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Documents à transmettre d'un syndic à l'autre

Quitus
Pimonaute
Inscription : 18-01-2006
Messages : 4

Documents à transmettre d'un syndic à l'autre

Bonjour


En cas de transfert d’un syndic à  son successeur, l’ancien syndic doit-il remettre tous les documents.

Il y a une modification du code civil à ce sujet, suite à un projet de loi mais je n’ai pas encore trouvé la loi sur le site du moniteur, il est vrai que le site du moniteur n’est pas très bien fait pour la recherche d’informations!


Quelles sont les informations à ce sujet ?



Quitus

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grmff
Pimonaute non modérable
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Re : Documents à transmettre d'un syndic à l'autre

lunettes.gif
Vous vous trompez de site, très cher... le débat lancé ailleurs ne ferait-il pas double emploi? Ne pensez-vous pas que les mêmes intervenants passent sur divers sites, avec divers pseudos?

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luc
Pimonaute non modérable
Lieu : Evere, Bruxelles, Belgique
Inscription : 09-08-2004
Messages : 5 629
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Re : Documents à transmettre d'un syndic à l'autre

D'accord avec Grmff, mais mon alias reste le meme sur tous le forums ...

Ce débat a sa place sur d'autres sites, mais pas sur ce site, vu que c'est une action de changement et n'a rein a voir avec l'information des copropriétaires sur la situation actuelle.

Un débat de ce type doit selon moi se tenir sur un site axé sur le défense des intérêts des copropriétaires. Mais c'est au modérateur de décider.

Nonobstant cela je suis un partisan fervent à adapter la loi de telle façon que l'équilibre entre le copropriétaire et le syndic soit un peu moins au désavantage du copropriétaire et surtout beaucoup plus transparente.

Finalement je suis, comme certains savent, un adversaire farouche à l'utilisation par la même personne de différents alias sur le même forum.

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giannigianni
Pimonaute intarissable
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Messages : 546

Re : Documents à transmettre d'un syndic à l'autre

Quitus a écrit :

Bonjour


En cas de transfert d’un syndic à  son successeur, l’ancien syndic doit-il remettre tous les documents.

Il y a une modification du code civil à ce sujet, suite à un projet de loi mais je n’ai pas encore trouvé la loi sur le site du moniteur, il est vrai que le site du moniteur n’est pas très bien fait pour la recherche d’informations!


Quelles sont les informations à ce sujet ?



Quitus

C'est un probleme des Syndics, à regler entre syndics...quoique les coproprietaires pourraient en souffrir les consequences. Demandez directement à l'ABSA ou à l'IPI.

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Quitus
Pimonaute
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Re : Documents à transmettre d'un syndic à l'autre

Bonjour


Merci pour vos réponses constructives.

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PIM
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Messages : 17 104
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Re : Documents à transmettre d'un syndic à l'autre

Il y a un truc qui m'échappe....

C'est quoi cette histoire d'interventions identiques sous des pseudos différents dans d'autres forums ?

Pour ma part, j'ai déjà assez de boulot avec le forum de Pim... et je ne vais donc pas vérifier si d'aucuns ont le temps de poster des sujets identiques ailleurs...

Je me préoccupe prioritairement de l'intérêt des messages pour les visiteurs de Pim.

En ce qui concerne la question posée à propos du transfert de dossier d'un syndic à son successeur, il me paraît évident que, comme pour les comptables, il n'y ait pas de droit de rétention d'un dossier.

Il ne peut être question de porter préjudice au client, à savoir , en l'espèce, la copropriété.

Il s'agit d'ailleurs d'une obligation déontologique IPI.

Je cite le code actuel :
Art. 40 En cas de transfert de son mandat de syndic, l'agent immobilier s'efforce de rendre ce transfert aussi aisé que possible. L'agent immobilier qui termine son mandat de syndic présente un décompte détaillé et complet et ne peut exercer aucun droit de rétention, excepté dans le cas prévu à l'article 15, deuxième alinéa du présent code.

Art. 15 L'agent immobilier est responsable de la conservation de tous les documents et actes reçus de son commettant ou destinés à celui-ci en vue de la réalisation de l'affaire qui lui a été confiée. Il doit les lui restituer dès qu'il n'en a plus besoin.
Sous réserve des intérêts légitimes du commettant et/ou de la clientèle, et au besoin avec les autorisations judiciaires requises, il peut déposer chez un séquestre désigné les documents en sa possession qui peuvent servir à appuyer certains de ses droits à l'égard de son commettant et/ou de sa clientèle.



