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Combien d'années un syndic sortant doit conserver certains documents ?

G.B.
Pimonaute bavard
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Combien d'années un syndic sortant doit conserver certains documents ?

Il me semble qu'un syndic sortant a néanmoins l'obligation de conserver 3, 5 ou 7 ans la comptabilité qu'il a produite pour son client.
Pensez-vous que je fais erreur, c'est possible.
Merci

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grmff
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Re : Combien d'années un syndic sortant doit conserver certains documents ?

D'où vous vient cette information? Je n'ai jamais vu cela nulle part, mais je peux évidemment me tromper.

Il me semble qu'un syndic sortant doit transmettre l'ensemble des archives de la copropriété au nouveau syndic dans le mois de la fin de son mandat (et à défaut de nouveau syndic, au président de la dernière AG).

Art. 3.89. Syndic
(...)
  § 5. Quels que soient les pouvoirs qui lui sont conférés par le règlement d'ordre intérieur, le syndic est chargé:
(...)
  7° de transmettre, si son mandat a pris fin de quelque manière que ce soit, dans un délai de trente jours suivant la fin de son mandat, l'ensemble du dossier de la gestion de l'immeuble à son successeur ou, en l'absence de ce dernier, au président de la dernière assemblée générale, y compris la comptabilité et les actifs dont il avait la gestion, tout sinistre, un historique du compte sur lequel les sinistres ont été réglés, ainsi que les documents prouvant l'affectation qui a été donnée à toute somme qui ne se retrouve pas sur les comptes financiers de la copropriété;

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Yves Van Ermen
Pimonaute bavard
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Re : Combien d'années un syndic sortant doit conserver certains documents ?

grmff a écrit :

D'où vous vient cette information? Je n'ai jamais vu cela nulle part, mais je peux évidemment me tromper.

Il me semble qu'un syndic sortant doit transmettre l'ensemble des archives de la copropriété au nouveau syndic dans le mois de la fin de son mandat (et à défaut de nouveau syndic, au président de la dernière AG).

Je confirme. Le syndic sortant ne doit plus tenir les archives.

Et lorsqu'il est syndic, il doit garder les archives de l'immeuble 10 ans.

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GT
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Re : Combien d'années un syndic sortant doit conserver certains documents ?

Yves Van Ermen a écrit :
grmff a écrit :

D'où vous vient cette information? Je n'ai jamais vu cela nulle part, mais je peux évidemment me tromper.

Il me semble qu'un syndic sortant doit transmettre l'ensemble des archives de la copropriété au nouveau syndic dans le mois de la fin de son mandat (et à défaut de nouveau syndic, au président de la dernière AG).

Je confirme. Le syndic sortant ne doit plus tenir les archives.

Et lorsqu'il est syndic, il doit garder les archives de l'immeuble 10 ans.

J'ignore le texte qui limite à 10 ans les archives à conserver par le syndic en fonction ?

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Yves Van Ermen
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Re : Combien d'années un syndic sortant doit conserver certains documents ?

GT a écrit :
Yves Van Ermen a écrit :
grmff a écrit :

D'où vous vient cette information? Je n'ai jamais vu cela nulle part, mais je peux évidemment me tromper.

Il me semble qu'un syndic sortant doit transmettre l'ensemble des archives de la copropriété au nouveau syndic dans le mois de la fin de son mandat (et à défaut de nouveau syndic, au président de la dernière AG).

Je confirme. Le syndic sortant ne doit plus tenir les archives.

Et lorsqu'il est syndic, il doit garder les archives de l'immeuble 10 ans.

J'ignore le texte qui limite à 10 ans les archives à conserver par le syndic en fonction ?

Bonjour GT,

Je dois être plus précis. C'est une obligation pour les syndics IPI vu qu'il s'agit d'une obligation déontologique

Art. 84 L’agent immobilier syndic tient les pièces justificatives relatives aux décomptes, ainsi qu’un état détaillé du patrimoine, à la disposition en ses bureaux. Sans préjudice de l’article 577-8, § 4, 9°, du Code civil, il conserve ces pièces pendant dix ans à dater de sa décharge.

Nous avons mis dix ans de tel manière de couvrir les garanties décennales.

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rexou
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Re : Combien d'années un syndic sortant doit conserver certains documents ?

Yves Van Ermen a écrit :
GT a écrit :
Yves Van Ermen a écrit :
grmff a écrit :

D'où vous vient cette information? Je n'ai jamais vu cela nulle part, mais je peux évidemment me tromper.

