Répartition de la quote-part de chaque CP dans le fonds de réserve.

dach · #1 22-03-2014 12:41:18

Notre fonds de réserve est actuellement alimenté principalement par le versement d'indemnités pour déménagements-emménagements.

Nous allons planifier la réfection du hall d'entrée de l’immeuble et un appel de fonds est lancé pour compléter le fonds en vue de ces travaux.

Certains CP estiment que via le versement d'indemnité pour déménagements-emménagements, ils ont participé davantage au fonds de réserve existant et que donc ils doivent moins intervenir dans l'appel de fonds complémentaire.

Il faut préciser que comme pour le syndic il est impossible d'obtenir un preuve du nombre de changement de locataire, ces versement ont été fait sur base volontaire. Donc seul une partie des CP a effectué ces versements.

Pour le syndic, le fonds de réserve est obligatoirement répartit selon les quotités. J'avoue que je ne sais pas que penser puisque nulle-part je n'ai vu sur quelle base objective les fonds peut-être répartis.

le CC indique : "On entend par " fonds de réserve ", la somme des apports de fonds périodiques destinés à faire face à des dépenses non périodiques".

Doit-on considérer que tous versements d'un CP est un apport de fonds qui sévira à payer sa quote-part dans les travaux ?

Quel sont vos avis et expériences à ce sujet ?

PIM · #2 22-03-2014 14:45:05

Les indemnités versées dans le cadre des déménagements/aménagements devraient normalement être comptabilisés de manière à pouvoir servir pour les travaux de réfection des dommages consécutifs à ces déménagements.

Je suppose que la repeinture du hall résulte de ces dommages-là.

Il serait assez logique d'utiliser prioritairement les fonds ainsi cumulés, puis de faire un appel au fonds de réserve pour le surplus.

dach · #3 22-03-2014 15:32:53

PIM a écrit :

...Il serait assez logique d'utiliser prioritairement les fonds ainsi cumulés, puis de faire un appel au fonds de réserve pour le surplus.

Effectivement c'est ce qui est prévu, le problème c'est comment déterminer la répartition du surplus. Pour le syndic c'est sur base des millièmes mais d'autres CP estime qu'il faut pendre en compte le fait qu'ils ont déjà payé plus d'avances via les versement 'déménagements-emménagements'.

Par exemple :
Le montant des travaux est de 6000 €
Le total des 'déménagements-emménagements' est actuellement de 1000 €.
Un CP avec 60 millièmes a versé au total 250 € de 'déménagements-emménagements'.
Sa quote-part dans les travaux étant donc de 360 €.
Quelle est sa quotte-part dans le total du fonds 'déménagements-emménagements':
250 € ou 60 € (1000 x 60millèmes) ?
Doit-il payer comme appel de fonds supplémentaire:
360 - 250 soit 110€ ou
300 - 60 soit 240€ ?

PIM · #4 22-03-2014 16:17:46

La position de ce syndic me paraît correcte.

Le fonds "déménagement" n'est pas alimenté en fonction des quotités.
Il pourrait également l'être, par exemple, par des locataires entrants/sortants.

En outre, ce qui perturbe le raisonnement, c'est que cette indemnité n'est due qu'à titre "volontaire" et aléatoire.
Le risque existe donc qu'en appliquant le raisonnement - pourtant juste - du syndic, les contributions 'vlontaires' vont disparaître à l'avenir.

Moralité: proposer à l'AG de fixer d'office cette indemnité - ou la supprimer. Mais pas du 'plic-ploc' ...

Scale2601 · #5 22-03-2014 16:46:40

Bonsoir,
Je ne suis pas d'accord.
Il faut considérer que les indemnités de déménagements-emménagements est dû par les occupants qui arrivent et sortent de l'immeuble et ses indemnités doivent servir à couvrir des pannes aux ascenseurs et augmentation de la consommation électrique suite à l'utilisation des ascenseurs pour le déménagement et l'emménagement voire l'utilisation pour les travaux aux ascenseurs.
Le hall étant des travaux propriétaires, avec bien souvent une répartition des charges très différentes que pour les ascenseurs.
Je vous conseille de ne pas mélanger les deux.
De décider également les modalités pour les indemnités.
Et surtout de prévoir une contribution pour un fond de réserve. Car 1000€ pour une copropriété me semble dérisoire.

dach · #6 22-03-2014 17:45:17

PIM a écrit :

Moralité: proposer à l'AG de fixer d'office cette indemnité - ou la supprimer. Mais pas du 'plic-ploc' ...

