Documents à transmettre d'un syndic à l'autre

Zitoun-5136 · #1 21-03-2006 12:11:57

Il serait très intéressant de connaître les avis des syndics pro de ce forum quant à la manière dont ils pratiquent les passations d'archives.

L'expérience vécue dans mon ACP me laisse perplexe, mon nouveau syndic ayant 30 ans d'expérience, je suppose qu'il a toujours pratiqué de la sorte, sans inventaire d'archives et sans contre-passation de la comptabilité.

Voir mon post du 20/03/2006 à 16h20.

Quelle démarche entreprennent-ils lorsque leur prédécesseur tarde (ou refuse) de transmettre ces archives ?

Portent-ils plainte, en leur nom propre, auprès de l'IPI contre ce syndic ?

Saxo · #2 20-03-2006 16:49:07

Voici qui va peut-être faire plaisir à Zitoun :

"Article 42-1
Créé par Décret n°2004-479 du 27 mai 2004 art. 30 (JORF 4 juin 2004 en vigueur le 1er septembre 2004).

L'assemblée générale désigne, à la majorité de l'article 24 de la loi du 10 juillet 1965, le ou les copropriétaires chargés de contrôler les comptes du syndicat, à moins qu'elle ne préfère confier cette mission à un expert-comptable ou à un commissaire aux comptes.

Le ou les copropriétaires désignés, l'expert-comptable ou le commissaire aux comptes RENDENT COMPTE chaque année à l'assemblée générale de l'exécution de leur mission.

Le mandat du ou des copropriétaires désignés pour contrôler les comptes du syndicat NE PEUT EXCEDER 3 ANS renouvelables. Il ne donne pas lieu à rémunération.

Le ou les copropriétaires désignés NE PEUVENT ETRE le conjoint, les descendants, ascendants ou préposés du syndic ou d'un des membres du conseil syndical ou être liés à eux par un pacte civil de solidarité."

Et aussi :

décret n° 2005-240 du 14 mars 2005 relatif aux comptes du syndicat (= copropriété)

Zitoun-5136 · #3 20-03-2006 16:38:04

Luc a écrit :

J'aurais préféré l'usage du mot détourner au lieu de disposer librement. Je vous rappelle qu'un ancien président de l'IPI vient d'être condamné pour ce type de fraude.

J'espère que ce n'est pas ce président qui, lors de la campagne de presse de l'IPI, voulait rassurer les consommateurs que nous sommes au sujet de la probité des agents immobiliers en affirmant que l'IPI allait s'atteler à éliminer les brebis galeuses qui créaient ombrage à la profession !

Je commence à comprendre pourquoi nos plaintes à l'IPI contre notre syndic n'ont jamais abouti ...mais cela est encore un autre débat !

giannigianni · #4 20-03-2006 16:27:29

Saxo a écrit :

Ce qui a été introduit subrepticement dans la loi n'est qu'une maigre victoire, faute de précision sur les délais et les sanctions (comme d'habitude).
Voilà ce qui se trouve dans la loi en France :
Article 18-2
Modifié par Loi n°94-624 du 21 juillet 1994 art. 35 I (JORF 24 juillet 1994).
En cas de changement de syndic, l'ancien syndic est tenu de remettre au nouveau syndic, dans le délai d'UN MOIS à compter de la cessation de ses fonctions, la situation de trésorerie, la TOTALITE des fonds IMMEDIATEMENT disponibles et l'ENSEMBLE des documents et archives du syndicat.
Dans le délai de DEUX mois suivant l'expiration du délai mentionné ci-dessus, l'ancien syndic est tenu de verser au nouveau syndic le SOLDE des fonds disponibles après apurement des comptes, et de lui fournir l'état des comptes des copropriétaires ainsi que celui des comptes du syndicat.
Après mise en demeure restée infructueuse, le syndic nouvellement désigné ou le président du conseil syndical pourra demander au juge, statuant en REFERE, d'ordonner sous ASTREINTE la remise des pièces et des fonds mentionnés aux deux premiers alinéas du présent article ainsi que le versement des INTERETS dus à compter du jour de la mise en demeure.
A méditer !

