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    Paiements fait en double voir en triple

    panchito
    Pimonaute non modérable
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    Paiements fait en double voir en triple

    Dernièrement j'ai procédé à une vérification des comptes d'une ACP au cours de laquelle j'ai eu la surprise de découvrir que plusieurs factures ont été payées plusieurs fois avec la même communication. Je me demande dès lors comment sont conçus les logiciels pour copropriétés?

    S'agit-il d'outils "all-in" comprenant tous les modules de gestion de factures, bilans, journaux, etc? Sont-ils intimement liés au logiciel de paiement (souvent Isabel)? Quelqu'un peut-il me dire comment ils fonctionnent? Y-a-t'il des cross-checks? Comment est-il possible de payer la même facture avec la même communication plusieurs fois? Et que cela ne se voit pas au bilan? Ni ailleurs? Dans le journal du fournisseur en question?

    Dernière modification par panchito (14-03-2018 19:37:47)

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    ninifel
    Pimonaute intarissable
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    Re : Paiements fait en double voir en triple

    GT a écrit :

    Le syndic devrait prévenir (qui? ) ou obtenir une autorisation (de qui ?) pour donner en sous-traitance la comptabilité d'une ACP sous  sa propre responsabilité  ?

    Si tu passes commandes chez ton pâtissier au coin de ta rue pour un beau gateau de Pâques avec de la crème au beurre et une génoise appétissante, tu as légitimement le droit de savoir qu'il va outsourcer ta commande en Inde et que tu recevras peux-être dans le délai, mais peux-être pas ton produit le jour J et quant à la qualité, bien évidemment si tu avais su cela tu n'aurais rien commandé et encore moins  payé d'avance un acompte.


    Evidemment votre patissier plaidera que ce n'est pas lui le fautif si le gateau qui arrive n'est pas frais le jour J. C'est la stratégie des poupées russes. Cette fraude ??? de la sous-traitance à l'insu du client avec des missions que les fournisseurs des copropriétés  se confient les uns et les autres nous fait du tort en copropriétés. J'ai plein d'exemples mais restons dans ce bon sujet :  la compta d'une copropriété.


    Rares sont les petites copropriétés expertes  comme sir Panchito  pour gérer leur bien aussi soigneusement sur l'aspect comptable et financier

    il est bien évident que juridiquement, en cas d'insatisfaction, le client apprendra à ses dépens que ledit syndic se défausse de sa responsabilité ...sur un tiers comptable de métier de surcroit comme c'est le cas dans l'histoire qui nous es relatée par Panchito.

    Ce niveau d'exigence parait sur ce sujet un point fondamental pour notre bien commun smile


    Donc , moi je dis que OUI le syndic doit clairement convenir avec son client de son processus de délivrance de la prestation vendue.

    Dernière modification par ninifel (01-04-2018 22:08:02)


    « L’esprit s’enrichit de ce qu’il reçoit, le cœur de ce qu’il donne. »

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    GT
    Pimonaute incurable
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    Re : Paiements fait en double voir en triple

    ninifel a écrit :

    GT tu n'es pas d'accord ?

    Je me me suis jamais permis de vous tutoyer.
    J'apprécierais que vous agissiez de la même manière.

    Hors ligne

    GT
    Pimonaute incurable
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    Re : Paiements fait en double voir en triple

    ninifel a écrit :

    (...)restons dans ce bon sujet :  la compta d'une copropriété.

    A cet égard, vous avez écrit :

    "Excellent, juste pour vous l'accès ( en consultation) des RECETTES et DEPENSES de la copropriété ?"

    Dans la comptabilité en partie double , il est question d'un compte de résultats reprenant non pas les recettes et les dépenses mais les charges et les produits.
    qui n'apparaissent pas dans les extraits bancaires.

    Ainsi si une charge est comptabilisée lorsque la facture parvient chez le syndic, le payement n'apparaîtra pas nécessairement dans les extraits bancaires s'il n'a pas été effectué.

    En revanche, la facture impayée devra ressortir du bilan reprenant notamment les fournisseurs impayés totalement ou partiellement .

    Dernière modification par GT (01-04-2018 11:22:55)

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    GT
    Pimonaute incurable
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    Re : Paiements fait en double voir en triple

    panchito a écrit :

    L'outsourcing n'est pas en soi un problème, le vrai problème c'est que les factures papiers ont été transférées à une certaine fréquence de Bruxelles à Wavre et qu'ils se sont emmêlé les pinceaux puisque par exemple des factures appartenant au trimestre n, ont été payées en n+1 voire +2.

