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La gestion du stock de mazout et incidence sur les comptes

Papyrus
Pimonaute assidu
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La gestion du stock de mazout et incidence sur les comptes

Bonjour,

Je réside dans une copropriété de 14 lots ainsi que 4 autres CP, les autres résidents sont des locataires.
La copropriété est équipée d'un chauffage collectif de type chaudière à mazout.
Jusqu'à l'année dernière, la comptabilité était de type simplifiée, les comptes envoyés trimestriellement et soumis annuellement au CAC.
Les comptes étaient clos le 30/09 et l'AG organisé vers le 20/12.

En cours d'année 2017, la copropriété s'est retrouvée par deux fois à cours de mazout puisque la jauge à mazout qui aurait dû être remplacée (remplacement voté en AG l'année précédente) ne l'avait pas été. Le comble est que la seconde fois est survenue 2 jours avant la fin du mandat de l'ancien syndic.

Fin 2017, lors de l'AGA, nous avons voté un changement de syndic pour un manque de pro-activité et d'efficacité du syndic dans la gestion de la copropriété et 2 problèmes récurrents non résolus : CP débiteurs depuis plusieurs années et litige avec un CP après un sinistre survenu 2 ou 3 ans auparavant et ayant occasionné 1/3 du budget annuel de réparations en urgence.

Les comptes ont été approuvés par tous (6 CP) sauf un.

Après ce dernier problème de manque de mazout, je me suis aperçu que le CAC n'avait jamais mentionné le stock de mazout dans le rapport annuel et ceci depuis 3 ans bien que lui-même et son précédent confrère avait préconisé une gestion du stock de mazout.
J'avait été très favorable à cette idée mais le précédent syndic avait répondu au CAC que les CP n'y étaient pas favorables et à moi que le CAC ne voulait modifié la gestion du mazout sinon les comptes seraient faussés.

Le problème est qu'il avait annoncé que la citerne était pleine (10 000 litres) au 30/09/17 (à la clôture des comptes) et que le 29/12/17, la copropriété était à cours de mazout (2 jours avant la fin de son mandat) !

Par recoupement de consommations annuels antérieures et relecture des précédents mails avec le syndic, j'ai pu déterminer le volume approximatif du mazout à la clôture des comptes (30/09/2017).

Mais le nouveau syndic ne s'y retrouve pas et ne parvient pas à gérer le stock de mazout, ne sais pas comment procéder et ma question est comment devrait-on gérer le stock de mazout maintenant pour pouvoir avoir des comptes corrects ?

Désolé pour l'introduction un peu longue ... ops

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max11
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Re : La gestion du stock de mazout et incidence sur les comptes

Je ne comprends pas le problème....

vous notez le stock de mazout au 30.09 de l'année N : litres et € (par exemple au dernier prix unitaire facturé)
L'année suivante N+1, vous notez le stock au 30.09 : litres et € (en utilisant le prix de la dernière facture)
Vous comparez les valeurs en N et en N+1 et vous passez une écriture de variation de stock pour que le compte de stock au bilan corresponde à la nouvelle valeur

Si vous avez une répartition par calorimètre, le mieux est de relever le stock à la date du relevé des calorimètres plutôt qu'au 30.09

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panchito
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Re : La gestion du stock de mazout et incidence sur les comptes

Le problème est pourtant hyper simple à résoudre: votre syndic demande au livreur de mazout de faire systématiquement le plein une fois par mois. Cela permet aussi d'échelonner les frais. Imaginez qu'à chaque fois vous attendiez que votre cuve de 10.000 litres soit pratiquement vide avant de la faire remplir. Vous allez avoir une drôle de surprise lors de vos décompte trimestriels, si le fournisseur a du livrer pratiquement 10.000 litres en une seule fois!

Dernière modification par panchito (16-11-2018 19:37:31)

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bg1000
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Re : La gestion du stock de mazout et incidence sur les comptes

Bonjour

Le plus simple est d'avoir un système de provision de charge et non à terme échu pour les frais cela lisse les frais.
D'autre part prendre un système de livraison automatique, le livreur vient en fonction des degrés jours écoulé, pas besoin de se préoccupé du niveau de la cuve il y aura toujours du mazout, la livraison se faisant en fonction de l'historique des températures passées.


