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Assemblée générale ordinaire écrite

aqueduc
Pimonaute assidu
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Assemblée générale ordinaire écrite

Bonjour à tous,

Je m’adresse à vous sur un sujet qui a déjà été largement débattu mais sur lequel je souhaiterais recevoir quelques précisions car j’ai reçu un courrier qui me laisse très perplexe.

Je viens de recevoir d’un syndic une lettre datée du 23 février et relative à l’ordre du jour d’une « Assemblée générale ordinaire écrite » en date du 8 mars. Tout cela ne me semble pas très régulier (absence de respect du délai entre la convocation et la date de la réunion ; existence légale d’une assemblée générale ordinaire écrite ?).
Une vidéoconférence sera organisée le 8 mars pour informer les copropriétaires ayant su se connecter. Un bulletin de vote sera envoyé le lendemain et devra être renvoyé avant le 25 mars. Le gérant précise que la procédure écrite ne prévoit pas de deuxième séance. Selon le syndic » les décisions prises bénéficieront de la même validité et opposabilité qu’une décision prise lors d’une AG traditionnelle ». J’ai l’impression que le syndic s’engage beaucoup et que tout n’est pas aussi clair.

Mais ce que je ne comprends pas du tout c’est l’ordre du jour :

1/ Accueil et présences – Annonce du quorum. (comment va-t-il procéder si ce n’est sur la base des bulletins de vote ?)
2/ Nomination du Président de l’Assemblée Générale, d’un scrutateur et du secrétaire (copié/collé d’un ordre du jour précédent ?)

Je note aussi dans les points suivants:
a/Mise en conformité de l’ascenseur (Descriptif des travaux, choix du fournisseur, mode de financement) ;
b/ Renouvellement de la toiture (Présentation du projet et suivi à donner)
c/Résiliation du contrat d’entretien de la chaudière.
Aucun document relatif aux points a, b et c n’a été joint à la convocation.
J’ai écrit au syndic pour fixer un rendez-vous pour la consultation des dossiers demandant si les dossiers peuvent être consultés entre le 8 mars, date de la séance d’information et le 25 mars date limite de réception des bulletins de vote.

Je m’adresse donc aux agents immobiliers/syndics qui gèrent/alimentent ce site pour leur demander s’ils auraient procédé de la sorte ou si, au contraire, ils trouvent cette convocation et cet ordre du jour bien rédigés.

D’avance merci pour votre suivi et pour les éventuels conseils à me donner pour intervenir auprès de mon syndic.

Bon après-midi ensoleillé à tous.


JP

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GT
Pimonaute non modérable
Inscription : 11-10-2014
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Re : Assemblée générale ordinaire écrite

aqueduc a écrit :

Je m’adresse à vous sur un sujet qui a déjà été largement débattu mais sur lequel je souhaiterais recevoir quelques précisions car j’ai reçu un courrier qui me laisse très perplexe.

(...)

Je m’adresse donc aux agents immobiliers/syndics qui gèrent/alimentent ce site pour leur demander s’ils auraient procédé de la sorte ou si, au contraire, ils trouvent cette convocation et cet ordre du jour bien rédigés.

Pour nourrir vos réflexions


Je fais remarquer que je ne suis ni agent immobilier, ni syndic gérant ou alimentant le site PIM

Je fais remarquer que vous faites état  d'une part de la réception d’une lettre  du syndic datée du 23 février et relative à l’ordre du jour d’une « Assemblée générale ordinaire écrite » en date du 8 mars et d'autre part de l'organisation le 8 mars d'une vidéoconférence visant à l'information des copropriétaires. ( Alors quoi ? le 8 mars AG ordinaire écrite ou réunion informative ?)

