Comment établir la liste des personnes en droit de participer à l'AG ?

Ce type de personnes n'a pas le droit d'assister aux AG. Il faut absolument avoir des quotités pour assister à une AG (être "actionnaire" si vous préférez)

Votre raisonnement ne tient pas la route.
Les données n'appartiennent pas au syndic, mais à la copropriété dont  le syndic est le représentant. Si le représentant change, le représentant doit TOUT transmettre au nouveau représentant.

Bref, vous poildecutez inutilement en tordant des concepts sans raison sensée.

Je rajouterais que si l'ancien syndic refuse de donner les archives, il est en tort. Agent immobilier, il risque des sanctions disciplinaires. Et de toute façon, des sanctions pénales.

Et je rajouterai que les adresses sont certes des données privées, mais que tout propriétaire a le droit donné par le code civil d'y avoir accès. Ce sont donc des données privées qui ne sont pas si privées que cela...

Deux exemples concrets:

Ne pas confondre le mot "privatif" avec le mot "privé". Est selon moi privé, une donnée concernant une personne physique dont le syndic n'a pas besoin selon la loi ou les statuts pour gérér la copropriété.

Personne n'a indiqué de raison valable parce qu'il n'y a pas de raison valable...

Et si vous nous expliquiez cette histoire de pneu et de baignoire?

Sur ce point, vous avez raison. Les indivisaires sont priés de désigner leur mandataire, et je ne vois pas ce qui pourrait limiter leur droit de désigner quelqu'un. Même le locataire.

Personnellement, je trouve cela tellement idiot et insensé que je n'y aurais jamais pensé.

Ceci dit, avec la méthode que je vous ai renseigné, vous retrouveriez rapidement et simplement les personnes à convoquer.

Si vous découvrez qu'il y a une indivision, et que vous n'avez aucun moyen de savoir qui est leur "mandataire"', vous convoquez tous les membres de l'indivision, et vous leur demandez, avant l'AG, de désigner leur mandataire. Et s'il y en a qui ne sont pas là, le CC prévoit que ceux qui sont là peuvent désigner leur mandataire tout de même.

C'est un problème assez théorique et loin de la réalité (normale) de terrain... Dans une AG de 20 lots, vous aurez sans aucun soucis la liste des personnes à contacter en quelques coups de fil et échange de courrier.

Pour votre information, voici comment j'interprète les choses pour le moment, en ce qui concerne le caractère privé ou non des données discutées.

Supposons que le syndic conserve les données suggérées par grmff en début de discussion, càd nom, deux prénoms, domicile, e-mail, téléphone, GSM.

Le syndic établit les listes suivantes :

1- Liste des propriétaires et copropriétaires de lots (donc pas tous les "intéressés").
Cette liste reprend pour chaque personne :
Référence du lot, quotité du lot, nom, deux prénoms, domicile.
Cette liste est celle qui sera communiquée par le syndic aux copropriétaires et notaires qui en feront la demande, cfr. art 577-8 §4 16°, et le cas échéant aux mandataires pour un lot qui ne seraient ni propriétaire ni copropriétaire de ce lot.

2- Liste des personnes en droit de participer à l'AG.
Cette liste reprend pour chaque personne, une seule par lot :
Référence du lot, quotité du lot, nom, deux prénoms, domicile.
Cette liste peut être communiquée aux propriétaires, copropriétaires et mandataires de lots (donc pas à tous les "intéressés").
Vu que cette liste servira de base pour la liste de présence de l'AG, elle sera également connue de tous ceux en droit de connaître cette liste de présence.

3- Liste de données complémentaires de copropriétaires et autres "intéressés"
Cette liste reprend pour chaque personne connue du syndic, sans chercher à connaître tous les "intéressés" :
Référence du lot, quotité du lot, nom, deux prénoms, domicile, e-mail, téléphone, GSM.
Cette liste est à l'usage exclusif du syndic, qui ne peut la communiquer à personne, même pas aux notaires, et qui ne peut en outre l'utiliser que dans le cadre de sa mission de syndic.

