petites réparations urgentes

Bonjour,
dans un immeuble ou je suis locataire, voici ce à quoi j'ai assisté;
Un assesseur statutaire du conseil de copropriété + la secrétaire du syndic + l'homme chargé de l'entretien (nettoyage des communs) ont visité l'immeuble vendredi dernier.
Il était question de faire réaliser des réparations urgentes.
Q: Ma 1ère question, est-ce comme cela que cela se décide, ou faut-il une assemblée?

J'ai captés ces travaux que l'assesseur commandait à l'homme d'entretien en présence de la secrétaire du syndic (qui n'a aucun pouvoir et je me demande ce qu'elle vient faire ici)
1. réparation dans le hall d'entrée d'un trou fait dans le mur par un geste d'humeur d'un locataire (fait qui a été dénoncé au copro du locataire en question)
2. réparation c.a.d. repeindre un pan de mur qui a été abîmé par une fuite d'eau d'un studio au 1er ét. qui vient d’être réparée par le copro de ce studio, il n'y a donc pas de doute quant à l'origine des dégâts.
3. réparation de certains chambranle de porte d'un de studios appartenant à l'assesseur. Dégâts dus aux personnes qui claquent constamment les portes mais qui datent d'il y a plus de 4 ans.

Etant donné que ces réparations qui seront réalisées par l'homme d'entretien qui facturera ses prestations via son sprl, nous locataires, ne verront ces frais qu'en aout 2015.

Q: 1. Ces gens avaient-il le droit d'agir ainsi à l'insu des autres copro?
2. pour le trou et les dégâts des eaux, ne faut-il pas faire jouer les assurances?
3. pour les chambranles de portes des studios, ces réparations sont elles commandées sainement à charge de la copro?
car après tout, pourquoi les locataires se verraient facturé ces frais?
Frais déclarés et commandé d'urgence par l'assesseur seul, le fait de se balader dans l'immeuble avec la secrétaire du syndic ne lui confère aucune autorité!

voilà pour mes inquiétudes du WE.

bonne journée
Laura