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Paiements fait en double voir en triple

panchito
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Paiements fait en double voir en triple

Dernièrement j'ai procédé à une vérification des comptes d'une ACP au cours de laquelle j'ai eu la surprise de découvrir que plusieurs factures ont été payées plusieurs fois avec la même communication. Je me demande dès lors comment sont conçus les logiciels pour copropriétés?

S'agit-il d'outils "all-in" comprenant tous les modules de gestion de factures, bilans, journaux, etc? Sont-ils intimement liés au logiciel de paiement (souvent Isabel)? Quelqu'un peut-il me dire comment ils fonctionnent? Y-a-t'il des cross-checks? Comment est-il possible de payer la même facture avec la même communication plusieurs fois? Et que cela ne se voit pas au bilan? Ni ailleurs? Dans le journal du fournisseur en question?

Dernière modification par panchito (14-03-2018 20:37:47)

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PIM
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Re : Paiements fait en double voir en triple

Et qu'en dit le syndic concerné ?


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luc
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Re : Paiements fait en double voir en triple

panchito a écrit :

Dernièrement j'ai procédé à une vérification des comptes d'une ACP au cours de laquelle j'ai eu la surprise de découvrir que plusieurs factures ont été payées plusieurs fois avec la même communication. Je me demande dès lors comment sont conçus les logiciels pour copropriétés?

Personnellement je paie actuellement en privé différents factures avec la même communication.
Basé sur mon expérience professionnelle comme informaticien tout dépend de la configuration du logiciel du fournisseur qui facture. Est-ce orienté facture (identifier la facture) ou orienté client (identifier le débiteur).


Cordialement,

Luc

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panchito
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Re : Paiements fait en double voir en triple

PIM a écrit :

Et qu'en dit le syndic concerné ?

Il a outsourcé sa comptabilité à un autre syndic dans une autre province (Kraainem --> Wavre). Ils se rencontrent demain avec mon rapport comme base de discussion.

Mais je demeure convaincue que cela doit se voir dans le journal du fournisseur qui a été payé 2 fois pour la même facture.

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panchito
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Re : Paiements fait en double voir en triple

Et pour répondre à Luc, je doute très fort que Lampiris / Total utilise 2x la même communication.

Le syndic s'est aussi payé 2x pendant le même trimestre avec la communication "frais de gestion 4ème trimestre".

Évidemment manuellement tout cela est possible. Mais avec un logiciel "pro"?

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GT
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Re : Paiements fait en double voir en triple

Les factures en original et identiques de ce fournisseur sont présentes à plusieurs reprises dans le facturier d'entrée tenu par le syndic pour le même exercice comptable ?

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luc
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Re : Paiements fait en double voir en triple

panchito a écrit :
PIM a écrit :

Et qu'en dit le syndic concerné ?

Il a outsourcé sa comptabilité à un autre syndic dans une autre province (Kraainem --> Wavre). Ils se rencontrent demain avec mon rapport comme base de discussion.

Mais je demeure convaincue que cela doit se voir dans le journal du fournisseur qui a été payé 2 fois pour la même facture.

Ca commence vachement à ressembler ce qui se passe chez moi.
"outsourcer de A vers B" = ou bien B est adjoint-syndic, donc en personne responsable envers l'AG ou bien B est agréé pour faire la compta de tiers.


Cordialement,

Luc

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luc
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Re : Paiements fait en double voir en triple

panchito a écrit :

Dernièrement j'ai procédé à une vérification des comptes d'une ACP au cours de laquelle j'ai eu la surprise de découvrir que plusieurs factures ont été payées plusieurs fois avec la même communication. Je me demande dès lors comment sont conçus les logiciels pour copropriétés?

Posez la question simple et bête: est-ce ce logiciel "rend impossible de corriger des inscriptions sans laisser des traces".


Cordialement,

Luc

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max11
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Re : Paiements fait en double voir en triple

Le logiciel peut fournir tous les contrôles possibles avec des messages d'alertes quand il repère un doublon possible, il faut encore bien l'utiliser....
C'est souvent de l'usager que vient les problèmes, pas du logiciel....

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max11
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Re : Paiements fait en double voir en triple

panchito a écrit :

Il a outsourcé sa comptabilité à un autre syndic dans une autre province (Kraainem --> Wavre). Ils se rencontrent demain avec mon rapport comme base de discussion.