    L'outsourcing n'est pas en soi un problème.

    Mais c'est le syndic qui reçoit quitus ou non de l'AG pour les comptes annuels (et non le sous-traitant).

    Dernière modification par GT (01-04-2018 11:41:28)

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    panchito
    Pimonaute non modérable
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    Re : Paiements fait en double voir en triple

    GT a écrit :

    Mais c'est le syndic qui reçoit quitus ou non de l'AG pour les comptes annuels (et non le sous-traitant).

    Bien entendu.

    Où voulez-vous en venir?

    C'est évident que nous ne donnerons pas quitus et décharge au Syndic prime.

    Parce qu'il n'y a pas que la comptabilité qui foire, il n'y a eu aucune gestion digne de ce nom et les décisions prises en AG non pas été exécutées.

    Hors ligne

    Aime ce post :
    ninifel
    Pimonaute intarissable
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    Re : Paiements fait en double voir en triple

    panchito a écrit :

    GT a écrit :
    Mais c'est le syndic qui reçoit quitus ou non de l'AG pour les comptes annuels (et non le sous-traitant).

    Bien entendu.

    Où voulez-vous en venir?

    Je partage cet avis.

    C'est comme pour la tracabilité de la viande on peut avoir besoin de savoir d'où provient le beefsteak qui  arrive dans nos assiettes  yikes

    Et c'est d'ailleurs le fond du sujet si j'ai bien lu l'épisode soumis au forum

    Tout client n'a-t-il pas " droit à un consentement éclairé "quant à la liste des intermédiaires qui ne seront  jamais irresponsables en droit s'ils s'intercalent dans la gestion de leurs affaires de copropriétaires.

    Dernière modification par ninifel (01-04-2018 22:05:58)


    « L’esprit s’enrichit de ce qu’il reçoit, le cœur de ce qu’il donne. »

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    grmff
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    Re : Paiements fait en double voir en triple

    ninifel a écrit :

    Oui Panchito je sais que vous , vous les avez toujours eu les extraits bancaires ( classeur papier ) depuis 30 ans. Mais pou run Panchito, Pim, Gt, Libra ...et Luc combien de copropriétaires voient les extraits bancaires ( recettes et dépenses) de leur association ?

    Au vote !!!

    Dans le cas des copropriétés que je gérais, 100% des commissaires me demandaient et vérifiaient, de diverses manières, les extraits de compte.
    Et à une ou deux exceptions, aucun autre copropriétaire n'est jamais venu jeter un oeil sur les facturiers ou extraits.

    Dans les copropriétés que je connais, 100% des commissaires aux comptes ont aussi accès aux extraits.

    Et dans la dernière copropriété où je suis simple copropriétaire, j'ai eu accès aux extraits la première fois où je l'ai demandé.

    Et finalement, dans la copropriété où je suis syndic, il n'y pas de compte bancaire. Tout passe par mon compte personnel, et les autres propriétaires me rembourse leur quote-part dans les frais sur base d'un décompte au rythme que j'estime raisonnable. On a eu 3-4 AG depuis que j'ai été nommé il y a 15 mois, et tout a toujours été voté à l'unanimité. (mais j'avoue que si je dis cela, tout vrai que cela soit, c'est un peu pour mettre de l'huile sur le feu de ce fil de discussion qui ralentit...  big_smile  )


    Grmf!
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    N'envie pas les autres. Tu ne sais pas ce que l'avenir leur réserve...

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    grmff
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    Re : Paiements fait en double voir en triple

    ninifel a écrit :
    panchito a écrit :

    GT a écrit :
    Mais c'est le syndic qui reçoit quitus ou non de l'AG pour les comptes annuels (et non le sous-traitant).

    Bien entendu.

    Où voulez-vous en venir?

    Je partage cette avis.

    C'est comme pour la tracabilité de la viande on peut avoir besoin de savoir d'où provient le beefsteak qui  arrive dans nos assiettes  yikes

    Et c'est d'ailleurs le fond du sujet si j'ai bien lu l'épisode soumis au forum

    Tout client n'a-t-il pas " droit à un consentement éclairé "quant à la liste des intermédiaires qui ne seront  jamais irresponsables en droit s'ils s'intercalent dans la gestion de leurs affaires de copropriétaires.

    Et jusqu'où doit aller cette prétendue indispensable traçabilité?

    Dans le cas de la viande, c'est le processus complet qui doit être traçable pour permettre de retirer des lots entiers quand on trouve des problèmes. Parce que en regardant son morceau de viande avant de le bouffer, il est difficile de savoir s'il est de qualité.

