Comment établir la liste des personnes en droit de participer à l'AG ?

QUESTION
En cas de décès / succession des copropriétaires d'un lot, existe-t-il un mécanisme permettant au syndic d'enregistrer l'ACP comme créancier auprès de la succession, en ne connaissant que l'identité et les coordonnées des défunts ?
Si oui, dans quels cas le syndic doit-il l'appliquer ?
(mon hypothèse : si aucun "intéressé" identifié dans les quatre (?) mois du décès, correspondant au délai standard pour régler la succession fiscalement).

§ 2. En cas de cession du droit de propriété d'un lot entre vifs ou pour cause de mort le notaire instrumentant demande au syndic de l'association des copropriétaires, par lettre recommandée à la poste, de lui transmettre les informations et documents suivants :
   1° le montant des dépenses de conservation, d'entretien, de réparation et de réfection décidées par l'assemblée générale ou le syndic avant la date certaine du transfert de la propriété mais dont le paiement est demandé par le syndic postérieurement à cette date;
   2° un état des appels de fonds approuvés par l'assemblée générale des copropriétaires avant la date certaine du transfert de propriété et le coût des travaux urgents dont le paiement est demandé par le syndic postérieurement à cette date;
   3° un état des frais liés à l'acquisition de parties communes, décidés par l'assemblée générale avant la date certaine du transfert de la propriété, mais dont le paiement est demandé par le syndic postérieurement à cette date;
   4° un état des dettes certaines dues par l'association des copropriétaires à la suite de litiges nés avant la date certaine du transfert de la propriété, mais dont le paiement est demandé par le syndic postérieurement à cette date.
   Les documents énumérés au § 1er sont demandés par le notaire au syndic de la même manière s'ils ne sont pas encore en la possession du copropriétaire entrant.

Je connais aucun syndic qui s'en préoccuppe mais au contraire tous les syndics refusent de me communiquer la feuille des présences signés par les CPS ou leur mandataire.....

- La liste en question n'existe pas formellement dans la copropriété et doit être établie.

QUESTION GENERALE
- Comment le syndic doit-il procéder pour établir et maintenir cette liste avec suffisamment de sécurité juridique pour l'ACP, l'AG et lui-même ?

QUESTIONS PLUS PRECISES
- Quels documents un propriétaire de lot doit-il fournir au syndic afin que celui-ci puisse l'inscrire sur la liste ?

- Quels documents les intéressés désignant leur mandataire doivent-ils fournir au syndic afin que celui-ci puisse inscrire ce mandataire sur la liste ?

- Qu'entend t'on par "Nom" ? Nom et tous les prénoms ?

- Qu'entend t'on par "Coordonnées" ? Adresse du domicile ? Autres ?

- Variations si le propriétaire ou un intéressé est une personne morale, par exemple une société ?

- Jusqu'à quel point et comment le syndic doit-il vérifier les informations fournies ? (P.ex. le propriétaire est-il bien propriétaire ? Tous les intéressés se sont-ils manifestés ? La personne est-elle habilitée à représenter la société ? L'adresse est-elle bien le domicile de la personne ou le siège de la société ? etc... etc...)

- Comment la liste initiale peut-elle être adaptée par le syndic lors de transmission de lots (ventes, successions etc...) ?