Documents obligatoires d'assemblée générale...?

grmff a écrit :

Mon syndic non pro fait pareil que Laurimmo: courrier, ordre du jour, devis très complets à discuter et voter, comptes copropriété, compte personnel, budget, rapport du CaC.
Pas de rapport du CdC qui n'en fait pas (dommage)
Pas de site internet de la copropriété (dommage).
Tout par courrier, rien par e-mail (quel gaspillage).
Pas de mention de l'endroit où on peut consulter les documents, et quand on le demande, on peut consulter de très mauvaise grâce chez le syndic, à 60km de la copropriété. A ma connaissance, personne ne consulte jamais les documents (sauf CaC et CdC) C'est très mauvais pour que les copropriétaires s'impliquent. Très bon pour que le syndic fasse ce qu'il veut.

Il faut faire quand même attention à cela. J'ai fait confiance pendant 9 ans et puis j'ai remarqué m'être fait avoir - de ma faute j'aurais du être plus vigileant (mais se sentir arnaqué pas agréable)/

Pourtant la législation et doctrine sont un peu unanimes:

« L'exigence légale de préciser dans la convocation les modalités de consultation ne présente toutefois d'intérêt que si les documents ne sont pas joints à la convocation elle même. La jonction des documents à la convocation peut être privilégiée par le syndic pour éviter d'être confronté à de multiples demandes de consultation des documents à son bureau. II veillera dans ce cas à préciser de manière explicite que tous les documents liés à la convocation y sont joints. L'absence de mention dans l'ordre du jour des modalités de consultation pourrait constituer une cause d'irrégularité des décisions de l'assemblée, à moins que les pièces ne soient annexées à la convocation ou n'aient déjà été précédemment communiquées aux copropriétaires» (Corinne MOSTIN, Le syndic de copropriété, Kluwer, 2012, p. 72, n° 244).

Il a par ailleurs été jugé que, le budget prévisionnel contenant un planning de l’avenir de la copropriété pour une période d’un an, lequel et établi sous forme chiffrée, ce qui se traduit par la contribution de chaque copropriétaire, il doit nécessairement être joint à la convocation, afin de permettre aux copropriétaires de l’examiner avant de passer aux votes et de formuler si nécessaires des observations. A défaut de respecter une telle exigence, la décision doit être déclarée irrégulière (J.P. Bruxelles, 4ème canton, R.C.D.I. 2014, liv. 2, p. 25).

