Copropriété: quelles sont les obligations (moins de 20 lots)?

Bonjour,

Je suis la nouvelle propriétaire d'un appartement dans un bâtiment qui en contient 4.
Quelques caractéristiques utiles pour la suite: pas d'ascenseur, pas de jardin commun, un bâtiment sans problèmes, chaque proprio entretient son étage, ...
Les charges communes sont l'eau et l'électricité commune, l'assurance du bâtiment, l'entretien de la chaudière au mazout. Ce qu'il y a à faire pour la copropriété: déterminer ce que chacun doit payer (facile, les quote-part sont 1/4 pour tous les proprios), payer l'assurance bâtiment, faire l'entretien de la chaudière, s'occuper du remplissage de la chaudière mazout et imputer à chacun sa consommation de chauffage (avec calorimètres).
Jusqu'ici une dame s'occupait de payer les factures (mazout, assurance, ...) et puis demandait aux 3 autres propriétaires de la rembourser. Elle avançait donc tout.
Elle ne veut plus le faire (je la comprends vu la situation antérieure) et veut qu'on prenne un syndic professionnel. J'aimerais la convaincre de continuer avec un système organisé, un fonds de roulement et un fonds de réserve.
J'ai recensé comme obligations:
- assurance responsabilité civile pour le syndic
- un compte en banque pour le fonds de roulement et un autre pour le fonds de réserve
- une comptabilité simplifiée
Jusqu'ici il n'y avait ni assemblées générales, ni compte-rendus, ni syndic vraiment nommé, ... Bref, le gros bordel.
Une chose dont je ne suis pas certaine:doiton obligation créer une Association des copropriétaires et l'enregistrer à la banque carrefour des entreprises?
Si oui, est-ce gratuit?

Au vu de notre situation, quelle système de comptabilité me conseillez-vous? N'y a-t-il vraiment aucun programme gratuit où l'on pourrait simplement entrer les chiffres? Ou un fichier excel déjà prêt? (j'ai regardé pas mal de sujets sur le forum mais rien trouvé de tel)
Parce que payer un syndic pour diviser les quelques factures par 4, cela me paraît totalement inutile.