Je pense que supprimer cette 'indemnité' est la meilleur chose à faire car nous n'avons aucun moyen de forcer les CP à payer. Comment prouver qu'il y eu déménagement ? Et même si le syndic dispose d'un témoin, va-t-on aller devant le JdP pour 100€ ?

Scale2601 a écrit :

Il faut considérer que les indemnités de déménagements-emménagements est dû par les occupants qui arrivent et sortent de l'immeuble et ses indemnités doivent servir à couvrir des pannes aux ascenseurs et augmentation de la consommation électrique suite à l'utilisation des ascenseurs pour le déménagement et l'emménagement voire l'utilisation pour les travaux aux ascenseurs. Le hall étant des travaux propriétaires, avec bien souvent une répartition des charges très différentes que pour les ascenseurs.

Les versements 'déménagements-emménagements' sont à charge des CP (le report sur le locataire n'est pas du ressort de l'ACP). Ils ont été portés au fonds de réserve avec l'aval de l'AG. Mais l'AG n'a jusqu'ici pas approuvé la quote-part dans le fonds de réserve de chaque CP.

La CNC recommande en fin de période "de suivre les appels de manière extra-comptable pour ainsi pouvoir dresser l’inventaire de la partie encore restante en fonds de réserve et de roulement pour chaque lot"
Mais notre syndic n'a pas fait approuvé en AG cette répartition. D'où les discutions actuelle des CP ayant alimenté le fonds maintenant qu'un appel supplémentaire est demandé.

Personnellement, peu m'importe la répartition choisie pourvu que la solution soit conforme aux usages et lois en vigueurs évitant ainsi les discutions sans fin.

LauraZ · #7 23-03-2014 08:53:01

les indemnités de déménagements-emménagements, c'est dans toutes les ACP, je ne trouve pas cela chez nous?

Scale2601 · #8 23-03-2014 09:19:29

Bonjour,

Non, chaque copropriété est différente. Mais il faut une décision d'AG comme pour toute décision dans une copropriété.

Pour les indemnités de déménagements, il s'agit d'une des plus faciles et des moins contestées, vu qu'elle est à charge des occupants et à mettre en frais privatif. La preuve étant le changement de nom sur la sonnette.

Je n'ai jamais rencontrer un soucis avec cela

dach · #9 23-03-2014 11:09:53

Scale2601 a écrit :

Pour les indemnités de déménagements, il s'agit d'une des plus faciles et des moins contestées, vu qu'elle est à charge des occupants et à mettre en frais privatif.

Le fait qu'elle soit à charge ou non de l'occupant n'est pas du ressort de l'ACP. C'est le contrat de bail qui peut éventuellement en décider.

Scale2601 a écrit :

La preuve étant le changement de nom sur la sonnette.

Vous faites des photos des sonnette ? Êtes vous sûr que tout les déménagements/emménagements sont pris en compte ?

Scale2601 · #10 23-03-2014 11:26:51

Il faut que le règlement d'ordre intérieur de la copropriété soit une annexe au bail. Dans le cas contraire les ammendes sont à charges du copropriétaires. Et quand il y a amende et donc profit à la clef vous avez assez facilement quelqu'un pour tenir la liste des déménagements, puis vous avez également les relevé intermédiaire d'eau, de chauffage. Il y a plusieurs élément qui font qui vous savez qu'il y a eu un changement d'occupant. Et si on en rate un, ben on a toujours les autres. Nul n'est parfait.

dach · #11 23-03-2014 11:45:43

Je me suis écarté du sujet...
Ma question initial est de savoir sur quel base légal répartir la quote-part de chaque CP dans le fonds de réserve ?
Car il n'est pas évidant pour moi que cette quote-part soit automatiquement fonction des quotités dans les parties communes.

