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Paiements fait en double voir en triple

panchito
Pimonaute non modérable
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Paiements fait en double voir en triple

Dernièrement j'ai procédé à une vérification des comptes d'une ACP au cours de laquelle j'ai eu la surprise de découvrir que plusieurs factures ont été payées plusieurs fois avec la même communication. Je me demande dès lors comment sont conçus les logiciels pour copropriétés?

S'agit-il d'outils "all-in" comprenant tous les modules de gestion de factures, bilans, journaux, etc? Sont-ils intimement liés au logiciel de paiement (souvent Isabel)? Quelqu'un peut-il me dire comment ils fonctionnent? Y-a-t'il des cross-checks? Comment est-il possible de payer la même facture avec la même communication plusieurs fois? Et que cela ne se voit pas au bilan? Ni ailleurs? Dans le journal du fournisseur en question?

Dernière modification par panchito (14-03-2018 19:37:47)

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jacq
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Re : Paiements fait en double voir en triple

je gère plusieurs entreprises avec un programme de comptabilité, payer 2 fois une même facture c'est impossible cela se retrouve automatiquement sur le compte fournisseur ou bien sur un compte d'attente.
un truc simple vérifier le n°de compte bancaire sur le quel a été payé la facture; vous devrez aussi avoir accès aux extraits bancaires
Vérifier aussi la fiche fournisseur et les comptes bancaires de celui-ci et bien d'autres contrôles pour retrouver l'erreur si il y a....
Si d'après ce que j'ai lu il y a détournement de fond , questionnez celui-qui fait les paiements et vérifier le n° de compte du destinataire......


jacq

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libra
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Re : Paiements fait en double voir en triple

jacq a écrit :

je gère plusieurs entreprises avec un programme de comptabilité, payer 2 fois une même facture c'est impossible.

Et si on encode deux fois la même facture?

J'ai deux fournisseurs d'énergies qui me réclament un acompte pour le même numéro EAN, la même période.

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jacq
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Re : Paiements fait en double voir en triple

libra a écrit :
jacq a écrit :

je gère plusieurs entreprises avec un programme de comptabilité, payer 2 fois une même facture c'est impossible.

Et si on encode deux fois la même facture?

J'ai deux fournisseurs d'énergies qui me réclament un acompte pour le même numéro EAN, la même période.

Soit vous avez changé de fournisseur, soit le fournisseur a changé de nom.
Dans votre situation je téléphone aux 2 fournisseurs en 1er le plus ancien et je lui demande  si il est toujours le distributeur et suite a  sa réponse je téléphone au 2 éme pour lui expliquer le problème un des 2 devra vous faire une note de crédit annulant la facture litigieuse.


jacq

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luc
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Re : Paiements fait en double voir en triple

ninifel a écrit :
Panchito a écrit :

En fait nous avions choisi en 2016 le Syndic n°1 père et nous nous sommes retrouvés avec ses 2 filles...

A mon avis parce que c'était un contrat de syndic de copropriété mais sans mention d'une clause  Intuitu personæ

Cette clause est une clause très théorique, si le contrat n'est pas cosigné par le délégué permanent de la firme (= le père dans ce cas). il signe une fois comme représentant et une fois comme délégué permanent.
En plus le contrat doit prévoir qu'il devient caduc si un des signataires change, donc en cas de changement du délégué permanent et/ou de la firme (cas de fusion), ... .   
Lisez attentivement l'article 61 complet du Code des sociétés. Extrait:

Ce représentant est soumis aux mêmes conditions et encourt les mêmes responsabilités civiles et pénales que s'il exerçait cette mission en nom et pour compte propre, sans préjudice de la responsabilité solidaire de la personne morale qu'il représente.


Cordialement,

Luc

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luc
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Re : Paiements fait en double voir en triple

ninifel a écrit :

(...)
Tous les intervenants sur ce forum, moi excepté vous diront qu'il ne faut pas que les copropriétaires aient accès aux extraits bancaires des dépenses et des recettes de leur indivision de droit privé. Nonobstant l'avis favorable de la CVP belge depuis des années déja.
(...)

