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Comment établir la liste des personnes en droit de participer à l'AG ?

Adam
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Comment établir la liste des personnes en droit de participer à l'AG ?

CONTEXTE
- Copropriété de moins de 20 lots.
- Organes existants : l'AG et le syndic.
- Une seule personne physique est syndic, elle n'a ni ne veut d'adjoints (en accord avec les CPs), elle est un CP syndic bénévole.
- CC art. 577-8, §4, 16° : le syndic est chargé de tenir à jour la liste et les coordonnées des personnes en droit de participer aux délibérations de l'AG [...].
- CC art. 577-6, §1 : Chaque propriétaire d'un lot fait partie de l'AG [...]. En cas de division du droit de propriété portant sur un lot privatif [...] les intéressés désignent leur mandataire [...]. Ce dernier est convoqué aux AGs [...] et reçoit tous les documents de l'ACP [...]. Les intéressés communiquent par écrit au syndic l'identité de leur mandataire.
- La liste en question n'existe pas formellement dans la copropriété et doit être établie.

QUESTION GENERALE
- Comment le syndic doit-il procéder pour établir et maintenir cette liste avec suffisamment de sécurité juridique pour l'ACP, l'AG et lui-même ?

QUESTIONS PLUS PRECISES
- Quels documents un propriétaire de lot doit-il fournir au syndic afin que celui-ci puisse l'inscrire sur la liste ?
- Quels documents les intéressés désignant leur mandataire doivent-ils fournir au syndic afin que celui-ci puisse inscrire ce mandataire sur la liste ?
- Qu'entend t'on par "Nom" ? Nom et tous les prénoms ?
- Qu'entend t'on par "Coordonnées" ? Adresse du domicile ? Autres ?
- Variations si le propriétaire ou un intéressé est une personne morale, par exemple une société ?
- Jusqu'à quel point et comment le syndic doit-il vérifier les informations fournies ? (P.ex. le propriétaire est-il bien propriétaire ? Tous les intéressés se sont-ils manifestés ? La personne est-elle habilitée à représenter la société ? L'adresse est-elle bien le domicile de la personne ou le siège de la société ? etc... etc...)
- Comment la liste initiale peut-elle être adaptée par le syndic lors de transmission de lots (ventes, successions etc...) ?

Merci pour votre aide.


Adam   -   Syndic et CP dans une ACP de moins de 20 lots - Non-professionnel - Débutant - Non-juriste.
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luc
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Re : Comment établir la liste des personnes en droit de participer à l'AG ?

panchito a écrit :

Le plus simple quand on a été engagé par une ACP en tant que Syndic (pro ou pas pro n'a aucune importance, il y a des syndics non pro qui sont plus pro que les pros...) c'est de demander tous actes de propriété.

Le plus simple est pour moi la liste du Cadastre (qui reflète la réalité du 1 janvier dès avril/mai).


Cordialement,

Luc

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Francis
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Re : Comment établir la liste des personnes en droit de participer à l'AG ?

@ Adam.  Le syndic sortant est tenu de transmettre l'ensemble du dossier de l'ACP à son successeur, donc y compris le listing des copropriétaires. 


Le cadastre fournit des informations relativement fiables mais il peut y avoir des erreurs et des lacunes, et jamais il n'y a les téléphones, mails, etc. Et dans le cas d'indivision la personne de référence n'est pas indiquée.  L'actualisation de ce fichier prend du temps, et de l'argent, et très souvent lors d'un changement de syndic il y a des problèmes urgents qui demandent souvent une AGE, rapidement.


Francis

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luc
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Re : Comment établir la liste des personnes en droit de participer à l'AG ?

Francis a écrit :

@ Adam.  Le syndic sortant est tenu de transmettre l'ensemble du dossier de l'ACP à son successeur, donc y compris le listing des copropriétaires. 


Le cadastre fournit des informations relativement fiables mais il peut y avoir des erreurs et des lacunes, et jamais il n'y a les téléphones, mails, etc. Et dans le cas d'indivision la personne de référence n'est pas indiquée.  L'actualisation de ce fichier prend du temps, et de l'argent, et très souvent lors d'un changement de syndic il y a des problèmes urgents qui demandent souvent une AGE, rapidement.

