Types de comptabilité

Comptabilité

Voici différents types de comptabilité utilisés par les syndics que j’ai connus personnellement.

Syndic n°1
Des listings de comptes sont envoyés trimestriellement à tous les copropriétaires. Ces listings reprennent par catégorie la liste de toutes les dépenses avec :
- un n° indicé pour les factures,
- une date (facturation ou imputation ?),
- le nom du fournisseur,
- un commentaire du style « dépannage sonnette »,
- les montants HTVA, TVA, Total
- un bilan dans lequel figure notamment :
- le montant global des « fournisseurs à payer » sans indication du nom
- le montant global des « créanciers » sans autre détail.
- la balance des « sinistres » sans autre détail.

Syndic n°2
Des listings de comptes trimestriels comme au 1/ avec une présentation quasi similaire mais aucun commentaire sur les prestations effectuées.
Le bilan est envoyé seulement à la fin de l’année.

Syndic n°3
Trimestriellement il n’est envoyé aux copropriétaires que le « relevé individuel » qui mentionne les totaux par rubrique sans autre commentaire.
Pas de bilan trimestriel.
Ce syndic termine sa première année comme syndic de mon ACP, j’ignore les renseignements qui nous seront alors communiqués.

Syndic n°4
Idem que le syndic n°1 mais avec un commentaire précis des travaux effectués ex : « dépannage sonnettes appart. 22, et 17 ».
Idem pour le bilan qui détaille les noms et les prestations de fournisseurs à payer ainsi que les créanciers.

Au vu de ces exemples, je pense qu’il serait temps d’imposer un mode de comptabilité uniforme que tout syndic devrait appliquer.

Le syndic n°4 proposé à l’AG n’a malheureusement pas été retenu par l’ACP.
Il me semble que c’était pourtant le seul qui, par le détail de ses comptes, permettait un auto-contrôle des prestations par les copropriétaires.

Francis aborde la problématique du contrôle qui fera l’objet d’un autre sujet.

L’objet du présent sujet devrait concerner exclusivement :
-    la présentation des comptes (listing des charges + bilans) et leur fréquence (ce que j’ai exposé dans un message précédent).
-    le contenu de ces comptes
-    les comptes individuels.
-    Les décomptes privatifs.

Contenu des comptes

Je pense que les comptes d’une ACP doivent être le reflet de la vie de l’immeuble.
Je pense aussi qu’il est nécessaire que des décomptes trimestriels détaillés soient envoyés à tous les copropriétaires.
Les arguments d’énergie perdue et de frais supplémentaires sont un faux problème.

Les syndics ont trop tendance à oublier qu’ils gèrent NOTRE bien et que nous sommes en droit d’exiger un minimum d’informations qui ne doivent pas être réservées aux seuls membres du conseil de gérance dont la mission est avant tout de contrôler la gestion, c’est-à-dire s’assurer que les décisions prises en AG sont bien exécutées.

La loi sur la copropriété ne donne aucune prérogative particulière au conseil de gérance pour le contrôle des comptes.

Le contrôle des comptes est du ressort de l’ACP dont le conseil de gérance est l’organe.

Une présentation détaillée par rubrique doit permettre à tout copropriétaire :
-    de refaire l’historique de l’immeuble (et contrôler la périodicité de certains travaux d’entretien)
-    de vérifier l’évolution des prix pour un même service et comparer les prix des fournisseurs
-    etc…

Le législateur devrait INTERDIRE toute compensation entre une dette de l’ACP et les provisions ou charges d’un copropriétaire.

TOUTES les opérations doivent être clairement identifiables.

Dans mon ACP, un montant de plus de 3.000.000 FB a ainsi été redistribué par compensation de charges et RIEN n’apparaît ni dans le listing des comptes ni dans les bilans.
C’est INACCEPTABLE, mais c’était probablement plus facile pour le syndic !

Les dossiers « sinistres assurance » devraient faire l’objet d’un dossier particulier mentionnant :
-    le descriptif du sinistre et le n° de l’appartement le cas échéant.
-    La date du sinistre et la date de déclaration auprès de la Cie d’assurance.
-    La date de l’expertise éventuelle et le nom de l’expert.
-    Le montant de l’indemnité octroyée par la Cie
-    Le montant alloué à la victime du sinistre
-    Le n° de l’extrait bancaire de ce versement
-    En aucune manière : appliquer des compensations avec les charges du copropriétaire.

Ne pas mélanger dans le listing des charges les comptes de produit et les comptes de charges (principe élémentaire de comptabilité).

A titre d'info. voici dans ma copropriété :
- un listing annuel, plusieurs mois après la fin de l'exercice (donc une dépense faite en janvier, vous en apprenez l'existence un an et quelques mois plus tard)
- pas de bilan (pendant des années), ensuite un bilan (mais remis lors de l'AG), maintenant plus de bilan 
- possibilité de consultation des comptes chez le syndic (mais après on vous facture 50 euros)

J'ajoute que pendant des années, c'est le conseil de gérance qui payait les factures et faisait les comptes. Ensuite, le syndic encodait et envoyait le listing avec un décompte chauffage et remboursement/réclamation du solde dû/à verser du copropriétaire.

