documents à fournir dans le cadre d'une volonté de changer de syndic

trappe · #1 04-04-2021 12:15:20

Bonjour,

L'ACP dont je fais partie souhaite changer de syndic.

Afin de pouvoir remettre une offre l'un des syndics contacté demande que l'ACP lui fournisse les documents suivants:

les PV'S des 3 dernières assemblées
le dernier décompte avec le bilan, le récapitulatif des charges, la balance propriétaires et fournisseurs
éventuellement, si numérisé, une copie de l'acte base

N'ayant aucune expérience dans le changement de syndic je souhaite savoir si cette demande de documents est fondée, logique, légale … …

En vous remerciant.

grmff · #2 04-04-2021 12:57:18

Oui, c'est normal que le syndic vérifie où il met les pieds, quelle est l'opposition ou le bordel auquel il va devoir faire face au niveau des propriétaires, au niveau des comptes, savoir si c'est bien tenu ou s'il va avoir un boulot de dingue pour rattraper les mauvais payeurs (propriétaires) et les comptes foireux (fournisseurs) et savoir la complexité de la comptabilité.

Bref, il doit avoir des éléments pour pouvoir faire son offre.

rexou

copropriétaire engalère · #3 04-04-2021 14:20:14

@ je croyais que c'était le syndic qui devait défiler sur un podium, mettre sa veste, enlever sa veste, retourner sa veste et montrer patte blanche, CV, Cbvm, permis de conduire et tout le toutim......... non?

rexou · #4 04-04-2021 14:40:35

copropriétaire engalère a écrit :

@ je croyais que c'était le syndic qui devait défiler sur un podium, mettre sa veste, enlever sa veste, retourner sa veste et montrer patte blanche, CV, Cbvm, permis de conduire et tout le toutim......... non?

Vous croyez mal.

Vous avez le droit de choisir votre syndic parmi ceux qui présentent leur candidature. Et de négocier le cas échéant les conditions du contrat.

Le syndic à qui vous demandez de gérer votre copro a bien quant à lui aussi le droit de savoir où il met les pieds avant de s'aventurer dans une copro ou une pétaudière. Il est libre de remettre offre ou non. La demande est donc en effet logique et fondée. La question de savoir si elle est légale est déplacée. Si vous ne souhaitez pas répondre à ces demandes, vous avez la totale liberté de ne pas le faire... et de vous adresser à un autre syndic.

Pour signer un contrat, il faut un accord de deux parties. Et chacun est libre de s'informer comme il l'entend de tous les détails et de l'ampleur de la tâche à accomplir avant d'accepter ou décliner et remettre offre le cas échéant.

max11, Yves Van Ermen

Nash0474 · #5 04-04-2021 19:46:05

Personnellement, pour le bien du syndic et je suis étonné que peu me l'ait demandé, il me semble opportun de dire les difficultés et les contentieux en cours.

Personnellement, je demande au candidat
1. avoir le contrat complet avec tous les suppléments et honoraires
Se présenter à l’assemblée générale ou par visio conférence
2. De donner 3 références de copropriété gérées par le syndic même
3. De montrer un PV d’assemblée générale sans les données à caractère confidentiel et
4. un exemple de budget prévisionnel de fonds de réserve et de roulement
5. un rapport d'évaluation annuelle des contrats d'une CP sans les noms des fournisseurs et copropriétés
4. De demander leur expertise et leur garantie dans la gestion technique de la copropriété – et aussi en cas d’urgence (visite du batiment pour établir le budget prévisionnel donc au minimum une ou 2 fois par an, tout dépend de la copropriété). .
5. D’avoir le CV du syndic qui démontre une expertise et expérience technique, financière et juridique suffisante du syndic
6. Une garantie sur l’honneur que la société proposée ne connait pas plus de 5 citations judiciaires sur 3 ans de copropriétés gérées pour annulation d’assemblée générale, de dégâts ou de défauts d’entretien - je suis plus tolérant car le défaut d'entretien est une responsabilité double du syndic et de l'assemblée générale

Ici, cela peut paraitre lourd, mais je me suis entretenu par téléphone aussi avec les candidats, rien que le professionnalisme et la précision, ainsi que la bonne collaboration, s'entendent aussi au téléphone. Moi je crois beaucoup que certes, un syndic est un prestataires de service, mais il doit y avoir une relation professionnelle et humaine de confiance. Tout gagnant pour tous.