BG

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Papyrus
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Re : La gestion du stock de mazout et incidence sur les comptes

bg1000 a écrit :

Bonjour

Le plus simple est d'avoir un système de provision de charge et non à terme échu pour les frais cela lisse les frais.
D'autre part prendre un système de livraison automatique, le livreur vient en fonction des degrés jours écoulé, pas besoin de se préoccupé du niveau de la cuve il y aura toujours du mazout, la livraison se faisant en fonction de l'historique des températures passées.


BG

Merci pour votre réponse.

Cependant, ce n'est pas applicable actuellement vu le nombre de CP débiteurs. Mais cette solution semble souvent revenir dans les réponses que l'on me fournit sur ce site et ailleurs.

J'avais aussi le problème de la gestion du stock de mazout après validation et approbation des comptes antérieur puisque le stock annoncé était faux.

J'ai réalisé malheureusement que le CP ayant refusé les comptes ne pouvait plus se retourner contre l'ancien syndic puisque les 4 mois nécessaires sont passés et donc je me demandais si l'ACP devait réintégrer cette erreur de stock de mazout dans les comptes de cette année et sous quelle forme.

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Papyrus
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Re : La gestion du stock de mazout et incidence sur les comptes

max11 a écrit :

Je ne comprends pas le problème....

vous notez le stock de mazout au 30.09 de l'année N : litres et € (par exemple au dernier prix unitaire facturé)
L'année suivante N+1, vous notez le stock au 30.09 : litres et € (en utilisant le prix de la dernière facture)
Vous comparez les valeurs en N et en N+1 et vous passez une écriture de variation de stock pour que le compte de stock au bilan corresponde à la nouvelle valeur

Si vous avez une répartition par calorimètre, le mieux est de relever le stock à la date du relevé des calorimètres plutôt qu'au 30.09

et

panchito a écrit :

Le problème est pourtant hyper simple à résoudre: votre syndic demande au livreur de mazout de faire systématiquement le plein une fois par mois. Cela permet aussi d'échelonner les frais. Imaginez qu'à chaque fois vous attendiez que votre cuve de 10.000 litres soit pratiquement vide avant de la faire remplir. Vous allez avoir une drôle de surprise lors de vos décompte trimestriels, si le fournisseur a du livrer pratiquement 10.000 litres en une seule fois!

Merci pour vos réponses.

Je trouve ces solutions évidentes et m'inquiète que mon syndic ne nous les ai pas proposé.
Quoiqu'il en soit l'AGA va arriver à grands pas et j' ai un peu moins d'un mois pour vérifier ce qu'il va nous proposer.

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panchito
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Re : La gestion du stock de mazout et incidence sur les comptes

Etes-vous d'abord sur que le nombre de litres de mazout présents dans votre cuve doit figurer au bilan? Personnellement je ne jamais vu ce type de mention dans aucune copropriété où j'ai des biens et qui sont chauffées au mazout?

Papyrus a écrit :

Cependant, ce n'est pas applicable actuellement vu le nombre de CP débiteurs

Votre copropriété a-t'elle plus de 20 lots? Vous êtes en comptabilité double? Qu'en dit votre commissaire aux comptes?

Je ne comprends pas votre phrase. Le compte de l'ACP est encore créditeur puisque votre Syndic n'a pas le droit de descendre en-dessous de zéro.

Pourquoi ne mettez-vous pas tout en œuvre pour corriger les comptes afin de les faire approuver? Votre nouveau syndic a évidemment le droit de vous demander des honoraires supplémentaires pour s'y atteler mais sans comptes approuvés, vous ne savez pas introduire de requête en justice à l'égard des mauvais payeurs.

Donc je ne comprends pas non plus la "négligence" ou l'apathie des copropriétaires bons payeurs qui ne semblent pas faire grand chose...

C'est à vous de décider en AG (après avoir fait mettre des points à l'ordre de jour) de ce que votre syndic doit faire pour rétablir la situation.

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luc

max11
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Re : La gestion du stock de mazout et incidence sur les comptes

Les comptes ont été approuvé et il est inutile de revenir dessus pour une histoire de stock mal valorisé.

