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La gestion du stock de mazout et incidence sur les comptes

Papyrus
Pimonaute assidu
Inscription : 14-11-2018
Messages : 191

La gestion du stock de mazout et incidence sur les comptes

Bonjour,

Je réside dans une copropriété de 14 lots ainsi que 4 autres CP, les autres résidents sont des locataires.
La copropriété est équipée d'un chauffage collectif de type chaudière à mazout.
Jusqu'à l'année dernière, la comptabilité était de type simplifiée, les comptes envoyés trimestriellement et soumis annuellement au CAC.
Les comptes étaient clos le 30/09 et l'AG organisé vers le 20/12.

En cours d'année 2017, la copropriété s'est retrouvée par deux fois à cours de mazout puisque la jauge à mazout qui aurait dû être remplacée (remplacement voté en AG l'année précédente) ne l'avait pas été. Le comble est que la seconde fois est survenue 2 jours avant la fin du mandat de l'ancien syndic.

Fin 2017, lors de l'AGA, nous avons voté un changement de syndic pour un manque de pro-activité et d'efficacité du syndic dans la gestion de la copropriété et 2 problèmes récurrents non résolus : CP débiteurs depuis plusieurs années et litige avec un CP après un sinistre survenu 2 ou 3 ans auparavant et ayant occasionné 1/3 du budget annuel de réparations en urgence.

Les comptes ont été approuvés par tous (6 CP) sauf un.

Après ce dernier problème de manque de mazout, je me suis aperçu que le CAC n'avait jamais mentionné le stock de mazout dans le rapport annuel et ceci depuis 3 ans bien que lui-même et son précédent confrère avait préconisé une gestion du stock de mazout.
J'avait été très favorable à cette idée mais le précédent syndic avait répondu au CAC que les CP n'y étaient pas favorables et à moi que le CAC ne voulait modifié la gestion du mazout sinon les comptes seraient faussés.

Le problème est qu'il avait annoncé que la citerne était pleine (10 000 litres) au 30/09/17 (à la clôture des comptes) et que le 29/12/17, la copropriété était à cours de mazout (2 jours avant la fin de son mandat) !

Par recoupement de consommations annuels antérieures et relecture des précédents mails avec le syndic, j'ai pu déterminer le volume approximatif du mazout à la clôture des comptes (30/09/2017).

Mais le nouveau syndic ne s'y retrouve pas et ne parvient pas à gérer le stock de mazout, ne sais pas comment procéder et ma question est comment devrait-on gérer le stock de mazout maintenant pour pouvoir avoir des comptes corrects ?

Désolé pour l'introduction un peu longue ... ops

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luc
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Re : La gestion du stock de mazout et incidence sur les comptes

Papyrus a écrit :
panchito a écrit :

Ici Luc on n'est pas dans une ACP mammouth comme la vôtre: on parle de 14 lots!

Je été commissaire aux comptes depuis 1987 dans plusieurs copropriétés. Avec seulement 14 lots un tableur Excel peut suffire. Quand je refais toute la comptabilité trimestrielle d'une copropriété à 15 lots, il me suffit de quelques heures le week-end pour y arriver en Excel. Le syndic est ici particulièrement incompétent et son comptable encore plus!

En effet, c'est ce que je faisais avec les comptes de l'ACP et l'ancien syndic : sous Excel et contrôle par un CAC.

@panchito
Un fichier Excel suffit aussi pour tenir les chiffres de la comptabilité de mon ACP. Le problème n'est pas là et vous le savez.

Je parle entre autres d'une ACP d'une dizaine d'appartements, un ascenseur, une chaudière à gaz,  ... et comptabilité en partie double aux normes dictées par un président CdC/CaC tenus dans un fichier Excel. Il y avait un opposant, tout le reste des bailleurs (CP en Espagne, Suisse, firmes, ...) .

Finalement chaque CP a du débourser +10.000 EUR pour réparer les dégats à l'immeuble et +10.000 EUR par CP au plaignant, suite à un accord trouvé lors deux AG tenu au tribunal et deux sessions au tribunal. Accord rapidement validé par la juge.

Si cette comptabilité avait été aux normes les frais et astreintes auraient atteint au maximum 10% de montant final. J'ai représenté le CP lors des AG au tribunal. Ces AG étaient tenus sans la présence du juge et greffier , en présence des avocats des parties, ... .

Pourquoi cette différence de 90% ?
L’obligation d’inscrire les dettes incertaines, aurait obligé chaque CP de verser le montant des astreintes signifiés, mais pas payés, sur le compte de réserve, qui aurait augmenté d'année en année et forcer d'ouvrir un débat réel. ce qui est la but d'une astreinte. Le refus d’inscription a donc été à l'encontre de la finalité d'une astreinte. Ce qui a donné le moyen au juge de persuader les CP a accepter un compromis.