Il me semble qu'un syndic sortant doit transmettre l'ensemble des archives de la copropriété au nouveau syndic dans le mois de la fin de son mandat (et à défaut de nouveau syndic, au président de la dernière AG).

Je confirme. Le syndic sortant ne doit plus tenir les archives.

Et lorsqu'il est syndic, il doit garder les archives de l'immeuble 10 ans.

J'ignore le texte qui limite à 10 ans les archives à conserver par le syndic en fonction ?

Bonjour GT,

Je dois être plus précis. C'est une obligation pour les syndics IPI vu qu'il s'agit d'une obligation déontologique

Art. 84 L’agent immobilier syndic tient les pièces justificatives relatives aux décomptes, ainsi qu’un état détaillé du patrimoine, à la disposition en ses bureaux. Sans préjudice de l’article 577-8, § 4, 9°, du Code civil, il conserve ces pièces pendant dix ans à dater de sa décharge.

Nous avons mis dix ans de tel manière de couvrir les garanties décennales.

Et quelle est la règle pour un syndic NON IPI ?

Perso, je m'aligne sur ce qui se pratique pour les ASBL, à savoir 7 ans... ce serait trop peu ? Je conserve juste les convocations et surtout les PVs d'AG dans leur totalité. Et les factures susceptibles de présenter un intérêt ou dont les travaux sont sous garantie.

C'est bon ? Pas bon ?

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GT
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Re : Combien d'années un syndic sortant doit conserver certains documents ?

rexou a écrit :

Perso, je m'aligne sur ce qui se pratique pour les ASBL, à savoir 7 ans...

Le délai de conservation de 7 ans de certains documents par les entreprises  n'était-il pas un délai fiscal , délai qui a été porté à 10 ans  par la loi du 20/11/2022 portant des dispositions fiscales et financières diverses (Moniteur belge du 31/11/2022).Entrée en vigueur le 1/1/2023 ?
Pour l'application de cette loi, une ASBL est une entreprise.
Mais une association de copropriétaires est-elle une entreprise qui reçoit-elle une déclaration aux impôts sur les revenus ? Non.
Elle a la transparence fiscale.
Les associations des copropriétaires qui possèdent la personnalité juridique en vertu de l'article 3.86, § 1er, du Code civil. sont censées être des associations sans personnalité juridique (Art.29, Code des impôts sur les revenus).

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G.B.
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Re : Combien d'années un syndic sortant doit conserver certains documents ?

Je ne suis pas d'accord avec ce délai de 10 ans : à qui peux-t-on en parler ?

Dernière modification par G.B. (03-12-2024 13:18:21)

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Yves Van Ermen
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Re : Combien d'années un syndic sortant doit conserver certains documents ?

rexou a écrit :

Et quelle est la règle pour un syndic NON IPI ?

Perso, je m'aligne sur ce qui se pratique pour les ASBL, à savoir 7 ans... ce serait trop peu ? Je conserve juste les convocations et surtout les PVs d'AG dans leur totalité. Et les factures susceptibles de présenter un intérêt ou dont les travaux sont sous garantie.

C'est bon ? Pas bon ?

Il n'y a pas de règle pour les non IPI à ma connaissance.

Ce que vous proposez me semble une bonne pratique.

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grmff
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Re : Combien d'années un syndic sortant doit conserver certains documents ?

Je pense que pour le DIU (qui contient généralement des factures de travaux....), il n'y a pas de limite. C'est un "carnet d'entretien" qui doit suivre le bâtiment. Evidemment, le sortant doit le remettre au nouveau syndic et ne doit pas conserver d'archives..

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G.B.
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Re : Combien d'années un syndic sortant doit conserver certains documents ?

Pour  le DIU (qui contient généralement des factures de travaux....), il n'y a pas de limite. C'est un "carnet d'entretien" qui doit suivre le bâtiment mais en pratique , 99% des notaires peuvent  témoigner qu'ils ne recoivent aucun DIU.

Et pourtant,
sur le plan purement théorique  vous avez raison :

- un toit,
- un ascenseur,
- des serrures,
- des portes coupe-feu,
- des chaudières, des circulateurs,  des citernes,
- des canalisations d'égouttage
- une mise aux norme de l'électricité des communs, çe ne se rachète pas tous les 10ans.

Est-ce que l'IPI encourage ses syndics pour qu'ils proposent aux clientes de leur voter un supplément de rémunération afin de  constituer ce DIU aka "carnet d'entretien" qui doit suivre les bâtiments jusqu'à sa démolition ?

