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Documents à soumettre par le syndic aux copropriétaires

Donatella
Pimonaute
Inscription : 21-06-2023
Messages : 5

Documents à soumettre par le syndic aux copropriétaires

Bonjour,

J'aimerais savoir quels sont précisément les documents qu'un syndic est tenu à mettre à disposition (papier ou éléctronique) des copropriétaires, car je constate que je n'ai jamais vu certaines factures mentionnées dans les comptes, ne dispose d'aucun PV, la comptabilité a des trous, et, que j'estime avoir le droit d'avoir accès aux extraits du compte bancaire afin de vérifier tous les mouvements et pas que ceux que le prétendu syndic a bien voulu noter dans ses tableaux.

D'avance merci pour vos éclaircissements.

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GT
Pimonaute non modérable
Inscription : 11-10-2014
Messages : 11 759

Re : Documents à soumettre par le syndic aux copropriétaires

Donatella a écrit :

Je sais que la loi est de mon coté, que je puis saisir le juge de paix, ....

Je sais.
Personnellement , pour paraphraser Jean Gabin, je sais que je ne saurai jamais.

Si vous avez des certitudes , qu'attendez-vous pour soumettre vos litiges au juge de paix ?
Si je peux me permettre, faites confirmer vos certitudes par un avocat.

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rexou
Pimonaute non modérable
Lieu : bruxelles
Inscription : 21-03-2010
Messages : 10 103

Re : Documents à soumettre par le syndic aux copropriétaires

GT a écrit :
Donatella a écrit :

Je sais que la loi est de mon coté, que je puis saisir le juge de paix, ....

Je sais.
Personnellement , pour paraphraser Jean Gabin, je sais que je ne saurai jamais.

Si vous avez des certitudes , qu'attendez-vous pour soumettre vos litiges au juge de paix ?
Si je peux me permettre, faites confirmer vos certitudes par un avocat.

Vous pouvez bien entendu toujours saisir le juge de paix. Il se pose cependant plusieurs questions :
Aurez-vous gain de cause ? Qu'avez-vous à gagner ou à perdre ? Votre dossier est-il assez étoffé ? Avez-vous constaté que vous devez payer des sommes anormalement élevées qui ne seraient pas justifiées ? Quid des relations entre voisins-CP au sein de cette petite ACP si vous agissez en justice ? Quels sont finalement les griefs avérés et importants que vous avez à formuler ? Et comment peut-il y être remédié ?

Au sein d'une ACP (surtout petite), la loi est une chose, mais les relations personnelles sont bien plus importantes que tous les textes légaux. Si la gestion est assurée correctement et satisfait la majorité, chercher des poux au syndic risquerait de le voir se démettre de ses fonctions lors de la prochaine AG et renoncer à renouveler son contrat.

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AdemJS
Pimonaute
Inscription : 17-07-2023
Messages : 17

Re : Documents à soumettre par le syndic aux copropriétaires

Bonjour,

Petite précision au sujet de la transmission des adresses eMail et N° de téléphone des copropriétaires par le Syndic.

Le RGPD, derrière lequel se retranchent nombre d'acteurs lorsqu'ils ne souhaitent pas communiquer certaines informations, n'est pas un argument, celui-ci visant précisément à permettre la circulation libre d'informations à caractère privé, dans le respect de divers devoirs de transparence et de sécurité.

Si la communication des adresses eMail et N° de téléphone est indispensable (ou presque) à l'exercice de leurs droits par les copropriétaires/le CdC, le Syndic doit en fait demander le consentement des personnes concernées, puis obtempérer à la demande.  Mais ça, c'est la théorie...

Voir notamment articles 4, 5 et 6 du RGPD.

Bien sûr, l'on peut toujours contre-argumenter en avançant que la transmission de telles données n'est pas indispensable à l'exercice de divers droits.

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hachem
Pimonaute assidu
Inscription : 14-10-2021
Messages : 30

Re : Documents à soumettre par le syndic aux copropriétaires

AdemJS a écrit :

Si la communication des adresses eMail et N° de téléphone est indispensable (ou presque) à l'exercice de leurs droits par les copropriétaires/le CdC, le Syndic doit en fait demander le consentement des personnes concernées, puis obtempérer à la demande.  Mais ça, c'est la théorie...

Bien sûr, l'on peut toujours contre-argumenter en avançant que la transmission de telles données n'est pas indispensable à l'exercice de divers droits.

Je ne suis pas entièrement d'accord avec votre dernière phrase. En effet, la transmission des adresses email/téléphone est indispensable dans le cas ou un copro souhaite réunir une A.G.E. et pour laquelle le syndic refuse de la convoquer. Dans ce cas, tout copro peut (s'il réunit 20% des partsà peut convoquer lui même cette A.G.E. Or comment un copro pourrait il la réunir s'il ne sait qui est copropriétaire des différents lots de l'immeuble ainsi que leur quotité ?