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Màj 3/08 - sous "1-" :
remplacé "et le cas échéant aux "intéressés" mandataires pour un lot mais non-propriétaire ou copropriétaire de leur lot"
par "et le cas échéant aux mandataires pour un lot qui ne seraient ni propriétaire ni copropriétaire de ce lot"

Dernière modification par Adam (03-08-2015 14:33:48)

J'essaie tant que possible d'utiliser les termes des deux articles du code civil cités dans mon premier message, voir leur texte intégral.
(Ceci, vu que je découvre le sujet. Notez également que Grmff a déjà fait remarquer que certaines de ces distinctions sont peu relevantes dans la pratique)

J'y détecte les concepts suivant :
- Propriétaire de lot
- Copropriétaire de lot
- Intéressé à un lot
- Mandataire pour un lot.

La définition exacte du terme "intéressé" n'est pas donnée, mais il semble que ce soit un terme introduit pour englober les (co)propriétaires de lot et d'autres ayant-droits comme les usufruitiers, ceux qui ont un droit d'habitation etc... Mon interprétation est que ces autres ayant-droits participent à la désignation d'un mandataire pour le lot, qui doit être connu du syndic, pour participation à l'AG.

Je suis d'accord, mais il me semble qu'il s'agit là d'un deuxième type de mandataire (par AG, par sujet, etc...). Le premier type ici discuté étant me semble-t-il un mandataire "de base", un pour chaque lot qui n'est pas la pleine propriété d'une seule personne (= le propriétaire de lot).

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Màj 3/08 : remplacé "pour distinguer ..." par "pour englober ...";   "pour tout lot qui ..." par "un pour chaque lot qui ..."

Dernière modification par Adam (03-08-2015 13:53:16)

Les  intéressés au sens de l'art. 577-6, § 1er, al.2, code civil

L'art. 577-6, § 1er, al.2  répond à la question de savoir qui pourra participer aux délibérations de l'AG, ds les 2 hypothèses visées ds ce texte : les indivisaires ou un seul de ceux-ci, le nu-propriétaire ou le titulaire du droit réel démembré (droit d'emphythéose, de superficie, d'usufruit, d'usage ou d'habitation.

La loi prévoit que les intéressés au sens de l'art. 577-6, § 1er, al. 2 (les indivisaires, le nu-propriétaire, le titulaire du droit réel démembré) désignent la personne qui sera leur mandataire et que ceux-ci communiquent par écrit au syndic l'identité de leur mandataire.

Dans la rigueur du texte légal, le syndic ne devrait entamer aucune démarche pour connaître ce mandataire qui sera convoqué aux réunions de l'AG, participera aux délibérations et recevra les documents émanant de l'ACP.

A défaut du respect de cette procédure, la loi prévoit que le droit de participation aux délibérations de l'AG est suspendu pour le lot concerné.

Dernière modification par GT (02-08-2015 08:15:08)

Bien que je suis à 100% d’accord avec l’analyse de GT en ce qui concerne le mandat de membre de l’AG (= personnes en droit de participer aux délibérations de l'assemblée générale), je me permet d’attirer l’attention au devoir du syndic de tenir la liste ET coordonnées des membres de l’AG à jour, dès le début de sa mission.

Il est donc selon moi à conseiller que le nouveau syndic établit cette liste selon les données présents dans les archives de l’ACP.

Puis il envoie une lettre « de début du mandat » aux membres de l’AG et leur signale pour quels lots/quotités ils sont considérés comme membre.

Pour les lots dont il ne connait pas le membre de l’AG, il envoie une autre lettre au personnes susceptibles d’avoir un droit réel et/ou personnel, en leur signalant que les lots mentionnés ne seront pas invités pour l’AG, suit au fait que le membre de l’AG n’est pas connu, .... .

Si l’intéressé ne paie pas ses charges, une attestation sera demandé au cadastre et tous les copropriétaires mentionnés sur cette attestation recevront un rappel de paiement, en y ajoutant qu’ils doivent faire connaitre d’urgence au syndic leur membre de l’AG.

TOUS, puisqu'ils ont un intérêt.