Evolution Honoraires Syndic

Cette augmentation correspond-t-elle à l'index? Si oui, c'est normal et naturel comme augmentation.

Oui, affirmatif !!!!! Ils nous prennent pour des  c.....

Sur le site du SPF Economie. Par exemple à cette page-ci

Comment calculer ?
Le même logique que pour l'indexation des loyers, sauf que l'on prend (sauf stipulation contractuelle contraire) l'index à la consommation au lieu de l'indice-santé.

Donc:

honoraire de base multiplié par le nouvel index, le tout étant divisé par l'index de départ.

L'index de départ est probablement celui en vigueur au moment de l'entrée en mission du syndic...

Dans votre association, il y a probablement une personne chargée de vérifier les comptes qui vous sont présentés pour approbation.

Cette personne, a notamment comme mission de vérifier le fondement et l’exactitude de toutes les factures portées en compte à la copropriété, les honoraires de syndic en font partie.

L’exactitude des montants imputés ne peuvent être vérifiée que par rapport à un contrat, une convention, un devis, une remise de prix, etc.

Dans le cas des honoraires de syndic, cette personne, sans le contrat de syndic, il lui est impossible de vérifier l’exactitude des honoraires réclamés.

Demandez a cette personne comment a-t-elle procédé, et en principe, si ce poste a été contrôlé, vous aurez réponse à votre question.

Proposez de refaire le calcul des honoraires par rapport au contrat avec elle.

Raspoutine.

Pour votre information, si cela peut vous aider, mon aide mémoire pour lors du contrôle des factures de l’ ACP

Pour rappel :
Une facture est la description d'une dette spécifique et une invitation à régler ce qui est dû.
Tous les renseignements concernant le vendeur ou le prestataire de services doivent y figurer.
Elle vous permet de contrôler, si le montant réclamé est exact et justifié.
Correspond-il au contrat / à la convention / au devis établi / à la remise de prix avant les travaux / à la décision d’AG ? Le taux de TVA est-il celui auquel vous aviez droit?
ATTENTION ! N'acceptez jamais, pour économiser la TVA, de payer certains services ou produits importants sans facture, vous risqueriez une amende et des poursuites si le fisc devait le découvrir.

Face à chaque facture :
• Vérifier que la facture vous est bien destinée 
• Date de la facture (correspond  à l’exercice comptable de l’ ACP)
• Coordonnées du fournisseur, adresse complète, N° TVA. N° compte,etc…
• Numérotation interne ( no d’enregistrement interne  au niveau des enregistrement comptables de l’exercice de l’ ACP)

Conformité par rapport à une demande / à une commande :
Cette facture répond-elle à une demande; Le syndic avait-il droit d’engager cette dépense, (Pour rappel : Le syndic a pleins pouvoir pour exécuter les travaux et réparation ayant un caractère absolument urgent sans devoir en demander l’autorisation, tous les travaux que le gérant ne peut décider seul devront être décidés par l’assemblée générale statuant à la majorité des ¾ de membres présents (  l’article 577-7, §1,1°b du C.C. )
Il y a-t-il accord de l’ Asemblée Générale  sur cette dépense? ,

Conformité par rapport à la qualité
L’exactitude  de la désignation du produit / du service, avec la description du service et date(s) des prestations  - conformité produit / de la prestation par rapport à la demande / contrat / devis / Décision d’AG.

Conformité par rapport aux prix ,
le montant réclamé est exact et justifié ?
Vérification si le prix / indexations / révisions de prix / ristournes, etc… correspondent bien aux conditions commerciales ( devis, remise de prix, contrat, etc )

Conformité par rapport à la quantité
Quantités  nombre facturé par rapport à la commande ou la prestation.

Vérification des calculs
( la vérification doit être effectuées sur tous les éléments dans la facture.)

Conformité par rapport à la législation et la fiscalité  (taux de TVA)
J’attire votre attention que seul les honoraires de syndic sont exonérés de TVA. Toutes les autres prestations du syndic sont soumises à la TVA.

