Syndic copropriétaire - les débuts

pomdapi · #1 25-02-2013 16:55:05

Bonjour à tous,

Je suis déjà venue demander de l'aide il y a quelques mois/années, et je reviens chaque fois ici pour votre sympathie, votre efficacité et votre rapidité.

Pour rappel, je suis CP depuis mars 2010 dans un immeuble qui comporte 6 appartements + 1 rez commercial (café).

Nous avons eu pas mal de problème avec le syndic qui ne faisait pas son boulot et n'était pas présent. Je reprend donc les rennes (accords des CP lors d'une AG "fictive" avec PV).

Je me renseigne pas mal sur le sujet afin de pouvoir préparer mon AG de samedi prochain (AG réelle cette fois ci).
Pour le moment, il n'y a RIEN au niveau de la copropriété.
C'est-à-dire:
- pas de fond de réserve
- pas de fond de roulement
- pas de comptabilité tout court
- pas de ROI
- pas de règlement de copropriété
- pas de ...

J'ai juste pris une assurance pour le syndic (quand même).

Vous imaginez bien dans quelle galère je suis. Le problème, c'est que je me retrouve avec un CP qui ne veut rien payer, une qui ne parle pas français et un autre qui est tout le temps absent.
Je garde néanmoins le sourire et j'essaye de rester zen et de mener de front un combat toute seule afin de mettre cette CP à niveau.

J'avais plusieurs questions:
- Que dois-je faire concrètement? Dois-je avoir un statut spécial? Dois-je créer une société? Ou puis-je assurer le syndic sans problème?
- Quelles sont mes obligations en tant que syndic?
- Puis-je être syndic, présidente, secrétaire et trésorière en même temps? (Oui oui, mais je pense que c'est le plus simple).
- Puis-je demander une rémunération pour mon rôle de syndic? Ou un défrayement? Y a t'il un montant forfaitaire?
- Où puis-je trouver un modèle de règlement de copropriété? Je pense qu'il est obligatoire, non? Je compte le présenter lors de l'AG pour lecture et approbation.
- Concernant la comptabilité, quelles sont mes obligations? Pour le moment, je tiens un fichier excell en notant les dépenses, les entrées, et en faisant des calculs automatiques pour savoir si un CP a payé tel montant, combien les autres CP doivent rembourser, au prorata des quotités. J'ai également un deuxième fichier où j'ai encodé toutes les dépenses annuelles auquelles la CP devra faire face pour le FdRé et le FdRo
- Pour l'instant, je dois moi-même récupérer +- 600 euros payés en trop à la CP. Je compte facturer celà (en fonction des quotités, bien entendu) aux autres CP. Puis-je récupérer l'argent dès que je l'ai?
- J'ai quand même ouvert un compte au nom de la CP car il n'y en avait pas, et on payait les factures "au petit bonheur la chance".
- Quelles sont les choses pour lesquelles je dois faire attention ou autre en tant que syndic?

Un grand merci pour votre aide...

panchito · #2 25-02-2013 17:30:53

Que dois-je faire concrètement? Dois-je avoir un statut spécial? Dois-je créer une société? Ou puis-je assurer le syndic sans problème?

Puis-je demander une rémunération pour mon rôle de syndic? Ou un défrayement? Y a t'il un montant forfaitaire?

Pour pouvoir être payée, vous devez être indépendante.

C'est déjà le cas?

Sinon , vous ne pouvez pas gagner d'argent...

panchito · #3 25-02-2013 17:31:45

Le ROI et l'acte de base vous ont été donnés par votre notaire losque vous avez acheté votre appartement.

bada · #4 25-02-2013 19:05:33

@ pomdapi

c'est donc le bordel dans votre copropriété.

@ panchito. Désolé de ne pas être d'accord avec vous mais il ne faut pas être indépendant pour être rénumérée. Imaginez le nombre de syndic pensionné, CP et qui reçoivent une indemnité et c'est légal.

Vous avez bien fait d'ouvrir un compte bancaire au nom de la copropriété.
Si vous avez été nommée syndic, vous devez remplir cette fonction correctement et vous pouvez envoyez un ou des rappels de paiement au CP en défaut de paiement en y ajoutant les indemnités deretard de paiement prévue dans votre acte de base.

vous pouvez donc demander une indemnité pour votre mission de syndic. Les tarifs voguent de 15 à 25€ pour les professionnels tandis que les non-professionnels comme vous demandent plutôt de 10 à15€ par lot et par mois. Certains sont complètement bénévoles au tarif 0€ mais je ne vous le conseille pas. Vous n'auriez pas un merci de + pour votre gratuité.

vous êtes syndic et donc c'est vous qui gérez le compte en banque et vous êtes secrétaire mais vous n'êtes pas présidente du conseil de copropriété. Le conseil de copropriété n'est pas obligatoire pour les copropriétés de moins de 20 lots.