Est oui "maigre victoire", parce que le probleme principale n'est pas la trasmission des documents d'un syndic à l'autre mais faire fonctionner au mieux le syndic qu'on se retrouve et eviter de devoir le demissioner et passer à un autre, avec les memes problemes et style de gestion....La novelle loi n'a pas corrigé l'origine du probleme....

Zitoun-5136 · #5 20-03-2006 16:20:48

En ce qui concerne la transmission des documents entre syndics, mon ACP vient d’être déboutée lors d’une « récupération de créance» par suite d’une faute grave du nouveau syndic d’accepter sans inventaire de son prédécesseur les archives de l’ACP et « sans contre-passation » sa comptabilité !

Je cite :

« …que tout en maintenant sa demande de paiement d’arriérés de copropriété à l’égard de X…, l’ACP Y…admet actuellement en conclusions ne pas être en mesure « de comprendre la comptabilité individualisée de la s.a. XYZ » ;

« …que dans la mesure où la comptabilité dressée par le nouveau syndic,…, continue à se fonder sur l’ancienne comptabilité, mais n’y opère aucune contre-passation, les « preuves » produites restent entachées d’un même défaut ; qu’en d’autres mots, c’est à juste titre que Monsieur X…relève dans son courrier…au conseil actuel de l’association des copropriétaires…que le nouveau syndic « reprend à son compte des réclamations de l’ancien gestionnaire que Monsieur X…conteste depuis 1998 » ;

« que comme telle, la comptabilité dressée par l’ancien syndic…, est insuffisamment convaincante pour servir de base à une condamnation judiciaire…

Il est grand temps que l’on rende les syndics personnellement responsables des conséquences de cette transmission d’archives.

La transmission des archives entre syndics est d’ailleurs une règle déontologique IPI.

Saxo · #6 20-03-2006 16:05:27

Loi française à compléter par :

Article 33-1
Créé par Décret n°2004-479 du 27 mai 2004 art. 22 (JORF 4 juin 2004 en vigueur le 1er septembre 2004).

En cas de changement de syndic, la transmission des documents et archives du syndicat doit être accompagnée d'un BORDEREAU RECAPITULATIF de ces pièces. Copie de ce bordereau est remise au conseil syndical.

PIM · #7 20-03-2006 16:03:59

Zitoun a écrit :

SNP a écrit :
...
Cela dit, notre association fut la première à suggérer l'instauration d'une commission d'évaluation de la loi sur la copropriété, suggestion que la sénatrice Clotilde Nyssens vient de reprendre à son compte.
Je vais à l'instant créer un nouveau message sur le présent forum, avec le texte de notre article sur ce sujet. Je trouve en effet que le présente sujet devient trop long et fastidieux à consulter!

Permettez-moi, Madame, de rendre à César ce qui lui appartient et de rappeler, si besoin en est encore, que c'est à l'instigation d'un groupe de copropriétaires issus notamment de ce forum et qui ont dernièrement rencontré Madame la sénatrice Nyssens, que celle-ci a fait une interpellation en séance plénière du sénat en vue de demander l'adaptation de la nouvelle loi ...de 1995.

César ou Césarine : peu importe... pourvu que le Schmilblick avance enfin !

Le SNP a probablement influé dans le même sens que vous, mais ailleurs.
Mme Laloux n'a pas écrit que l'intervention de la sénatrice Nyssens resulte de l'intervention du SNP.

Saxo · #8 20-03-2006 16:01:32

Ce qui a été introduit subrepticement dans la loi n'est qu'une maigre victoire, faute de précision sur les délais et les sanctions (comme d'habitude).

Voilà ce qui se trouve dans la loi en France :

Article 18-2
Modifié par Loi n°94-624 du 21 juillet 1994 art. 35 I (JORF 24 juillet 1994).

En cas de changement de syndic, l'ancien syndic est tenu de remettre au nouveau syndic, dans le délai d'UN MOIS à compter de la cessation de ses fonctions, la situation de trésorerie, la TOTALITE des fonds IMMEDIATEMENT disponibles et l'ENSEMBLE des documents et archives du syndicat.