Vérification de la comptabilisation (ventilation interne / clé de répartition interne )
Conditions de paiements : délai de paiement,
Vérification du paiement   
Paiement est effectué sur le bon N° de compte ? , le montant versé est correct ?
Réf de la facture figure t’elle sur le paiement ?

Si tous ces points ont étés vérifiés et sont corrects, bon nombre de problèmes sont évités et / ou résolus.

Raspoutine.

Je m'étais fait cette remarque mais, les gens voient des choses et... que faire ? Et puis, individuellement, ce sont des petites sommes...pour avoir la paix
N'oublions pas que, il n'y a pas si longtemps, le C.G. et le syndic incarnaient la loi et cette mentalité n'a pas encore disparu. Les anciens sont résignés, les jeunes commencent à se réveiller.
Engueuler une caissière, c'est facile et c'est leur intérêt qu'ils défendent.
Les comptes, il y a le C.G. qui est là pour ça et personne n'ose leur dire que les comptes sont faux.
Chez nous, les comptes sont contrôlés par un ancien et très vieux comptable prétentieux qui prend un air de dédain et vous regarde de haut si vous osez émettre un doute quand à la comptabilité.
Et ces procurations, c'est une plaie,il faudrait les supprimer sauf certificat médical, tant pis pour ceux qui ne sont pas là, c'est qu'ils ne s'intéressent pas à leur copropriété et en remettant leur procuration au C.G., ils faussent les votes.

Dans une copropriété simple, c'est pas trop difficile. Mais lorsque vous avez une chaudière pour 2 immeubles dontles entretiens,réparations et le gaz sont partagés entre 2 bâtiments  , les frais de nettoyage du garage  partagé entre 3 bâtiments et pas en parts égales, ça complique les comptes.
Le comptable (un corpopriétaire) nous a dit qu'il lui fallait 3 jours pour vérifier les comptes . Quand on entend ça, qui a envie d'aller jeter un oeil pour revérifier ???? même s'il y a des bizarreries.

@pierquiroule,

Cette méthode qui en fait n’en est pas une, c’est une synthèse d’une expérience de  bientôt 15 années, avec tous les points essentiels à contrôler lorsque l’on se trouve devant et face à une facture dans le cadre d’une copropriété.

En principe, mis à part les particularités à chaque   ACP :   acte de base, règlement d’ordre intérieur, les clés de répartitions –quotités attribuées aux différents lots existants ainsi que les diverses décisions prisent  en AG, tous ces points de contrôles de cette « méthode» restent identiques et valables pour toutes les copropriétés.

De plus les « écarts – non-conformité » constatés sont difficilement contestable par le Syndic  et  doivent en principe être suivies d’explications.

Nous n’avons pas de contrôleur aux comptes, c’est un travail réalisé par l’ensemble du Conseil de gérance ( 3 CP).

Le  contrôle des comptes est réalisé en plusieurs étapes, lors de nos différents Conseil de gérance, conseil se tenant tous les 3 à 4 mois, chacune d’une durée de 3 à 4 heures, durant les heures de bureau, chez le Syndic ( avec toutes les pièces comptables sous la main )

Préalablement à chaque conseil, par Email, nous recevons du syndic, le détail de toutes les factures, imputations, situation copropriétaires, situation fournisseur.  Individuellement les membres du conseil en font déjà une première lecture. (avant le conseil, une première série de questions est généralement envoyée au syndic  par email.)