Les info donnés des "CP" sont parfois contradictoire avec la réalité.
Dans mon ACP il y avait un CP qui en fait n'avait qu'un droit d'habitation, pas plus.
Il se comportait comme un CP très actif.


Cordialement,

Luc

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Adam
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Re : Comment établir la liste des personnes en droit de participer à l'AG ?

Francis a écrit :

@ Adam.  Le syndic sortant est tenu de transmettre l'ensemble du dossier de l'ACP à son successeur, donc y compris le listing des copropriétaires. 

Le cadastre fournit des informations relativement fiables mais il peut y avoir des erreurs et des lacunes, et jamais il n'y a les téléphones, mails, etc. Et dans le cas d'indivision la personne de référence n'est pas indiquée.  L'actualisation de ce fichier prend du temps, et de l'argent, et très souvent lors d'un changement de syndic il y a des problèmes urgents qui demandent souvent une AGE, rapidement.

C'est en effet l'interprétation pleine de bon sens de l'art 577-8 §4 9° code civil, qui était également la mienne à première lecture.

Néanmoins :
1- Un peu plus loin, l'art 577-8 §4 11° code civil dit que le syndic doit permettre l'accès aux données NON-PRIVEES de la copropriété aux copropriétaires.

2- Concernant les données privées en général (càd aussi pour d'autres domaines que la copropriété), il me semble me rappeler que lorsque quelqu'un reçoit accès à des données privées via le "gardien" de ces données, il ne peut les tranférer à d'autres, ces autres devant faire valoir eux-mêmes leur droit à les obtenir auprès du "gardien".
Par exemple la liste du cadastre : ce n'est pas parce que j'ai pu l'obtenir en faisant valoir mes droits de propriété sur mon immeuble auprès du cadastre que je peux la donner à d'autres. Ces autres doivent aller faire valoir leurs droit auprès du cadastre.

Donc, en tant non-juriste, je me dis que :
- Ce qu'un syndic sortant ne pouvait transmettre aux copropriétaires parce que "privé", il peut encore moins le transmettre à son successeur.
- Le nouveau syndic devrait strictement parlant obtenir directement de chaque copropriétaires leurs données privées nécessaires à l'exécution de sa mission.

D'où QUESTION

Quelqu'un - juriste de préférence - pourrait-il nous informer :
- de la validité ou invalidité des interprétations et raisonnements ci-dessus ?
- de l'ordre de préséance des différentes lois applicables ?
- du raisonnement qui serait le plus probablement suivi par les juges ?

Dernière modification par Adam (31-07-2015 12:05:51)


Adam   -   Syndic et CP dans une ACP de moins de 20 lots - Non-professionnel - Débutant - Non-juriste.
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Adam
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Re : Comment établir la liste des personnes en droit de participer à l'AG ?

panchito a écrit :

Le plus simple quand on a été engagé par une ACP en tant que Syndic (pro ou pas pro n'a aucune importance, il y a des syndics non pro qui sont plus pro que les pros...) c'est de demander tous actes de propriété.

Je le crains.
Mais j'ignore si celà permet au syndic de détecter tous les types de droit, cfr. le terme "intéressés" dans le premier message de cette discussion, par exemple quelqu'un n'ayant qu'un droit d'habitation.

Dernière modification par Adam (31-07-2015 11:44:14)


Adam   -   Syndic et CP dans une ACP de moins de 20 lots - Non-professionnel - Débutant - Non-juriste.
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panchito
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Re : Comment établir la liste des personnes en droit de participer à l'AG ?

par exemple quelqu'un n'ayant qu'un droit d'habitation

Ce type de personnes n'a pas le droit d'assister aux AG. Il faut absolument avoir des quotités pour assister à une AG (être "actionnaire" si vous préférez)

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Adam
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Re : Comment établir la liste des personnes en droit de participer à l'AG ?

panchito a écrit :

par exemple quelqu'un n'ayant qu'un droit d'habitation

Ce type de personnes n'a pas le droit d'assister aux AG. Il faut absolument avoir des quotités pour assister à une AG (être "actionnaire" si vous préférez)

Pouvez-vous me donner les références des lois concernées ?