Dernière modification par G.B. (05-12-2024 08:16:34)

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Yves Van Ermen
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Re : Combien d'années un syndic sortant doit conserver certains documents ?

G.B. a écrit :

Pour  le DIU (qui contient généralement des factures de travaux....), il n'y a pas de limite. C'est un "carnet d'entretien" qui doit suivre le bâtiment mais en pratique , 99% des notaires peuvent  témoigner qu'ils ne recoivent aucun DIU.

Et pourtant,
sur le plan purement théorique  vous avez raison :

- un toit,
- un ascenseur,
- des serrures,
- des portes coupe-feu,
- des chaudières, des circulateurs,  des citernes,
- des canalisations d'égouttage
- une mise aux norme de l'électricité des communs, çe ne se rachète pas tous les 10ans.

Est-ce que l'IPI encourage ses syndics pour qu'ils proposent aux clientes de leur voter un supplément de rémunération afin de  constituer ce DIU aka "carnet d'entretien" qui doit suivre les bâtiments jusqu'à sa démolition ?

Si le DIU des parties communes doit être constitué et gardé par les syndics toute la vie de l'immeuble (comme les statuts, les pv,....), il ne doit pas être communiqué au Notaire lors d'une mutation.

Dernière modification par Yves Van Ermen (04-12-2024 16:47:19)

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G.B.
Pimonaute bavard
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Re : Combien d'années un syndic sortant doit conserver certains documents ?

Dans l'hypothèse où le DIU ne devrait  pas être communiqué au Notaire lors d'une mutation avec les derniers PVS et les décomptes et les statuts effectivement ,
comment l'agent immobilier IPI et le candidat acquéreur ont connaissance de l'Etat des parties communes si le syndic  responsable des parties communes de la copropriété garde le DIU comme un document TOP SECRET et  répond à tous les Notaires qu'il n'y a pas de DIU : c'est effectivement ce que l'on lit fréquemment dans les réponses des syndics au titre des renseignements aux notaires ...

De deux choses l'unes , comme dirait feu l'avocate Florence Desternes, soit le DIU existe et le syndic professionnel communique copie du document au format .PDF au candidat acquéreur et /ou aux Notaires ( comme font des syndics bénévoles qui sont généralement passionnés par la conservation de l'immeuble) , sinon il échet de considérer qu'un DIU invisible n'existe pas.

Dernière modification par G.B. (04-12-2024 15:33:26)

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Yves Van Ermen
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Re : Combien d'années un syndic sortant doit conserver certains documents ?

G.B. a écrit :

Dans l'hypothèse où le DIU ne devrait  pas être communiqué au Notaire....

Bin ce n'est pas une hypothèse, c'est la loi. Et la suppression de l'envoi au Notaire du DIU des parties communes était une demande des Notaires.

Le fait qu'il ne soit pas envoyé au Notaire ne fait du DIU un document secret :-)
Il faut aussi savoir que j'ai aussi des DIU qui font une dizaine de classeurs non scanné. Je vois mal envoyer cela en pdf à la moindre demande et encore moins gratuitement

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grmff
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Re : Combien d'années un syndic sortant doit conserver certains documents ?

A mon avis, pour une vente, le DIU est moins utile qu'un ordre du jour bien complet qui reprend les travaux extraordinaires à venir.

Art. 3.89. Syndic
(...)
§ 5. Quels que soient les pouvoirs qui lui sont conférés par le règlement d'ordre intérieur, le syndic est chargé:
(...)
16° de préparer le budget prévisionnel pour faire face aux dépenses courantes de maintenance, de fonctionnement et d'administration des parties communes et équipements communs de l'immeuble, ainsi qu'un budget prévisionnel pour les frais extraordinaires prévisibles; ces budgets prévisionnels sont soumis, chaque année, au vote de l'association des copropriétaires; ils sont joints à l'ordre du jour de l'assemblée générale appelée à voter sur ces budgets. Le cas échéant, le syndic inscrit à l'ordre du jour de l'assemblée générale la question des travaux extraordinaires à prévoir pour les années à venir.

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G.B.
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Re : Combien d'années un syndic sortant doit conserver certains documents ?

le DIU est moins utile qu'un ordre du jour bien complet qui reprend les travaux extraordinaires à venir mais c'est une ambition futuriste
  smile

Le DIU existe dans la loi depuis 2010 mais la suppression de l'envoi au Notaire du DIU des parties communes était une demande des Notaires dans un nouveau texte de loi ? Et les députés ont voté ça ? Un pas en avant et 3 pas en arrière ???