    Dans le cas d'une comptabilité, quelque soit le nombre d'intermédiaires, on a une vision complète sur la situation en regardant extraits, grands livres, journaux, comptes fournisseurs, comptes clients, etc. Pas besoin de savoir si c'est Pierre, Paul, Mohammed ou Ashod qui a encodé les factures. Et le seul responsable, c'est le syndic. A quoi sert de savoir qui encode?

    (le raisonnement serait légèrement différent quant à la personne qui gère réellement la copropriété, évidemment)


    Grmf!
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    ninifel
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    Re : Paiements fait en double voir en triple

    Grmff a écrit :

    Et jusqu'où doit aller cette prétendue indispensable traçabilité?

    C'est l'évidence même qu'un syndic qui a sous-traité ( externalisé) le volet comptabilité de la copropriété sera  techniquement moins en mesure de disserter du sujet en détails que le comptable (externe) qui a fait ce travail. Je ne travaille pas au snpc, ni a TA, ni à l'IPI et je ne lis pas tous les messages du forum PIM mais je sais pourtant que fréquemment des syndics ayant sous-traité la compta  invitent légitimement leur comptable à venir répondre aux questions de  l'assemblée générale et des avocats pour expliquer, justifier  ou rectifier les comptes établis. 

    Vous avez forcément déja connu ce cas de figure également.

    A titre purement anecdotique, je connais un gestionnaire de batiments qui est parfait pour les petites ACPS. La gabegie financière et technique ce n'est pas son fond de commerce. Ce syndic a dans son ADN un véritable savoir-faire pour l'entretien technique d'un bien immobilier au meilleur rapport qualité/prix. Il garde d'ailleurs ses clients de père en fils depuis xx ans ce qui est un gage de satisfaction des clients ( customer satisfaction) rare sur le mercato des syndics. En contrepartie il fait les comptes lui-même au tableur, il suffit de le savoir. Et Il le dit, son offre de service est à prendre ou à laisser.

    Je conclus que pour s'éviter des ennuis , il faut être mutuellement de bonne foi dès la phase pré-contractuelle. Il me parait donc légitime de chercher à contractualiser formellement les grandes lignes du processus avec les moyens matériels et humains et comment ( méthodologie)  un syndic X s'engage à réaliser le paiement des factures et la compta d'une copropriété Y.

    Je pense que ce sujet est davantage hyper-critique pour les petites ACPS dont les moyens financiers ne sont pas ceux des grosses ACPS qui ont inéluctablement accès à un vivier de gros cabinets de syndics ayant leur(s) comptable(s) en interne.

    C'est juste mon avis.

    Dernière modification par ninifel (02-04-2018 19:48:03)


    « L’esprit s’enrichit de ce qu’il reçoit, le cœur de ce qu’il donne. »

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    ninifel
    Pimonaute intarissable
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    Re : Paiements fait en double voir en triple

    Max11 a écrit :

    C'est souvent de l'usager que vient les problèmes, pas du logiciel...

    Oui le problème se situe souvent entre le clavier et l'écran .... smile


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    panchito
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    Re : Paiements fait en double voir en triple

    Et dans le transfert des factures d'une ville à l'autre...pour l'encodage. Puis on ne se souvient plus de celles qu'on a déjà envoyées.

    Bref de l'amateurisme au cube.

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    luc
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    Re : Paiements fait en double voir en triple

    ninifel a écrit :

    (...)
    Je pense que ce sujet est davantage hyper-critique pour les petites ACPS dont les moyens financiers ne sont pas ceux des grosses ACPS qui ont inéluctablement accès à un vivier de gros cabinets de syndics ayant leur(s) comptable(s) en interne.

    Vous croyez ?
    Sur les 4 syndics depuis 2007 aucun avait son propre comptable (ACP de 250 lots). Celui qui a voulu prendre un comptable pro en 2013 a été remplacé fin 2012.

    Externaliser= citation de wikipedia:

    L'externalisation repose en termes juridiques sur un contrat à durée fixe portant sur le transfert de tout ou partie de la fonction, du service et/ou de l'infrastructure ou du processus opérationnel de l'organisation entre l'organisation propriétaire et un opérateur.

    Dans ce contexte le Code Civil dit (Art. 57-8 § 5):

    § 5. Le syndic est seul responsable de sa gestion; il ne peut déléguer ses pouvoirs sans l'accord de l'assemblée générale et seulement pour une durée ou à des fins déterminées.

