Tenue des AG: Federia interpelle le (nouveau) ministre de la Justice

Federia a adressé un courrier au nouveau Ministre de la Justice (Vincent Van Quickenborne)

"Courrier du 17/10/2020
Monsieur le Ministre,
En complément à notre mail du 14 octobre  2020 et suite à la communication du Gouvernement de ce vendredi 16  octobre relative à la situation du COVID-19 dans notre pays, nous sommes  interpellés par beaucoup de syndics membres de notre Fédération.

En effet, les syndics ne comprennent pas  que dans une situation tout aussi grave - si pas supérieure - que celle  que nous avons pu connaitre au mois de mars, ils se voient obligés de  tenir leurs assemblées générales en présence de plusieurs dizaines de  personnes. De plus en plus de cas de COVID-19 chez les syndics, et/ou  parmi leur personnel, les empêchent de pouvoir tenir les assemblées. La  crainte de nombreux copropriétaires par rapport au risque COVID-19 fait  qu’il y a de réels problèmes pour atteindre le quorum nécessaire pour la  tenue des assemblées. Les syndics se voient alors contraints de  convoquer à nouveau ; ce qui relève de l’impossibilité. En effet, les  agendas des syndics sont déjà surchargés par les reports des assemblées  générales qui auraient dû se tenir durant les mois de mars à juin. Votre  prédécesseur, le Ministre Geens, avait suspendu la tenue des assemblées  générales de cette période à deux reprises, sans pour autant prolonger  la période de report pour la tenue de ces AG.
La fermeture des cafés et des  restaurants présente un problème supplémentaire aux syndics pour trouver  des salles disponibles pour la tenue des assemblées générales. Avec la  distanciation sociale qui doit être maintenue, les salles pouvant  répondre aux différents critères deviennent rares et quand cela s’avère  possible, les prix deviennent prohibitifs pour les associations de  copropriétaires.

L’imposition d’un couvre-feu représente  également un élément de contrainte supplémentaire. Il peut arriver que  des assemblées générales durent au-delà de minuit. Le couvre-feu oblige  les syndics d’arrêter, le cas échéant, les assemblées générales afin de  permettre aux copropriétaires de rentrer chez eux et de convoquer une  deuxième assemblée afin d’épuiser l’ordre du jour. Cette procédure vient  alourdir des agendas déjà surchargés.

En tant que Fédération, il est de notre  devoir de penser à la sécurité de tous : les copropriétaires, les  syndics et leurs employés. Nous défendons l’annulation de la tenue des  assemblées générales jusqu’au 31 décembre 2020. Nous demandons que les  assemblées générales statutaires 2020 qui n’ont pu se tenir soient  postposées à la tenue de l’assemblée générale 2021. Les syndics  devraient pouvoir décider de la tenue d’une assemblée générale  extraordinaire en cas de réelle urgence.

Nous vous rappelons aussi notre demande  de réduire, de manière temporaire durant la période COVID-19, la  majorité légale, à savoir l’unanimité, de la tenue des assemblées  générales écrites aux majorités prévues pour la tenue d’une assemblée  générale standard. Cela permettrait de rendre possible la tenue de  réunions informelles par vidéoconférence afin de répondre aux questions  des copropriétaires et de leur permettre ensuite de voter par écrit.  L’unanimité aujourd’hui imposée est dans 99% des cas impossible à  atteindre. Permettre de tenir compte d’un vote écrit, si le nombre de  réponses reçues correspond au quorum de tenue des assemblées générales  et avec les majorités normales, débloquerait déjà pas mal la situation.

La modification législative pour  autoriser les assemblées générales à distance est nécessaire mais  demande plus de temps afin de préparer et de réfléchir sur le texte de  loi. Nous avons déjà réalisé des propositions à ce sujet avec nos  partenaires néerlandophones de la CIB Vlaanderen et l’IPI. Nous  demandons à pouvoir réactiver ce groupe de travail rapidement afin de se  pencher sur le sujet et sommes bien évidemment disponibles.

Une action rapide de votre part est attendue. Nous vous en remercions d’avance.

Nous restons à votre disposition pour trouver la meilleure solution dans l’intérêt des copropriétaires et des syndics.

Veuillez agréer Monsieur le Ministre, l’expression de nos sentiments distingués.
Yves Van Ermen
Président de Federia Syndic
Caroline Lejeune
Présidente de Federia"