Pour l'exercice en cours, si vous souhaitez que le stock soit repris au bilan (le stock en € pas en litres), il suffit de relever le niveau au 30.09 ou, si ça n'a pas été fait de l'estimer au mieux à partir de la date de la dernière livraison, de la suivante, du stock actuel....

Mais il manque l'info principal : comment sont réparti vos frais de chauffage ?  vous avez des calorimètres ?

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GT
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Re : La gestion du stock de mazout et incidence sur les comptes

L'Arrêté royal du 12 juillet 2012 fixant un plan comptable minimum normalisé pour les associations de copropriétaires été publié le 30 août 2012.
Ce plan comptable ne prévoit pas des comptes de stocks  que l'on retrouve ds la comptabilité des entreprises (comptes de la classe 3).

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Papyrus
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Re : La gestion du stock de mazout et incidence sur les comptes

GT a écrit :

L'Arrêté royal du 12 juillet 2012 fixant un plan comptable minimum normalisé pour les associations de copropriétaires été publié le 30 août 2012.
Ce plan comptable ne prévoit pas des comptes de stocks  que l'on retrouve ds la comptabilité des entreprises (comptes de la classe 3).

Merci pour votre réponse

et voilà enfin une réponse qui me satisfait parce qu'elle m'enlève une grosse épine du pied.

Mais je m'étonne que le syndic ne le sache pas et ne me l'ait pas dit et surtout que le CAC m'ait proposé une gestion du stock comme dans une entreprise.
Il n'est peut-être pas spécialisé en copropriété.

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luc
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Re : La gestion du stock de mazout et incidence sur les comptes

Papyrus a écrit :
GT a écrit :

L'Arrêté royal du 12 juillet 2012 fixant un plan comptable minimum normalisé pour les associations de copropriétaires été publié le 30 août 2012.
Ce plan comptable ne prévoit pas des comptes de stocks  que l'on retrouve ds la comptabilité des entreprises (comptes de la classe 3).

Merci pour votre réponse

et voilà enfin une réponse qui me satisfait parce qu'elle m'enlève une grosse épine du pied.

Mais je m'étonne que le syndic ne le sache pas et ne me l'ait pas dit et surtout que le CAC m'ait proposé une gestion du stock comme dans une entreprise.
Il n'est peut-être pas spécialisé en copropriété.

je pourrais y répondre plus en détail, mais plus efficace est que votre CAC lise le document officiel suivant, qui est présent je crois sur le site de PIM:
Avis 2012/14 - Exemple chiffré relatif au plan comptable minimum normalisé pour les associations de copropriétaires fixé par l'arrêté royal du 12 juillet 2012 - Avis CNC du 5 septembre 2012


Cordialement,

Luc

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Papyrus
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Re : La gestion du stock de mazout et incidence sur les comptes

max11 a écrit :

Les comptes ont été approuvé et il est inutile de revenir dessus pour une histoire de stock mal valorisé.

Bonne nouvelle. Cela va éviter beaucoup de conflits avec les autres CP qui n'auraient pas voulu endosser une dette de 4 000 euros suite à une erreur de l'ancien syndic qui est de toutes façons, hors poursuite judiciaire.

max11 a écrit :

Pour l'exercice en cours, si vous souhaitez que le stock soit repris au bilan (le stock en € pas en litres), il suffit de relever le niveau au 30.09 ou, si ça n'a pas été fait de l'estimer au mieux à partir de la date de la dernière livraison, de la suivante, du stock actuel....

J'aurais préférer que le syndic gère le stock de mazout mais si la l'AR de 2012 exclut un compte de stock dans la gestion des copropriétés, le problème est réglé.
Sinon votre méthode proposée est judicieuse.

max11 a écrit :

Mais il manque l'info principal : comment sont réparti vos frais de chauffage ?  vous avez des calorimètres ?

Les frais de chauffage sont répartis suivant le relevé des calorimètres et les frais liés au chauffage (contrat d'entretien, interventions ponctuelles en cours d'année, réparations, etc ...).

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Papyrus
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Re : La gestion du stock de mazout et incidence sur les comptes

luc a écrit :

je pourrais y répondre plus en détail, mais plus efficace est que votre CAC lise le document officiel suivant, qui est présent je crois sur le site de PIM:
Avis 2012/14 - Exemple chiffré relatif au plan comptable minimum normalisé pour les associations de copropriétaires fixé par l'arrêté royal du 12 juillet 2012 - Avis CNC du 5 septembre 2012

Je vous remercie de ce lien et vais l'envoyer au CAC et au syndic dès demain.