Et faites des estimations, tout dépend de l'immeuble:
- de la préparation d'une AG
- de la tenue de la comptabilité
- de visites d'établissement - certains syndics ne visitent jamais l'établissement sauf en cas de demande, urgence.... donc meme pas pour établir le budget prévisionnel du fonds de réserve - sur 8 candidats seuls 2 ont pu me donner un budget prévisionnel de fonds de réserve nota bene
- d'une introduction de sinistre tous les 3 ans
- ... cela dépend de l'historique et une prévision

Il faut bien comparer les contrats, parfois les moins chers au forfait de base, ne sont pas les moins cher au final avec les frais supplémentaires .... Donc il faut faire une projection et un budget sur 3 ans maximum.

Mais franchement, avoir un entretien et poser des questions, cela me semble essentiel et cela permet de nous connaitre. Les syndics ont apprécie que je les contacte aussi au téléphone pour expliquer la situation, et ce qui est attendu.

Bonne chance et beaucoup de bonheur

copropriétaire engalère · #6 04-04-2021 20:16:19

Nash0474 a écrit :

Personnellement, pour le bien du syndic et je suis étonné que peu me l'ait demandé, il me semble opportun de dire les difficultés et les contentieux en cours.
Personnellement, je demande au candidat
1. avoir le contrat complet avec tous les suppléments et honoraires
Se présenter à l’assemblée générale ou par visio conférence
2. De donner 3 références de copropriété gérées par le syndic même
3. De montrer un PV d’assemblée générale sans les données à caractère confidentiel et
4. un exemple de budget prévisionnel de fonds de réserve et de roulement
5. un rapport d'évaluation annuelle des contrats d'une CP sans les noms des fournisseurs et copropriétés
4. De demander leur expertise et leur garantie dans la gestion technique de la copropriété – et aussi en cas d’urgence (visite du batiment pour établir le budget prévisionnel donc au minimum une ou 2 fois par an, tout dépend de la copropriété). .
5. D’avoir le CV du syndic qui démontre une expertise et expérience technique, financière et juridique suffisante du syndic
6. Une garantie sur l’honneur que la société proposée ne connait pas plus de 5 citations judiciaires sur 3 ans de copropriétés gérées pour annulation d’assemblée générale, de dégâts ou de défauts d’entretien - je suis plus tolérant car le défaut d'entretien est une responsabilité double du syndic et de l'assemblée générale
Ici, cela peut paraitre lourd, mais je me suis entretenu par téléphone aussi avec les candidats, rien que le professionnalisme et la précision, ainsi que la bonne collaboration, s'entendent aussi au téléphone. Moi je crois beaucoup que certes, un syndic est un prestataires de service, mais il doit y avoir une relation professionnelle et humaine de confiance. Tout gagnant pour tous.
Et faites des estimations, tout dépend de l'immeuble:
- de la préparation d'une AG
- de la tenue de la comptabilité
- de visites d'établissement - certains syndics ne visitent jamais l'établissement sauf en cas de demande, urgence.... donc meme pas pour établir le budget prévisionnel du fonds de réserve - sur 8 candidats seuls 2 ont pu me donner un budget prévisionnel de fonds de réserve nota bene
- d'une introduction de sinistre tous les 3 ans
- ... cela dépend de l'historique et une prévision
Il faut bien comparer les contrats, parfois les moins chers au forfait de base, ne sont pas les moins cher au final avec les frais supplémentaires .... Donc il faut faire une projection et un budget sur 3 ans maximum.
Mais franchement, avoir un entretien et poser des questions, cela me semble essentiel et cela permet de nous connaitre. Les syndics ont apprécie que je les contacte aussi au téléphone pour expliquer la situation, et ce qui est attendu.
Bonne chance et beaucoup de bonheur

ça ne garantit rien du tout , ni d'un côté ni de l'autre............c'est au petit bonheur la chance.

GT · #7 04-04-2021 20:18:35

Nash0474 a écrit :