Je fais remarquer que le site infocoronavirus reprenant notamment dans des FAQ les mesures actuelles s'est prononcé sur la tenue des assemblées générales
https://www.info-coronavirus.be/fr/faq/#id_7

Extraits

"Les assemblées générales de copropriété peuvent avoir lieu physiquement. (...)
Jusqu’au 31 mai 2022, il est encore possible de travailler via la procédure de décision écrite assouplie, tout comme il reste possible d’organiser des réunions sous forme numérique ou hybride. Le syndic précisera la méthode des réunions dans la convocation.
"

Je fais remarquer que le 30/12/2021 a été publiée le loi du 23 décembre 2021 introduisant le parquet de la sécurité routière et portant des dispositions diverses en matière d'organisation judiciaire en matière d'organisation judiciaire et de justice dont le titre 1 ,chapitre 9, est consacré aux mesures à l'égard de l'assemblée générale des copropriétaires

Je fais remarquer que ce chapitre contient l'art.104 de la loi du 23 décembre que je reproduis :

"La décision d'une association des copropriétaires qui est prise pendant la période entre la date visée à l'article 118 et la date visée à l'article 105 selon la procédure visée à l'article 3.87, § 11, du Code civil, peut être valablement prise lorsque plus de la moitié des membres de l'association des copropriétaires participe au vote et à condition qu'ils possèdent au moins la moitié des quotes-parts dans les parties communes. Les décisions de l'association des copropriétaires sont prises à la majorité requise par la loi pour chaque point individuel de l'ordre du jour des décisions de l'assemblée générale des copropriétaires.
Les bulletins de vote reçus par le syndic par voie postale ou électronique dans les trois semaines ou, en cas d'urgence et pour autant que cela soit indiqué dans la convocation, dans les huit jours après la date d'envoi de la convocation sont valables. Outre les informations visées à l'article 3.87, § 10, alinéa 1er, du Code civil, le syndic indique également dans le procès-verbal les noms des copropriétaires dont les bulletins de vote ont été pris en compte."
( note :  procédure assouplie et temporaire de prise de décision écrite -

Je fais remarquer qu'il convient de lire les art.118 , 105 cités à l'art.104 ainsi que l'art.3.87, § 11 du Code civil. Je les reproduis :

"Art. 118. Les chapitres 6 à 10 et 12 du présent titre entrent en vigueur le jour de la publication de la présente loi au Moniteur belge (note : publication ds le Moniteur le 30/12/2021."

"Art. 105. Le présent chapitre ( note : le chapitre 9 ) cesse d'être en vigueur le 1er juin 2022."

"Art. 3.87. Assemblée générale: organisation
§ 11. Les membres de l'association des copropriétaires peuvent prendre à l'unanimité et par écrit toutes les décisions relevant des compétences de l'assemblée générale, à l'exception de celles qui doivent être passées par acte authentique. Le syndic en dresse le procès-verbal."
(l'art.104 de la loi apporte une dérogation à l'obligation d'unanimité prévue à l'art.3.87, §11, C. civil) .

Je fais remarquer  que en dehors de l'application de l'article 104 de la loi du 23 décembre 2021, une assemblée peut être tenue  physiquement ou si la convocation le prévoit, à distance ( assemblée  générale physique, sous forme numérique ou hybride) en application de l'art.3.87 , § 1er du Code civil

Art. 3.87. Assemblée générale: organisation
  § 1er. Chaque propriétaire d'un lot fait partie de l'assemblée générale et participe , physiquement ou si la convocation le prévoit, à distance, à ses délibérations.

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aqueduc
Pimonaute assidu
Lieu : Bruxelles
Inscription : 03-03-2011
Messages : 79

Re : Assemblée générale ordinaire écrite

Bonjour,

Un grand merci au pimonaute GT pour son intérêt dans mon message et pour sa réponse très détaillée à celui-ci.
Bonne journée.


JP

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grmff
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Re : Assemblée générale ordinaire écrite

Il faudrait savoir si le syndic considère que c'est une AG en distanciel, ou un ensemble de décisions prises par écrit.

