[comptabilité] décompte annuel ou trimestriel ?

Et alors ? où est le problème ?
Les comptes sont approuvés une fois par an bien entendu.
Le fait d'envoyer les comptes chaque trimestre permet à chacun de poser ses questions régulièrement et éventuellement faire une correction ou une adaptation dans le trimestre suivant.
Tout est transparent, direct et bien plus pratique pour le suivi.

J'aimerais bien connaitre les avantages que vous trouvez à des décomptes annuels...
C'est une vision d'Etat avec des budgets à allouer mais pas du tout adapter à une saine gestion de copropriété.

Il ne faut pas de système prévisionnel!

Le mieux c'est d'envoyer des décomptes trimestriels sur base des frais réels, donc sur base de toutes les factures reçues par l'ACP pendant le trimestre.

En tant que commissaire aux comptes, il est arrivé que l'ACP me demande de vérifier les décomptes trimestriels avant envoi par le Syndic.

C'est fatigant de lire que vous déviez de ce qui est dit pour critiquer et énoncer de grandes histoires alors que cela n'est pas en rapport avec ce qui est présenté !

Un décompte de charges réelles établit chaque trimestre ou des appels de fonds provisionnels font toujours partie de comptes en cours d'exercice. La validation des comptes, des appels, des répartitions,... se fait dans n'importe quel système une fois par an lors de l'AG !  Personne n'a dit le contraire !

Je ne vois que des avantages à l'établissement de décomptes trimestriels sur base des charges réelles par rapport à des appels de fonds fixés sur base de budget fort léger dans leur élaboration dans le cadre des acp  !   (et ne venez pas me parler de l'importance des budgets d'organismes publics, cela n'a rien à voir avec une acp et, surtout, on y voit les nombreuses dérives que cela occasionne malgré la sois-disant rigueur à les établir)

Le budget est obligatoire, soit c'est la loi. Il est établi par le syndic sur base des charges écoulées et les travaux prévus !  Et après ???? en quoi cela protège l'acp de quoi que ce soit ? que se passe t'il si le budget débouchage est épuisé ? on reporte le débouchage à l'année suivante ?  on arrête de chauffer en décembre car le mazout a augmenté plus que prévu ou que les locataires ont eu plus froid que prévu ?   Dans une acp, un budget ne sert qu'à très peu de chose voir à rien !
Je préfère une comparaison des charges écoulées sur 3 ou 5 ans, une explication sur la cause des variations, un fonds de roulement de 4 ou 5/12èmes des charges annuelles, des appels de fonds pour les travaux votés, des appels de fonds pour approvisionner le fonds de réserve et des décomptes de charges réelles chaque trimestre qui, là, limite beaucoup de dérive !
Mais certainement pas un décompte annuel avec des provisions calculées sur un budget qui n'en est pas un !

Je n'ai vu qu'un seul argument avancé timidement pour le décompte annuel : un surcout de gestion ! Le syndic qui me réponds ça, c'est qu'il n'envisage pas de tenir la compta quotidiennement mais probablement une ou deux fois par an en encodant par paquet ! Beau suivi de gestion des charges, des propriétaires et des fournisseurs !
Pour une bonne tenue de compta et une bonne gestion, il faut encoder en continu et directement avec les bonnes imputations.
Quand on respecte ce principe, le décompte peut-être sorti en quelques minutes dés la fin du trimestre.  Où est le surcoût ?

Donnez-moi un argument pour une préférence à des décomptes annuels  ?   Je n'en ai jamais entendu un seul qui vaille la peine d'être retenu ! Et ça fait presque 30 ans que je pose régulièrement cette question....

Ce qui fait 120 trimestres.... (ok, je sors)

@max11
Une suggestion qui m’épargne du temps à vous et à moi: lisez si possible la page Comptabilité de Wikipédia et ses pages annexes. J’en cite l’introduction :

Par exemple : il n’y a qu’un grand livre par ACP et pas plusieurs.

Le nombre de journaux dépend d’une décision de celui qui tient la comptabilité dans le contexte de l’ACP. Sont en principe suffisant :
- Un journal bancaire par compte bancaire (en principe au moins 2 - fonds de roulement et fonds de réserve)
- Un journal des factures entrants (en essence les factures des fournisseurs)
- Un journal des sinistres (en essence les recettes et dépenses en contexte de tant les sinistres des parties communes que parties privatives et les sinistres mixtes)
- Un journal des factures sortants (en essence les demandes de provisions).

Si il y a au moins deux concierges:
- Un journal des salaires (en essence les dépenses en contexte du personnel de l’ACP) (permet à respecter le plus possible la vie privée du personnel).

Mais l’inventaire annuel est par contre souvent oublié et remplacé de fait par le "bilan" de l'inventaire. Le manque de justification du bilan est souvent source de débats, discussions, litiges et finalement procès inutiles si on avait tenu un inventaire et admis qu'on puisse le consulter.

L'existence de l'inventaire est en fait impérative, rend tout transparent et simplifierait beaucoup le travail du syndic, s’il use un logiciel adéquat. J’en ai vu le résultat réel en 2004 (autre ACP) et en 2012 (mon ACP - syndic 2011-2012 - eu accès fin 2016).