J'en suis resté pour le moment aux articles du code civil cités dans le premier message :
- desquels je déduis que ces personnes participent à la désignation du mandataire pour le lot ("intéressés");
- qui ne précisent pas les conditions auxquelles un mandataire participant à l'AG doit satisfaire.

Dernière modification par Adam (31-07-2015 13:04:23)


Adam   -   Syndic et CP dans une ACP de moins de 20 lots - Non-professionnel - Débutant - Non-juriste.
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grmff
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Re : Comment établir la liste des personnes en droit de participer à l'AG ?

Adam a écrit :

2- Concernant les données privées en général (càd aussi pour d'autres domaines que la copropriété), il me semble me rappeler que lorsque quelqu'un reçoit accès à des données privées via le "gardien" de ces données, il ne peut les tranférer à d'autres, ces autres devant faire valoir eux-mêmes leur droit à les obtenir auprès du "gardien".
Par exemple la liste du cadastre : ce n'est pas parce que j'ai pu l'obtenir en faisant valoir mes droits de propriété sur mon immeuble auprès du cadastre que je peux la donner à d'autres. Ces autres doivent aller faire valoir leurs droit auprès du cadastre.

Donc, en tant non-juriste, je me dis que :
- Ce qu'un syndic sortant ne pouvait transmettre aux copropriétaires parce que "privé", il peut encore moins le transmettre à son successeur.
- Le nouveau syndic devrait strictement parlant obtenir directement de chaque copropriétaires leurs données privées nécessaires à l'exécution de sa mission.

D'où QUESTION

Quelqu'un - juriste de préférence - pourrait-il nous informer :
- de la validité ou invalidité des interprétations et raisonnements ci-dessus ?
- de l'ordre de préséance des différentes lois applicables ?
- du raisonnement qui serait le plus probablement suivi par les juges ?

Votre raisonnement ne tient pas la route.
Les données n'appartiennent pas au syndic, mais à la copropriété dont  le syndic est le représentant. Si le représentant change, le représentant doit TOUT transmettre au nouveau représentant.

Bref, vous poildecutez inutilement en tordant des concepts sans raison sensée.

Je rajouterais que si l'ancien syndic refuse de donner les archives, il est en tort. Agent immobilier, il risque des sanctions disciplinaires. Et de toute façon, des sanctions pénales.

Et je rajouterai que les adresses sont certes des données privées, mais que tout propriétaire a le droit donné par le code civil d'y avoir accès. Ce sont donc des données privées qui ne sont pas si privées que cela...


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grmff
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Re : Comment établir la liste des personnes en droit de participer à l'AG ?

Adam a écrit :

Pouvez-vous me donner les références des lois concernées ?

J'en suis resté pour le moment aux articles du code civil cités dans le premier message

Relisez le code civil art 577 Cela éclairera votre lanterne sur pas mal de points.


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luc
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Re : Comment établir la liste des personnes en droit de participer à l'AG ?

grmff a écrit :
Adam a écrit :

Pouvez-vous me donner les références des lois concernées ?

J'en suis resté pour le moment aux articles du code civil cités dans le premier message

Relisez le code civil art 577 Cela éclairera votre lanterne sur pas mal de points.

Deux exemples concrets:

Art. 577-8 §4
9° de transmettre, si son mandat a pris fin de quelque manière que ce soit, dans un délai de trente jours suivant la fin de son mandat, l'ensemble du dossier de la gestion de l'immeuble à son successeur ou, en l'absence de ce dernier, au président de la dernière assemblée générale, y compris la comptabilité et les actifs dont il avait la gestion, tout sinistre, un historique du compte sur lequel les sinistres ont été réglés, ainsi que les documents prouvant l'affectation qui a été donnée à toute somme qui ne se retrouve pas sur les comptes financiers de la copropriété;
(..)
11° de permettre aux copropriétaires d'avoir accès à tous les documents ou informations à caractère non privé relatifs à la copropriété, de toutes les manières définies dans le règlement de copropriété ou par l'assemblée générale [2 ...]2;

Ne pas confondre le mot "privatif" avec le mot "privé". Est selon moi privé, une donnée concernant une personne physique dont le syndic n'a pas besoin selon la loi ou les statuts pour gérér la copropriété.