Personnellement, pour le bien du syndic et je suis étonné que peu me l'ait demandé, il me semble opportun de dire les difficultés et les contentieux en cours.
Personnellement, je demande au candidat
1. avoir le contrat complet avec tous les suppléments et honoraires
Se présenter à l’assemblée générale ou par visio conférence
2. De donner 3 références de copropriété gérées par le syndic même
3. De montrer un PV d’assemblée générale sans les données à caractère confidentiel et
4. un exemple de budget prévisionnel de fonds de réserve et de roulement
5. un rapport d'évaluation annuelle des contrats d'une CP sans les noms des fournisseurs et copropriétés
4. De demander leur expertise et leur garantie dans la gestion technique de la copropriété – et aussi en cas d’urgence (visite du batiment pour établir le budget prévisionnel donc au minimum une ou 2 fois par an, tout dépend de la copropriété). .
5. D’avoir le CV du syndic qui démontre une expertise et expérience technique, financière et juridique suffisante du syndic
6. Une garantie sur l’honneur que la société proposée ne connait pas plus de 5 citations judiciaires sur 3 ans de copropriétés gérées pour annulation d’assemblée générale, de dégâts ou de défauts d’entretien - je suis plus tolérant car le défaut d'entretien est une responsabilité double du syndic et de l'assemblée générale
Ici, cela peut paraitre lourd, mais je me suis entretenu par téléphone aussi avec les candidats, rien que le professionnalisme et la précision, ainsi que la bonne collaboration, s'entendent aussi au téléphone. Moi je crois beaucoup que certes, un syndic est un prestataires de service, mais il doit y avoir une relation professionnelle et humaine de confiance. Tout gagnant pour tous.
Et faites des estimations, tout dépend de l'immeuble:
- de la préparation d'une AG
- de la tenue de la comptabilité
- de visites d'établissement - certains syndics ne visitent jamais l'établissement sauf en cas de demande, urgence.... donc meme pas pour établir le budget prévisionnel du fonds de réserve - sur 8 candidats seuls 2 ont pu me donner un budget prévisionnel de fonds de réserve nota bene
- d'une introduction de sinistre tous les 3 ans
- ... cela dépend de l'historique et une prévision
Il faut bien comparer les contrats, parfois les moins chers au forfait de base, ne sont pas les moins cher au final avec les frais supplémentaires .... Donc il faut faire une projection et un budget sur 3 ans maximum.
Mais franchement, avoir un entretien et poser des questions, cela me semble essentiel et cela permet de nous connaitre. Les syndics ont apprécie que je les contacte aussi au téléphone pour expliquer la situation, et ce qui est attendu.
Bonne chance et beaucoup de bonheur

La problématique porte sur les documents qu'un éventuel candidat syndic peut demander lorsqu'il est est approché pour faire une offre.
Les documents et informations qui peuvent être demandés à un candidat syndic dans le cadre de son offre ne font pas l'objet de la discussion initiée.

copropriétaire engalère · #8 04-04-2021 20:23:57

trappe a écrit :

Bonjour,
L'ACP dont je fais partie souhaite changer de syndic.
Afin de pouvoir remettre une offre l'un des syndics contacté demande que l'ACP lui fournisse les documents suivants:
les PV'S des 3 dernières assemblées
le dernier décompte avec le bilan, le récapitulatif des charges, la balance propriétaires et fournisseurs
éventuellement, si numérisé, une copie de l'acte base
N'ayant aucune expérience dans le changement de syndic je souhaite savoir si cette demande de documents est fondée, logique, légale … …
En vous remerciant.

Si vous faites appel à un comptable, il vous demande vos bilans avant de prendre vos comptes en main? NON

moi je dis qu'il n'a rien à vous demander, il accepte le poste? tant mieux, il refuse? tant pis!

que ça soit une pétaudière, ou pas, si vous faites appel à un nouveau syndic c'est que vous avez la volonté que ça change en mieux, et non en pire, lui mettre sur la table tout ce qu'il demande c'est montrer qu'on sera à sa solde et non l'inverse, si c'est un bon syndic, il gérera d'une main de maître ou il dégage à la première AG, c'est tout.

Nash0474 · #9 04-04-2021 20:47:40

@coproprieteengalere

Oui mais je pense que c'est bien de savoir aussi. J'ai du reprendre une boite et une administration avec x problèmes. J'aurais aimé etre averti à l'avance, parce que pour le le premier, j'aurais peut etre estimé ne pas avoir l'expérience à 27 ans d'être le DG d'une telle administration (connaitre ses limites, ses incompétences, est une force)... Donc meme à un nouvel emploi maintenant, je pose mes questions clés et que nous nous fixons et un obljectifs communs.

J'ai connu une syndic (je pourrais lui en valoir car j'ai un préjudice de plusieurs miliers) mais franchement, elle n'avait pas l'expérience et l'expertise pour. De toute facon, les syndics consciencieux et le demandent et sont demandeurs. C'est même le premier consulté qui m'a demandé tous ses documents, il avait un certain age et expertise, j'ai comrpris pourquoi avec le recul.... J'entends aussi de bonnes expériences wink

Nash0474 · #10 04-04-2021 20:49:12

@GT même si je suis clairement pour une distinction des roles de chacun, je suis pour une réelle collaboration et transparence dans l'intérêt de tous.

copropriétaire engalère · #11 04-04-2021 21:10:23

Nash0474 a écrit :