Dans le délai de DEUX mois suivant l'expiration du délai mentionné ci-dessus, l'ancien syndic est tenu de verser au nouveau syndic le SOLDE des fonds disponibles après apurement des comptes, et de lui fournir l'état des comptes des copropriétaires ainsi que celui des comptes du syndicat.

Après mise en demeure restée infructueuse, le syndic nouvellement désigné ou le président du conseil syndical pourra demander au juge, statuant en REFERE, d'ordonner sous ASTREINTE la remise des pièces et des fonds mentionnés aux deux premiers alinéas du présent article ainsi que le versement des INTERETS dus à compter du jour de la mise en demeure.

A méditer !

Zitoun-5136 · #9 20-03-2006 15:58:46

SNP a écrit :

...
Cela dit, notre association fut la première à suggérer l'instauration d'une commission d'évaluation de la loi sur la copropriété, suggestion que la sénatrice Clotilde Nyssens vient de reprendre à son compte.
Je vais à l'instant créer un nouveau message sur le présent forum, avec le texte de notre article sur ce sujet. Je trouve en effet que le présente sujet devient trop long et fastidieux à consulter!

Permettez-moi, Madame, de rendre à César ce qui lui appartient et de rappeler, si besoin en est encore, que c'est à l'instigation d'un groupe de copropriétaires issus notamment de ce forum et qui ont dernièrement rencontré Madame la sénatrice Nyssens, que celle-ci a fait une interpellation en séance plénière du sénat en vue de demander l'adaptation de la nouvelle loi ...de 1995.

SNPC · #10 20-03-2006 14:02:07

nous n'allons pas reprendre toute la discussion! wink

quand nous écrivons que le syndic "peut disposer librement", nous ne cautionnons nullement une attitude frauduleuse! J'espère que Luc nous accorde suffisamment de considération pour le croire...

Il est seulement question de rappeler que la loi donne au syndic le libre accès au fonds de la copropriété, à charge pour lui, bien entendu, d'en faire un usage licite!

Et donc de conseiller aux associations de copropriétaires de prendre toutes les mesures nécessaires pour s'assurer de l'honnêteté de ce mandataire.

Cela dit, notre association fut la première à suggérer l'instauration d'une commission d'évaluation de la loi sur la copropriété, suggestion que la sénatrice Clotilde Nyssens vient de reprendre à son compte.

Je vais à l'instant créer un nouveau message sur le présent forum, avec le texte de notre article sur ce sujet. Je trouve en effet que le présente sujet devient trop long et fastidieux à consulter! smile

luc · #11 19-03-2006 23:29:49

La SNP a publié dans "Le Cri" de mars 2006 un commentaire sur ce changement de la loi fin 2005.

Je suis d'accord avec la SNP qu'il fait déposer plainte auprès de la police, quand le syndic fait de la rétention d'argent.

Mais une règle fondamentale de la justice dit Le pénal tient le civil en état. Il s'en suit que l'ancien syndic pourra, pour toute la durée de la procédure pénale, garder tous les documents et l'argent ... s'il conteste sa démission dans une procédure civile.

Il faut être prudent. Il est donc logique qu'un nouveau syndic va d'abord convoquer d'urgence une AG et demander leur autorisation avant de déposer plainte à la police. Sauf naturellement si on "croit" que le conseil de gérance représente l'AG et peut décider à sa place (la fameuse gestion du type "cogérance", déclaré illicite avec la loi de 1994).

Plus loin on dit qu'on peut exiger la preuve que le syndic est assuré. Pourquoi la SNP ne dit pas qu'il est préférable que toute candidature à l'élection d'un syndic soit accompagné d'une offre écrite, signé par ce syndic, qui reprend entre autre les données de l'assurance, son nom officiel, le nom de ses gérants, ... .

La phrase qui me fait hérisser les poils est, quand on parle des compte bancaires et du syndic, qu'on dit qu' "il peut disposer librement, retirer cet argent et disparaître avec lui."

L'usage du mot "librement" me heurte de front. Cela suggère que le syndic a le droit légal de retirer de l'argent du compte de réserve comme il veut. On oublie que pour chaque retrait il faut une autorisation préalable, explicite et précise de l'AG.

Le fonds de réserve et le fonds de roulement ne sont pas deux vases communicantes. Ils doivent être rigoureusement séparé.