J'ai été confronté à ce cas ou ayant demandé d'inscrire ce point à l'ordre du jour de la dernière A.G. le syndic a refusé de le faire arguant que des copropriétaires avait marqué leur souhait de ne pas divulger ces informations. Or si pour les copro qui ont marqué leur désaccord le syndic agi en respect du RGPD il ne peut refuser l'inscription du point à l'A.G. et au moins permettre le débat entre copro. A chaque copro alors de se plier à la décision de  la majorité mais le refus par défaut n'est (à mon humble avis) pas une option acceptable de la part d'un syndic.

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AdemJS
Pimonaute
Inscription : 17-07-2023
Messages : 17

Re : Documents à soumettre par le syndic aux copropriétaires

hachem a écrit :

Je ne suis pas entièrement d'accord avec votre dernière phrase. En effet, la transmission des adresses email/téléphone est indispensable dans le cas ou un copro souhaite réunir une A.G.E. et pour laquelle le syndic refuse de la convoquer. Dans ce cas, tout copro peut (s'il réunit 20% des partsà peut convoquer lui même cette A.G.E. Or comment un copro pourrait il la réunir s'il ne sait qui est copropriétaire des différents lots de l'immeuble ainsi que leur quotité ?

Bonjour,

Si j'ai terminé par cette phrase, c'est pour prévenir du contre-argument possible. smile L'on risque de vous répondre que vous devez envoyer des courriers papier sur base de la liste que vous êtes en droit d'obtenir, comportant les informations telles les Noms, Prénoms, et adresses...

Dernière modification par AdemJS (25-07-2023 07:58:47)

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Chokotoff
Pimonaute bavard
Inscription : 12-12-2022
Messages : 324

Re : Documents à soumettre par le syndic aux copropriétaires

Dernièrement, il m'a été opposé : je ne peux vous donner que les noms et adresses POSTALES des autres copropriétaires.

J'ai contré en demandant qu'ils demandent à tel copropriétaire s'il était d'accord de me communiquer son adresse mail. J'ai obtenu gain de cause. Mais je ne l'aurais pas obtenu si j'avais demandé de demander à TOUS les copropriétaires.
Dans cette même copropriété, nous avons accès (par plateforme web du syndic), aux noms de chaque copropriétaire, son numéro d'appartement/garage/cave/parking/... ainsi que les quotités que chaque entité représente. Puis vous calculez...
Et c'est tout ; pour les adresses postales, faut demander explicitement.

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rexou
Pimonaute non modérable
Lieu : bruxelles
Inscription : 21-03-2010
Messages : 10 103

Re : Documents à soumettre par le syndic aux copropriétaires

Chokotoff a écrit :

Dernièrement, il m'a été opposé : je ne peux vous donner que les noms et adresses POSTALES des autres copropriétaires.

J'ai contré en demandant qu'ils demandent à tel copropriétaire s'il était d'accord de me communiquer son adresse mail. J'ai obtenu gain de cause. Mais je ne l'aurais pas obtenu si j'avais demandé de demander à TOUS les copropriétaires.
Dans cette même copropriété, nous avons accès (par plateforme web du syndic), aux noms de chaque copropriétaire, son numéro d'appartement/garage/cave/parking/... ainsi que les quotités que chaque entité représente. Puis vous calculez...
Et c'est tout ; pour les adresses postales, faut demander explicitement.

Pour moi, c'est parfaitement cohérent. Je ne vois rien d'anormal dans la situation que vous décrivez. Quel est le problème ?

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Chokotoff
Pimonaute bavard
Inscription : 12-12-2022
Messages : 324

Re : Documents à soumettre par le syndic aux copropriétaires

rexou a écrit :
Chokotoff a écrit :

Dernièrement, il m'a été opposé : je ne peux vous donner que les noms et adresses POSTALES des autres copropriétaires.

J'ai contré en demandant qu'ils demandent à tel copropriétaire s'il était d'accord de me communiquer son adresse mail. J'ai obtenu gain de cause. Mais je ne l'aurais pas obtenu si j'avais demandé de demander à TOUS les copropriétaires.
Dans cette même copropriété, nous avons accès (par plateforme web du syndic), aux noms de chaque copropriétaire, son numéro d'appartement/garage/cave/parking/... ainsi que les quotités que chaque entité représente. Puis vous calculez...
Et c'est tout ; pour les adresses postales, faut demander explicitement.

Pour moi, c'est parfaitement cohérent. Je ne vois rien d'anormal dans la situation que vous décrivez. Quel est le problème ?