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GT
Pimonaute incurable
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Re : La gestion du stock de mazout et incidence sur les comptes

Papyrus a écrit :
luc a écrit :

je pourrais y répondre plus en détail, mais plus efficace est que votre CAC lise le document officiel suivant, qui est présent je crois sur le site de PIM:
Avis 2012/14 - Exemple chiffré relatif au plan comptable minimum normalisé pour les associations de copropriétaires fixé par l'arrêté royal du 12 juillet 2012 - Avis CNC du 5 septembre 2012

Je vous remercie de ce lien et vais l'envoyer au CAC et au syndic dès demain.

Papyrus, j'attire également votre attention sur l'article 577-8, §4, 17°, C. Civil

"Quels que soient les pouvoirs qui lui sont conférés par le règlement de copropriété, le syndic est chargé :
17° de tenir les comptes de l'association des copropriétaires de manière claire, précise et détaillée suivant le plan comptable minimum normalisé à établir par le Roi. Toute copropriété de moins de vingt lots à l'exclusion des caves, des garages et parkings est autorisée à tenir une comptabilité simplifiée reflétant au minimum les recettes et les dépenses, la situation de trésorerie ainsi que les mouvements des disponibilités en espèces et en compte, le montant du fonds de roulement et du fonds de réserve visés à l'article 577-11, § 5, alinéas 2 et 3, les créances et les dettes des copropriétaires"

Dernière modification par GT (18-11-2018 16:56:33)

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Papyrus
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Re : La gestion du stock de mazout et incidence sur les comptes

panchito a écrit :

Etes-vous d'abord sur que le nombre de litres de mazout présents dans votre cuve doit figurer au bilan? Personnellement je ne jamais vu ce type de mention dans aucune copropriété où j'ai des biens et qui sont chauffées au mazout?

Vous semblez avoir raison aux vues de la réponse de Luc qui mentionne l'AR de 2012 qui ne mentionne pas de compte de stock dans le plan comptable employé pour la gestion des copropriétés et qui implicitement exclut la gestion du stock de mazout.

Mais quid de la gestion des clés dans la rubrique stock de notre bilan précédent ?

panchito a écrit :

Votre copropriété a-t'elle plus de 20 lots? Vous êtes en comptabilité double? Qu'en dit votre commissaire aux comptes?

14 lots - comptabilité simplifiée jusqu'à l'année dernière et pour cette année, je ne sais pas encore - Le CAC proposait depuis 2 ans, une gestion du stock de mazout telle qu'en entreprise. J'avais proposé une gestion du mazout en FIFO.

panchito a écrit :

Je ne comprends pas votre phrase. Le compte de l'ACP est encore créditeur puisque votre Syndic n'a pas le droit de descendre en-dessous de zéro.

Pourquoi ne mettez-vous pas tout en œuvre pour corriger les comptes afin de les faire approuver? Votre nouveau syndic a évidemment le droit de vous demander des honoraires supplémentaires pour s'y atteler mais sans comptes approuvés, vous ne savez pas introduire de requête en justice à l'égard des mauvais payeurs.

Donc je ne comprends pas non plus la "négligence" ou l'apathie des copropriétaires bons payeurs qui ne semblent pas faire grand chose...

C'est à vous de décider en AG (après avoir fait mettre des points à l'ordre de jour) de ce que votre syndic doit faire pour rétablir la situation.