Le projet de nouveau code de déontologie - en débat interne actuellement - prévoit, à ma connaissance, toujours ce type d'obligation.

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Quitus
Pimonaute
Inscription : 18-01-2006
Messages : 4

Re : Documents à transmettre d'un syndic à l'autre

Bonjour

Je remercie le modérateur  pour sa réponse claire et digne d’intérêt.

Il y a aussi des copropriétaires syndic bénévoles  (c’est mon cas)

A propos , il y a des personnes qui répondent sans pseudo sur d’autres forums.(invités)

Ce forum comme d’autres sont à mon sens fait pour susciter l’entraide entre les personnes confrontées à divers problèmes de la copropriété en général.

Au sujet de la rétention de documents, ce n’est pas seulement l’affaire des syndics, professionnels ou bénévoles, car s’il y a des problèmes de transmission d’informations entre le syndic sortant et son successeur, c’est toute la copropriété qui pourrait payer la note.

Encore merci au modéré modérateur.

Un syndic bénévole .

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perseverant
Pimonaute intarissable
Inscription : 11-06-2004
Messages : 604

Re : Documents à transmettre d'un syndic à l'autre

C'est la loi du 15 décembre 2005 (Moniteur Belge du 28 décembre 2005) sur la simplification administrative qui impose au syndic de transmettre à son successeur ou tout tiers mandaté tous les documents concernant la copropriété ainsi que toute la comptabilité et les actifs dont il avait la gestion (nouvel article 577-8 & 4, 9°).

Voilà qui est clair ! Plus de rétention possible.

Précision : cette loi s'applique quelque soit les mentions contenues dans le règlement de copropriété à ce sujet.

giannigianni a écrit :

Quitus a écrit {)onjour


En cas de transfert d’un syndic à  son successeur, l’ancien syndic doit-il remettre tous les documents.

Il y a une modification du code civil à ce sujet, suite à un projet de loi mais je n’ai pas encore trouvé la loi sur le site du moniteur, il est vrai que le site du moniteur n’est pas très bien fait pour la recherche d’informations!


Quelles sont les informations à ce sujet ?



Quitus

C'est un probleme des Syndics, à regler entre syndics...quoique les coproprietaires pourraient en souffrir les consequences. Demandez directement à l'ABSA ou à l'IPI.

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Quitus
Pimonaute
Inscription : 18-01-2006
Messages : 4

Re : Documents à transmettre d'un syndic à l'autre

Bonjour

Merci pour ces précieuses informations.

J’ai introduit (sans succès)une requête en conciliation auprès du Juge de Paix pour récupérer les documents de la copropriété, ensuite j’ai fait citer mon prédécesseur par huissier, l’audience aura lieu très bientôt.

Avec mes remerciements.

Cordialement

Un syndic bénévole.

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grmff
Pimonaute non modérable
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Re : Documents à transmettre d'un syndic à l'autre

Merci pour cette brillante recherche...

Effectivement, en recherchant sur moniteur.be les publications récentes, on trouve:

Le moniteur du 28/12/2005 a écrit :

Art. 2. L'article 577-8, § 4, du Code civil, inséré par la loi du 30 juin 1994, est complété comme suit :
« 9° de transmettre à son successeur tous les documents concernant la copropriété ainsi que toute la comptabilité et les actifs dont il avait la gestion. »

Certes, cela ne change à mon sens rien, si ce n'est que cela clarifie la situation. Elle aurait plus aller plus loin, mais tout de même...

Pour une fois qu'une loi clarifie les choses, ne boudons pas notre plaisir...

Apparemment, même l'IPI n'était pas au courant.
A noter: le code civil sur le même site internet ne mentionne pas encore cette nouvelle disposition: même Le moniteur n'est pas encore au courant... lol

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luc
Pimonaute non modérable
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Re : Documents à transmettre d'un syndic à l'autre

Copie de la proposition originale de 2001 (dossier d'intervention pour les travaux): voir Tricoteuse.org

Les premiers commentaires sur ce changement viennent de paraître:

On peut même en déduire qu'il ne peut plus opposer la compensation entre les avoirs en compte de la copropriété et ses honoraires et débours impayés.

Source: Site Droit-Fiscalité

Le mot "copropriété" a été traduit par "gebouw" en néerlandais.

« 9° alle documenten aangaande het gebouw in mede-eigendom, de boekhouding en de activa die hij beheerde, over te dragen aan zijn opvolger. »

On aura encore droit à un erratum ....

C'est typiquement un wagon ajouté aux trains des lois de fin d'année. Cette loi n'est pas courte, mais assez longue. "Notre " changement en est le premier article.