Dernière modification par luc (19-11-2018 18:17:20)


Cordialement,

Luc

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GT
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Re : La gestion du stock de mazout et incidence sur les comptes

Papyrus a écrit :
luc a écrit :

Dans mon ACP on travaille avec un produit français, adapté au marché du Grand-duché, puis au marché belge.
Avec toute la confusion qui en résulte depuis 2014.
ex: stocks autorisé France pour leurs "ACP" (syndicats) et pas en Belgique.

Je suis français d'origine et je connaissais bien la gestion des copropriétés en France mais il semble q'il y ait des différences.
Je suis à l'origine de l'intégration du stock dans les comptes de l'ACP mais au final la loi belge l'exclut de par son plan comptable des copropriétés.

Ma curiosité a été aiguisée.
En France, le plan comptable du syndicat des copropriétaires comporte 5 classes : la classe 1, la classe 4, la classe 5, la classe 6 et la classe 7. Ces classes regroupent les comptes selon la nature des opérations : classe 1 « Provisions, avances, subventions et emprunts », classe 4 « Copropriétaires et tiers », classe 5 « Comptes financiers », classe 6 « Comptes de charges », classe 7 « Comptes de produits »
A ma connaissance, ds ce plan, les stocks ne font pas l'objet ni d'un numéro ni d'un intitulé.
Un élément m'a échappé ?

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panchito
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Re : La gestion du stock de mazout et incidence sur les comptes

Papyrus a écrit :

En effet, c'est ce que je faisais avec les comptes de l'ACP et l'ancien syndic : sous Excel et contrôle par un CAC.

Donc vous savez pertinemment que c'est très simple de faire la comptabilité trimestrielle d'une ACP de 14 lots. Et que cela ne prend que quelques heures.

Vous vous rendez dès lors bien compte que tant votre syndic que son comptable sont totalement incompétents et de mauvaise volonté. Si le logiciel qu'ils ont choisi ne fonctionne pas, on le fait en Excel immédiatement pour éviter d’accroître le risque de défaut de paiement de l'ACP par manque d'argent sur son compte ce qui pourrait entraîner la cessation de fournitures tel que l'électricité et le mazout...   

Quant à introduire la valeur du stock de mazout en fin d'exercice comptable dans le bilan, c'est vraiment se gratter pour se faire rire...

Demander à votre Syndic qu'il exige que le fournisseur fasse le plein de la cuve chaque mois. Vous aurez une facture mensuelle et votre comptabilité trimestrielle en contiendra donc 3 beaucoup plus facile à payer qu'une facture annuelle de près de +/- 10.000 euro qui tombera sur le râble des CP en une fois!

C'est cela la saine gestion pragmatique en Belgique. Pas besoin d'aller chercher midi à 14h. Et de vouloir gérer une ACP comme une SA (Société Anonyme). Ce n'est d'ailleurs pas le but puisqu'une ACP n'est pas une société à proprement parler.

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luc
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Re : La gestion du stock de mazout et incidence sur les comptes

BMCTools a écrit :
luc a écrit :
BMCTools a écrit :

Pour revenir à la question du stock.

Je ne travaille jamais avec un stock mazout car il est impossible à contrôler au niveau inventaire et donc au niveau comptable.
Toutes les factures de mazout sont donc considérée comme une provision qui est ensuite partie sur base des consommations réelles.

Ceci dis et au niveau de l'AR sur la comptabilité, il s'agit d'un plan comptable minimum normalisé. Rien n'interdit de créer des comptes de classe 3

Vraiment "rien interdit" ?

Rien interdit a ce que une ACP se considère comme une société d’investissement, s'il d'entré eng)régistré comme entité, accepte d'être taxé (y compris le TVA).

Vous osez faire l'essai réel et soumettre la comptabilité au SPF Finances pour vérifier que les conditions d'exemption des taxes sont remplies et conforme à la réalité ?

Au niveau comptable rien m'interdit de créer des comptes des classe 3.

Au niveau de la copropriété, les ACP ont un objet social "qui consiste exclusivement dans la conservation et l'administration de l'immeuble ou du groupe d'immeubles bâtis."

Alors arrêtons les parallélismes douteux, les amalgames, des scénarios de "copropriété-fiction", etc, etc...

Alors arrêtons les généralisations, de semer le doute et de parler de fiction.
Je prends note que vous ne voulez pas faire l'essai avec un cas concret qui utilise des comptes de la classe 1 et/ou 3  (groupe 17 exclus).
Proposition de compromis: demandez l'avis du CNC. Si vous voulez j'ai des cas concrets (= pas de fiction).