Petite info.
En Angleterre, les copropriétés constituent une "management company".
Les comptes et pièces (extraits de comptes, factures, etc.) sont envoyés à un comptable qui vérifie et adresse les comptes à la "Companies House", organisme gouvernemental qui contrôle les sociétés quelles qu'elles soient (commerciales, etc.).
On peut essayer de se débrouiller sans ça mais, dans ce cas, qui va payer les factures, récupérer l'argent, etc.
Ceci pour dire que la Belgique, dite carrefour de l'Europe, pourrait s'inspirer de ce qui se passe dans d'autres pays.

Voilà le type de réponse que je n’accepte pas.
Si je demande les comptes trimestriels détaillés, je ne demande pas que l’on me les refuse sous prétexte d’encombrer ma boîte aux lettres.

Ce n’est pas parce qu’une minorité ne veut pas savoir que vous devez pensez pour tous les autres et lui refuser des détails.

Votre attitude Grmff est paradoxale, d’un côté vous trouvez que trop peu de propriétaires s’intéressent à la gestion de leur immeuble et lorsque des propriétaires veulent s’y intéresser en demandant de suivre toutes les opérations que vous réalisez, vous estimez soit que cela pourrait nuire à leur santé soit que leur boîte aux lettres va déborder.
Comment s’intéresser à la gestion si les syndics ne fournissent pas régulièrement la liste détaillée de toutes les dépenses ?

Argument à nouveau fallacieux, une copropriété vit aussi en jours et les copropriétaires qui le souhaitent doivent disposer des éléments leur permettant de suivre les activités de leur immeuble.
Ainsi, grâce aux décomptes trimestriels détaillés, un copropriétaire avait trouvé très fréquentes les notes d’interventions des laveurs de vitres.
Ayant ensuite noté toutes les interventions réelles il a pu dénoncer les fausses interventions portées en compte dans le listing.
Cela n’aurait pas pu être fait un an après les interventions qui auraient pu être globalisées.

Je constate malgré tout  que vous êtes « assez d’accord » avec le principe énoncé, c’est déjà bien.

Cher Zitoun,

Je crois fondamentalement que vous essayez de modifier quelque chose qui marche en général, parce que cela ne marche pas dans votre copropriété.

Les remarques que j'ai émises, ce sont des remarques que j'ai entendues: trop d'info tue l'info.

J'envoie deux ou trois courriers par an à mes copropriétaires, en leur prémachant la besogne. Ils trouvent encore qu'il y a trop à lire...

Pour ceux qui veulent s'intéresser à la gestion, il y a le conseil de gérance. Et croyez moi bien que trop de réunion en effraie plus d'un...

Bref, lors des AG, ils sont tout feu tout flamme... mais ne s'engageront pas pour autant dans une gestion constructive, parce qu'ils n'ont pas que cela à faire...

Evidemment, je ne gère pas des copropriétés de 450 lots. Avec 450 lots, on trouve peut-être plus de volontaires. Et alors on peut parler de commission, sous commissions, commissions consultatives, sous assemblées informelles, etc...

Je viens de recevoir la réponse écrite du syndic qui me signale ne pas pouvoir donner suite à ma demande de contrôler les listes de présences et de vote de la dernière AG.

Je le cite:

En effet, lors de l'AG du ***, les copropriétaires ont pris la décision de désigner comme scrutateurs les syndics des trois immeubles concernés.

Dans la mesure où un contrôle des votes a été effectué par des personnes désignées par les copropriétaires, vote demande ME paraît sans objet.

Si vous ne partagez pas ce point de vue, je vous remercie de me faire part du fondemant légal de votre demande....

On est très loin du sujet initial de ce salon mais...

Je suppose qu'il s'agit de commissaire aux comptes, ou controleurs des comptes ou bien s'agit-il du controle des présences et votes à l'AG?
.
Il est très étonnant que les syndics qui établissent les comptes et tiennent la comptabilité des immeubles soient également chargés de la controler.
En principe, lors d'une AG, les controles de votes et 2ème voir 3ème calcul sont courants et sont sous la responsabilité du Président de l'AG.

Un vote avec une majorité de 50.01% en tant que syndic m'entrainerait à beaucoup de prudence si pas à reconvoquer une AG si le point voté est d'importance.
Est-ce que le détails des votes (nominatif et quantitatif ) n'est pas repris dans le PV de l'AG?

Il y a ,à mon avis plus, qu'un abus et les conseils d'un avocat versé en la matière vous serai très utile.

Je ne comprends pas bien l'info: le syndics qui n'a pas encore établis les statuts

Je dis et je répète: tout propriétaire est en droit de pouvoir consulter les archives de la copropriété.

Le syndic qui s'y oppose se met dans l'illégalité.