Je crois que l'interprétation sur Droi-Fiscalité est correcte. S'il retient des montanst dus selon l'ACP il risque d'être traité comme un copropriétaire qui ne paie pas ses charges. Il doit d'abord payer, puis réclamer, si cette interprétation est correcte.

PS Je suis en contact avec un syndic bénévole qui a justement ce problème envers le précedant syndic bénévole. Il va probablement utiliser cette interprétation.

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Colet
Pimonaute assidu
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Re : Documents à transmettre d'un syndic à l'autre

Bonsoir,

Le nouveau syndic doit recevoir de son prédécesseur tous les documents de la
copropriété concernée.

L'article 577-13, § 4. 1° prévoit qu'en cas de dissolution de la copropriété, les archives doivent être conservées pendant 5 ans au moins dans un endroit à préciser.

Peut-on en déduire que les documents de la copropriété remis par l'ancien syndic au nouveau pourraient ne remonter qu'à 5 ans?

Supposons un syndic en charge d'une copropriété depuis 15 ans. Il décide d'arrêter, mais ne peut remettre à son successeur que des documents comptables qui remontent par exemple à 8 ou 9 ans; les autres ayant disparus à la suite de plusieurs déménagements de son bureau.

Bref, existe-t-il un texte ou un jugement quelconque qui préciserait  la durée de conservation des archives d'une copropriété en dehors du cas de sa dissolution?

Merci à ceux qui pourraient m'éclairer à ce sujet.

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grmff
Pimonaute non modérable
Lieu : Sibulaga, Onatawani
Inscription : 25-05-2004
Messages : 23 357

Re : Documents à transmettre d'un syndic à l'autre

A mon sens, les archives comptables ne doivent remonter qu'à 5 ans (factures propriétaires, factures fournisseurs, devis, courriers,...)

Les pièces du dossier technique doivent être gardées aussi longtemps que nécessaire: 10 ans par exemple pour les pièces attestant d'une garantie décénale. Illimité pour les plans originaux, ou pour les plans modificatifs.

Dans les PV d'AG, on peut retrouver des décision qui ont une portée illimitée. Les PV d'AG doivent donc être gardés de manière illimitée.

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luc
Pimonaute non modérable
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Re : Documents à transmettre d'un syndic à l'autre

Grmff a écrit :

A mon sens, les archives comptables ne doivent remonter qu'à 5 ans (factures propriétaires, factures fournisseurs, devis, courriers,...)

Les pièces du dossier technique doivent être gardées aussi longtemps que nécessaire: 10 ans par exemple pour les pièces attestant d'une garantie décennale. Illimité pour les plans originaux, ou pour les plans modificatifs.

Dans les PV d'AG, on peut retrouver des décision qui ont une portée illimitée. Les PV d'AG doivent donc être gardés de manière illimitée.

Correct, mais il y a une tendance qui dit qu'il faut 10 ans pour les pièces comptables, puisque des plaintes pénales sont possibles pendant 10 ans dans certains cas. La période de 5 ans (= 5 années comptables approuvées, qui ne sont pas contestées devant le Juge) est le minimum.

Exemple concret: Contestation des comptes 2003 et suivantes est en cours devant le Juge:  il faut garder les archives comptables à partir de 1998.

Un contrat avec un fournisseur appartient au dossier technique, ainsi que les commandes, bons de livraisons, etc ... Seulement la facture est une pièce comptable.

Autre point important: la destruction d'archives doit être annoncé dans le rapport annuel du syndic, au moins trois mois avant l'exécution.

Si l'ACP veut garder plus d'archives que prévu par la loi, il est logique que le syndic se fasse rétribuer pour cette partie.

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Colet
Pimonaute assidu
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Re : Documents à transmettre d'un syndic à l'autre

Mon premier sentiment correspondait exactement à l'avis donné par Grmff, mais celui de Luc est intéressant aussi.

De plus, le paiement d'une facture ne reste-t-il pas dû pendant 30 ans  (?)

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grmff
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Re : Documents à transmettre d'un syndic à l'autre

La dette suite à un jugement est due pendant 30 ans. Pour une copropriété, qui n'est pas un commerçant, à mon avis elle est valable 1 an ou deux. 5 maximum.

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Colet
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Re : Documents à transmettre d'un syndic à l'autre

Pour ceux que cela intéresse, je lis sur le site du SPF Finance, que :

"Le vendeur ou le prestateur de services peut vous réclamer le paiement d'une facture pendant un délai de 10 ans en ce qui concerne les créances contractuelles.