Aucun problème, j'argumentais aux précédents intervenants qui semblaient (c'est mon interprétation) dire qu'il était ou devait être normal, avec les moyens de communication actuels, de disposer automatiquement de davantage que noms + prénoms + adresses postales.

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GT
Pimonaute non modérable
Inscription : 11-10-2014
Messages : 11 759

Re : Documents à soumettre par le syndic aux copropriétaires

Coordonnées des copropriétaires - communication par le syndic - décision Chambre Contentieuse de l'APD

https://www.autoriteprotectiondonnees.b … 7-2020.pdf
.

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grmff
Pimonaute non modérable
Lieu : Sibulaga, Onatawani
Inscription : 25-05-2004
Messages : 23 286

Re : Documents à soumettre par le syndic aux copropriétaires

Cette décision est intéressante, et c'est ce que je défends aussi, au vu de la législation actuelle.

Néanmoins, une nouvelle disposition est arrivée dans le code civil, c'est la possibilité de demander d'être convoqué par "un autre moyen de communication". A mon avis, sont visés à la fois le courrier simple et le mail.
Voici la mention:

La convocation est effectuée par envoi recommandé, à moins que les destinataires n'aient accepté, individuellement, explicitement et par écrit, de recevoir la convocation par un autre moyen de communication. Les convocations envoyées à la dernière adresse connue du syndic à la date de l'envoi sont réputées régulières. Les frais administratifs afférents à la convocation à l'assemblée générale sont à charge de l'association des copropriétaires.

Dès lors que l'ABPD accepte que les adresses soient transmises par le syndic, et que l'adresse mail est parfois considérée comme l'adresse de référence, il me semble que les propriétaires ayant accepté d'être convoqués par mail ont donné leur consentement à ce que le mail fasse partie de l'adresse, donc communicable aux autres copropriétaires...

Pour ma part, j'estime absurde la protection des données poussée au point de refuser de transmettre les coordonnées mail et téléphone. On n'est plus au 19e siècle...

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AdemJS
Pimonaute
Inscription : 17-07-2023
Messages : 17

Re : Documents à soumettre par le syndic aux copropriétaires

grmff a écrit :

Pour ma part, j'estime absurde la protection des données poussée au point de refuser de transmettre les coordonnées mail et téléphone. On n'est plus au 19e siècle...

En effet, l'on peut raisonnablement avancer, sur base de l'Esprit du RGPD ("permettre à condition de", plutôt que "d'interdire"), que :

- le Syndic ne peut pas refuser de faire la démarche de demander le consentement des personnes concernées.
- seules les personnes concernées ayant refusé leur consentement doivent être contactées par courrier postal.
- idéalement, le Syndic devrait publier sa "Privacy Policy" sur son site Web (si elle en a un) annonçant les différentes finalités poursuivies par la collecte des DCP telles les adresses eMail, comme par exemple l'envoi des appels provisionnels, ainsi que l'information des différents copropriétaires.

Dans tous les cas, un tel refus "d'office" par le Syndic est souvent mauvais signe : soit un jugement d'un Juge de Paix a été lu partiellement, ou correctement mais le jugement a été ce qu'il a été ; soit le RGPD a été "mal" interprété ; soit, il s'agit de mauvaise foi pure et simple...

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GT
Pimonaute non modérable
Inscription : 11-10-2014
Messages : 11 759

Re : Documents à soumettre par le syndic aux copropriétaires

grmff a écrit :

Cette décision est intéressante, et c'est ce que je défends aussi, au vu de la législation actuelle.

Néanmoins, une nouvelle disposition est arrivée dans le code civil, c'est la possibilité de demander d'être convoqué par "un autre moyen de communication". A mon avis, sont visés à la fois le courrier simple et le mail.
Voici la mention:

La convocation est effectuée par envoi recommandé, à moins que les destinataires n'aient accepté, individuellement, explicitement et par écrit, de recevoir la convocation par un autre moyen de communication. Les convocations envoyées à la dernière adresse connue du syndic à la date de l'envoi sont réputées régulières. Les frais administratifs afférents à la convocation à l'assemblée générale sont à charge de l'association des copropriétaires.

Dès lors que l'ABPD accepte que les adresses soient transmises par le syndic, et que l'adresse mail est parfois considérée comme l'adresse de référence, il me semble que les propriétaires ayant accepté d'être convoqués par mail ont donné leur consentement à ce que le mail fasse partie de l'adresse, donc communicable aux autres copropriétaires...

Pour ma part, j'estime absurde la protection des données poussée au point de refuser de transmettre les coordonnées mail et téléphone. On n'est plus au 19e siècle...