L'agent immobilier s'en fiche aussi du DIU ?

Avec la meilleure volonté du monde, un ordre du jour bien complet qui demande méthodiquement à l'AG l'état des parties communes et les travaux à prévoir n'a que peu de chance d'obtenir une réponse...devinez pourquoi.

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Yves Van Ermen
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Re : Combien d'années un syndic sortant doit conserver certains documents ?

G.B. a écrit :

Le DIU existe dans la loi depuis 2010 mais la suppression de l'envoi au Notaire du DIU des parties communes était une demande des Notaires dans un nouveau texte de loi ? Et les députés ont voté ça ? Un pas en avant et 3 pas en arrière ???

Perso, je pense que diffuser de mauvaises informations n'est pas une bonne chose. L'envoi du DIU au Notaire n'a jamais été discuté dans la loi sur la copro.

La question du DIU est apparue dans l'arrêté royal concernant les chantiers temporaires ou mobiles du 25/01/2001.

La question de la mutation est abordée en son article 48 "Afin de permettre au nouveau propriétaire de répondre à ses obligations futures en tant que maître d'ouvrage d'éventuels travaux ultérieurs à l'ouvrage, la personne ou les personnes qui cèdent l'ouvrage, remettent, lors de chaque mutation totale ou partielle de l'ouvrage, le dossier d'intervention ultérieure au nouveau propriétaire."

Lorsque les Notaires ont vu le volume de document que cela représentait en copropriété, ils ont fait modifié l'AR. Il a été modifié en 2006 par l'ajout de l’article 49bis. Qui dans son dernier alinéa stipule " Lors de l'application du premier alinéa, le dossier d'intervention ultérieure est tenu au bureau du syndic de l'association des copropriétaires, ou il peut être consulté gratuitement par chaque intéressé, et l'obligation de remise du dossier entre les propriétaires successifs en cas de mutation partielle de l'ouvrage, est limitée à ses parties ayant trait aux parties privatives mutées."

La loi sur la copro de 2010 a juste fait que la conservation du DIU devienne une mission légale du syndic (Art 3.89 §5 10° ) et donc applicable à tous.

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PIM

G.B.
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Re : Combien d'années un syndic sortant doit conserver certains documents ?

Perso, je pense que diffuser un mauvais message n'est pas constructif.

Initialement vous dites qu'après 10ans le syndic peut déontologiquement faire disparaitre les documents, ensuite non car il y a le DIU.

La loi sur la copro de 2010 a juste fait que la conservation du DIU devienne une mission légale du syndic (Art 3.89 §5 10° ) le cas échéant...

Je plaide qu'un  carnet technique utile et nécessaire pour toutes les copropriétés n'est nullement un document d'une centaine de pages et que l'on ne voit jamais ni sur les plateformes numériques ni lors de la transmission des lots VIA LES AGENTS IMMOBILIERS IPI

Sérieusement ne seriez-vous pas d'accord pour dire que chaque copropriété / copropriétaire / syndic a globalement besoin de connaître :
- L'état de ses canalisations
- L'état de sa chaudière
- Si la citerne a été neutralisée
- La dernière date de conservation de la façade
- Le serrurier qui a placé la porte d'entrée
- La facture d'achat de la porte coupe-feu
- Le moteur de son ascenseur

et que ces renseignements doivent se trouver accessibles sur les plateformes de tous les syndics IPI également ?

Dernière modification par G.B. (06-12-2024 13:29:02)

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G.B.
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Re : Combien d'années un syndic sortant doit conserver certains documents ?

On peut en parler ?

https://forum.pim.be/topic-295479-le-sy … age-1.html

Dernière modification par G.B. (06-12-2024 20:43:36)

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rexou
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Re : Combien d'années un syndic sortant doit conserver certains documents ?

G.B. a écrit :

On peut en parler ?

Inutile.

Un syndic sortant transmet au nouveau syndic tous les documents qu'il a en sa possession. Il ne conserve rien.

Peu importe qu'on soit d'accord de... Nous ne sommes pas le législateur et si on devait rendre obligatoire toutes les bonnes idées de tout un chacun, ce serait -encore plus- invivable d'être copropriétaire ou syndic. Chaque copro décide de ce qui est à faire ou non et c'est très bien ainsi.

Il n'y a déjà que trop de contraintes en tout genre, qui sont plus ou moins respectées et plus ou moins utiles. Souvent moins que plus, dans les deux cas.

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