Paiements fait en double voir en triple

Soit vous avez changé de fournisseur, soit le fournisseur a changé de nom.
Dans votre situation je téléphone aux 2 fournisseurs en 1er le plus ancien et je lui demande  si il est toujours le distributeur et suite a  sa réponse je téléphone au 2 éme pour lui expliquer le problème un des 2 devra vous faire une note de crédit annulant la facture litigieuse.

je gère plusieurs entreprises avec un programme de comptabilité, payer 2 fois une même facture c'est impossible cela se retrouve automatiquement sur le compte fournisseur ou bien sur un compte d'attente.
un truc simple vérifier le n°de compte bancaire sur le quel a été payé la facture; vous devrez aussi avoir accès aux extraits bancaires
Vérifier aussi la fiche fournisseur et les comptes bancaires de celui-ci et bien d'autres contrôles pour retrouver l'erreur si il y a....
Si d'après ce que j'ai lu il y a détournement de fond , questionnez celui-qui fait les paiements et vérifier le n° de compte du destinataire......

Et pour Luc, le logiciel utilisé est le WIN-IRIS 3.50

Blackout total!

D'ailleurs, je suis de plus en plus convaincue (sans MP de Luc qu'il m'avait promis) qu'il s'agit d'incompétence plutôt que de problème de logiciel.

J'avais aussi trouvé des paiements faits à l'avocat choisi par l'ACP alors qu'aucune affaire n'était en cours, remboursés par la suite par une autre ACP....

Mais d'autres, comme des paiements effectués à des sociétés qui livrent du mazout, et à des compagnies d'assurance, ne correspondent à aucune facture adressée à la copropriété et n'ont pas été remboursés.

Je suppose que les facturiers "papiers" de plusieurs ACP sont envoyés du Syndic de Kraainem à celui de Wavre et que cela doit être un drôle de cafouillage tout à fait non professionnel.

Même si les filles ont prétendu que je suis le seul commissaire aux comptes à trouver des "anomalies"....

En fait dans le facturier d'entrée de notre ACP, j'ai trouvé des factures trimestrielles du 2ème Syndic facturées à notre ACP à 243€ par trimestre. Ces factures-là ne sont pas reprises dans nos décomptes de charges et ne sont pas réglées depuis le compte en banque de l'ACP.

Mais il y a aussi des états d'honoraires trimestriels établis par le 1er Syndic pour un total de 900€ se décomposant ainsi:
- Gestion technique : 657€
- Gestion comptable : 243€
Ceux-là sont bien répartis dans les charges et payés depuis notre compte en banque au Syndic n°1

En fait nous avions choisi en 2016 le Syndic n°1 père et nous nous sommes retrouvés avec ses 2 filles...

Le père est PRO.

Et une des 2 filles l'est certainement aussi si j'en juge par sa signature

Agent Immobilier agrée Numéro IPI xxxxxx
Master en ingénieur de gestion (UCL-LSM)
Certificat en expertise judiciaire (UCL)
Certificat en médiation (Saint-Louis)

Quand au 2ème Syndic, son site internet indique qu'il est syndic depuis 1994 et le gérant est IPI aussi.

"Notre" comptable fait probablement partie de son équipe.

C'est quand même étonnant qu'avec un tel nombre de diplômes, on ne sache pas faire soi-même la comptabilité d'une petite ACP de 15 lots, ni les paiements qui vont avec...

Dernière modification par panchito (15-03-2018 10:10:52)

La comptable du 2ème Syndic, et j'ai vu que le 1er Syndic paie ce service 83€ par mois au 2ème Syndic.

C'est là tout la question! C'est le grand cafouillage surtout pour les factures Lampiris / Total, payées en masse pour plusieurs trimestres...

Quand j'ai demandé pourquoi donc ne pas avoir fait de domiciliation, le 1er syndic me répond: parce qu'on ne peut pas leur faire confiance!

Je suis parfaitement d'accord avec vous.

Bref: comme il n'est pas question que je prenne un 2ème jour de congé pour tirer tout cela au clair, si la réunion de "nos" 2 syndics de ce jour n'apporte aucun éclaircissement, je demanderai les journaux des fournisseurs pour lesquels j'ai relevé des anomalies + le journal de la banque.

Je ne sais pas comment le 2ème Syndic (engagé à notre insu) paie les factures.

L'AG a lieu début mai et nous ne garderons pas ce syndic là. Mais en attendant il faut corriger toutes les erreurs pour que les comptes 2016 et 2017 soient approuvés sinon on ne pourra pas poursuivre un mauvais payeur en justice!

En plus c'est une toute petite copropriété de 15 lots, donc y a rien de compliqué au niveau comptabilité / Facturation....

Si, ça arrive dans certaines structures que la communication structurée soit uniquement le numéro de client.

Il est possible aussi que le pgm reprenne par défaut la dernière communication encodée pour ce fournisseur.

Il faut un logiciel pro ET un traitement pro... ce n'est pas toujours le cas.

Le logiciel peut fournir tous les contrôles possibles avec des messages d'alertes quand il repère un doublon possible, il faut encore bien l'utiliser....
C'est souvent de l'usager que vient les problèmes, pas du logiciel....

Ca commence vachement à ressembler ce qui se passe chez moi.
"outsourcer de A vers B" = ou bien B est adjoint-syndic, donc en personne responsable envers l'AG ou bien B est agréé pour faire la compta de tiers.