C'est très différent. Une AG en distanciel, et tout ce vous en présentez en porte toutes les caractérisques (président de séance, scrutateurs, quorum, etc), doit faire l'objet d'une seconde séance si vous n'avez pas le quorum.

Une décision écrite ne doit pas faire l'objet de séance tout court, mais un syndic qui décide de faire une séance d'information n'est pas à blâmer pour autant. La décision écrite ne peut pas faire l'objet d'un recours, et cela lui est reproché dans les hautes sphères. J'imagine que ce sera changé un de ces 4 matins, mais on en est pas encore là.

Dès lors que le syndic annonce une "séance d'information", il n'y a aucune raison de parler de quorum, ni de président de séance. La "séance d'information" n'a aucune base juridique. Ce n'est pas pour cela que ce n'est pas une bonne idée.

Pour ma part, j'aurais convoqué une AGE, surtout avec les points qui sont annoncés! Mise en conformité d'ascenseur, ce n'est pas rien. Remplacement de toiture, cela peut chiffrer. La question de savoir par quoi on remplace, de savoir si on est suffisamment intelligent pour mettre de l'isolant ou non. De savoir comment on peut obtenir des subsides. De savoir si on met du biesse roofing, du Derbigum ou de l'Epdm. Tout cela n'est pas anodin, et mérite une vraie discussion en AG. Pareil pour un contrat d'entretien de chaudière commune.


Grmf!
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GT
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Re : Assemblée générale ordinaire écrite

grmff a écrit :

Il faudrait savoir si le syndic considère que c'est une AG en distanciel, ou un ensemble de décisions prises par écrit.

C'est très différent. Une AG en distanciel, et tout ce vous en présentez en porte toutes les caractérisques (président de séance, scrutateurs, quorum, etc), doit faire l'objet d'une seconde séance si vous n'avez pas le quorum.

Une décision écrite ne doit pas faire l'objet de séance tout court, mais un syndic qui décide de faire une séance d'information n'est pas à blâmer pour autant. La décision écrite ne peut pas faire l'objet d'un recours, et cela lui est reproché dans les hautes sphères. J'imagine que ce sera changé un de ces 4 matins, mais on en est pas encore là.

Dès lors que le syndic annonce une "séance d'information", il n'y a aucune raison de parler de quorum, ni de président de séance. La "séance d'information" n'a aucune base juridique. Ce n'est pas pour cela que ce n'est pas une bonne idée.

Pour ma part, j'aurais convoqué une AGE, surtout avec les points qui sont annoncés! Mise en conformité d'ascenseur, ce n'est pas rien. Remplacement de toiture, cela peut chiffrer. La question de savoir par quoi on remplace, de savoir si on est suffisamment intelligent pour mettre de l'isolant ou non. De savoir comment on peut obtenir des subsides. De savoir si on met du biesse roofing, du Derbigum ou de l'Epdm. Tout cela n'est pas anodin, et mérite une vraie discussion en AG. Pareil pour un contrat d'entretien de chaudière commune.

Je fais remarquer que nous ignorons la quinzaine prévue dans le règlement d'ordre intérieur pour la tenue de l'assemblée ordinaire ? Nous l'ignorons.

Dernière modification par GT (01-03-2022 14:29:00)

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PIM
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Re : Assemblée générale ordinaire écrite

GT a écrit :

Je fais remarquer que je ne suis ni agent immobilier, ni syndic gérant ou alimentant le site PIM

Pas compris cette remarque liminaire.
Qu'est-ce un "syndic gérant ou alimentant le site Pim" ?