Dernière modification par luc (19-11-2018 18:27:19)


Cordialement,

Luc

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luc
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Re : La gestion du stock de mazout et incidence sur les comptes

GT a écrit :
Papyrus a écrit :
luc a écrit :

Dans mon ACP on travaille avec un produit français, adapté au marché du Grand-duché, puis au marché belge.
Avec toute la confusion qui en résulte depuis 2014.
ex: stocks autorisé France pour leurs "ACP" (syndicats) et pas en Belgique.

Je suis français d'origine et je connaissais bien la gestion des copropriétés en France mais il semble q'il y ait des différences.
Je suis à l'origine de l'intégration du stock dans les comptes de l'ACP mais au final la loi belge l'exclut de par son plan comptable des copropriétés.

Ma curiosité a été aiguisée.
En France, le plan comptable du syndicat des copropriétaires comporte 5 classes : la classe 1, la classe 4, la classe 5, la classe 6 et la classe 7. Ces classes regroupent les comptes selon la nature des opérations : classe 1 « Provisions, avances, subventions et emprunts », classe 4 « Copropriétaires et tiers », classe 5 « Comptes financiers », classe 6 « Comptes de charges », classe 7 « Comptes de produits »
A ma connaissance, ds ce plan, les stocks ne font pas l'objet ni d'un numéro ni d'un intitulé.
Un élément m'a échappé ?

Je me basait sur mes souvenirs de 2005 lors d'une visite à salon de la copropriété français.
Toute ma documentation se trouve quelque part dans une boite dans ma cave.
Mais sur internet je trouve ce qui suit pour satisfaire votre curiosité:
https://www.baticopro.com/guides/la-com … riete.html
Je cite une partie de cette page:

L’arrêté́ du 14 mars 2005 relatif aux comptes du syndicat des copropriétaires en donne la liste regroupée par classe :
-  les comptes de la classe 1, correspondent aux provisions, avances, subventions et emprunts ;
- il n’y a pas de comptes de classe 2 (immobilisations) ni de classe 3 (stocks) dans la comptabilité d’une copropriété ;
- les comptes de la classe 4 sont ceux des copropriétaires et des tiers ;
- les compte de la classe 5 correspondent aux comptes financiers : comptes bancaires, comptes de placement, éventuellement caisse (espèces) ;
-  les comptes de la classe 6, correspondent aux comptes de charges, c’est à dire les dépenses d’entretien, de réparation, les travaux etc. ;
-  les comptes de la classe 7 sont les comptes de produits, c’est à dire les différentes ressources financières du syndicat des copropriétaires parmi lesquelles subventions, produits financiers et appels de fond.

@GT
En effet le système français ne comprend certainement pas une gestion comptable de stocks depuis 2007.
Vous avez donc eu raison de m'avertir.

Dernière modification par luc (19-11-2018 18:42:19)


Cordialement,

Luc

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luc
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Re : La gestion du stock de mazout et incidence sur les comptes

Papyrus a écrit :
luc a écrit :

Les deux membres du CdC sont en situation de cogérance avec l'ancien, que le nouveau refuse de fait à juste titre

Je ne comprends pas. Pourriez-vous expliquer ?

Oui, mais das un sujet séparé.
Mieux et plus rapide est que vous cherchez dans ce salon avec la mot "cogérance".


Cordialement,

Luc

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luc
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Re : La gestion du stock de mazout et incidence sur les comptes

max11 a écrit :

(...)
Quant à votre développement qui se veut pour compliquer une réponse simple :  à nouveau, cela reviens à la même chose que ce que j'ai écris précédemment : présenter les comptes et leur juste imputation à chaque copropriétaire.
Ma vue est la vue classique que veulent pratiquement tous les copropriétaires d'une ACP : savoir à quoi a servi leur argent, quel est le montant des charges de la copropriété et quelle est leur quote-part....

Vous généralisez et simplifiez trop la chose.
On 'impute pas à chaque copropriétaire.

Cas concret et réel: j'ai une fuite au plafond en janvier année N. le plombier de l'immeuble répare et envoie sa facture au syndic.
Lui paie avec le compte bancaire de l'ACP sur  un compte comptable de la classe 6.
En plus le syndic transmet le dossier à l’assurance. Qui rembourse les frais par la voie du syndic. Qui impute sur mon compte de la classe 4.
Finalement je paie pro rata les frais mi année N+1 et je suis remboursé pour 100%. les autres CP paient mais ne touchent rien.

Dans une comptabilité on doit
1. séparer la comptabilité générale de la comptabilité analytique
2. faire une comptabilité par activité. La compta "syndic->ACP" est la compta syndic et la compta "ACP-> propriétaire" est une compta de régisseur.


Cordialement,

Luc

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