Dans le temps j'ai refusé d'apprendre dans toutes les langues des mots, .... d'une signification négative, diffamatoire, insultante, ... . Il m'est donc impossible d'écrire ce que je pense du contenu de votre texte.

Je vous signale donc mon désaccord avec vos positions dans votre réplique, sans pouvoir/vouloir exprimer ce que je pense,

Vous utilisez une série de sophismes, qui était déjà connue par Aristoteles, il y a 25 siècles. Il serait peut-être utile que vous apprenez le Grec et/ou Latin pour apprendre les sophismes et l'effet dévastatrice pour votre propre opinion.

Dernière modification par luc (31-03-2018 11:01:29)


Cordialement,

Luc

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PIM
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Re : Paiements fait en double voir en triple

Ninifel a écrit :

Tous les intervenants sur ce forum, moi excepté vous diront qu'il ne faut pas que les copropriétaires aient accès aux extraits bancaires des dépenses et des recettes de leur indivision de droit privé. Nonobstant l'avis favorable de la CVP belge depuis des années déja.

Il ne faut donc pas s'étonner que les comptes en copropriété soient faux/frauduleux car le but du syndic est d'arranger les bidons des uns et des autres et/ou diverses  éventuelles erreurs "humaines" dans la gestion de la copropriété.

Message à l’auto-proclamée « chevalier blanc »
Cette affirmation est fausse et injurieuse. Elle vous discrédite totalement.


Erik DECKERS
Pim's webmaster (notamment...)
Propriétés Immobilières

--------------------
L'expérience est une lanterne attachée dans notre dos, qui n'éclaire que le chemin parcouru - (Confucius)

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libra
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Re : Paiements fait en double voir en triple

jacq a écrit :
libra a écrit :

J'ai deux fournisseurs d'énergies qui me réclament un acompte pour le même numéro EAN, la même période.

Soit vous avez changé de fournisseur, soit le fournisseur a changé de nom.
Dans votre situation je téléphone aux 2 fournisseurs en 1er le plus ancien et je lui demande  si il est toujours le distributeur et suite a  sa réponse je téléphone au 2 éme pour lui expliquer le problème un des 2 devra vous faire une note de crédit annulant la facture litigieuse.

Je crois que je me suis mal exprimé.

J'ai deux fournisseurs d'énergies qui, chacun,  me réclament un acompte pour le même numéro EAN la même période. Il ne s'agit donc pas d'un ancien et ou d'un nouveau fournisseur. Ce sont deux affaires totalement différentes.

Par ailleurs, j'ai également eu deux fournisseurs qui me remboursent le paiement d'une facture que j'avais honorée. Un des deux à deux reprises.

Dernière modification par libra (31-03-2018 11:49:51)

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GT
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Re : Paiements fait en double voir en triple

ninifel a écrit :

Il ne faut donc pas s'étonner que les comptes en copropriété soient faux/frauduleux car le but du syndic est d'arranger les bidons des uns et des autres et/ou diverses  éventuelles erreurs "humaines" dans la gestion de la copropriété.

Ninifel, ne faites pas d'amalgame et de généralisation à partir de l'une ou l'autre expérience particulière prétendument subie.

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libra
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Re : Paiements fait en double voir en triple

ninifel a écrit :
Ninifel a écrit :

Jacq a écrit :
vous devrez aussi avoir accès aux extraits bancaires

Ce n'est pas l'usage en copropriété

Question donc suite aux levées de boucliers de PIM, GT, LUC qui alimentent l'obscur comme a dit PIM :

- Y a-t-il du  faux dans la citation ci-dessus  ?

Non et alors? C'est justement le sujet de la conversation. Qu'avez vous ajouté si ce n'est des commentaires complètement déplacés.

Dernière modification par libra (31-03-2018 12:50:17)

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panchito
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Re : Paiements fait en double voir en triple

Cela fait plus de 30 ans que je suis commissaire aux comptes dans diverses copropriétés et j'exige toujours les extraits de compte bancaires originaux.

Je les ai toujours reçus!