Lors du Conseil de gérance, nous avons à notre disposition, toutes les factures, tous les extraits de comptes, les contrats, offres de prix, devis, ainsi que divers documents / rapports pouvant être extraits du logiciel comptable du syndic : situation des copropriétaires, fournisseurs, etc…

Quand au contrôle :
Evidement, il nous arrive de constater des anomalies, mais jamais rien de catastrophique,  comme par exemple :
Des erreurs de facturation (des factures qui nous étaient pas destinées, mais à une ACP voisine gérée par le même syndic),
Des erreurs d’imputation ( un travail réalisé au profit du lot x, mais facturé au lot Y)
Des erreurs dans les montants, les paiements effectués ne correspondent pas  à la facture, (une inversion de chiffres, erreur de frappe…)
Plus rarement des factures payées deux fois !
Des erreurs de calcul d’indexation de contrat. (En notre faveur ou en notre défaveur, dans les deux cas l’on rectifie)

Jusqu’à présent les rectifications sont faites sur le champ, sans aucun problème,  une rectification, soit une note de crédit du fournisseur.
En général, la majorité des erreurs constatées l’auraient étés par le gérant lors de la clôture des comptes en fin d’exercice ( logiciel)

Il nous est rarement arrivé de refuser des factures, en 15 années, j’ai souvenir de deux imputations, ou le syndic les a retirés et les a pris à sa charge.  (Pour des montants minimes de 300 à 500 euros)

Il nous arrivait  également d’avoir des factures  issues de  travaux, émanant d’initiatives personnelles du Syndic,  « travaux d’agrément » non nécessaire, ni urgent émanant d’initiatives personnelles Syndic et réalisés sans accord de l’AG, alors que ces travaux rentrent dans la catégorie nécessitant un accord préalable de l’ AG.   
Dans ce cas, en AG, lors de la présentation des comptes  et rapport du conseil de gérance, il en est fait mention  et c’est soumis à l’approbation des CP et jusqu’à présent jamais eu de problèmes.

A mon sens, il n’appartient pas au Conseil de gérance, ni au contrôleur aux comptes  de refuser des factures.
Le conseil fait rapport de ses différents constats à l’assemblée et c’est l’assemblée générale décide. (en général en suivant les recommandations du Conseil de Gérance).
Au fil des années, avec une meilleure préparation du budget travaux prévisionnel, l’on évite ce type de travaux d’imprévus.

Pour terminer, notre  copropriété se compose de ± 150 lots avec ± 80 copropriétaires. Un exercice représente ± 250 à 300 factures.

A préciser également, pour un maximum des prestataires nous privilégions des contrats à long terme, donc un minimum de surprises. Privilège est donné également pour des factures trimestrielles, ce qui réduit considérablement le nombre d’écritures comptables et de factures.

Voilà dans les grandes lignes notre méthode de fonctionnement, sans jamais diminuer « la pression » lors des contrôles.

Cordialement

Raspoutine.

@ Gaston,

Il est difficile de vous répondre avec si peu d’éléments. 
(S’agit – il de l’augmentation des honoraires ou une augmentation des frais annexes, tel que des frais administratifs, copies, envois courriers, tenues de réunions supplémentaires, etc. …)

L’indexation  des honoraires (de base) du syndic n’étant pas une obligation, je vous suggère en premier lieu de regarder ce que prévoit votre contrat avec le syndic.

Si le contrat prévoit que les  honoraires de votre syndic sont reliés à l’index, voir les modalités, en principe ils devraient suivrent l’évolution de l’index et non pas subir une augmentation de 3 % par rapport à l’année dernière comme vous l’indiquez.

Idem en ce qui concerne le prix payé pour l’entretien de l’immeuble. Avez-vous un contrat, ou s’agit-il de tâches ponctuelles à la demande, s’agit-il des mêmes tâches d’entretien, s'agit-il des mêmes prestataires ?

Ces augmentations étaient-elles prévues au budget de l'exercice? relisez bien le PV de votre dernière assemblée générale sur ce sujet.

Vous êtes tout à fait en droit de demander des explications à la personne chargée de la vérification des comptes, si l’explication n’est pas satisfaisante, demandez au syndic et posez la question lors de la présentation et l’approbation des comptes en assemblée générale.

Cordialement

Raspoutine