J'aurais préféré l'usage du mot détourner au lieu de disposer librement. Je vous rappelle qu'un ancien président de l'IPI vient d'être condamné pour ce type de fraude.

Ayant une expérience professionnelle assez varié comme comptable et comme enquêteur, je sais qu'il est toujours possible de détourner des fonds. Mais on le trouvera plus rapidement avec un système de contrôle efficace qu'avec un système de double signature.

Et un système de contrôle efficace est possible dans une ACP, quoi qu'on en dise.

Il faut seulement appliquer une scission rigoureux entre l'équipe de contrôle (les vérificateurs), l'équipe d'assistance (le conseil de gérance dans les grandes ACP), l'exécutant (le syndic) et les décideurs (l'AG). Et les doter de moyens modernes, en concordance avec le montant des fonds utilisés.

Contexte:

Le conseil de gérance de mon ACP est abonné à "Le Cri". Je cite une phrase du rapport 2005 non-signé du commissaire aux comptes, reçu le 15.03.2006 pour être soumis à l'AG du 13.03.2006 et 28.03.2006:
Citation :
La situation au 31.12.2005 de la "caisse comité" et de la caisse "clés immeubles", gérés par le commissaire aux comptes, a été soumise à la vérification et approbation de la majorité des autres membres du conseil de gérance.
Ils vont donc de nouveau dire que la SNP est partisan de la cogérance, et pourront le démontrer à leurs partisans avec le contenu de cet article.

Je viens de faire citer avec un groupe de copropriétaires l'ACP pour d'urgence annuler l'AG du 13.03.2006 (8% était présent) et nommer un syndic provisoire afin d'organiser l'AG 2006 d'une façon correcte.

Chaque article qui parait dans une revue spécialisé et qui défend de fait la cogérance prolonge non seulement mon calvaire ... mais aussi celui de nombre d'autres copropriétaires.

Et diminue ainsi le nombre de copropriétaires dans mon ACP qui seront dans les conditions pour pouvoir demander réparation des dégâts causés.

Ah oui, petit détail: notre commissaire aux comptes détient, selon les dires de notre syndic, la seule signature de notre compte de réserve, et avec un deuxième membre du conseil, celui du compte à vue. Le syndic a aussi la signature de ce compte. Le syndic a refusé de communiquer par écrit la liste des comptes utilisés, leurs propriétaires et leurs signataires.

Zitoun-5136 · #12 13-02-2006 23:18:24

La modification apportée récemment à la loi de 1994 concernant la transmission des archives par le syndic sortant confirme si besoin en était que ce problème concerne bien les syndics.

Tout le monde ici semble d’ailleurs d’accord sur ce point.

Giannigianni dit:

C'est un probleme des Syndics, à regler entre syndics...quoique les coproprietaires pourraient en souffrir les consequences. Demandez directement à l'ABSA ou à l'IPI.

Pim confirme que cette mesure est prévue par la déontologie.

En ce qui concerne la question posée à propos du transfert de dossier d'un syndic à son successeur, il me paraît évident que, comme pour les comptables, il n'y ait pas de droit de rétention d'un dossier.
Il ne peut être question de porter préjudice au client, à savoir , en l'espèce, la copropriété.

Il s'agit d'ailleurs d'une obligation déontologique IPI.

Grmff abonde dans le même sens puisqu’il dit :

Certes, cela ne change à mon sens rien, si ce n'est que cela clarifie la situation. Elle aurait plus aller plus loin, mais tout de même...
Pour une fois qu'une loi clarifie les choses, ne boudons pas notre plaisir.

J’en déduis que si le syndic sortant fait de la rétention d’archives cela concerne avant tout le nouveau syndic avant de concerner l’ACP.

Il appartient en conséquence au nouveau syndic de porter plainte en son nom propre à l’IPI contre l'ancien syndic pour non respect d’une règle fondamentale de la déontologie qui l’empêche d’exercer valablement sa mission (voir plus loin).

C’est ensuite à l’IPI à forcer l’agent récalcitrant à fournir immédiatement les archives sous peine d’une sanction exemplaire.

Par cette procédure simple, il n’y aura aucun frais pour l’ACP.