Et qui paie les factures ? le comptable à partir de son logiciel ou le syndic via son pc banking ?

panchito a écrit :

Mais je demeure convaincue que cela doit se voir dans le journal du fournisseur qui a été payé 2 fois pour la même facture.


Si et seulement si c'est la même facture encodée une seule fois et que le paiement est imputé les 2x sur le même compte fournisseur.
Vous n'avez pas vu le journal de banque pour voir où était imputé les paiements ?

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max11
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Re : Paiements fait en double voir en triple

panchito a écrit :

Et pour répondre à Luc, je doute très fort que Lampiris / Total utilise 2x la même communication.

Le syndic s'est aussi payé 2x pendant le même trimestre avec la communication "frais de gestion 4ème trimestre".

Évidemment manuellement tout cela est possible. Mais avec un logiciel "pro"?


Si, ça arrive dans certaines structures que la communication structurée soit uniquement le numéro de client.

Il est possible aussi que le pgm reprenne par défaut la dernière communication encodée pour ce fournisseur.

Il faut un logiciel pro ET un traitement pro... ce n'est pas toujours le cas.

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PIM
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Re : Paiements fait en double voir en triple

* Réponse à la (bonne) question de GT ?
Une seule facture ou facture en plusieurs exemplaires dans le facturier ?
Autrement dit: un paiement pour chaque facture (même si présence multiple) ou multiple paiement de la même facture unique ?

* logiciel utilisé connu ? Avez-vous interrogé la firme informatique responsable pour comprendre ?

* "outsourcer" ne veut pas dire déresponsabiliser.

* le syndic a tout de même dû constater, dans sa propre compta, qu'il s'est payé 2 fois pour le même trimestre...


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panchito
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Re : Paiements fait en double voir en triple

Max11 a écrit :

Et qui paie les factures ? le comptable à partir de son logiciel ou le syndic via son pc banking ?

La comptable du 2ème Syndic, et j'ai vu que le 1er Syndic paie ce service 83€ par mois au 2ème Syndic.

PIM a écrit :

Réponse à la (bonne) question de GT ?
Une seule facture ou facture en plusieurs exemplaires dans le facturier ?
Autrement dit: un paiement pour chaque facture (même si présence multiple) ou multiple paiement de la même facture unique ?

C'est là tout la question! C'est le grand cafouillage surtout pour les factures Lampiris / Total, payées en masse pour plusieurs trimestres...

Quand j'ai demandé pourquoi donc ne pas avoir fait de domiciliation, le 1er syndic me répond: parce qu'on ne peut pas leur faire confiance!

PIM a écrit :

* "outsourcer" ne veut pas dire déresponsabiliser.

* le syndic a tout de même dû constater, dans sa propre compta, qu'il s'est payé 2 fois pour le même trimestre...

Je suis parfaitement d'accord avec vous.


Bref: comme il n'est pas question que je prenne un 2ème jour de congé pour tirer tout cela au clair, si la réunion de "nos" 2 syndics de ce jour n'apporte aucun éclaircissement, je demanderai les journaux des fournisseurs pour lesquels j'ai relevé des anomalies + le journal de la banque.

Je ne sais pas comment le 2ème Syndic (engagé à notre insu) paie les factures.

L'AG a lieu début mai et nous ne garderons pas ce syndic là. Mais en attendant il faut corriger toutes les erreurs pour que les comptes 2016 et 2017 soient approuvés sinon on ne pourra pas poursuivre un mauvais payeur en justice!

En plus c'est une toute petite copropriété de 15 lots, donc y a rien de compliqué au niveau comptabilité / Facturation....

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PIM
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Re : Paiements fait en double voir en triple

panchito a écrit :

La comptable du 2ème Syndic, et j'ai vu que le 1er Syndic paie ce service 83€ par mois au 2ème Syndic.

je suppose tout de même que ce n'est pas aux frais de l'acp...
Et vous avez vu cela comment ? Vous avez accès aux comptes personnels du dit syndic ?

Et, enfin, une question complémentaire: ce syndic est un pro agréé IPI ??