Les comptes 2017 ont été approuvés. Le nouveau syndic n'a pas envoyé de décomptes trimestriels et la majorité des CP n'a donc rien versé en cours d'année. Le syndic a donc du procéder à 2 appels de fonds et geler plusieurs factures fournisseurs pour ne pas être dans le rouge.
Malgré tout, cela a juste suffit pour remplir la cuve de mazout partiellement.
Mais en ce qui concerne les mauvais payeurs, je vais ouvrir un nouveau post car là aussi, j'ai beaucoup de points qui restent à élucider.
Je ne comprends pas non plus l'apathie des autres CP mais pour la plupart ne résidant pas sur place, ils se bornent à payer (ou pas d'ailleurs !) et à ne pas venir aux AGA et AGE et ne votent pas. Les CP bons payeurs viennent mais nous (président et assesseur) laissent régler les problèmes se contentant de refuser tout investissement dans la copropriété en attendant patiemment de pouvoir vendre leur appartement (cas pour 4 CP).
Pour ce qui est de faire avancer la copropriété, nous déployons beaucoup d'énergie et multiplions les entretiens avec le syndic pour revenir à une situation correcte et utiliserons l'AGA pour faire prendre les décisions nécessaires pour continuer.

merci pour votre réponse.

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Papyrus
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Re : La gestion du stock de mazout et incidence sur les comptes

GT a écrit :

Papyrus, j'attire également votre attention sur l'article 577-8, §4, 17°, C. Civil

"Quels que soient les pouvoirs qui lui sont conférés par le règlement de copropriété, le syndic est chargé :
17° de tenir les comptes de l'association des copropriétaires de manière claire, précise et détaillée suivant le plan comptable minimum normalisé à établir par le Roi. Toute copropriété de moins de vingt lots à l'exclusion des caves, des garages et parkings est autorisée à tenir une comptabilité simplifiée reflétant au minimum les recettes et les dépenses, la situation de trésorerie ainsi que les mouvements des disponibilités en espèces et en compte, le montant du fonds de roulement et du fonds de réserve visés à l'article 577-11, § 5, alinéas 2 et 3, les créances et les dettes des copropriétaires"

Je n'ai pas encore vu les comptes de cette année et cela m'inquiète un peu ... nous sommes à un mois de l'AGA ...
Je ne sais sous quel masque les comptes vont nous être proposés.

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luc
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Re : La gestion du stock de mazout et incidence sur les comptes

GT a écrit :
Papyrus a écrit :
luc a écrit :

je pourrais y répondre plus en détail, mais plus efficace est que votre CAC lise le document officiel suivant, qui est présent je crois sur le site de PIM:
Avis 2012/14 - Exemple chiffré relatif au plan comptable minimum normalisé pour les associations de copropriétaires fixé par l'arrêté royal du 12 juillet 2012 - Avis CNC du 5 septembre 2012

Je vous remercie de ce lien et vais l'envoyer au CAC et au syndic dès demain.

Papyrus, j'attire également votre attention sur l'article 577-8, §4, 17°, C. Civil

"Quels que soient les pouvoirs qui lui sont conférés par le règlement de copropriété, le syndic est chargé :
17° de tenir les comptes de l'association des copropriétaires de manière claire, précise et détaillée suivant le plan comptable minimum normalisé à établir par le Roi. Toute copropriété de moins de vingt lots à l'exclusion des caves, des garages et parkings est autorisée à tenir une comptabilité simplifiée reflétant au minimum les recettes et les dépenses, la situation de trésorerie ainsi que les mouvements des disponibilités en espèces et en compte, le montant du fonds de roulement et du fonds de réserve visés à l'article 577-11, § 5, alinéas 2 et 3, les créances et les dettes des copropriétaires"

C'est exact. Mais ce texte impératif du Code Civil implique:
1. une décision explicite de l'AG
2. les règles à suivre par celui qui tient cette comptabilité (quoi - qui - comment - quand), pour être certain que les autres dispositions de la loi soient suivies.
3. une mention dans le contrat du syndic qu'il va tenir la comptabilité de l'ACP de cette manière., et son coût éventuel (tenir une comptabilité simplifié n'est pas simple pour un syndic).

Dernière modification par luc (18-11-2018 17:32:49)


Cordialement,

Luc

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panchito
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Re : La gestion du stock de mazout et incidence sur les comptes

Papyrus a écrit :

Mais je m'étonne que le syndic ne le sache pas et ne me l'ait pas dit et surtout que le CAC m'ait proposé une gestion du stock comme dans une entreprise.
Il n'est peut-être pas spécialisé en copropriété.

