Archivage: combien de temps garder les archives?

grmff · #1 30-04-2011 09:21:20

Nous faisons un grand nettoyage de printemps. Et on se demande: combien de temps garder les archives personnelles:
1. extraits de banque
2. baux et états des lieux (terminés évidemment)
3. Documents de fin de bail
4. Compromis de vente des biens achetés
5. Compromis de vente et actes des biens vendus
6. Courriers échangés avec les locataires
7. Courriers échangés avec les administrations
8. Documents d'assurance
9. Factures diverses constituant les charges des appartements
10. Double des décomptes envoyés aux locataires
11. Courriers électroniques (j'ai changé de sysème de mail, et j'ai du mal à conserver et maintenir les anciens mail sous "outlook express" chaque fois que je change de PC)
12. Procédure en justice de paix terminée (en tout cas pour moi. Parce que pas toujours signifiée par huissier, et souvent utilisée uniquement pour récupérer la garantie locative)

Pour les baux, j'ai une farde par an jusqu'en 2007. Après, cela se calme un peu, mais tout de même.

Ce que je garde tant que j'ai le bien:
Acte d'achat
Compromis
Décompte du notaire
Plans du bien
Expertise
Document de banque pour le PH
DIU

Fledermaus · #2 30-04-2011 11:24:07

Bonjour grmff,

Tout document papier peut-être scanné au format PDF ... avantage, cela ne prend pas beaucoup de place sur un disque dur ... mais par sécurité, vaut mieux avoir 2 autres disques durs externes sur lesquels on peut faire les back-up régulièrement. smile

Himura

grmff · #3 30-04-2011 11:37:56

C'est gentil, mais je n'ai pas envie de scanner les 10 fardes de documents qui ont plus de 5 ans. J'ai juste envie de les taper au container...

Francis · #4 30-04-2011 12:16:40

Les extraits de banques, il me semble que comme particulier, il faut les concerver 5 ans.

Moi, je concerve les documents des locations terminées du locataire précédent, soit le temps d'une rotation, sauf cas particulier !

grmff · #5 30-04-2011 17:07:04

Excellente idée, le coup de la rotation.

Mais vous n'avez pas un minimum? Parce que si les locataires changent au bout de 6 mois deux fois de suite, c'est un peu court au niveau de la durée d'archive...

Francis · #6 01-05-2011 09:41:13

à partir du moment où tout est réglé, la garantie libérée, plus de charges dues, pas de risque de justice, etc... il n'y a, à mon avis pas d'obligation à concerver ces documents. Donc je classe dans mon sac jaune, et hop, sur le trottoir.

Erico · #7 01-05-2011 09:51:58

attention quand même à ce qu'on met dans des sacs sur le trottoir Françis
peut y avoir plein de renseignements persos là dedans, vos numéros d'abonné, de client, etc....

Francis · #8 01-05-2011 11:58:37

ico, pas de soucis !

Gof · #9 01-05-2011 14:52:57

Tout dépend de la matière.

D'un point de vue fiscal, l'on conserve ses documents au minimum 5 ans (mais quid de l'action pénale ?).

D'un point de vue civil, 10 ans (art. 2262bis C.civ.).

Les loyers des maisons = 5 ans (art. 2277).

Les indexations = 1 an àpd de l'envoi prévu à l'article 1728quater (2273).

La responsabilité des juges, avocats, etc. = 5 ans.

La responsabilité des experts = 10 ans, sauf expertise judiciaire = 5 ans.

Bref, je conseille une lecture attentive des art. 2219 et suivants du Code civil.

GT

grmff · #10 04-01-2020 16:24:16

Et 9 ans plus tard, je me retrouve à nouveau à faire du nettoyage. Et à chercher de la place...
Des actes d'achat de biens immobilier vendu, à garder combien de temps?
Des baux concernant des biens vendus: à garder combien de temps?
Des extraits de compte bancaire?
Des baux terminés?
Des archives de sociétés clôturées?
Des archives de procès?

XTof.vl · #11 04-01-2020 17:30:46

grmff a écrit :

Et 9 ans plus tard, je me retrouve à nouveau à faire du nettoyage. Et à chercher de la place...
Des actes d'achat de biens immobilier vendu, à garder combien de temps?
Des baux concernant des biens vendus: à garder combien de temps?
Des extraits de compte bancaire?
Des baux terminés?
Des archives de sociétés clôturées?
Des archives de procès?