@coproprieteengalere
Oui mais je pense que c'est bien de savoir aussi. J'ai du reprendre une boite et une administration avec x problèmes. J'aurais aimé etre averti à l'avance, parce que pour le le premier, j'aurais peut etre estimé ne pas avoir l'expérience à 27 ans d'être le DG d'une telle administration (connaitre ses limites, ses incompétences, est une force)... Donc meme à un nouvel emploi maintenant, je pose mes questions clés et que nous nous fixons et un obljectifs communs.
J'ai connu une syndic (je pourrais lui en valoir car j'ai un préjudice de plusieurs miliers) mais franchement, elle n'avait pas l'expérience et l'expertise pour. De toute facon, les syndics consciencieux et le demandent et sont demandeurs. C'est même le premier consulté qui m'a demandé tous ses documents, il avait un certain age et expertise, j'ai comrpris pourquoi avec le recul.... J'entends aussi de bonnes expériences

Ne comparez pas l'incomparable, restez dans le sujet, je ne vais pas vous donner mon CV mais à 22 ans j'étais déjà une fonceuse, je ne regrette rien, c'est pas une question de compétence dans mon domaine mais de volonté d'y arriver, d'autres se cassent la goule et d'autres pas, c'est ainsi!
un syndic incompétent , ça court les rues, et qu'on vient pas me dire que les bons syndics ont leur boulot, ne prennent plus d'acp, c'est des foutaises!
une ACP comme la vôtre et comme à Mons, ou Laeken, ne les rebutent pas , au contraire, ils ne lachent pas le morceau car il y a du fric à gagner juste en se mettant les cdc, concierge dans la poche, pourquoi s'accrochent t ils tant malgré leur pédigree haut de gamme?

donc NON ce n'est pas l'acp qui doit montrer patte blanche, au contraire, le syndic qui pourra entrer dans la fournaise et résolver tout les problèmes méritent mon chapeau! voilà

Nash0474 · #12 04-04-2021 21:20:18

@coproprieteengalere chacun son parcours. et son évolution aussi wink tout le monde n'est pas parfait.

copropriétaire engalère · #13 04-04-2021 21:23:14

Nash0474 a écrit :

@coproprieteengalere chacun son parcours. et son évolution aussi tout le monde n'est pas parfait.

C'est juste pour vous démontrez que vous comparez ce qui n'est pas comparable, un parcours n'est pas l'autre, rien à voir à parfait ou pas, ou de compétences........

copropriétaire engalère · #14 04-04-2021 21:28:17

Je vais me répéter, une ACP saine avec un chouette syndic qui donne satisfaction ne va pas s'amuser à chercher un nouveau syndic, donc le syndic sollicité n'a rien à demander, il doit juste donner ses tarifs! POINT PUNT !

Nash0474 · #15 04-04-2021 21:29:56

Pour avoir été DRH pendant des années, prendre un syndic c'est choisir le meilleur prestataire donc il faut une bonne sélection.

copropriétaire engalère · #16 04-04-2021 21:39:23

Nash0474 a écrit :

Pour avoir été DRH pendant des années, prendre un syndic c'est choisir le meilleur prestataire donc il faut une bonne sélection.

et donc vous êtes d'accord que le candidat ne vous demande pas vos référence en tant que DRH mais bien l'inverse.

PIM · #17 04-04-2021 21:49:33

Galere a écrit :

je ne vais pas vous donner mon CV mais à 22 ans j'étais déjà une fonceuse,

Et pas avant ?

copropriétaire engalère · #18 04-04-2021 21:57:51

PIM a écrit :

Galere a écrit :
je ne vais pas vous donner mon CV mais à 22 ans j'étais déjà une fonceuse,
Et pas avant ?

Avant j'avais foiré deux trois trucs qui m'ont servis de leçons......(privé de pop corn)

rexou · #19 04-04-2021 22:24:00

copropriétaire engalère a écrit :

Je vais me répéter, une ACP saine avec un chouette syndic qui donne satisfaction ne va pas s'amuser à chercher un nouveau syndic, donc le syndic sollicité n'a rien à demander, il doit juste donner ses tarifs! POINT PUNT !

Votre raisonnement est à pleurer !

Vous sollicitez un syndic. Il est normal, logique et cohérent qu'il s'informe avant d'accepter ou refuser votre proposition et le cas échéant fixer ses tarifs en toute connaissance de cause. Si vous limitez votre recherche à celui qui ne vous demandera rien, vous limitez votre recherche au bas du panier.

rexou · #20 04-04-2021 22:27:47

copropriétaire engalère a écrit :

donc NON ce n'est pas l'acp qui doit montrer patte blanche, au contraire, le syndic qui pourra entrer dans la fournaise et résolver tout les problèmes méritent mon chapeau! voilà

Un syndic sérieux ne veut pas votre chapeau et cherchera à savoir dans quoi il met les pieds pour connaitre les problèmes à résolver (tout les problèmes!)

panchito

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