J'ai cité le cas des versement pour déménagements/emménagements mais peut être d'autre cas peut aussi modifier l'équilibre de répartition :

Par exemple dans le cas de travaux financés par des avances existantes dans le fonds de réserve mais non répartis sur base des millièmes.

Ou le cas d'un appel de fonds pour des travaux bénéficiant à certaines parties privatives et au parties communes.

D'autres avis ?

Francis · #12 23-03-2014 11:58:23

Un appel de fonds pour travaux est réparti suivant les 1.000èmes. Pas question de faire intervenir ici les versements pour emménagement ou déménagement.

d'autre part, il me semble qu'un juge de paix se soit prononcer contre ces interventions pour déménagements. Je vais refouiller dans mes archives.

Scale2601 · #13 23-03-2014 12:04:59

A l'attention de dach, je vais essayer d'etre clair mais je crains de pouvoir l'expliquer via le forum.
- Chaque fond de réserve doit être lier a un poste avec millièmes. S'est le plus facile.
- Le plus facile est de prendre un poste où tous les propriétaires participent. Mais vous pourriez avoir un Fond pour les gros travaux, un pour le chauffage, un pour l'ascenseur. Chaque fonds étant alimenté suivant la répartition pour la quel il est destiné.
Lorsqu'il est destiné pour des travaux auquel il est destiné il n'y as aucun problèmes.
Mais admettons que des très gros travaux aux façades sont prévus et qu'ils est décidé des les financers par décision d'une AG avec les fonds gros travaux et une partie du fonds ascenseur. Il faut imputer le gros travaux aux gros travaux et l'ascenseur à ascenseur. Ce qui aura comme conséquence de donné un solde à financer positif pour les travaux et négatifs pour les ascenseurs vu qu'ils n'y as pas de travaux.
Les copropriétaires ne participant pas aux ascenseurs ne bénéficieront pas de ce fond et donc eux devront suppléer pour les autres cela viendras en déduction du solde à financer.
Gros travaux :500€
Ascenseurs: -400€
Solde :100€ pour les propriétaires participant au fonds ascenseurs et 500€ pour les autres.
Maintenant prenons l'inverse, un fonds gros travaux et il faut faire la mise en conformité des ascenseurs.
Le fonds gros travaux est répartit en 1000ème. Les copropriétaires du RDC et des garages ne participent pas aux réparations. Leurs quote-part leurs sera remboursée

dach · #14 23-03-2014 12:59:10

Si je résume les avis, en tant que commissaire aux comptes, je peux veiller à la bonne répartition de la quote-part de chaque CP dans le fonds de réserve de la manière suivante:
Vérifier que chaque versement est correctement attribué au sous fonds de réserve correspondant.
Vérifier que le montant ce versement correspond bien à la quote-part du CP dans les travaux à imputer au sous fonds de réserve.
Vérifier que la quote-part de chaque CP dans le fonds de réserve est la somme des quotes-parts de chaque CP dans les sous fonds de réserve
Vérifier que les versements pour emménagement ou déménagement sont bien attribués à un fonds spécial.

Quel est le statuts de ce fonds spécial 'emménagement/déménagement' (Fonds de roulement ou réserve) ? Quel charge peuvent être prélevées sur ce fonds ? Comment contrôler la répartition par lot ?

Francis · #15 23-03-2014 15:09:18

Le fonds de réserve peut aussi être provisionner par d'autres sources que les appels aux copropriétaires. C'est le cas avec les indemnités de déménagement, mais aussi les loyers éventuels d'une conciergerie, d'emplacement de parking, d'antenne GSM, d'usage d'un bien commun ( piscine, tennis, salle de réunion, etc.) etc.
Le fonds ne doit pas avoir absolument un usage bien défini mais l'utilisation de ce fonds doit faire l'objet d'une décision en AG .

Les travaux imputés suivant une autre répartition que 100% des quotités doivent être décidés par les CP concernés suivant un financement décidé par eux également. Sauf cas particulier .