La comptabilité avec excel est une bonne formule. Je fait la même chose.

Si vous avez un CP qui est toujours absent, c'est son problème s'il ne s'intéresse pas à son capital imobilier.
Votre CP qui ne parle pas le français, il parle quoi ? si vous êtes en région bilingue, il peut exiger d'avoir une traduction en néerlandais. Pour les autres langues, nada, c'est lui qui doit s'adapter.

rexou · #5 26-02-2013 11:06:56

@ Bada :

Oui, j'ai déjà entendu qu'il était possible de rémunérer un CP qui assume le rôle de syndic. Il me semble me souvenir qu'il existe un plafond (100€ mensuels ?) pour bénéficier de l'immunité fiscale.

J'ignore si les frais de rappel notamment pour les défauts de paiement de provisions sont inclus dans ce plafond et si d'autres frais de fonctionnement peuvent être comptés (administration, timbres, tel, déplacements...)

Mais cela m'intéresse wink

pomdapi · #6 26-02-2013 11:36:19

Panchito> Je vais regarder dans mes papiers, mais je ne pense pas avoir reçu cela en signant l'acte de base. Il n'y a même aucun syndic mentionné dans l'acte.

Bada> Effectivement, c'est le bordel. J'essaye juste d'y voir plus clair.
Remettre d'abord de l'ordre pour l'état actuel, pour ensuite s'attaquer aux problèmes du passé qui sont restés en suspend.

Je pourrais donc demander 10€ / lot et par mois (je ne le fais pas pour l'argent, mais personne ne se bouge, et j'estime en effet que c'est la moindre des choses pour quelqu'un qui veut bien investir son temps).

Je suppose que tous les frais supplémentaires (par exemple recommandé, action en justice, etc) peuvent être facturés en plus? Comme Rexou, je suis intéressée de savoir ce que je peux facturer en plus de la gestion "de base".

J'avais pensé m'inscrire au syndicat des CP, histoire d'avoir une vue juridique sur ma CP "merdique". Qu'en pensez-vous?

Y'a t'il des obligations pour la comptabilité? Un bilan à faire?
Ou tant que je sais prouver qui paie quoi et dans quoi est "parti" l'argent, c'est bon? (je ne m'y connais pas en compta sad )

Pour la CP qui ne parle pas le français, elle parle le chinois et l'anglais. Mais tant pis, elle s'adaptera.

Concernant le syndic (donc, moi), on a établi en décembre lors d'une AG que j'étais désignée syndic bénévole pour une durée de 3 mois. Ces 3 mois arrivent quasiment à termes lors de l'AG de ce samedi.
Je vais bien entendu proposer que je continue. Est-ce que je dois signer un contrat avec les autres CP?

Merci smile

bada · #7 26-02-2013 14:13:21

Vous pouvez par exemple demander 10€/mois/lot et les frais administratifs tels que timbres, recommandés, action en justice, papier... sont à charge de la copropriété.
Vous pourriez aussi, personnellement, je ne le fais pas, facturer des extras tels que envoi de rappels, administration suite à la mutation d'un lot, tenir une AGE.

Vous pouvez factuer, pour la copro, des frais de rappels, de transmissions de dossier à l'avocat. Si vous êtes dans une copropriété récente, ces frais sont sans doute chiffrés dans votre acte de base.

Oui, vous devez tenir une comptabilité simplifiée (copropriété de mois de 20 lots). Avec excel, entrées et sorties, factures et justificatifs et ce sera en règle.

Oui, vous devez avoir un contrat quelque soit votre situation bénévole, rénumérée ou professionnelle.

bada · #8 26-02-2013 16:04:53

Rexou a écrit

Oui, j'ai déjà entendu qu'il était possible de rémunérer un CP qui assume le rôle de syndic. Il me semble me souvenir qu'il existe un plafond (100€ mensuels ?) pour bénéficier de l'immunité fiscale

Oui, c'est presque ça.
Je n'ai pas fait de recherche pour avoir le chiffre actuel mais en 2007, c'était 1139,02€ par an (moniteur belge du 29/08/2007)

pomdapi · #9 26-02-2013 16:08:20

Merci pour vos précieuses informations.

Pouvez-vous me dire où je peux trouver un contrat type de syndic non professionnel?

bada · #10 26-02-2013 16:11:11

pomdapi a écrit

J'avais pensé m'inscrire au syndicat des CP, histoire d'avoir une vue juridique sur ma CP "merdique". Qu'en pensez-vous?

