Combien d'années un syndic sortant doit conserver certains documents ?

Je vous ai tous lu et merci. Comme quoi que rien est simple

moi je suis tombé sur cet article, mais je me dis maintenant avec le RGPD. Cela me rappelle mes cours avec ma prof de droit principal, et une des raisons que je ne donne plus cours de droit administratif qui est souvent plus tranchant.

Syndic : quel est le délai de conservation des documents ?
Publié le 10-12-2018

À partir du 31.12.2018, certains points des règles de déontologie seront modifiés, notamment en ce qui concerne la conservation des documents. Les syndics sont aussi concernés. Quels sont les délais prévus ? Qu’est-ce qui va changer ?

Nouvelle déontologie
Du changement pour les syndics. Les nouvelles règles de déontologie des agents immobiliers contiennent aussi certaines nouveautés pour les syndics. Elles entreront en vigueur le 31.12.2018, et ne concernent que les syndics professionnels (arrêté 29.06.2018) .

Délai de conservation des documents. En tant que syndic, vous devez évidemment prendre en charge l’administration de l’association des copropriétaires (ACP). Or, les règles de déontologie prolongent désormais le délai de conservation des documents.

Qu’en est-il exactement ?
Des règles plus strictes à partir du 31.12.2018. S’il s’agit de documents nécessaires pour établir le décompte et/ou la comptabilité, le délai classique de conservation est de dix ans. Mais il passe maintenant à dix ans à partir de la date d’obtention de la décharge, ce qui est un peu plus long.

Quels sont les documents concernés ? Il s’agit, en bref, de tous les documents permettant d’établir le décompte. En plus du décompte lui-même, cela concerne donc les factures d’énergie, les notes de crédit, les virements bancaires, etc. Conservez aussi les rapports des assemblées ainsi que les pièces jointes, car de nombreuses décisions (comme les approbations de travaux de rénovation ou les changements de fournisseur) ont un impact sur les décomptes.

Sous format numérique. De nombreux fournisseurs utilisent, à l’heure actuelle, des factures numériques. Vous ne devez pas forcément les imprimer pour les conserver officiellement, mais leur provenance, leur authenticité et leur lisibilité doivent être garanties et maintenues.

Documents de construction ou rénovation ? S’il s’agit de documents relatifs à la construction ou à la rénovation du bâtiment, vous devez les conserver pendant dix ans. C’est nécessaire dans le cadre de la responsabilité décennale de l’entrepreneur, du maître de l’ouvrage ou de l’architecte. Ce délai commence en principe à courir à partir de la réception définitive. Il s’agit p.ex. de factures, de contrats avec l’entrepreneur, de cahiers des charges, de rapports de chantier, etc.

Autres factures et tickets de caisse ? S’il s’agit de factures et de tickets qui servent de pièces justificatives pour votre comptabilité, vous devez les conserver pendant dix ans.

Conseil.  Pour les petits achats, comme celui d’une lampe, vous pouvez être plus souple. Attendez un mois pour pouvoir éventuellement l’échanger, si nécessaire. Pour les plus gros achats, mieux vaut tenir compte du délai de garantie de deux ans.

Attestation de conformité. Ces attestations sont parfois importantes en cas de litige. Il est donc conseillé de les conserver longtemps.

Documents d’assurance. Conservez les copies des polices qui ont pris fin, les documents de résiliation ou ceux relatifs au paiement des primes pendant trois ans.

Continuer à garder certains documents. Vous devez toujours conserver les actes notariés, les modifications de l’acte de base, mais aussi le DIU (dossier d’intervention ultérieure) avec les plans et les fiches techniques du bâtiment.

Les documents dont vous avez besoin pour établir un décompte correct ou la comptabilité de l’ACP doivent, à partir du 31.12.2018, être conservés durant dix ans à partir de l’obtention de votre décharge. D’autres documents doivent aussi être conservés, mais la durée de conservation dépend alors de leur nature.

https://www.monastucesetconseils.be/201 … omainId=84

Merci je me doutais avec le RGPD notamment.
Merci Monsieur Ermen