Cordialement,

Luc

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Adam
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Re : Comment établir la liste des personnes en droit de participer à l'AG ?

grmff a écrit :
Adam a écrit :

2- Concernant les données privées en général [...]

[...]
Bref, vous poildecutez inutilement en tordant des concepts sans raison sensée.

La seule raison de ce poildecutage est que j'aimerais être certain que la seule raison pour laquelle Francis n'a jamais reçu cette liste des syndics auxquels il a succédé est leur incompétence ou leur volonté de nuire à l'ACP et à son nouveau syndic (et qu'il n'y a donc pas de raison valable qui m'échappe).

Et je prends donc note du fait que personne n'a jusqu'à présent indiqué une raison valable pour ne pas transmettre la liste de l'ancien au nouveau syndic.

Dernière modification par Adam (31-07-2015 17:58:27)


Adam   -   Syndic et CP dans une ACP de moins de 20 lots - Non-professionnel - Débutant - Non-juriste.
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grmff
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Re : Comment établir la liste des personnes en droit de participer à l'AG ?

Et je prends donc note du fait que personne n'a jusqu'à présent indiqué une raison valable pour ne pas transmettre la liste de l'ancien au nouveau syndic.

Personne n'a indiqué de raison valable parce qu'il n'y a pas de raison valable...

Et si vous nous expliquiez cette histoire de pneu et de baignoire?


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Adam
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Re : Comment établir la liste des personnes en droit de participer à l'AG ?

grmff a écrit :
Adam a écrit :

Pouvez-vous me donner les références des lois concernées ?

J'en suis resté pour le moment aux articles du code civil cités dans le premier message

Relisez le code civil art 577 Cela éclairera votre lanterne sur pas mal de points.

Oui, bien sûr.

Mais remarquez que vous me citez hors-contexte.
J'ai beau relire le 577, je n'y trouve toujours pas d'éléments qui supportent la position de Panchito, à qui j'ai répondu en demandant les références des lois concernées.

Concrètement, uniquement sur base du 577, je ne vois pas pourquoi par exemple quelqu'un qui n'a qu'un droit d'habitation sur un lot ne pourrait pas être désigné mandataire à l'AG pour le lot, par les "intéressés" (dont lui-même) dont il est question dans le premier message de cette discussion.

Dernière modification par Adam (31-07-2015 18:35:30)


Adam   -   Syndic et CP dans une ACP de moins de 20 lots - Non-professionnel - Débutant - Non-juriste.
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grmff
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Re : Comment établir la liste des personnes en droit de participer à l'AG ?

Adam a écrit :

Concrètement, uniquement sur base du 577, je ne vois pas pourquoi par exemple quelqu'un qui n'a qu'un droit d'habitation sur un lot ne pourrait pas être désigné mandataire à l'AG pour le lot, par les "intéressés" (dont lui-même) dont il est question dans le premier message de cette discussion.

Sur ce point, vous avez raison. Les indivisaires sont priés de désigner leur mandataire, et je ne vois pas ce qui pourrait limiter leur droit de désigner quelqu'un. Même le locataire.

Personnellement, je trouve cela tellement idiot et insensé que je n'y aurais jamais pensé.

Ceci dit, avec la méthode que je vous ai renseigné, vous retrouveriez rapidement et simplement les personnes à convoquer.

Si vous découvrez qu'il y a une indivision, et que vous n'avez aucun moyen de savoir qui est leur "mandataire"', vous convoquez tous les membres de l'indivision, et vous leur demandez, avant l'AG, de désigner leur mandataire. Et s'il y en a qui ne sont pas là, le CC prévoit que ceux qui sont là peuvent désigner leur mandataire tout de même.