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panchito
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Re : Paiements fait en double voir en triple

En fait dans le facturier d'entrée de notre ACP, j'ai trouvé des factures trimestrielles du 2ème Syndic facturées à notre ACP à 243€ par trimestre. Ces factures-là ne sont pas reprises dans nos décomptes de charges et ne sont pas réglées depuis le compte en banque de l'ACP.

Mais il y a aussi des états d'honoraires trimestriels établis par le 1er Syndic pour un total de 900€ se décomposant ainsi:
- Gestion technique : 657€
- Gestion comptable : 243€
Ceux-là sont bien répartis dans les charges et payés depuis notre compte en banque au Syndic n°1

En fait nous avions choisi en 2016 le Syndic n°1 père et nous nous sommes retrouvés avec ses 2 filles...

Le père est PRO.

Et une des 2 filles l'est certainement aussi si j'en juge par sa signature

Agent Immobilier agrée Numéro IPI xxxxxx
Master en ingénieur de gestion (UCL-LSM)
Certificat en expertise judiciaire (UCL)
Certificat en médiation (Saint-Louis)

Quand au 2ème Syndic, son site internet indique qu'il est syndic depuis 1994 et le gérant est IPI aussi.

"Notre" comptable fait probablement partie de son équipe.

C'est quand même étonnant qu'avec un tel nombre de diplômes, on ne sache pas faire soi-même la comptabilité d'une petite ACP de 15 lots, ni les paiements qui vont avec...

Dernière modification par panchito (15-03-2018 11:10:52)

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PIM
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Re : Paiements fait en double voir en triple

panchito a écrit :
PIM a écrit :

Et qu'en dit le syndic concerné ?

Il a outsourcé sa comptabilité à un autre syndic dans une autre province (Kraainem --> Wavre). Ils se rencontrent demain avec mon rapport comme base de discussion.

Mais je demeure convaincue que cela doit se voir dans le journal du fournisseur qui a été payé 2 fois pour la même facture.

Résultat de cette rencontre de hier ?


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panchito
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Re : Paiements fait en double voir en triple

Blackout total!

D'ailleurs, je suis de plus en plus convaincue (sans MP de Luc qu'il m'avait promis) qu'il s'agit d'incompétence plutôt que de problème de logiciel.

J'avais aussi trouvé des paiements faits à l'avocat choisi par l'ACP alors qu'aucune affaire n'était en cours, remboursés par la suite par une autre ACP....

Mais d'autres, comme des paiements effectués à des sociétés qui livrent du mazout, et à des compagnies d'assurance, ne correspondent à aucune facture adressée à la copropriété et n'ont pas été remboursés.

Je suppose que les facturiers "papiers" de plusieurs ACP sont envoyés du Syndic de Kraainem à celui de Wavre et que cela doit être un drôle de cafouillage tout à fait non professionnel.

Même si les filles ont prétendu que je suis le seul commissaire aux comptes à trouver des "anomalies"....

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PIM
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Re : Paiements fait en double voir en triple

panchito a écrit :

Blackout total!

D'ailleurs, je suis de plus en plus convaincue (sans MP de Luc qu'il m'avait promis) qu'il s'agit d'incompétence plutôt que de problème de logiciel.

J'avais aussi trouvé des paiements faits à l'avocat choisi par l'ACP alors qu'aucune affaire n'était en cours, remboursés par la suite par une autre ACP....

Mais d'autres, comme des paiements effectués à des sociétés qui livrent du mazout, et à des compagnies d'assurance, ne correspondent à aucune facture adressée à la copropriété et n'ont pas été remboursés.

Je suppose que les facturiers "papiers" de plusieurs ACP sont envoyés du Syndic de Kraainem à celui de Wavre et que cela doit être un drôle de cafouillage tout à fait non professionnel.

Même si les filles ont prétendu que je suis le seul commissaire aux comptes à trouver des "anomalies"....

Cela mériterait bien une petite plainte à l'IPI...


Erik DECKERS
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luc

panchito
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Re : Paiements fait en double voir en triple

Et pour Luc, le logiciel utilisé est le WIN-IRIS 3.50

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panchito
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Re : Paiements fait en double voir en triple

PIM a écrit :

Résultat de cette rencontre de hier ?

Nous sommes convoqués par le Syndic en AGE le 3 avril à 16h (!!!) avec un eul point à l'ordre du jour: "Démission du Syndic et Nomination du nouveau syndic à partir du 1er mai 2018"

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