Ce logiciel oblige de bien motiver chaque changement de l’inventaire, mais simplifie énormément les rapports consécutifs, si configuré d’une façon adéquate.

to DACH :
- Le surcoût : je ne crois pas que sortir 4 décomptes par an représentent un vrai surcroit de travail pour un pro. Et aucun syndic n'a jamais osé m'avancer cet argument, je ne sais donc pas comment ce serait défendu. Le supplément de papiers : on parle bien de 2-3 feuilles à ?? centimes en plus par propriétaire ? Même pour une grande ACP, je crois que cela vaut la peine de payer ces centimes par propriétaires x 4 trimestres, même avec l'enveloppe et le timbre on doit être proche de 10€ par an par propriétaire....
- Appel provisionnel de montants variables + appels extraordinaires : et vous trouvez cela plus clair et plus cohérent qu'un décompte trimestriel ?
- Quel trésorerie sur dimensionnée ? un fonds de roulement de 4-5/12ème des charges versé une fois à l'achat permet généralement de faire face aux dépenses d'un trimestre + le mois suivant voir un peu plus dans l'attente du paiement trimestriel. Rien d'excessif là-dedans et une acp qui peut assumer ses engagements financiers envers ses fournisseurs !  c'est cela aussi la saine gestion....
- Gérer c'est prévoir : vous pouvez prévoir le montant de toutes les dépenses d'une acp ? l'AG n'a que très peu de contrôle (voir pas du tout) sur la plupart de ses dépenses courantes : volumes de chauffage et eau consommés (dépend du comportement changeant des occupants changeants aussi), prix du carburant, travaux de dépannages et réparations courants (un débouchage, une panne, une casse, une fuite,...), une concierge malade, une prime d'assurance qui augmente, .... La réalité est bien difficile à deviner dans le cadre de l'élaboration d'un budget.... Et, je le répète, de peu d'utilité dans le cadre des provisions et décomptes de charges.
Lire que le syndic qui constate avoir épuisé son budget chauffage doit immédiatement en référer à l'AG et prendre les mesures qui s'imposent me fait bien rire... Qui va accepter une AGE pour prévenir qu'on a vidé le budget chauffage ou que la décharge des wc est bouchée et que ce n'est pas dans le budget ????
Quand à prendre dans un autre poste budgétaire (ce que j'ai lu), cela va à l'opposé de votre raisonnement. A quoi servirait un budget par poste si le syndic peut prendre dans un poste pour boucher un autre.....
- La répartition trim permet de réagir tout de suite ou de se souvenir que, oui, il y a eu deux débouchages successifs le mois dernier (qui se souvient de toutes les interventions 10-12-15 mois avant ?). La facture mal imputée peu arriver aussi et elle sera corrigée dés le trim suivant. Vous préférez attendre que la correction se trouve dans le décompte de l'année suivante ou que tous les décomptes soient refait donc non approuvés avec toutes les conséquences que cela implique ? Et le risque (vécu) que la correction soit oubliée, resignalée à l'AG N+1 et le S fait la correction deux ans plus tard....
- Réagir à priori sur un budget : en disant quoi : je crois qu'il va y avoir une fuite à la décharge en juin et que nous devrions donc provisionner ce poste ! ou mon instinct me dit que l'ACP va consommer 50m³ d'eau en plus et que le gouvernement va nous taxer 0,5€/m³ de plus, il faut donc augmenter le poste.
- Commissaire aux comptes : de mon expérience, je constate très peu d'erreurs de répartition de charges (les millièmes étant encodés une fois pour toute, je ne comprends pas comment le système peut tout d'un coup compter 125/1000ème au lieu de 105/1000ème à un appartement). Des décomptes trim ou annuels ne changent donc rien pour le travail du commissaires aux comptes. Si les millièmes sont bon une fois, ils le sont 4x... Il y a potentiellement beaucoup beaucoup plus de choses à vérifier dans les comptes que les millièmes de chacun utilisés pour chaque décompte....

Dernière modification par max11 (12-11-2017 12:21:39)

Donc faire une AGE pour signaler un débouchage imprévu ou une autorisation pour remplacer la concierge malade un mois...

Là, on est dans un délit, cela n'a rien à voir avec le contexte de décomptes trim ou de budget. Dans l'un ou l'autre cas, le syndic indélicat agira et cela ne fait pas partie de ce débat. Un budget ne protège en rien contre le détournement et la malhonnêteté !

En quoi est-ce moins cher ? les charges sont toujours les mêmes si on considère que les dépenses sont faites uniquement pour les besoins de l'acp. Que les décomptes soient trim ou annuels, le total des charges de l'acp n'est pas influencé par les décomptes. Sauf, à nouveau, à tout mélanger avec des accusations sur des syndics malhonnêtes.... (mais qui n'a rien à voir avec la périodicité des décomptes)

N'importe quoi à nouveau. Vous allez dénoncer votre syndic à l'IPI parce qu'il a acheté 5000 litres de mazout en plus du budget  sans prendre le temps de faire une AG parce que la cuve était vide le 20 décembre  ?