C'est un problème assez théorique et loin de la réalité (normale) de terrain... Dans une AG de 20 lots, vous aurez sans aucun soucis la liste des personnes à contacter en quelques coups de fil et échange de courrier.


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Adam
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Re : Comment établir la liste des personnes en droit de participer à l'AG ?

grmff a écrit :

Et si vous nous expliquiez cette histoire de pneu et de baignoire?

Ca m'obligerait à changer de signature, donc pas question, désolé.


Adam   -   Syndic et CP dans une ACP de moins de 20 lots - Non-professionnel - Débutant - Non-juriste.
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Re : Comment établir la liste des personnes en droit de participer à l'AG ?

luc a écrit :

Art. 577-8 §4
[...]
11° de permettre aux copropriétaires d'avoir accès à tous les documents ou informations à caractère non privé relatifs à la copropriété, de toutes les manières définies dans le règlement de copropriété ou par l'assemblée générale [2 ...]2;

Ne pas confondre le mot "privatif" avec le mot "privé". Est selon moi privé, une donnée concernant une personne physique dont le syndic n'a pas besoin selon la loi ou les statuts pour gérér la copropriété.

Pour votre information, voici comment j'interprète les choses pour le moment, en ce qui concerne le caractère privé ou non des données discutées.

Supposons que le syndic conserve les données suggérées par grmff en début de discussion, càd nom, deux prénoms, domicile, e-mail, téléphone, GSM.

Le syndic établit les listes suivantes :

1- Liste des propriétaires et copropriétaires de lots (donc pas tous les "intéressés").
Cette liste reprend pour chaque personne :
Référence du lot, quotité du lot, nom, deux prénoms, domicile.
Cette liste est celle qui sera communiquée par le syndic aux copropriétaires et notaires qui en feront la demande, cfr. art 577-8 §4 16°, et le cas échéant aux mandataires pour un lot qui ne seraient ni propriétaire ni copropriétaire de ce lot.

2- Liste des personnes en droit de participer à l'AG.
Cette liste reprend pour chaque personne, une seule par lot :
Référence du lot, quotité du lot, nom, deux prénoms, domicile.
Cette liste peut être communiquée aux propriétaires, copropriétaires et mandataires de lots (donc pas à tous les "intéressés").
Vu que cette liste servira de base pour la liste de présence de l'AG, elle sera également connue de tous ceux en droit de connaître cette liste de présence.

3- Liste de données complémentaires de copropriétaires et autres "intéressés"
Cette liste reprend pour chaque personne connue du syndic, sans chercher à connaître tous les "intéressés" :
Référence du lot, quotité du lot, nom, deux prénoms, domicile, e-mail, téléphone, GSM.
Cette liste est à l'usage exclusif du syndic, qui ne peut la communiquer à personne, même pas aux notaires, et qui ne peut en outre l'utiliser que dans le cadre de sa mission de syndic.

---
Màj 3/08 - sous "1-" :
remplacé "et le cas échéant aux "intéressés" mandataires pour un lot mais non-propriétaire ou copropriétaire de leur lot"
par "et le cas échéant aux mandataires pour un lot qui ne seraient ni propriétaire ni copropriétaire de ce lot"

Dernière modification par Adam (03-08-2015 15:33:48)


Adam   -   Syndic et CP dans une ACP de moins de 20 lots - Non-professionnel - Débutant - Non-juriste.
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panchito
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Re : Comment établir la liste des personnes en droit de participer à l'AG ?

Le sydic n'a aucun lien juridique ni avec d'éventuels "intéressés" (qu'entendez-vous par là??) ni avec des mandataires qui par définition sont volatiles et peuvent changer d'AG en AG.

En effet, rien n'empêche le CP lamda a donner mandat pour l'AG n à x, pour l'AG n+1 à y et l'AG n+2 à z.

