Transcription des changements des statuts de la copropriété

Je viens de recevoir le dernier e-news du CNIC qui peut susciter des échanges féconds d’idées sur la copropriété. Faut-il sur base de ce texte, pour chaque PV d’une AG modifiant le règlement d’ordre intérieur d’une ACP, toujours faire établir un acte authentique et le faire transcrire chez le Conservateur des Hypothèques. Comme ce texte est encore au niveau du projet, il est en principe adaptable. Le débat est ouvert. En boutade, cela va donner du travail à nos notaires et des rentrées financières chez notre Ministre des finances. L’auteur me remerciera, j’espère, pour les corrections de français apportées à son projet.

Transcription des changements des statuts de la copropriété (projet)
Année 3, nr. 42 samedi 30 septembre 2006

Plusieurs membres rencontrent des problèmes quand ils demandent que le syndic adapte les statuts de la copropriété (acte de base, règlement de copropriété et/ou règlement d’ordre intérieur) avec les décisions de l’assemblée générale.
L’argumentation classique est que la décision est applicable et qu’adapter les statuts par acte authentique ne fait que coûter, sans rapporter un euro.
Mais quand l’ACP maintient cette pratique pendant des années, on se rend très vite compte que des décisions d’AG se contredisent au fil du temps. Et que finalement les statuts deviennent opaques et on se retrouve de plus en plus devant le Juge. Les jugements deviennent aussi contradictoires, selon qu’on a cité dans les débats l’une ou l’autre « décision » d’AG.
Quels sont les risques ?
D’abord et surtout les modifications ne sont pas opposables à des tiers (banque, service d’urbanisme et environnement de votre commune, fournisseurs, …), qui n’ont pas un droit réel ou personnel envers la copropriété.
Exemple concret : une copropriété, constituée d’un groupe de bâtiments, n’a pas mentionné la décision concernant son siège dans les statuts par acte authentique ni ne l’a transcrite chez le Conservateur des Hypothèques. La banque peut refuser l’ouverture et/ou un changement d’un compte bancaire en cas de changement de syndic.
Quelle est la procédure à suivre ?
Une décision régulière d’une AG qui change les statuts (acte de base ou règlement de copropriété) est toujours reprise dans le registre des décisions de l’assemblée générale depuis le 01.08.1995 (Art. 577/8 § 4 5° CC). Ce registre est un « acte sous seing privé », comme le PV de l’AG.
Un notaire, mandaté par l’AG, doit en faire un acte authentique sur demande du syndic ou des mandataires nommés par l‘AG (Art. 577/4 § 1 CC)(1). L’acte authentique doit être transcrit chez le conservateur des hypothèques (Art. T18/1 CC) dans les deux mois (Art. T18/2 CC)(2), sinon une amende est due par le notaire. Cette amende est en principe le double des droits dus.
Quelles sont les possibilités judiciaires d’un copropriétaire pour obliger l’ACP à faire transcrire les modifications des statuts ?
Il doit d’abord demander de mettre ce point à l’ordre du jour de l’AG suivante, si le syndic ne prouve pas l’existence de l’acte authentique et de la transcription deux mois après la date de l’AG.
Si le syndic met ce point à l’ordre du jour, l’AG le vote et le syndic l’exécute dans les deux mois ; tout est en ordre.
Si le syndic persiste et n’exécute pas, le copropriétaire peut proposer à l’AG suivante qu’un syndic provisoire soit adjoint au syndic pour exécuter cette tâche, avec les frais supplémentaires de ce syndic provisoire à sa charge.
Si l’AG refuse d’approuver avec la majorité requise, alors le copropriétaire peut citer, avec ceux qui ont voté non, dans les trois mois l’ACP devant le Juge de Paix, pour qu’elle soit obligée d’exécuter la transcription, éventuellement moyennant une astreinte journalière de, par exemple, 50 euros après deux mois. Il demandera au Juge que les frais supplémentaires, dus à ce refus, ne soient pas mis à leur charge.
Peut-on adapter la loi sur la copropriété pour rendre cette zone grise plus claire ?
Oui. Le CNIC se prépare à proposer d’insérer un nouveau point 4° dans le § 1 de l’article 577/11 afin que le syndic soit obligé de signaler l’existence de modifications aux statuts qui ne sont pas transcrites :
« Art. 577/11   § 1er. En cas de transmission de la propriété d'un lot, le notaire instrumentant est tenu de requérir, par lettre recommandée, du syndic de l'association des copropriétaires l’état :
…
4°    des décisions de l’assemblée générale qui n’ont pas encore été transcrites chez le conservateur des hypothèques ou qui n’ont pas encore été transcrites dans le règlement d’ordre intérieur. Le syndic mentionne en détail les modalités pratiques d’accès à ce registre des décisions. »
LM - asbl CNIC
(1). « Article 577/4 CC. § 1er. L'acte de base et le règlement de copropriété, qui constituent les statuts de l'immeuble ou du groupe d'immeubles bâtis, ainsi que toute modification apportée à ceux-ci, doivent faire l'objet d'un acte authentique. … »
(2). « Article T18/2 CC. … . Les notaires et tous ceux, officiers publics ou autres, qui sont chargés de donner l'authenticité aux actes sujets à transcription, seront tenus de requérir la formalité dans les deux mois de leur date. …. »