Bof ! C'est pas si compliqué et si vous fouillez sur cet excllent forum, vous allez trouvez toutes les réponses à vos questions.

panchito · #11 26-02-2013 16:12:50

Et le fisc considère-t'il cela comme des revenus réguliers (à déclarer dans la 1ère partie) ou des revenus occasionnels (pour lesquels il faut demander la 2ème partie de la déclaration)

PIM · #12 26-02-2013 16:20:13

pomdapi a écrit :

Merci pour vos précieuses informations.
Pouvez-vous me dire où je peux trouver un contrat type de syndic non professionnel?

Je crois que le SNP en propose un (payant)

dach · #13 27-02-2013 09:58:45

bada a écrit :

Rexou a écrit
Citation :Oui, j'ai déjà entendu qu'il était possible de rémunérer un CP qui assume le rôle de syndic. Il me semble me souvenir qu'il existe un plafond (100€ mensuels ?) pour bénéficier de l'immunité fiscale
Oui, c'est presque ça.
Je n'ai pas fait de recherche pour avoir le chiffre actuel mais en 2007, c'était 1139,02€ par an (moniteur belge du 29/08/2007)

Ce dont vous parlez là est la loi de 2005 sur le volontariat. Je ne pense pas que c'est applicable à la fonction de syndic. Le problème est que les membres de l'ACP sont les bénéficiaires des services du syndic. Ce n'est donc pas un objectif désintéressé.

dach · #14 27-02-2013 10:09:21

pomdapi a écrit :

Merci pour vos précieuses informations.
Pouvez-vous me dire où je peux trouver un contrat type de syndic non professionnel?

Comme tout contrat, il me semble important d'indiquer: Qui (le nom de l'ACP et le non du syndic), Quoi (les missions càd l'article 577-8, Quant (début et fin de mission) et Comment (tarif et autres frais)

Une recherche sur votre "moteur de recherche" préféré avec les mots clefs "contrat syndic de copropriété" vous donnera de l'inspiration. (Attention, les résultats sont peut-être protégés par les droits d'auteur)

rexou · #15 27-02-2013 10:12:45

dach a écrit :

Ce dont vous parlez là est la loi de 2005 sur le volontariat. Je ne pense pas que c'est applicable à la fonction de syndic. Le problème est que les membres de l'ACP sont les bénéficiaires des services du syndic. Ce n'est donc pas un objectif désintéressé.

Vous avez peut-être raison, mais dans ce cas, qui peut dire quelles sont les règles applicables pour l'exercice non professionnel de l'activité de syndic pas un CP ?

dach · #16 27-02-2013 10:31:02

panchito a écrit :

Et le fisc considère-t'il cela comme des revenus réguliers (à déclarer dans la 1ère partie) ou des revenus occasionnels (pour lesquels il faut demander la 2ème partie de la déclaration)

Au de là convaincre le fisc sur le côté occasionnels des revenus, c'est l'inasti qui va poser problème ! Elle risque bien de considérer que l'activité de syndic rémunéré est une activité d'indépendant. Donc affiliation à une caisse d'assurances sociales...

Dans le cas d'une petite ACP de quelques lots, n'est-il pas possible d'assumer la mission bénévolement avec remboursement de tout les frais inclus des forfais comme pour le téléphone, l’ordinateur familiale, etc...
L'idéale étant d'avoir en plus l'aide d'autres CP, tout se rappelant que l'on seul responsable de sa mission !

panchito · #17 27-02-2013 10:41:11

Raison pour laquelle, je pense qu'il faut être indépendant pour pouvoir être rémunéré...

dach · #18 27-02-2013 10:48:21

rexou a écrit :

dach a écrit :
Ce dont vous parlez là est la loi de 2005 sur le volontariat. Je ne pense pas que c'est applicable à la fonction de syndic. Le problème est que les membres de l'ACP sont les bénéficiaires des services du syndic. Ce n'est donc pas un objectif désintéressé.
Vous avez peut-être raison, mais dans ce cas, qui peut dire quelles sont les règles applicables pour l'exercice non professionnel de l'activité de syndic pas un CP ?

La loi sur le volontariat permet des indemnités forfaitaires (sans justificatifs).
Dans les autres cas, vous devez pouvoir justifier les défraiements reçus pour éviter qu'ils soit considérés comme un revenu. C'est le cas des indemnités d'assurance, mais aussi du remboursement par votre veille voisine des courses que vous lui apportez chaque semaine. (Sauf si vous prenez un pourcentage)

rexou · #19 27-02-2013 11:11:34

Un projet de loi semblait pourtant exister :

Projet de loi: faire du syndic bénévol un volontaire | Bonjour Copro

Mon lien

Francis · #20 27-02-2013 18:45:28

@panchito. Devenir indépendant et syndic, il faut être agréé IPI, ou être professionnel pouvant être syndic, comme architecte ou géomètre.

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