Réponse de bon sens...
Pour ce qui est clôturé, sans contestation:
- Actes de biens vendus -> Dispo chez le notaire.
- Baux: Si enregistrés, pourquoi les garder. Si pas enregistré, garder x années après la clôture
- Extraits bancaires: Dispo à la banque pendant 10 ans: Pourquoi les garder?
- Procès: Disponible au tribunal: pourquoi les garder?
Sauf à vouloir garder un certain historique, ce qui peut être aussi du bon sens.

Réponse plus officielle:
Hors contestations, voici les délais légaux:
- 5 ans (baux)
- 7 ans (fisc)
- 10 ans (travaux, permis, emprunts, copropriétés)
- A vie (actes)

Bonne recherche de place!

luc, jacq

PIM · #12 04-01-2020 19:40:46

Et numériser ces archives ?

Himura

grmff · #13 15-04-2021 10:33:26

J'ai archivé dans des classeurs à l'époque. J'ai fini par acheter des caisses d'archives. 10 caisses et 60 boites convenant chacun pour un dossier de 8cm pour 100€ livraison comprise.

Et j'emballe pour mettre dans une cave ad vitam. Dans 50 ans, après la disparition du pétrole, du gaz et des forêts, mes héritiers auront de quoi se chauffer au papier.

rexou · #14 15-04-2021 12:09:45

XTof.vl a écrit :

Réponse de bon sens...
Pour ce qui est clôturé, sans contestation:
- Actes de biens vendus -> Dispo chez le notaire.
- Baux: Si enregistrés, pourquoi les garder. Si pas enregistré, garder x années après la clôture
- Extraits bancaires: Dispo à la banque pendant 10 ans: Pourquoi les garder?
- Procès: Disponible au tribunal: pourquoi les garder?
Sauf à vouloir garder un certain historique, ce qui peut être aussi du bon sens.
Réponse plus officielle:
Hors contestations, voici les délais légaux:
- 5 ans (baux)
- 7 ans (fisc)
- 10 ans (travaux, permis, emprunts, copropriétés)
- A vie (actes)
Bonne recherche de place!

J'adore le bon sens !
Il est déjà possible de dégager de l'espace en limitant la conservation aux délais légaux/

Par ailleurs, j'ai lu que le syndic doit conserver les documents relatifs à la copro durant 7 ans seulement. Hors bien sur les PV d'ag qui sont les témoins de l'évolution des décisions à appliquer et choisies.

La lecture de ce post m'a permis de relire une intervention de RICO. Une pensée pour lui.

Callewsa

PIM · #15 15-04-2021 13:20:34

rexou a écrit :

La lecture de ce post m'a permis de relire une intervention de RICO. Une pensée pour lui.

neutral

libra · #16 15-04-2021 13:26:05

grmff a écrit :

J'ai archivé dans des classeurs à l'époque. J'ai fini par acheter des caisses d'archives. 10 caisses et 60 boites convenant chacun pour un dossier de 8cm pour 100€ livraison comprise.

Il y a une dizaine d'années, un locataire parti avec la clé des champs a abandonnés 3 énormes caisses en cartons; lesquelles contenaient de grandes caisses en cartons; lesquelles contenaient 10 boîtes d'archives.

J'ignore combien de centaines de boîtes j'ai.

grmff · #17 15-04-2021 17:02:21

libra a écrit :

grmff a écrit :
J'ai archivé dans des classeurs à l'époque. J'ai fini par acheter des caisses d'archives. 10 caisses et 60 boites convenant chacun pour un dossier de 8cm pour 100€ livraison comprise.
Il y a une dizaine d'années, un locataire parti avec la clé des champs a abandonnés 3 énormes caisses en cartons; lesquelles contenaient de grandes caisses en cartons; lesquelles contenaient 10 boîtes d'archives.
J'ignore combien de centaines de boîtes j'ai.

Bigre... J'espère ne jamais tomber sur un locataire qui me laisse autant de papier. Bon, c'est moins pire que des sacs poubelles remplis de langes conservés pendant quelques mois, ou qu'un immeuble rempli de caisse remplies de brols laissés par une locataire souffrant de syllogomanie. C'était ma locataire, mais c'est l'immeuble du proprio suivant qu'elle a rempli...