En outre, l’article 577-8, § 4, 11° du Code civil donne pour mission au syndic de permettre aux copropriétaires d’avoir accès à tous les documents ou informations à caractère non privé relatifs à la copropriété. A cet effet, le juge de paix de Woluwe-Saint-Pierre a dit pour droit que
«    conformément à l’article 577-8, § 4, 11° du Code civil, tout syndic (professionnel ou non) a l’obligation de permettre à chaque copropriétaire d’avoir accès à tous les documents ou informations de la copropriété à caractère non-privé. Dans l’exercice de ce droit de contrôle, le copropriétaire doit agir de bonne foi, tout comme le syndic qui doit fixer raisonnablement les jours durant lesquels le contrôle peut être effectué et doit laisser le temps aux copropriétaires pour réaliser le contrôle » (J.P. Woluwe-Saint-Pierre, 15 octobre 2012, T. App, 2013/3, p. 27)., l’article 577-8, § 4, 11° du Code civil donne pour mission au syndic de permettre aux copropriétaires d’avoir accès à tous les documents ou informations à caractère non privé relatifs à la copropriété. A cet effet, le juge de paix de Woluwe-Saint-Pierre a dit pour droit que conformément à l’article 577-8, § 4, 11° du Code civil, tout syndic (professionnel ou non) a l’obligation de permettre à chaque copropriétaire d’avoir accès à tous les documents ou informations de la copropriété à caractère non-privé. Dans l’exercice de ce droit de contrôle, le copropriétaire doit agir de bonne foi, tout comme le syndic qui doit fixer raisonnablement les jours durant lesquels le contrôle peut être effectué et doit laisser le temps aux copropriétaires pour réaliser le contrôle » (J.P. Woluwe-Saint-Pierre, 15 octobre 2012, T. App, 2013/3, p. 27).
Or, il pèse sur les épaules du syndic une obligation de résultat qui implique qu’entre l’envoi de la convocation et le jour de la réunion, ces documents puissent être consultés.
« Il y a 2 types de documents qui doivent être annexés aux convocations : les documents exigés par les statuts, et ceux dont l’efficacité commande qu’ils soient communiqués aux copropriétaires en même temps que l’ordre du jour. …. Ainsi les comptes doivent parfois, selon le vœu du règlement de copropriété ou du règlement d’ordre intérieur, être joints, à la convocation. Le non-respect de cette exigence pourrait entrainer l’annulation de la décision d’approuver ces comptes et des décisions annexes (quitus du syndic, des vérificateurs, etc., surtout si l’annulation est demandée par des copropriétaires…).
A côté des documents exigés, il peut être fort utile de joindre aux convocations les documents à propos desquels des délibérations doivent avoir lieu. Nous songeons évidemment aux comptes que les copropriétaires seront appelés à approuver, même lorsque le règlement d’ordre intérieur n’exige pas qu’ils soient joints, mais aussi, sans que cette liste soit exhaustive : le texte d’un nouveau règlement d’ordre intérieur, une nouvelle disposition, des statuts, un projet de modification d’une disposition existante, le devis d’une entreprise à laquelle il est projeté de faire appel, etc.» (Éric Ricquier, La copropriété, les droits et devoirs du copropriétaire, du syndic et de la copropriété, Larcier, 2019).
« Or, le syndic doit annexer à la convocation tous les justificatifs permettant aux copropriétaires de pouvoir prendre position de manière éclairée aux votes. Il est essentiel de faire accompagner en annexe de la résolution, les documents justificatifs nécessaires, permettant aux copropriétaires d’être suffisamment éclairés pour voter, à défaut les copropriétaires seraient en droit de demander l’ajournement de l’assemblée générale et ce, en raison d’information suffisante (http://www.copropriete-ejuris.be/l-assemblee-generale-associations.shtml#:~:text=Il%20est%20essentiel%20de%20faire,%C3%A0%20d%C3%A9faut%20d'i nformation%20suffisante).
‘Documents à transmettre aux copropriétaires
Que ce soit un décompte périodique (trimestriel) ou un décompte annuel, il est d’usage que le syndic transmette les documents suivants :
1. -Explication des dépenses de l’ensemble de la copropriété (justificatifs)
2. -Bilan comptable à la date de clôture
3. -Décompte de chaque copropriétaire : deux genres de décompte peuvent se présenter.
Soit un tableau de répartition ou soit un décompte individuel.
Le tableau de répartition est souvent établi pour de petites copropriété, et permet d’avoir une vue générale des sommes dues par les autres copropriétaires. Le tableau de répartition permet également d’y reprendre les retards de paiement des copropriétaires ; Chaque copropriétaire est ainsi informé de la situation comptable des autres copropriétaires.
Le décompte individuel doit reprendre, pour chacune des rubriques reprises dans l’explication des dépenses, l’intitulé de la rubrique, la dépense totale de l’immeuble pour cette rubrique, les quotités totales qui seront utilisées pour cette rubrique, les quotités relatives au bien, le montant imputé au copropriétaire dans cette rubrique.
4. -Détail de certains comptes : Généralement le syndic reprend les mouvements du fonds de réserve durant la période considérée. L’explication donnera le solde de la période précédente, les mouvements comptables avec explication du débit ou de crédit et le solde de période
5. -Autres documents produits : Certains syndic donnent d’autre informations qui ne sont toutefois pas vraiment nécessaires pour tous les copropriétaires, même si ces informations devraient être contrôlée par le vérificateur aux comptes. Il s’agit des détails des comptes de fournisseurs, des comptes de sinistres, des débits et crédits des comptes bancaires, etc…
Lorsqu’il y aura des comptes de chauffage et/ou eau froide et/ou eau chaude, on transmettra à chaque copropriétaire la feuille de consommation privatives, généralement établie par une société de relevé de compteurs (Caloribel, Istat, Energy control,…)’ http://www.copropriete-ejuris.be/coprop … ance.shtml

Or, il pèse sur les épaules du syndic une obligation de résultat qui implique qu’entre l’envoi de la convocation et le jour de la réunion, ces documents puissent être consultés.