    Ce comptable devient donc syndic-adjoint pour la comptabilité, son mandat et contrat doivent avoir l'accord de l'AG et du syndic principal et devra remplir toute les conditions d'un syndic.

    Une variante est le commissaire interne qui tient en fait la comptabilité. C'est similaire, mais on frôle le pénal (2ème comptabilité tenue en noir). Je n'approfondis pas plus ici.


    Cordialement,

    Luc

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    jacq
    Pimonaute intarissable
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    Re : Paiements fait en double voir en triple

    grmff a écrit :
    ninifel a écrit :

    Oui Panchito je sais que vous , vous les avez toujours eu les extraits bancaires ( classeur papier ) depuis 30 ans. Mais pou run Panchito, Pim, Gt, Libra ...et Luc combien de copropriétaires voient les extraits bancaires ( recettes et dépenses) de leur association ?

    Au vote !!!

    Dans le cas des copropriétés que je gérais, 100% des commissaires me demandaient et vérifiaient, de diverses manières, les extraits de compte.
    Et à une ou deux exceptions, aucun autre copropriétaire n'est jamais venu jeter un oeil sur les facturiers ou extraits.

    Dans les copropriétés que je connais, 100% des commissaires aux comptes ont aussi accès aux extraits.

    Et dans la dernière copropriété où je suis simple copropriétaire, j'ai eu accès aux extraits la première fois où je l'ai demandé.

    Et finalement, dans la copropriété où je suis syndic, il n'y pas de compte bancaire. Tout passe par mon compte personnel, et les autres propriétaires me rembourse leur quote-part dans les frais sur base d'un décompte au rythme que j'estime raisonnable. On a eu 3-4 AG depuis que j'ai été nommé il y a 15 mois, et tout a toujours été voté à l'unanimité. (mais j'avoue que si je dis cela, tout vrai que cela soit, c'est un peu pour mettre de l'huile sur le feu de ce fil de discussion qui ralentit...  big_smile  )

    Pourquoi pas si les autres propriétaires ont confiance, mais si vous utilisez votre compte bancaire privé vous risquez un sérieux contrôle, d'autant plus si vous vous rémunérez pour ce travail yikes


    jacq

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    ninifel
    Pimonaute intarissable
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    Re : Paiements fait en double voir en triple

    Grmff a écrit :

    dans la copropriété où je suis syndic, il n'y pas de compte bancaire. Tout passe par mon compte personnel,

    je ne comprends pas car je n'y vois aucun intérêt pour personne.

    @Luc j'apprends  qu'un syndic qui gère des grosses ACPs n'aurait pas de personnel comptable dans son cabinet.
    je note donc.


    « L’esprit s’enrichit de ce qu’il reçoit, le cœur de ce qu’il donne. »

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    luc
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    Re : Paiements fait en double voir en triple

    jacq a écrit :
    grmff a écrit :

    Et finalement, dans la copropriété où je suis syndic, il n'y pas de compte bancaire. Tout passe par mon compte personnel, et les autres propriétaires me rembourse leur quote-part dans les frais sur base d'un décompte au rythme que j'estime raisonnable. On a eu 3-4 AG depuis que j'ai été nommé il y a 15 mois, et tout a toujours été voté à l'unanimité. (mais j'avoue que si je dis cela, tout vrai que cela soit, c'est un peu pour mettre de l'huile sur le feu de ce fil de discussion qui ralentit...  big_smile  )

    Pourquoi pas si les autres propriétaires ont confiance, mais si vous utilisez votre compte bancaire privé vous risquez un sérieux contrôle, d'autant plus si vous vous rémunérez pour ce travail yikes

    D'abord une comptabilité tenue d'une manière analogue que celle de grmff a été approuvée par un JP Limbourgeois en 2009 je crois. Mais  .... la loi de 2010 a rendu ce système beaucoup plus précaire.

    En plus je constate que même Grmff est d'accord que parfois on dit tenir des AG à un rythme trimestriel, comme chez moi.

    Hier j'ai eu un contact très glacial avec mon syndic lors de la permanence périodique. Je lui reprochais d'avoir fair voter des travaux pour 8.000 EUR en 2017, mais d'avoir profité pour faire d'autres travaux tous azimuts sous le couvert de "constats" pour j’estime +50.000 EUR (tenant compte avec la surface). Travaux en fait au profit d'un petit groupe de CP.

    Ma réaction était de lui demander les bons de commande. Pas plus, vu l'état d'avancement des procédures en cours. On verra s je les obtient sans omission d'un bon.


    Cordialement,

    Luc

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