Cassenoisette

La transcription de chaque modification serait en effet l'idéal puisque le but est la publicité par rapport à tous les tiers, mais, en pratique, je crains qu'elle ne soit très malaisée à mettre en oeuvre, pour diverses raisons :
1. le coût de l'acte notarié (honoraires, frais de dossier, etc..). En effet, pour chaque modif, le notaire se devra de vérifier la cohérence avec toutes les autres modifications et le reste (acte de base, réglement de copropriété) afin de maintenir une cohérence des statuts. Le clerc de l'Etude chargé de cela risque de prendre un peu de temps...
2. la transcription au bureau de Conservation des Hypothèques : en pratique, ces bureaux ne sont pas en avance actuellement... De plus, cela coûte également et , enfin, il n'est pas rare que plusieurs actes de base existent pour une copropriété (des complémentaires, correctifs, extensifs, explicatifs, dérogatifs, ampliatifs et j'en passe...) dont on ne trouve pas toujours une harmonisation et, parfois, que l'on ne trouve pas tout court... Alors, s'il faut y ajouter X transcriptions de PV....
3. Quid des décisions prises mais contestées ? Faut-il les transcrire ? Si oui, avec mention d'un litige en cours ou non ? Si non, cela pourrait devenir une manoeuvre d'obstruction systématique que de bloquer par un procès une décision et, partant, sa transcription, pendant plusieurs années...
4. Que se passera-t-il pour les copropriétés "malades" (syndic absent, provisoire, en conflit avec les copropriétaires, etc..) ?

Une solution serait de confier une responsabilité accrue aux syndics. Ils sont des agents immobiliers tenus à une déontologie. Après tout, ils sont obligés de par la loi de tenir un registre des décisions consultable gratuitement. Pourquoi ne pas prévoir un honoraire spécifique pour légalement organiser une tenue plus formelle de ce registre, plus "solennelle" et, donc, plus sécurisante pour tous ? On pourrait par exemple prévoir une obligation d'harmoniser les statuts. En contrepartie de l'honoraire, des sanctions peuvent être prévues si négligence est constatée. Cela coûterait bien moins cher qu'une transcription systématique d'un acte notarié.