Et pourtant…

Dans mon ACP, le syndic sortant, révoqué, n’a pas remis les archives et le nouveau syndic a estimé nécessaire d’introduire, aux frais de l’ACP, une action en justice en référé pour les récupérer.

Pour comble, ni lui, ni son conseil, n’ont exigé un inventaire des archives récupérées. Grosse erreur !!!

Il est apparu par la suite, lors d’une action en récupération de créance, que les archives étaient incomplètes puisqu’elles ne permettaient pas de justifier les créances réclamées.

J’estime que les frais de cette procédure n’incombent pas à l’ACP mais au nouveau syndic, qui d’ailleurs aurait pu les éviter s’il avait suivi la procédure décrite plus haut.

De plus, le syndic sortant n’a même pas été sanctionné pour ce manquement grave.

Colet · #13 06-02-2006 21:16:12

Luc,

Une fois de plus votre étude du sujet est parfaite et me convient tout à fait.
Mon opinion se basait sur une lecture partielle et donc imparfaite de la loi.
Merci encore et bien à vous.

luc · #14 06-02-2006 20:19:52

Colet a écrit :

C'est évident!
Mais je ne comprends pas pourquoi le délai de conservation des archives n'est que de 5 ans en cas de disissolution de la copropriété.
Probablement parcequ'elle n'existe plus et que 5 ans doivent être suffisant pour régler les contestations éventuelles.

La loi dit:

Article 577/13
§ 1er. L'association des copropriétaires est, après sa dissolution, réputée subsister pour sa liquidation.
Toutes les pièces émanant d'une association de copropriétaires dissoute mentionnent qu'elle est en liquidation.
§ 2. Pour autant qu'il n'en soit pas disposé autrement dans les statuts ou dans une convention, l'assemblée générale des copropriétaires détermine le mode de liquidation et désigne un ou plusieurs liquidateurs.
Si l'assemblée générale reste en défaut de procéder à ces désignations, le syndic est chargé de liquider l'association.
§ 3. Les articles 181 à 188 et 195 des lois coordonnées sur les sociétés commerciales s'appliquent à la liquidation de l'association des copropriétaires.
§ 4. La clôture de la liquidation est constatée par acte notarié transcrit à la conservation des hypothèques.
Cet acte contient:
1° l'endroit désigné par l'assemblée générale, où les livres et documents de l'association des copropriétaires seront conservés pendant cinq ans au moins;
2° les mesures prises en vue de la consignation des sommes et valeurs, revenant aux créanciers ou aux copropriétaires et dont la remise n'a pu leur être faite.
§ 5. Toutes actions contre des copropriétaires; l'association des copropriétaires, le syndic et les liquidateurs se prescrivent par cinq ans, à compter de la transcription prévue au § 4.

Il faut donc faire la différence entre les phases suivantes:
1. la décision (judiciaire ou volontaire) de dissolution
2. la date à laquelle la dissolution est exécuté et la phase de liquidation démarre
3. la date de la clôture de la liquidation

La période de cinq ans pour les archives ne démarre qu'à la phase 3. Il faut compter au moins 1 à 5 ans pour la phase 2. Et beaucoup plus s'il y a des procès en cours.

Colet · #15 05-02-2006 23:16:49

C'est évident!
Mais je ne comprends pas pourquoi le délai de conservation des archives n'est que de 5 ans en cas de disissolution de la copropriété.
Probablement parcequ'elle n'existe plus et que 5 ans doivent être suffisant pour régler les contestations éventuelles.

giannigianni · #16 05-02-2006 22:30:14

Colet a écrit :

Pour ceux que cela intéresse, je lis sur le site du SPF Finance, que :
"Le vendeur ou le prestateur de services peut vous réclamer le paiement d'une facture pendant un délai de 10 ans en ce qui concerne les créances contractuelles.
A côté de cela, le code civil prévoit une série de délais de prescriptions plus courts, parmi lesquels:
* 6 mois pour les notes d'hôtels, de restaurants;
* 1 an pour les frais d'huissiers;
* 2 ans pour les frais médicaux;
* 5 ans pour les frais d'avocats.
Dans l'éventualité où le paiement d'une facture prescrite vous serait réclamé, il vous est loisible d'invoquer la prescription auprès du vendeur ou du prestataire de services, par lettre recommandée.
Nous vous conseillons de garder d'office toutes vos factures pendant un délai de 10 ans, bien que selon le code de la TVA, seules les factures obligatoires doivent être conservées pendant un tel délai."
Voilà! Des archives comptables de 10 ans me paraissent satisfaisantes pour une copropriété.

