Documents à transmettre d'un syndic à l'autre

Vous vous trompez de site, très cher... le débat lancé ailleurs ne ferait-il pas double emploi? Ne pensez-vous pas que les mêmes intervenants passent sur divers sites, avec divers pseudos?

C'est un probleme des Syndics, à regler entre syndics...quoique les coproprietaires pourraient en souffrir les consequences. Demandez directement à l'ABSA ou à l'IPI.

Il y a un truc qui m'échappe....

C'est quoi cette histoire d'interventions identiques sous des pseudos différents dans d'autres forums ?

Pour ma part, j'ai déjà assez de boulot avec le forum de Pim... et je ne vais donc pas vérifier si d'aucuns ont le temps de poster des sujets identiques ailleurs...

Je me préoccupe prioritairement de l'intérêt des messages pour les visiteurs de Pim.

En ce qui concerne la question posée à propos du transfert de dossier d'un syndic à son successeur, il me paraît évident que, comme pour les comptables, il n'y ait pas de droit de rétention d'un dossier.

Il ne peut être question de porter préjudice au client, à savoir , en l'espèce, la copropriété.

Il s'agit d'ailleurs d'une obligation déontologique IPI.

Je cite le code actuel :
Art. 40 En cas de transfert de son mandat de syndic, l'agent immobilier s'efforce de rendre ce transfert aussi aisé que possible. L'agent immobilier qui termine son mandat de syndic présente un décompte détaillé et complet et ne peut exercer aucun droit de rétention, excepté dans le cas prévu à l'article 15, deuxième alinéa du présent code.

Art. 15 L'agent immobilier est responsable de la conservation de tous les documents et actes reçus de son commettant ou destinés à celui-ci en vue de la réalisation de l'affaire qui lui a été confiée. Il doit les lui restituer dès qu'il n'en a plus besoin.
Sous réserve des intérêts légitimes du commettant et/ou de la clientèle, et au besoin avec les autorisations judiciaires requises, il peut déposer chez un séquestre désigné les documents en sa possession qui peuvent servir à appuyer certains de ses droits à l'égard de son commettant et/ou de sa clientèle.

Le projet de nouveau code de déontologie - en débat interne actuellement - prévoit, à ma connaissance, toujours ce type d'obligation.

C'est la loi du 15 décembre 2005 (Moniteur Belge du 28 décembre 2005) sur la simplification administrative qui impose au syndic de transmettre à son successeur ou tout tiers mandaté tous les documents concernant la copropriété ainsi que toute la comptabilité et les actifs dont il avait la gestion (nouvel article 577-8 & 4, 9°).

Voilà qui est clair ! Plus de rétention possible.

Précision : cette loi s'applique quelque soit les mentions contenues dans le règlement de copropriété à ce sujet.

Merci pour cette brillante recherche...

Effectivement, en recherchant sur moniteur.be les publications récentes, on trouve:

Certes, cela ne change à mon sens rien, si ce n'est que cela clarifie la situation. Elle aurait plus aller plus loin, mais tout de même...

Pour une fois qu'une loi clarifie les choses, ne boudons pas notre plaisir...

Apparemment, même l'IPI n'était pas au courant.
A noter: le code civil sur le même site internet ne mentionne pas encore cette nouvelle disposition: même Le moniteur n'est pas encore au courant...

Bonsoir,

Le nouveau syndic doit recevoir de son prédécesseur tous les documents de la
copropriété concernée.

L'article 577-13, § 4. 1° prévoit qu'en cas de dissolution de la copropriété, les archives doivent être conservées pendant 5 ans au moins dans un endroit à préciser.

Peut-on en déduire que les documents de la copropriété remis par l'ancien syndic au nouveau pourraient ne remonter qu'à 5 ans?

Supposons un syndic en charge d'une copropriété depuis 15 ans. Il décide d'arrêter, mais ne peut remettre à son successeur que des documents comptables qui remontent par exemple à 8 ou 9 ans; les autres ayant disparus à la suite de plusieurs déménagements de son bureau.

Bref, existe-t-il un texte ou un jugement quelconque qui préciserait  la durée de conservation des archives d'une copropriété en dehors du cas de sa dissolution?

Merci à ceux qui pourraient m'éclairer à ce sujet.

Correct, mais il y a une tendance qui dit qu'il faut 10 ans pour les pièces comptables, puisque des plaintes pénales sont possibles pendant 10 ans dans certains cas. La période de 5 ans (= 5 années comptables approuvées, qui ne sont pas contestées devant le Juge) est le minimum.

Exemple concret: Contestation des comptes 2003 et suivantes est en cours devant le Juge:  il faut garder les archives comptables à partir de 1998.

Un contrat avec un fournisseur appartient au dossier technique, ainsi que les commandes, bons de livraisons, etc ... Seulement la facture est une pièce comptable.

Autre point important: la destruction d'archives doit être annoncé dans le rapport annuel du syndic, au moins trois mois avant l'exécution.

Si l'ACP veut garder plus d'archives que prévu par la loi, il est logique que le syndic se fasse rétribuer pour cette partie.

La dette suite à un jugement est due pendant 30 ans. Pour une copropriété, qui n'est pas un commerçant, à mon avis elle est valable 1 an ou deux. 5 maximum.

Si l'archive comptable doit etre de 10 ans il en va de meme pour les dossiers tecniques/contrats liés aux factures qui serviront de piece justificatif pour verifier la legalite et regularite de la transaction dans l'ACP.

La loi dit:

Il faut donc faire la différence entre les phases suivantes:
1. la décision (judiciaire ou volontaire) de dissolution
2. la date à laquelle la dissolution est exécuté et la phase de liquidation démarre
3. la date de la clôture de la liquidation

La période de cinq ans pour les archives ne démarre qu'à la phase 3. Il faut compter au moins 1 à 5 ans pour la phase 2. Et beaucoup plus s'il y a des procès en cours.