a "mandataire"  et... "mandataire"

L'article 577-9, al. 4, CC prévoit que " Le syndic informe sans délai les copropriétaires individuels et les autres personnes ayant le droit de participer aux délibérations de l'assemblée générale des actions intentées par ou contre l'association des copropriétaires." et non pas les personnes qui ont un mandat de représentation pour une AG.

L'article 577-6, CC a pour objet l'identification des personnes ayant le droit de participer aux délibérations des AG.

Ainsi, un nu-propriétaire , mandataire désigné visé à l'art. 577-6 dont l'identité aura été communiquée au syndic sera sans délai informé par ledit syndic  des actions intentées par ou contre l'association des copropriétaires en application de l'art.577-9,al.4, CC.

En revanche, puisqu'il n'est pas visé par l'art. 577-6, CC relatif aux personnes ayant le droit de participer aux délibérations des AG, le mandataire d'un copropriétaire représentant celui-ci à une AG, porteur d'une procuration dont il est question à l'art. 577-6, § 7, CC, ne sera pas informé par le syndic des mêmes actions.

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luc
Pimonaute incurable
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Re : Comment établir la liste des personnes en droit de participer à l'AG ?

GT a écrit :

Il y a "mandataire"  et... "mandataire"

L'article 577-9, al. 4, CC prévoit que " Le syndic informe sans délai les copropriétaires individuels et les autres personnes ayant le droit de participer aux délibérations de l'assemblée générale des actions intentées par ou contre l'association des copropriétaires." et non pas les personnes qui ont un mandat de représentation pour une AG.

L'article 577-6, CC a pour objet l'identification des personnes ayant le droit de participer aux délibérations des AG.

Ainsi, un nu-propriétaire , mandataire désigné visé à l'art. 577-6 dont l'identité aura été communiquée au syndic sera sans délai informé par ledit syndic  des actions intentées par ou contre l'association des copropriétaires en application de l'art.577-9,al.4, CC.

En revanche, puisqu'il n'est pas visé par l'art. 577-6, CC relatif aux personnes ayant le droit de participer aux délibérations des AG, le mandataire d'un copropriétaire représentant celui-ci à une AG, porteur d'une procuration dont il est question à l'art. 577-6, § 7, CC, ne sera pas informé par le syndic des mêmes actions.

Je crois que vous minimalisez la signification du mot "autres".


Cordialement,

Luc

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GT
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Re : Comment établir la liste des personnes en droit de participer à l'AG ?

Luc, j'ignore les éléments de droit  et le raisonnement sur lesquels s'appuyent votre croyance.

Peut-on imaginer un instant que le syndic doive informer le porteur d'une procuration pour un AG déterminée (p.e. AG du 14/5/2014) d'une action intentée par un copropriétaire après cette AG (p.e. le 2/3/2015)? Et pourquoi le porteur de la procuration ? Et qui le syndic devrait-il informer ?le mandataire seul à l'exclusion du copropriétaire ? le mandataire et le copropriétaire? 

A suivre ce raisonnement, faudrait-il aussi que le syndic adresse aussi au porteur d'une procuration pour une AG déterminée le PV de ladite AG?

N'oublions pas que le but de la communication d'une information aux copropriétaires sur l'introduction de procédures est de leur permettre  d'apprécier l'opportunité de faire intervention volontaire pour défendre leurs intérêts individuels.

Dernière modification par GT (07-08-2015 11:15:19)

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luc
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Re : Comment établir la liste des personnes en droit de participer à l'AG ?

GT a écrit :

N'oublions pas que le but de la communication d'une information aux copropriétaires sur l'introduction de procédures est de leur permettre  d'apprécier l'opportunité de faire intervention volontaire pour défendre leurs intérêts individuels.

Entre autres ...


Cordialement,

Luc

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luc
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Re : Comment établir la liste des personnes en droit de participer à l'AG ?

GT a écrit :

Luc, j'ignore les éléments de droit  et le raisonnement sur lesquels s'appuyent votre croyance.

Je m'en doutais. La loi est succincte. Dans quelques heures je vais répondre à votre question.


Cordialement,

Luc

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GT
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Re : Comment établir la liste des personnes en droit de participer à l'AG ?

luc a écrit :
GT a écrit :

N'oublions pas que le but de la communication d'une information aux copropriétaires sur l'introduction de procédures est de leur permettre  d'apprécier l'opportunité de faire intervention volontaire pour défendre leurs intérêts individuels.

Entre autres ...

Luc, je suis preneur de renseignements concernant les autres buts de l' information aux copropriétaires et autres personnes ayant le droit de participer aux délibérations de l'AG , information ayant pour objet les  actions judiciaires intentées.

Dernière modification par GT (07-08-2015 13:55:00)

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Adam
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Re : Comment établir la liste des personnes en droit de participer à l'AG ?

Dans mon optique actuelle d'examiner en détail les aspects formels et la lettre de la loi afin de décider comment simplifier ma gestion de syndic le plus possible sans danger pour l'ACP, l'AG et son syndic, et selon mon avis personnel :

- cette discussion atteint des niveaux d'exégèse qu'on ne peut raisonnablement attendre du citoyen lambda (p. ex. un CP ou un syndic), lequel est dans ma naïveté de non-juriste supposé comprendre le code civil sans trop de difficulté.

- l'art 577 est ambigu en ce qui concerne le terme "copropriétaire" et dans une moindre mesure "mandataire".

- ces deux termes sont centraux à la sécurité juridique, car ils déterminent qui engage l'ACP via l'AG, qui peut contester, qui doit être systématiquement informé, etc...

- dans certains cas "mon interprétation est aussi valable que la vôtre".

- dans ces cas, les syndics et CPs n'ont d'autre choix que d'appliquer leur propre interprétation, choisie avec le plus de bon sens possible.

- s'ils devaient se retrouver en justice et contredits par le juge de paix, celui-ci ne pourra dans beaucoup de cas pas leur reprocher d'avoir fait n'importe quoi sans réfléchir, d'autant moins s'ils peuvent expliquer l'ambiguïté.

- suite à cette discussion et de manière générale, je choisis en tant que syndic d'informer plutôt trop de gens que pas assez.


Adam   -   Syndic et CP dans une ACP de moins de 20 lots - Non-professionnel - Débutant - Non-juriste.
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