Oui c'est très curieux! Mais vous venez de changer de Syndic dites-vous. Qui vous l'a proposé? C'était sur bases de références écrites? Vous avez vu son CV? Le décision de l'engager lui a-t'elle été prise à l'unanimité? Pourquoi l'avez-vous choisi lui et pas un autre? Ces références étaient-elles à ce point convaincantes?
Bizarre car aux manettes à présent de votre copropriété il semble ne pas être efficace et ni pointilleux dans sa gestion...Pourquoi auriez-vous été élire les membres d'un CdC qui comme vous dites "ne sont peut-être pas spécialisés en copropriété". Avez-vous un commissaire aux comptes?

Avez-vous fait voter des procédures d'escalade avec amende pénale contre les mauvais payeurs?

Vous les CP aviez-vous décidé d'avoir des décomptes trimestriels?

Si oui pourquoi votre syndic n'a-t'il pas exécuté votre décision?

N'oubliez pas non plus que votre CdC n'a plus aucun pouvoir de décision depuis la dernière loi de 2010.

Leur rôle se borne à envoyer un rapport 2 fois par an sur les activités du syndic. Vous les avez reçus?

Dernière modification par panchito (18-11-2018 17:46:54)

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Papyrus
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Re : La gestion du stock de mazout et incidence sur les comptes

panchito a écrit :
Papyrus a écrit :

Mais je m'étonne que le syndic ne le sache pas et ne me l'ait pas dit et surtout que le CAC m'ait proposé une gestion du stock comme dans une entreprise.
Il n'est peut-être pas spécialisé en copropriété.

Oui c'est très curieux! Mais vous venez de changer de Syndic dites-vous. Qui vous l'a proposé? C'était sur bases de références écrites? Vous avez vu son CV? Le décision de l'engager lui a-t'elle été prise à l'unanimité? Pourquoi l'avez-vous choisi lui et pas un autre? Ces références étaient-elles à ce point convaincantes?
Bizarre car aux manettes à présent de votre copropriété il semble ne pas être efficace et ni pointilleux dans sa gestion...

Le président du CdC nous l'a proposé lors de l'AG 2017 et ne semble pas avoir validé ses références ni ses capacités à améliorer la situation de la copropriété.
Lors de l'AG 2017, le nouveau syndic a été élu à la majorité des présents car tous les CP connaissaient les 2 problèmes récurrents et voulaient les résoudre.

panchito a écrit :

Pourquoi auriez-vous été élire les membres d'un CdC qui comme vous dites "ne sont peut-être pas spécialisés en copropriété". Avez-vous un commissaire aux comptes?

Depuis plusieurs années, le même président et le même assesseur (moi) sont élus au CdC, car aucune candidature ne se présente et nous avons la volonté d'entretenir nos biens et d'avoir une copropriété saine.
nous avons un CAC depuis 5 ans.

panchito a écrit :

Avez-vous fait voter des procédures d'escalade avec amende pénale contre les mauvais payeurs?

Elles existent dans l'AB mais ne semblent pas être appliquées.

panchito a écrit :

Vous les CP aviez-vous décidé d'avoir des décomptes trimestriels?

Oui.

panchito a écrit :

Si oui pourquoi votre syndic n'a-t'il pas exécuté votre décision?

Le syndic a décidé d'installer en cours d'année, un logiciel comptable adapté à la gestion des copropriétés. De plus, il a changé de comptable et sa formation et son adaptation au nouveau logiciel ont eu raison des nos décomptes trimestriels.

panchito a écrit :

N'oubliez pas non plus que votre CdC n'a plus aucun pouvoir de décision depuis la dernière loi de 2010.

Leur rôle se borne à envoyer un rapport 2 fois par an sur les activités du syndic. Vous les avez reçus?

Nous n'envoyons pas de rapport d'activités du syndic aux autres CP.  ops

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panchito
Pimonaute non modérable
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Re : La gestion du stock de mazout et incidence sur les comptes

Papyrus a écrit :

Le président du CdC nous l'a proposé lors de l'AG 2017 et ne semble pas avoir validé ses références ni ses capacités à améliorer la situation de la copropriété.

La fonction de président du CdC n'existe plus depuis belle lurette! Simplement les CP élisent un président au début de chaque AG (qui ne peut jamais être le syndic) pour gérer l'AG, les débats etc... et un secrétaire (qui est souvent le Syndic) pour rédiger le PV (décisions prises avec résultats des votes)

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