NB: je ne suis pas syndic non plus. Mais j'alimente le site angel


Erik DECKERS
Pim's webmaster (notamment...)
PIM.be srl

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Bien écouter, c'est presque répondre (Marivaux)

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aqueduc
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Re : Assemblée générale ordinaire écrite

Bonjour,

Merci au pimonaute gmrff pour sa réponse qui me semble très raisonnable. Pour répondre à sa question le règlement de copropriété prévoit que l'assemblée générale annuelle doit se réunir durant la deuxième quinzaine de février. A ma demande d'aller consulter dans ses bureaux les documents réunis pour la préparation de cette "assemblée" il m'a été répondu que les fichiers seront envoyés le jour de la séance d'information.
Bonne fin d'après-midi.


JP

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GT
Pimonaute non modérable
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Re : Assemblée générale ordinaire écrite

PIM a écrit :
GT a écrit :

Je fais remarquer que je ne suis ni agent immobilier, ni syndic gérant ou alimentant le site PIM

Pas compris cette remarque liminaire.
Qu'est-ce un "syndic gérant ou alimentant le site Pim" ?

NB: je ne suis pas syndic non plus. Mais j'alimente le site angel

Aqueduc avait écrit :

"Je m’adresse donc aux agents immobiliers/syndics qui gèrent/alimentent ce site pour leur demander s’ils auraient procédé de la sorte ou si, au contraire, ils trouvent cette convocation et cet ordre du jour bien rédigés."

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PIM

GT
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Re : Assemblée générale ordinaire écrite

aqueduc a écrit :

Bonjour,

Merci au pimonaute gmrff pour sa réponse qui me semble très raisonnable. Pour répondre à sa question le règlement de copropriété prévoit que l'assemblée générale annuelle doit se réunir durant la deuxième quinzaine de février. A ma demande d'aller consulter dans ses bureaux les documents réunis pour la préparation de cette "assemblée" il m'a été répondu que les fichiers seront envoyés le jour de la séance d'information.
Bonne fin d'après-midi.

Il m'a échappé que Grmff avait posé la question à laquelle vous répondez.


Le 1/3/2002 à14:28:15, j'écrivais :
"Je fais remarquer que nous ignorons la quinzaine prévue dans le règlement d'ordre intérieur pour la tenue de l'assemblée ordinaire ? Nous l'ignorons."

L'AG fixée dans le règlement d'ordre intérieur (auparavant dans le règlement de copropriété) est l'AG ordinaire de l'ACP qui se tient pendant la période annuelle de 15 jours contenue dans ce règlement.

En l'espèce, il est fait état par vous d'une assemblée générale annuelle prévue dans le règlement de copropriété devant se réunir durant la deuxième quinzaine de février et d’une « Assemblée générale ordinaire écrite » en date du 8 mars et de bulletin de vote qui devront  être renvoyés avant le 25 mars.

L'AG ordinaire ( à tenir physiquement, en numérique ou de manière hybride en application de l'art.3.87, § 1, nouveau code civil  et non pas par écrit ) qui devait avoir lieu pendant le 2ème quinzaine de février pouvait-elle être reportée par le syndic ? N'était-il pas obligé de la convoquer?

A mon avis, vous n'êtes pas convoqué , quelles que soient les formulations utilisées par le syndic que seuls connaissent les destinataires du courrier adressé par le syndic, à une AG écrite et encore moins à une AG ordinaire mais à prendre des décisions selon une procédure écrite conformément à l'arrêté que j'ai cité précédemment. Cette prise de décision sera précédée d'une réunion par vidéoconférence . Celle-ci n'est pas une AG mais une réunion préparatoire à l'invitation qui sera adressée dans le cadre de la procédure écrite.

Il n'est pas prévu qu'une seconde procédure écrite soit organisée au cas où trop peu de copropriétaires participent à la procédure.
Il n'est pas prévu de recours pour contester les décisions prises selon la procédure écrite. Sur ce point une question préjudicielle a été posée à la Cour constitutionnelle. J'en ai fait état dans une discussion que j'ai ouverte le 7/2/2022.

https://forum.pim.be/topic-292799-c-con … age-1.html

Dernière modification par GT (03-03-2022 09:38:37)

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