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PIM

panchito
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Re : Paiements fait en double voir en triple

Au commissaire au compte de les demander.

Chaque copropriétaire peut aussi prendre RV pour aller chez le Syndic les consulter.

Ceux qui ne font pas cette démarche, c'est leur choix!

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libra
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Re : Paiements fait en double voir en triple

ninifel a écrit :

Oui Panchito je sais que vous , vous les avez toujours eu les extraits bancaires ( classeur papier ) depuis 30 ans. Mais pou run Panchito, Pim, Gt, Libra ...et Luc combien de copropriétaires voient les extraits bancaires ( recettes et dépenses) de leur association ?

Ce n'est pas parce qu'on ne les voit pas qu'on peut pas les voir. Il suffit de le demander.

ninifel a écrit :

Au vote !!!

Stupide devil

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panchito
Pimonaute non modérable
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Re : Paiements fait en double voir en triple

Ceci étant mon sujet, je tiens à repréciser:

Au commissaire au compte de demander les extraits de comptes.

A chaque copropriétaire de prendre RV pour aller chez le Syndic les consulter.

Ceux qui ne font pas cette démarche, c'est leur choix!

Dans certaines copropriétés plus digitalisées, j'ai aussi accès à toutes les factures numérisées sur le site Internet de la copropriété, car les CP ont pris la décision d'en avoir un et de payer pour.

Dans d'autres j'ai accès aux extraits de comptes on-line via une application de type easy banking.

Tout dépend de ce que la copropriété veut et à quels frais!

MAis entre-temps, j'ai eu la réponse à mes questions, le syndic n°1 a outsourcé la comptabilité à notre insu vers un autre syndic sur base de transfert de facturiers "papier". Comme ce transfert se faisait souvent avec plus d'un trimestre de retard, les paiements en double résultent de ce manque total d'organisation, de rigueur et de professionnalisme.

Le syndic n°1 ne va plus faire long feu chez nous....

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GT
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Re : Paiements fait en double voir en triple

panchito a écrit :

MAis entre-temps, j'ai eu la réponse à mes questions, le syndic n°1 a outsourcé la comptabilité à notre insu vers un autre syndic sur base de transfert de facturiers "papier". Comme ce transfert se faisait souvent avec plus d'un trimestre de retard, les paiements en double résultent de ce manque total d'organisation, de rigueur et de professionnalisme.

Le syndic n°1 ne va plus faire long feu chez nous....

En copropriété, le principe de la sous-traitance (externalisation)comptable existe

"Notre société est également amenée à s’occuper de comptabilité en sous-traitance pour d’autres syndics soucieux de confier ces prestations en confiance à des professionnels avertis et reconnus par leurs pairs."

http://www.progest.be/fr/pages/nos-services.aspx

Le syndic devrait prévenir (qui? ) ou obtenir une autorisation (de qui ?) pour donner en sous-traitance la comptabilité d'une ACP sous  sa propre responsabilité  ?

Dernière modification par GT (01-04-2018 09:11:40)

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panchito
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Re : Paiements fait en double voir en triple

Ninifel a écrit :

L'information à ma connaissance ne figure quasi jamais ( je ne l'ai jamais vue) dans la fiche de présentation de son cabinet et/ou de son contrat.  Vous aviez par écrit des infos en phase pré-contractuellle  à ce sujet Panchito ? Ou vous avez découvert  l'organisation de la confection de la compta de votre syndic après l'avoir choisi ?

Chaque fois que nous screenons un candidat syndic, nous exigeons de voir sous quelle forme les décomptes seront présentés.

L'outsourcing n'est pas en soi un problème, le vrai problème c'est que les factures papiers ont été transférées à une certaine fréquence de Bruxelles à Wavre et qu'ils se sont emmêlé les pinceaux puisque par exemple des factures appartenant au trimestre n, ont été payées en n+1 voire +2.

Un chat n'y retrouverait pas ses jeunes...

Le Syndic prime est bardé de dipômes universitaires dont un en gestion financière.