Si l'archive comptable doit etre de 10 ans il en va de meme pour les dossiers tecniques/contrats liés aux factures qui serviront de piece justificatif pour verifier la legalite et regularite de la transaction dans l'ACP.

Colet · #17 05-02-2006 22:23:55

Pour ceux que cela intéresse, je lis sur le site du SPF Finance, que :

"Le vendeur ou le prestateur de services peut vous réclamer le paiement d'une facture pendant un délai de 10 ans en ce qui concerne les créances contractuelles.

A côté de cela, le code civil prévoit une série de délais de prescriptions plus courts, parmi lesquels:

* 6 mois pour les notes d'hôtels, de restaurants;
* 1 an pour les frais d'huissiers;
* 2 ans pour les frais médicaux;
* 5 ans pour les frais d'avocats.

Dans l'éventualité où le paiement d'une facture prescrite vous serait réclamé, il vous est loisible d'invoquer la prescription auprès du vendeur ou du prestataire de services, par lettre recommandée.

Nous vous conseillons de garder d'office toutes vos factures pendant un délai de 10 ans, bien que selon le code de la TVA, seules les factures obligatoires doivent être conservées pendant un tel délai."

Voilà! Des archives comptables de 10 ans me paraissent satisfaisantes pour une copropriété.

grmff · #18 05-02-2006 18:08:55

La dette suite à un jugement est due pendant 30 ans. Pour une copropriété, qui n'est pas un commerçant, à mon avis elle est valable 1 an ou deux. 5 maximum.

Colet · #19 05-02-2006 14:36:21

Mon premier sentiment correspondait exactement à l'avis donné par Grmff, mais celui de Luc est intéressant aussi.

De plus, le paiement d'une facture ne reste-t-il pas dû pendant 30 ans (?)

luc · #20 05-02-2006 14:27:17

Grmff a écrit :

A mon sens, les archives comptables ne doivent remonter qu'à 5 ans (factures propriétaires, factures fournisseurs, devis, courriers,...)
Les pièces du dossier technique doivent être gardées aussi longtemps que nécessaire: 10 ans par exemple pour les pièces attestant d'une garantie décennale. Illimité pour les plans originaux, ou pour les plans modificatifs.
Dans les PV d'AG, on peut retrouver des décision qui ont une portée illimitée. Les PV d'AG doivent donc être gardés de manière illimitée.

Correct, mais il y a une tendance qui dit qu'il faut 10 ans pour les pièces comptables, puisque des plaintes pénales sont possibles pendant 10 ans dans certains cas. La période de 5 ans (= 5 années comptables approuvées, qui ne sont pas contestées devant le Juge) est le minimum.

Exemple concret: Contestation des comptes 2003 et suivantes est en cours devant le Juge: il faut garder les archives comptables à partir de 1998.

Un contrat avec un fournisseur appartient au dossier technique, ainsi que les commandes, bons de livraisons, etc ... Seulement la facture est une pièce comptable.

Autre point important: la destruction d'archives doit être annoncé dans le rapport annuel du syndic, au moins trois mois avant l'exécution.

Si l'ACP veut garder plus d'archives que prévu par la loi, il est logique que le syndic se fasse rétribuer pour cette partie.

Quitus · #21 18-01-2006 23:10:27

Bonjour

En cas de transfert d’un syndic à son successeur, l’ancien syndic doit-il remettre tous les documents.

Il y a une modification du code civil à ce sujet, suite à un projet de loi mais je n’ai pas encore trouvé la loi sur le site du moniteur, il est vrai que le site du moniteur n’est pas très bien fait pour la recherche d’informations!

Quelles sont les informations à ce sujet ?

Quitus

Documents à transmettre d'un syndic à l'autre

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