Personnellement, je viens de remplir 18 boites, ce qui nous fait à peine 3 caisses. Donc équivalent à 18 classeurs....

C'est fou la poussière que cela fait. Et la place que cela fait. Je me sens comme le stagiaire que j'ai été un été à ouvrir dossier par dossier pour jeter tout ce qui a plus de 10 ans sans réponse... En 3 semaines, j'ai dégagé 2m3 de papiers de l'entreprise...

libra · #18 15-04-2021 17:12:15

grmff a écrit :

Bigre... J'espère ne jamais tomber sur un locataire qui me laisse autant de papier.

Les boîtes d'archives étaient vide et pliées: jamais utilisées. C'est moi qui en utilise quelque uns.

Himura · #19 16-04-2021 15:39:05

Je suis sûr que vous aviez déjà posé cette même question l'année passée... smile

On en revenait aussi à l'intérêt du scanning.
Personnellement, c'est l'option que j'ai choixi. Je ne conserve plus en papier que les baux et états des lieux, max 4 fardes en rotation. Mais c'est pour mon besoin d'être rassuré.

Comme je l'indiquais déjà avant : je scanne donc tout (baux, EdL, communications, factures, assurances, DIU divers, taxes, etc.)

Cela génère un autre gros avantages, qui progresse ces dernières années, avec l'utilisation des clouds.
Où que je sois, j'ai donc accès à mes documents.
Particulièrement utile quand on doit répondre à une demande impromptue, ou même au tribunal.

Qui genère lui-même un autre avantage : la sécurité de conserver les données.
Et celle de les classer ou reclasser ou supprimer très facilement.

Dernière modification par Himura (16-04-2021 15:40:28)

PIM

grmff · #20 16-04-2021 16:01:21

Pour avoir eu un gros crashdisk l'an dernier, avec perte de donnée, il est des documents que je préfère garder en version papier: baux, état des lieux, garanties locatives, sorties, dossier de justice. Etant donné que j'ai les baux en version papier, j'archive également les baux clôturés, ce qui fait une demi à une farde de 8cm/an avec mes baux de 3 pages (+EDL+ GarLoc + Sortie +jugement éventuel)

Pour ce qui est des anciens baux, j'ai archivé et mis en boite tout ce qui était antérieur à 2013.

En cours, il me reste en version papier:
1. Les dossiers des "anciens baux" de 2013 à 2020 inclus.
2. Les dossiers des "baux en cours". Fardes utilisées régulièrement (entrée, sorties, etc)
3. J'ai également les dossiers de "dossier permanent" par entité: Compromis, acte notarié, crédit, échange avec l'urbanisme et le service logement, contrôle pompier, assurance, plan, contrôles électriques et gaz, modes d'emploi, factures essentielles de gros travaux et autres études diverses et variées.
4. Les dossiers "Justice de paix": En cours de procédure, et en cours d'exécution
5. Et finalement, j'ai les dossiers "permis de location"

Et une bonne part est dans mon mail type "gmail"... (Factures...)

Archivage: combien de temps garder les archives?

Archivage: combien de temps garder les archives?

Re : Archivage: combien de temps garder les archives?

Re : Archivage: combien de temps garder les archives?

Re : Archivage: combien de temps garder les archives?

Re : Archivage: combien de temps garder les archives?

Re : Archivage: combien de temps garder les archives?

Re : Archivage: combien de temps garder les archives?

Re : Archivage: combien de temps garder les archives?

Re : Archivage: combien de temps garder les archives?

Re : Archivage: combien de temps garder les archives?

Re : Archivage: combien de temps garder les archives?

Re : Archivage: combien de temps garder les archives?

Re : Archivage: combien de temps garder les archives?

Re : Archivage: combien de temps garder les archives?

Re : Archivage: combien de temps garder les archives?

Re : Archivage: combien de temps garder les archives?

Re : Archivage: combien de temps garder les archives?

Re : Archivage: combien de temps garder les archives?

Re : Archivage: combien de temps garder les archives?

Re : Archivage: combien de temps garder les archives?

Pied de page des forums