Dans la copropriété en question, la compta est hyper-simple:
- par mois: une facture de mazout, une facture du jardinier, 3 factures pour lampiris, 1 pour le container de BXL propreté, 1 pour le nettoyage
- par an: une facture pour les assurances, une pour l'entretien des ascenseurs
- tous les 2 mois: acompte IBDE

C'est trop compliqué?

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GT
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Re : Paiements fait en double voir en triple

ninifel a écrit :

GT tu n'es pas d'accord ?

Je me me suis jamais permis de vous tutoyer.
J'apprécierais que vous agissiez de la même manière.

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GT
Pimonaute incurable
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Re : Paiements fait en double voir en triple

ninifel a écrit :

(...)restons dans ce bon sujet :  la compta d'une copropriété.

A cet égard, vous avez écrit :

"Excellent, juste pour vous l'accès ( en consultation) des RECETTES et DEPENSES de la copropriété ?"

Dans la comptabilité en partie double , il est question d'un compte de résultats reprenant non pas les recettes et les dépenses mais les charges et les produits.
qui n'apparaissent pas dans les extraits bancaires.

Ainsi si une charge est comptabilisée lorsque la facture parvient chez le syndic, le payement n'apparaîtra pas nécessairement dans les extraits bancaires s'il n'a pas été effectué.

En revanche, la facture impayée devra ressortir du bilan reprenant notamment les fournisseurs impayés totalement ou partiellement .

Dernière modification par GT (01-04-2018 11:22:55)

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GT
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Re : Paiements fait en double voir en triple

panchito a écrit :

L'outsourcing n'est pas en soi un problème, le vrai problème c'est que les factures papiers ont été transférées à une certaine fréquence de Bruxelles à Wavre et qu'ils se sont emmêlé les pinceaux puisque par exemple des factures appartenant au trimestre n, ont été payées en n+1 voire +2.

L'outsourcing n'est pas en soi un problème.

Mais c'est le syndic qui reçoit quitus ou non de l'AG pour les comptes annuels (et non le sous-traitant).

Dernière modification par GT (01-04-2018 11:41:28)

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panchito
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Re : Paiements fait en double voir en triple

GT a écrit :

Mais c'est le syndic qui reçoit quitus ou non de l'AG pour les comptes annuels (et non le sous-traitant).

Bien entendu.

Où voulez-vous en venir?

C'est évident que nous ne donnerons pas quitus et décharge au Syndic prime.

Parce qu'il n'y a pas que la comptabilité qui foire, il n'y a eu aucune gestion digne de ce nom et les décisions prises en AG non pas été exécutées.

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grmff
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Re : Paiements fait en double voir en triple

ninifel a écrit :

Oui Panchito je sais que vous , vous les avez toujours eu les extraits bancaires ( classeur papier ) depuis 30 ans. Mais pou run Panchito, Pim, Gt, Libra ...et Luc combien de copropriétaires voient les extraits bancaires ( recettes et dépenses) de leur association ?

Au vote !!!

Dans le cas des copropriétés que je gérais, 100% des commissaires me demandaient et vérifiaient, de diverses manières, les extraits de compte.
Et à une ou deux exceptions, aucun autre copropriétaire n'est jamais venu jeter un oeil sur les facturiers ou extraits.

Dans les copropriétés que je connais, 100% des commissaires aux comptes ont aussi accès aux extraits.

Et dans la dernière copropriété où je suis simple copropriétaire, j'ai eu accès aux extraits la première fois où je l'ai demandé.

Et finalement, dans la copropriété où je suis syndic, il n'y pas de compte bancaire. Tout passe par mon compte personnel, et les autres propriétaires me rembourse leur quote-part dans les frais sur base d'un décompte au rythme que j'estime raisonnable. On a eu 3-4 AG depuis que j'ai été nommé il y a 15 mois, et tout a toujours été voté à l'unanimité. (mais j'avoue que si je dis cela, tout vrai que cela soit, c'est un peu pour mettre de l'huile sur le feu de ce fil de discussion qui ralentit...  big_smile  )


Grmf!
----------------
Et dire que demain, hier sera passé de deux jours...

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