perseverant a écrit : La transcription de chaque modification serait en effet l'idéal puisque le but est la publicité par rapport à tous les tiers, mais, en pratique, je crains qu'elle ne soit très malaisée à mettre en oeuvre, pour diverses raisons :
1. le coût de l'acte notarié (honoraires, frais de dossier, etc..). En effet, pour chaque modif, le notaire se devra de vérifier la cohérence avec toutes les autres modifications et le reste (acte de base, réglement de copropriété) afin de maintenir une cohérence des statuts. Le clerc de l'Etude chargé de cela risque de prendre un peu de temps...
2. la transcription au bureau de Conservation des Hypothèques : en pratique, ces bureaux ne sont pas en avance actuellement... De plus, cela coûte également et , enfin, il n'est pas rare que plusieurs actes de base existent pour une copropriété (des complémentaires, correctifs, extensifs, explicatifs, dérogatifs, ampliatifs et j'en passe...) dont on ne trouve pas toujours une harmonisation et, parfois, que l'on ne trouve pas tout court... Alors, s'il faut y ajouter X transcriptions de PV....
3. Quid des décisions prises mais contestées ? Faut-il les transcrire ? Si oui, avec mention d'un litige en cours ou non ? Si non, cela pourrait devenir une manoeuvre d'obstruction systématique que de bloquer par un procès une décision et, partant, sa transcription, pendant plusieurs années...
4. Que se passera-t-il pour les copropriétés "malades" (syndic absent, provisoire, en conflit avec les copropriétaires, etc..) ?

Une solution serait de confier une responsabilité accrue aux syndics. Ils sont des agents immobiliers tenus à une déontologie. Après tout, ils sont obligés de par la loi de tenir un registre des décisions consultable gratuitement. Pourquoi ne pas prévoir un honoraire spécifique pour légalement organiser une tenue plus formelle de ce registre, plus "solennelle" et, donc, plus sécurisante pour tous ? On pourrait par exemple prévoir une obligation d'harmoniser les statuts. En contrepartie de l'honoraire, des sanctions peuvent être prévues si négligence est constatée. Cela coûterait bien moins cher qu'une transcription systématique d'un acte notarié.

Je n'ai pas votre expérience et vos qualifications.  Je ne peux que parler en tant que copropriétaire.  De ce point-de-vue il m'apparaît que les exemples donnés par les professionnels illustrent parfaitement que l'on se trouve dans de nombreux cas dans un situation de parfait  "embrouillamini",  un vrai plat de spaghetti.

Situations causées par  "manquements ?",  "incompétence ?",  "non adapation au bien concerné ?" lors de la rédaction de l'acte originel et certainement trop grande facilité à décider par la suite que les pratiques s'écarteront de ce qui est prévu à ce même acte de base.

Faut-il confier une plus grande responsabilité aux syndics ?  Vu la grande diversité des compétences réelles des syndics, vu certaines pratiques, on peut se poser des questions. 

Les syndics sont en bonne partie à l'origine de cette situation embrouillée car ils ont une influence majeure dans bien des décisions prises dans les copropriétés (cfr entre autres les contestations mentionnées sur le forum).

Un exemple de pratique à propos de laquelle il serait bon de s'interroger : les procurations données par les copropriétaires absents aux AG. Il était assez courant que le syndic représente, avec procuration, des propriétaires absents.  Ceci est actuellement interdit légalement.  De même il est interdit qu'un employé du syndic représente des copropriétaires absents.  Alors, actuellement certains syndics lorsqu'ils envoyent les convocations aux AG sollicitent de recevoir les procurations et font représenter les propriétaires absents par quelqu'un de leur choix ayant un statut d'indépendant.

Pour argumenter votre propos vous dites : "... ils"  (syndics) "sont obligés de par la loi de tenir un registre des décisions consultable gratuitement. " J'ai rencontré un tarif mentionnant un honoraire dû si la consultation durait plus d'une demi-heure ! Mêm si l'on peut comprendre qu'il y a lieu de mettre des modalités à la consultation ceci n'est pas un signe de grande bonne volonté ! Est-il par ailleurs adéquat d'aller consulter des documents chez quelqu'un que vous contestez éventuellement ?