A côté de cela, le code civil prévoit une série de délais de prescriptions plus courts, parmi lesquels:

* 6 mois pour les notes d'hôtels, de restaurants;
* 1 an pour les frais d'huissiers;
* 2 ans pour les frais médicaux;
* 5 ans pour les frais d'avocats.

Dans l'éventualité où le paiement d'une facture prescrite vous serait réclamé, il vous est loisible d'invoquer la prescription auprès du vendeur ou du prestataire de services, par lettre recommandée.

Nous vous conseillons de garder d'office toutes vos factures pendant un délai de 10 ans, bien que selon le code de la TVA, seules les factures obligatoires doivent être conservées pendant un tel délai."

Voilà! Des archives comptables de 10 ans me paraissent satisfaisantes pour une copropriété.

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giannigianni
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Re : Documents à transmettre d'un syndic à l'autre

Colet a écrit :

Pour ceux que cela intéresse, je lis sur le site du SPF Finance, que :

"Le vendeur ou le prestateur de services peut vous réclamer le paiement d'une facture pendant un délai de 10 ans en ce qui concerne les créances contractuelles.

A côté de cela, le code civil prévoit une série de délais de prescriptions plus courts, parmi lesquels:

* 6 mois pour les notes d'hôtels, de restaurants;
* 1 an pour les frais d'huissiers;
* 2 ans pour les frais médicaux;
* 5 ans pour les frais d'avocats.

Dans l'éventualité où le paiement d'une facture prescrite vous serait réclamé, il vous est loisible d'invoquer la prescription auprès du vendeur ou du prestataire de services, par lettre recommandée.

Nous vous conseillons de garder d'office toutes vos factures pendant un délai de 10 ans, bien que selon le code de la TVA, seules les factures obligatoires doivent être conservées pendant un tel délai."

Voilà! Des archives comptables de 10 ans me paraissent satisfaisantes pour une copropriété.

Si l'archive comptable doit etre de 10 ans il en va de meme pour les dossiers tecniques/contrats liés aux factures qui serviront de piece justificatif pour verifier la legalite et regularite de la transaction dans l'ACP.

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Colet
Pimonaute assidu
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Re : Documents à transmettre d'un syndic à l'autre

C'est évident!
Mais je ne comprends pas pourquoi le délai de conservation des archives n'est que de 5 ans en cas de disissolution de la copropriété.
Probablement parcequ'elle n'existe plus et que 5 ans doivent être suffisant pour régler les contestations éventuelles.

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luc
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Re : Documents à transmettre d'un syndic à l'autre

Colet a écrit :

C'est évident!
Mais je ne comprends pas pourquoi le délai de conservation des archives n'est que de 5 ans en cas de disissolution de la copropriété.
Probablement parcequ'elle n'existe plus et que 5 ans doivent être suffisant pour régler les contestations éventuelles.

La loi dit:

Article 577/13

    § 1er. L'association des copropriétaires est, après sa dissolution, réputée subsister pour sa liquidation.

    Toutes les pièces émanant d'une association de copropriétaires dissoute mentionnent qu'elle est en liquidation.

    § 2. Pour autant qu'il n'en soit pas disposé autrement dans les statuts ou dans une convention, l'assemblée générale des copropriétaires détermine le mode de liquidation et désigne un ou plusieurs liquidateurs.

    Si l'assemblée générale reste en défaut de procéder à ces désignations, le syndic est chargé de liquider l'association.

    § 3. Les articles 181 à 188 et 195 des lois coordonnées sur les sociétés commerciales s'appliquent à la liquidation de l'association des copropriétaires.

    § 4. La clôture de la liquidation est constatée par acte notarié transcrit à la conservation des hypothèques.

    Cet acte contient:

1°     l'endroit désigné par l'assemblée générale, où les livres et documents de l'association des copropriétaires seront conservés pendant cinq ans au moins;

2°     les mesures prises en vue de la consignation des sommes et valeurs, revenant aux créanciers ou aux copropriétaires et dont la remise n'a pu leur être faite.

   § 5. Toutes actions contre des copropriétaires; l'association des copropriétaires, le syndic et les liquidateurs se prescrivent par cinq ans, à compter de la transcription prévue au § 4.

Il faut donc faire la différence entre les phases suivantes:
1. la décision (judiciaire ou volontaire) de dissolution
2. la date à laquelle la dissolution est exécuté et la phase de liquidation démarre
3. la date de la clôture de la liquidation

La période de cinq ans pour les archives ne démarre qu'à la phase 3. Il faut compter au moins 1 à 5 ans pour la phase 2. Et beaucoup plus s'il y a des procès en cours.

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