Une nouvelle disposition pas si nouvelle et bien antérieure à la date de l'avis de l'APD.


Loi du 2 juin 2010 modifiant le Code civil afin de moderniser le fonctionnement des copropriétés et d'accroître la transparence de leur gestion

Art. 6. L'article 577-6 du même Code, inséré par la loi du 30 juin 1994, est remplacé par ce qui suit :
« Art. 577-6.
§ 3. La convocation indique le lieu, le jour et l'heure auxquels aura lieu l'assemblée, ainsi que l'ordre du jour avec le relevé des points qui seront soumis à discussion. Le syndic inscrit à l'ordre du jour les propositions écrites des copropriétaires, du conseil de copropriété ou des associations partielles dépourvues de la personnalité juridique, qu'il a reçues au moins trois semaines avant le premier jour de la période, fixée dans le règlement de copropriété, au cours de laquelle l'assemblée générale ordinaire doit avoir lieu.
La convocation indique les modalités de consultation des documents relatifs aux points inscrits à l'ordre du jour.
La convocation est effectuée par lettre recommandée à la poste, à moins que les destinataires n'aient accepté, individuellement, explicitement et par écrit, de recevoir la convocation par un autre moyen de communication. Les convocations envoyées à la dernière adresse connue du syndic à la date de l'envoi sont réputées régulières.
Sauf dans les cas d'urgence, la convocation est communiquée quinze jours au moins avant la date de l'assemblée, à moins que le règlement de copropriété n'ait prévu un délai plus long.

Loi du 15 mai 2012 modifiant le Code civil en ce qui concerne la copropriété et modifiant l'article 46, § 2, du Code judiciaire

Art. 2.Dans l'article 577-6 du Code civil, inséré par la loi du 30 juin 1994 et remplacé par la loi du 2 juin 2010, les modifications suivantes sont apportées :
1° le § 3, alinéa 3, est complété par la phrase suivante : « Les frais administratifs afférents à la convocation à l'assemblée générale sont à charge de l'association des copropriétaires.»;

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Chokotoff
Pimonaute bavard
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Messages : 324

Re : Documents à soumettre par le syndic aux copropriétaires

Je vais faire une proposition pas très originale, mais peut-être bien sur le plan juridique, bien que je me considère comme un lapin de six semaines dans le domaine :
puis-je soumettre au vote de la prochaine AG le fait que le syndic a l'autorisation de divulguer les adresses mails des copropriétaires qui la lui donnent ?

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hachem
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Messages : 30

Re : Documents à soumettre par le syndic aux copropriétaires

Chokotoff a écrit :

Aucun problème, j'argumentais aux précédents intervenants qui semblaient (c'est mon interprétation) dire qu'il était ou devait être normal, avec les moyens de communication actuels, de disposer automatiquement de davantage que noms + prénoms + adresses postales.

pas dans mon chef wink

Pour moi il me semble tout à fait acceptable de ne disposer que d'une adresse de contact, choisie par le copro et peu importe que ce soit une adresse postale, mail ou un numéro de téléphone. Il n'y a pas besoin de plus pour entrer en contact avec les autres copro. Idéalement cette mise à disposition pourrait être "automatique" (p.ex. en annexe au P.V. de l'A.G.) pour autant que des changements aient eu lieu. Par contre il ne me parait pas acceptable qu'un syndic refuse de donner cette liste. D'autant que dans le lien fourni par GT ni l'APD, ni la Commission de la protection de la vie privée n'interdisent la communication de TOUTES les adresses de contact (sauf erreur de ma part évidemment)

D'autre part pourquoi un syndic communiquerait t'il les données des copro aux membres du conseil de copropriété et pas aux autres copropriétaires ? Sur quelle base légale un syndic ferait t'il cette distinction ? Cette communication vide (à mon avis) la protection des données privées de tout son sens cool  Et donc comme le notait AdemJS, un refus d'office d'un syndic est une preuve de mauvaise foi évidente.

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hachem
Pimonaute assidu
Inscription : 14-10-2021
Messages : 30

Re : Documents à soumettre par le syndic aux copropriétaires

Chokotoff a écrit :

Je vais faire une proposition pas très originale, mais peut-être bien sur le plan juridique, bien que je me considère comme un lapin de six semaines dans le domaine :
puis-je soumettre au vote de la prochaine AG le fait que le syndic a l'autorisation de divulguer les adresses mails des copropriétaires qui la lui donnent ?

Vous pouvez, mais si votre syndic n'inscrit pas le point (même s'il y est obligé code civil - livre 3 - article 3.87 §3) vous "allez en prison directement, vous ne passez pas par la case départ" big_smile et c'est le syndic qui gagne car peu de copro vous suivront dans la démarche.

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