Vous reprenez l'argument du coût pour la modfiication de l'acte de base mais vous proposez un honoraire spécifique pour les nouvelles missions du syndic.  Qu'en sera-t-il de ces coûts ?  Est-il si évident que in fine les modifications plus faciles, plus nombreuses, (dont on ne pensera sans doute pas à mentionner le coût lors de l'AG)  ainsi coordonnées par le syndic auront un coût moindre ?

Alors, prenons les choses à la base : de bons actes de copropriété, obligation de coordonner les textes lors de tout changement - cela résoudra le problème des actes de base non trouvés - et réduira (probablement) les incohérences. Par la suite changements seulement si vraiment nécessaires et traduits en acte authentique.

Pour les modifications futures, en un mot comme en mille : faisons en sorte d'améliorer les pratiques et non de d'officialiser des pratiques existentes insatisfaisantes.

Quelqu'un a-t-il déjà fait modifier un acte de base ou une répartition par un jugement?

Pour débloquer certaines situations que je mentionnais précédemment, j'envisage une action en justice contre la copropriété. Celle-ci comparaîtrait volontairement après décision d'AG, sur base d'un texte approuvé par une majorité de propriétaires...

Quelle est-alors la majorité requise pour mandater le syndic a accepter une modif de l'acte de base?
Doit-on alors encore passer chez un notaire?
Doit-on alors encore transcrire le nouvel acte de base? Si oui, est-ce que le receveur accepte les jugements qui valident un acte de base?

Merci de donner un "mode d'emploi" pour débloquer une situation qui perdure depuis 15 ans. Nous devons avoir 100% des signatures des propriétaires. Actuellement, la situation est bloquée car une succession est vacante ou incertaine depuis plusieurs années...

Les modifications concernent la répartition des quotités de parties communes spécifiques à certains copropriétaires, un échange de partie commune contre une partie privative avec changement d'étage.

Ces modifications ont fait l'objet d'un permis de batir, de décisions d'AG et de modifications lourdes du batiment. Les répartitions sont appliquées depuis 15 ans.

On cherche à obtenir un nouvel acte de base depuis, mais il est impossible de réunir toutes les signatures: décès, mutations, successions,...

Actuellement, un propriétaire est décédé (il y a quelques années...) Les testaments sont tellement foireux et contradictoires qu'il est difficile de dire lequel est valable. Les 42 héritiers légaux (des cousins, pas des descendants) ont été désérités par un des testaments discutable et discuté. L'héritier présomptif a accepté la succession sous réserve de l'accord des 42 héritiers légaux. Comme certains viennent de loin et refusent de se déplacer, rien n'avance.

Le notaire suppose qu'au vu du temps qui passe, avec les intérêts de retard dûs sur les droits de succession, personne n'acceptera la succession en question.

Actuellement, le bien concerné par la copropriété est loué par les bons soins du régisseur, et les loyers sont saisis par la copropriété. La copropriété n'a donc aucune raison de mettre l'affaire en justice.

Mon objectif est donc de sortir de cet imbroglio sans dépenser les frais de notaire. Il y a 3 ans, nous avions toutes les signatures sauf une. Nous avions même des signatures de propriétaires d'un quart de nue propriété venant de l'étranger signée chez l'ambassadeur de Tombouctou (ou par là, quoi)

Voilà, vous avez toute l'histoire. Une solution?

§7. Lorsqu'une minorité de copropriétaires empêche abusivement l'assemblée générale de prendre une décision à la majorité requise par la loi ou par les statuts, tout copropriétaire lésé peut également s'adresser au juge, afin que celui-ci substitue à l'assemblée générale et prenne à sa place la décision requise.

A mon avis, et si j’ai bien compris, il s’agit juste de coordonner les statuts avec des décisions prises régulièrement lors d’anciennes AG. Je ne vois pas d’autres solutions pratiques que de coordonner les textes (En principe, le travail du syndic en collaboration avec un notaire) et de transcrire les statuts coordonnés sans un acte authentique enregistré.
Une décision de mandater le syndic pour ces formalités me semble nécessiter une simple majorité.