Personnellement, je suis suis pas contre par principe qu'un syndic communique un décompte par trimestre, mais je pense que cela n'exclut pas un budget bien établi.
Je suis d'accord qu'il ne faut pas attendre 15 mois pour connaitre les dépenses de l'ACP, mais il faut planifier à l’avance ces dépenses dans la mesure du possible.
Mais je veux savoir avant l'appel de fond comment ces provisions seront employées. C'est à dire bien avant que les factures soient payées et bien avant de recevoir un décompte trimestrielle ou annuelle. Le décompte ne sert que de contrôle de l’emploi de mes provisions.

Bien sûr on pourrait établir un inventaire du patrimoine de l'ACP chaque mois ou chaque trimestre, mais, sauf malversation du syndic, cela serait peu rentable.
Une autre solution est la consultation en direct, par exemple via le réseau, des comptes de l'ACP  mais c'est un autre débat.

Et si l'on à des doutes sur l'emploi des provisions, il faut aller consulter chez le syndic les documents concernant son ACP. Et si on souhaite partager ses investigations, quoi de mieux que faire partie du conseil de copropriété.

Je précise également que je ne suis pas contre une marge d'imprévu probable dans les budgets et que je ne pense pas qu'un syndic doit convoquer une AGE pour ajouter un appel de fonds extraordinaire pour un imprévu justifié.

Je doute que le décompte trimestriel permette de se prémunir de dépense abusive ou non planifié de la part du syndic. Car ces décompte intermédiaires reprennent ce que le syndic veut bien communiquer. Cela ne reprends pas les impayés, les factures non reçues, les consommations non relevées, les dépenses futures pourtant déjà engagé par le syndic, .... Et surtout ne permet pas en tant que tel de planifier son propre budget.

Je n'ai jamais dit qu'il ne fallait pas faire de budget. C'est une obligation légale.... Mais, en acp, ils sont fait comment les budgets : les charges courantes de l'année N-1 (indexées ou pas), les petits travaux imprévus qu'on prévoit au pouf, les travaux votés lors des AG N-1,2... non exécutés et les travaux dont on prévoit de parler en AG.  Je ne crois pas que ce soit un travail plus pointu que cela....

Dans un décompte trimestriel, il y a quand même beaucoup plus d'infos transmises sur les dépenses du trimestre écoulé que dans un simple appel de provisions...
Et bien sûr qu'on y trouve les impayés propriétaires, les factures impayées, les sinistres en cours, la situation du fonds de réserve, le solde dû aux fournisseurs, les entrées ou sorties de banque non justifiées qu'on trouve dans un compte d'attente,.... ça s'appelle le bilan, auquel on peut ajouter les balances copropriétaires et fournisseurs si on veut encore plus de détail. C'est tout l'intérêt de recevoir un décompte trimestriel : la compta doit être à jour et bilan+balances peuvent être envoyés tous les 3 mois. Difficile dans ces conditions de cacher une dépense de 3.000 € payée mais non imputée ou une facture dans les charges mais impayée...

Bien sûr, cela n'empêchera jamais les malversations, les magouilles, les erreurs de bonne foi,.... mais cela va (un peu) les compliquer.... Et, dans ma grande naïveté, je continue à croire que la plupart des syndics sont honnêtes... La compta tenue régulièrement les aidera à repérer plus vite une erreur de bonne foi ou informer directement l'acp d'une dépense "imprévue" mais nécessaire.

Hmm .... c'est interdit d'acquérir de l'expérience en ayant des syndics et des mandataires de l'ACP (pas tous) qui cogèrent pour leur propre profit?
Une ACP de 250 membres à le même nombre de conflits que 25 ACP avec 10 CP.

Quel est votre bût? De n'avoir des intervenants qui vous donnent raison basé sur leur expérience ?

D'urgence c'est par exemple (cas de mon ACP) signaler par écrit sa décision préalablement dans un bulletin trimestériel de 2 à 4 pages.
Présenter sa décision motivé pour être validé par l'AG se fait postérieurement.
En quoi je me contredit?

L’avantage que ma langue maternelle n'est pas le français, est que je consulte en cas de doute mon Larousse, ...

Un débouchage hors budget s'est fait en 2007 (débauchage "oublié" depuis des années). Signalé au CdC et motivé lors de la présentation des comptes l'année suivante.

Dans mon ACP on a renouvelé la porte d'entrée du parking souterrain (217 lots) sur base d’une décision urgente, signalé lors d'une réunion du CdC élargie aux CP intéressé dans le passé à ce problème et approuvé lors de l'AG suivante. Quelques AG plus tard une chaudière en panne. Remplacé de la même manière (signalé avant travaux et approuvé à l'AG suivante).

Si le syndic est un pro et travaille comme un pro il n'y a pas de risque. Il saura se défendre à l'IPI. Naturellement il faut oser demander des avis d'experts impartiales et avoir un oeil sur les dépenses d'installation, la garantie et les dépense périodiques de fonctionnement.

Remarque: vous mêlez mes propos et les votre. C'est pas évident. J'ai marqués mes propos dans votre texte en italique.

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