Le syndic est nommé par les CP et rapporte aux CP (donc uniquement ceux qui ont des quotités ou qui sont "actionnaires" si vous préférrez).

Il n'a tien à "cirer" de n'importe quel autre quidam...

Dernière modification par panchito (01-08-2015 20:59:40)

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Adam
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Re : Comment établir la liste des personnes en droit de participer à l'AG ?

panchito a écrit :

Le sydic n'a aucun lien juridique ni avec d'éventuels "intéressés" (qu'entendez-vous par là??) ni avec des mandataires qui par définition sont volatiles et peuvent changer d'AG en AG.

J'essaie tant que possible d'utiliser les termes des deux articles du code civil cités dans mon premier message, voir leur texte intégral.
(Ceci, vu que je découvre le sujet. Notez également que Grmff a déjà fait remarquer que certaines de ces distinctions sont peu relevantes dans la pratique)

J'y détecte les concepts suivant :
- Propriétaire de lot
- Copropriétaire de lot
- Intéressé à un lot
- Mandataire pour un lot.

La définition exacte du terme "intéressé" n'est pas donnée, mais il semble que ce soit un terme introduit pour englober les (co)propriétaires de lot et d'autres ayant-droits comme les usufruitiers, ceux qui ont un droit d'habitation etc... Mon interprétation est que ces autres ayant-droits participent à la désignation d'un mandataire pour le lot, qui doit être connu du syndic, pour participation à l'AG.

panchito a écrit :

En effet, rien n'empêche le CP lamda a donner mandat pour l'AG n à x, pour l'AG n+1 à y et l'AG n+2 à z.

Je suis d'accord, mais il me semble qu'il s'agit là d'un deuxième type de mandataire (par AG, par sujet, etc...). Le premier type ici discuté étant me semble-t-il un mandataire "de base", un pour chaque lot qui n'est pas la pleine propriété d'une seule personne (= le propriétaire de lot).

---
Màj 3/08 : remplacé "pour distinguer ..." par "pour englober ...";   "pour tout lot qui ..." par "un pour chaque lot qui ..."

Dernière modification par Adam (03-08-2015 14:53:16)


Adam   -   Syndic et CP dans une ACP de moins de 20 lots - Non-professionnel - Débutant - Non-juriste.
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grmff
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Re : Comment établir la liste des personnes en droit de participer à l'AG ?

Le code civil utilise "intéressé" pour les indivisaires, nu-propriétaires et usufruitier d'un lot qui doivent mandater un représentant/mandataire unique, qui ne changera pas d'AG en AG.

A ne pas confondre avec un mandat qu'un propriétaire peut donner à qui il veut pour le représenter lors d'une AG, et qui doit renouveler son mandat chaque année.

Ce sont deux choses bien différentes, et Adam l'a très bien compris.


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GT
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Re : Comment établir la liste des personnes en droit de participer à l'AG ?

Les  intéressés au sens de l'art. 577-6, § 1er, al.2, code civil

L'art. 577-6, § 1er, al.2  répond à la question de savoir qui pourra participer aux délibérations de l'AG, ds les 2 hypothèses visées ds ce texte : les indivisaires ou un seul de ceux-ci, le nu-propriétaire ou le titulaire du droit réel démembré (droit d'emphythéose, de superficie, d'usufruit, d'usage ou d'habitation.

La loi prévoit que les intéressés au sens de l'art. 577-6, § 1er, al. 2 (les indivisaires, le nu-propriétaire, le titulaire du droit réel démembré) désignent la personne qui sera leur mandataire et que ceux-ci communiquent par écrit au syndic l'identité de leur mandataire.

Dans la rigueur du texte légal, le syndic ne devrait entamer aucune démarche pour connaître ce mandataire qui sera convoqué aux réunions de l'AG, participera aux délibérations et recevra les documents émanant de l'ACP.

A défaut du respect de cette procédure, la loi prévoit que le droit de participation aux délibérations de l'AG est suspendu pour le lot concerné.

Dernière modification par GT (02-08-2015 09:15:08)

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Il y a 3 jours De PIM's Twitter

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