Scale2601 · #16 23-03-2014 16:14:48

Pour les fonds de réserve. Il n'y a pas un fonds de réserve et des sous-fonds se sont tous des fonds de réserve bien spécifique avec leurs règles de financement et de distribution à définir au moments de leur mise en place en AG.
Il s'agit de fond de réserve, et non de fond de roulement. Le nouveau propriétaire ne doit pas payé l'utilisation de la piscine ou les amendes de l'occupant précédent. (!) (!)
Les fonds récolter doivent servir dans un but équivalent.
Les télécommande - pour la porte de garage
Emménagement - déménagement - ascenseurs
Piscine - pour l'entretien et réparation.
Si il n'y a aucune logique, le jours ou il faut faire des réparations les personnes concernées qui espèrent sur le fond ne vont pas être contente si on leurs signale qu'il est vide.
Il faut une logique dans la gestion d'une copropriété comme dans tout budget

dach · #17 23-03-2014 19:00:57

Scale2601 a écrit :

Il n'y a pas un fonds de réserve et des sous-fonds se sont tous des fonds de réserve bien spécifique avec leurs règles de financement et de distribution à définir au moments de leur mise en place en AG.

Le problème c'est que le CC ne parle 'du fonds de réserve' qu'au singulier... Et ce fonds est définis comme étant 'la somme des apports de fonds périodiques destinés à faire face à des dépenses non périodiques'

Donc tous apports destinés à faire face à des dépenses non périodiques devrait être inscrit dans ce fonds.

Quoique le terme 'périodiques' est curieux... Le fonds de réserve ne concernerait que les apports fait à intervalles réguliers !?
Que faire alors d'un appel de fonds ponctuelle pour couvrir le montant du 'budget prévisionnel pour les frais extraordinaires prévisibles' ?

Scale2601 · #18 23-03-2014 19:24:06

Le CC = conseil de copropriété et vous êtes vérificateur aux comptes, je présume!!!!

Fonds de réserve = étant une constitution d'une réserve pour travaux non prévus qui est reporté d'exercice en exercice.

Appel de Fond ponctuel = un appel de fond extraordinaire pour financer des travaux décidé dans le même exercice.
Si vous décidez d'un appel en 2012 pour 2013 on peux inscrire soit appel de fond pour ...... ou fonds de réserve pour ..... au bilan, dans le cas ou les deux ont lieu dans le même exercice les travaux seront inscrits dans les charges et l'appel de fonds au prorata des 1000ème viendra dans le décompte de chaque copropriétaire en supplément des provisions pour charge.

dach · #19 23-03-2014 19:58:55

Scale2601 a écrit :

CC = conseil de copropriété

Non CC c'est pour Code Civil

Scale2601 a écrit :

Fonds de réserve = étant une constitution d'une réserve pour travaux non prévus qui est reporté d'exercice en exercice.
Appel de Fond ponctuel = un appel de fond extraordinaire pour financer des travaux décidé dans le même exercice.

En cours d'exercice, doit-on avoir un compte séparé sur lequel verser les appels de fonds ponctuels ?

Le code civil dit: 'ces fonds doivent être intégralement placés sur divers comptes, dont obligatoirement un compte distinct pour le fonds de roulement et un compte distinct pour le fonds de réserve;'

grmff · #20 23-03-2014 22:28:14

Il peut y avoir plusieurs fonds de réserve.

Si les travaux sont répartis suivant plusieurs clés suivant le type de travaux (ascenseurs sur les proprios des étages, parking sur les proprios des garages,...) il doit y avoir un fond de réserve par type de clé de répartition.

En général, il n'y a qu'un fonds de réserve.

Les indemnités de déménagements doivent être versées au fonds de réserve, et cela ne change rien aux versements suivants. Comme le dit Francis, des tas de choses peuvent alimenter le fond de réserve, notamment la location de la conciergerie, les pubs, la loation d'un emplacement de parking appartenant à la copropriété, etc.

Mais si un appel de fonds de réserve est décidé, chacun doit payer sa quote-part en fonction de ses quotités (dans ce fond de réserve) Les indemnités payées précédemment n'interviennent évidemment pas, sinon ce ne sont pas des indemnités!!

Personnellement, j'ai toujours considéré que ce système d'indemnité était débile, ingérable, hautement injuste, et qu'en plus, cela donnait un sentiment de "droit de tout casser" à ceux qui s'en vont...

Répartition de la quote-part de chaque CP dans le fonds de réserve.

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