«    Il y a 2 types de documents qui doivent être annexés aux convocations : les documents exigés par les statuts, et ceux dont l’éfficacité commande qu’ils soient communiqués aux copropriétaires en même temps que l’odre du jour. …. Ainsi les comptes doivent parfois, selon le vœu du règlement de copropriété ou du règlement d’ordre intérieur, être joints, à la convocation. Le non respect de cette exigence pourrait entrainer l’annulation de la décision d’approuver ces comptes et des décisions annexes (quitus du syndic, des vérificateurs, etc., surtout si l’annulation est demandée par des copropriétaires…).

A côté des documents exigés, il peut être fort utile de joindre aux convocations les documents à propos desquels des délibérations doivent avoir lieu. Nous songeons évidemment aux comptes que les copropriétaires seront appelés à approuver, même lorsque le règlement d’ordre intérieur n’exige oas qu’ils soient joints, mais aussi, sans que cette liste soit exhaustive : le texte d’un nouveau règlement d’ordre intérieur, une nouvelle disposition, des statuts, un projet de modification d’une disposition existante, le devis d’une entreprise à laquelle il est projeté de faire appel, etc.» (Eric Ricquier, La copropriété, les droits et devoirs du copropriétaire, du syndic et de la copriété, Larcier, 2019).

Voici  jurisprudences:
«    conformément à l’article 577-8, § 4, 11° du Code civil, tout syndic (professionnel ou non) a l’obligation de permettre à chaque copropriétaire d’avoir accès à tous les documents ou informations de la copropriété à caractère non-privé. Dans l’exercice de ce droit de contrôle, le copropriétaire doit agir de bonne foi, tout comme le syndic qui doit fixer raisonnablement les jours durant lesquels le contrôle peut être effectué et doit laisser le temps aux copropriétaires pour réaliser le contrôle » (J.P. Woluwe-Saint-Pierre, 15 octobre 2012, T. App, 2013/3, p. 27)., l’article 577-8, § 4, 11° du Code civil donne pour mission au syndic de permettre aux copropriétaires d’avoir accès à tous les documents ou informations à caractère non privé relatifs à la copropriété. A cet effet, le juge de paix de Woluwe-Saint-Pierre a dit pour droit que conformément à l’article 577-8, § 4, 11° du Code civil, tout syndic (professionnel ou non) a l’obligation de permettre à chaque copropriétaire d’avoir accès à tous les documents ou informations de la copropriété à caractère non-privé. Dans l’exercice de ce droit de contrôle, le copropriétaire doit agir de bonne foi, tout comme le syndic qui doit fixer raisonnablement les jours durant lesquels le contrôle peut être effectué et doit laisser le temps aux copropriétaires pour réaliser le contrôle » (J.P. Woluwe-Saint-Pierre, 15 octobre 2012, T. App, 2013/3, p. 27).

Il serait important que les conseils Me Mostin, Martine Wahl, ou Eric Ricquier offre plus d'informations.

J'ai eu la chance de rencontrer la première récemment et Me Carnoy il y a quelques temps, ils sont plein d'enseignements sur le droit de la copropriété et d'una analyse profonde sur le métier de syndic en Belgique. Ils demandent à une professionnalisation, formation, régulation du métier service.... ainsi qu'une meilleure protection des copropriétaires qui sont souvent ignorants.

J'espère que la proposition de loi pour que l'acp soit considérée comme consommateurs, et je leur ai passé une vingtaine de PV de plusieurs syndics différents, d'annexes de PV, dossiers, aux signataires de la loi et à un ministre de tutelle.... Ils constatent que la loi de 2018  n'a pas eu les effets escomptés, et qu'il faudrait plus se rapprocher de droits des payers voisins pour le bien de métier de syndic et des citoyens.