Paiements fait en double voir en triple

panchito · #1 14-03-2018 19:36:01

Dernièrement j'ai procédé à une vérification des comptes d'une ACP au cours de laquelle j'ai eu la surprise de découvrir que plusieurs factures ont été payées plusieurs fois avec la même communication. Je me demande dès lors comment sont conçus les logiciels pour copropriétés?

S'agit-il d'outils "all-in" comprenant tous les modules de gestion de factures, bilans, journaux, etc? Sont-ils intimement liés au logiciel de paiement (souvent Isabel)? Quelqu'un peut-il me dire comment ils fonctionnent? Y-a-t'il des cross-checks? Comment est-il possible de payer la même facture avec la même communication plusieurs fois? Et que cela ne se voit pas au bilan? Ni ailleurs? Dans le journal du fournisseur en question?

Dernière modification par panchito (14-03-2018 19:37:47)

grmff · #41 01-04-2018 20:50:56

ninifel a écrit :

panchito a écrit :
GT a écrit :
Mais c'est le syndic qui reçoit quitus ou non de l'AG pour les comptes annuels (et non le sous-traitant).
Bien entendu.
Où voulez-vous en venir?
Je partage cette avis.
C'est comme pour la tracabilité de la viande on peut avoir besoin de savoir d'où provient le beefsteak qui arrive dans nos assiettes
Et c'est d'ailleurs le fond du sujet si j'ai bien lu l'épisode soumis au forum
Tout client n'a-t-il pas " droit à un consentement éclairé "quant à la liste des intermédiaires qui ne seront jamais irresponsables en droit s'ils s'intercalent dans la gestion de leurs affaires de copropriétaires.

Et jusqu'où doit aller cette prétendue indispensable traçabilité?

Dans le cas de la viande, c'est le processus complet qui doit être traçable pour permettre de retirer des lots entiers quand on trouve des problèmes. Parce que en regardant son morceau de viande avant de le bouffer, il est difficile de savoir s'il est de qualité.

Dans le cas d'une comptabilité, quelque soit le nombre d'intermédiaires, on a une vision complète sur la situation en regardant extraits, grands livres, journaux, comptes fournisseurs, comptes clients, etc. Pas besoin de savoir si c'est Pierre, Paul, Mohammed ou Ashod qui a encodé les factures. Et le seul responsable, c'est le syndic. A quoi sert de savoir qui encode?

(le raisonnement serait légèrement différent quant à la personne qui gère réellement la copropriété, évidemment)

panchito · #42 02-04-2018 09:02:01

Et dans le transfert des factures d'une ville à l'autre...pour l'encodage. Puis on ne se souvient plus de celles qu'on a déjà envoyées.

Bref de l'amateurisme au cube.

luc · #43 02-04-2018 15:37:39

ninifel a écrit :

(...)
Je pense que ce sujet est davantage hyper-critique pour les petites ACPS dont les moyens financiers ne sont pas ceux des grosses ACPS qui ont inéluctablement accès à un vivier de gros cabinets de syndics ayant leur(s) comptable(s) en interne.

Vous croyez ?
Sur les 4 syndics depuis 2007 aucun avait son propre comptable (ACP de 250 lots). Celui qui a voulu prendre un comptable pro en 2013 a été remplacé fin 2012.

Externaliser= citation de wikipedia:

L'externalisation repose en termes juridiques sur un contrat à durée fixe portant sur le transfert de tout ou partie de la fonction, du service et/ou de l'infrastructure ou du processus opérationnel de l'organisation entre l'organisation propriétaire et un opérateur.

Dans ce contexte le Code Civil dit (Art. 57-8 § 5):

§ 5. Le syndic est seul responsable de sa gestion; il ne peut déléguer ses pouvoirs sans l'accord de l'assemblée générale et seulement pour une durée ou à des fins déterminées.

Ce comptable devient donc syndic-adjoint pour la comptabilité, son mandat et contrat doivent avoir l'accord de l'AG et du syndic principal et devra remplir toute les conditions d'un syndic.

Une variante est le commissaire interne qui tient en fait la comptabilité. C'est similaire, mais on frôle le pénal (2ème comptabilité tenue en noir). Je n'approfondis pas plus ici.

jacq · #44 03-04-2018 17:20:36

grmff a écrit :

ninifel a écrit :
Oui Panchito je sais que vous , vous les avez toujours eu les extraits bancaires ( classeur papier ) depuis 30 ans. Mais pou run Panchito, Pim, Gt, Libra ...et Luc combien de copropriétaires voient les extraits bancaires ( recettes et dépenses) de leur association ?
Au vote !!!
Dans le cas des copropriétés que je gérais, 100% des commissaires me demandaient et vérifiaient, de diverses manières, les extraits de compte.
Et à une ou deux exceptions, aucun autre copropriétaire n'est jamais venu jeter un oeil sur les facturiers ou extraits.
Dans les copropriétés que je connais, 100% des commissaires aux comptes ont aussi accès aux extraits.
Et dans la dernière copropriété où je suis simple copropriétaire, j'ai eu accès aux extraits la première fois où je l'ai demandé.
Et finalement, dans la copropriété où je suis syndic, il n'y pas de compte bancaire. Tout passe par mon compte personnel, et les autres propriétaires me rembourse leur quote-part dans les frais sur base d'un décompte au rythme que j'estime raisonnable. On a eu 3-4 AG depuis que j'ai été nommé il y a 15 mois, et tout a toujours été voté à l'unanimité. (mais j'avoue que si je dis cela, tout vrai que cela soit, c'est un peu pour mettre de l'huile sur le feu de ce fil de discussion qui ralentit... )

Pourquoi pas si les autres propriétaires ont confiance, mais si vous utilisez votre compte bancaire privé vous risquez un sérieux contrôle, d'autant plus si vous vous rémunérez pour ce travail yikes

luc · #45 04-04-2018 00:35:19

jacq a écrit :

grmff a écrit :
Et finalement, dans la copropriété où je suis syndic, il n'y pas de compte bancaire. Tout passe par mon compte personnel, et les autres propriétaires me rembourse leur quote-part dans les frais sur base d'un décompte au rythme que j'estime raisonnable. On a eu 3-4 AG depuis que j'ai été nommé il y a 15 mois, et tout a toujours été voté à l'unanimité. (mais j'avoue que si je dis cela, tout vrai que cela soit, c'est un peu pour mettre de l'huile sur le feu de ce fil de discussion qui ralentit... )
Pourquoi pas si les autres propriétaires ont confiance, mais si vous utilisez votre compte bancaire privé vous risquez un sérieux contrôle, d'autant plus si vous vous rémunérez pour ce travail

D'abord une comptabilité tenue d'une manière analogue que celle de grmff a été approuvée par un JP Limbourgeois en 2009 je crois. Mais .... la loi de 2010 a rendu ce système beaucoup plus précaire.

En plus je constate que même Grmff est d'accord que parfois on dit tenir des AG à un rythme trimestriel, comme chez moi.

Hier j'ai eu un contact très glacial avec mon syndic lors de la permanence périodique. Je lui reprochais d'avoir fair voter des travaux pour 8.000 EUR en 2017, mais d'avoir profité pour faire d'autres travaux tous azimuts sous le couvert de "constats" pour j’estime +50.000 EUR (tenant compte avec la surface). Travaux en fait au profit d'un petit groupe de CP.

Ma réaction était de lui demander les bons de commande. Pas plus, vu l'état d'avancement des procédures en cours. On verra s je les obtient sans omission d'un bon.

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