représenter pendant l'ag

 
Selon Perplexity:

Les comptes de la copropriété, en tant que tels, ne posent problème au regard du RGPD que lorsqu’ils permettent d’identifier directement ou indirectement une personne (copropriétaire, locataire, débiteur, personnel, etc.). Dans ce cas, on est bien en présence de « données à caractère personnel » et le traitement doit respecter les principes du RGPD (finalité, minimisation, sécurité, etc.).[1][2][3]

## Commissaire aux comptes / conseil de copropriété

- Le commissaire aux comptes (ou le conseil de copropriété) a une base légale claire pour accéder à tous les documents comptables nécessaires à sa mission de contrôle, même s’ils contiennent des données personnelles, dès lors que l’accès reste limité à ce cercle et à cette finalité de contrôle.[4][2][3]
- Le RGPD n’interdit donc pas cet accès, mais impose : 
  - un accès limité aux seules personnes investies d’une fonction de contrôle (et non à « tous » les copropriétaires) ; 
  - l’utilisation des données uniquement pour la vérification de la gestion et l’information de l’AG, sans diffusion inutile de détails nominaux.[2][5][3]

## Limites concrètes posées par le RGPD

- Principe de minimisation : ne communiquer que ce qui est nécessaire à la mission de contrôle, pas l’historique détaillé de chaque copropriétaire si quelques pièces agrégées suffisent.[3][1]
- Confidentialité : éviter, par exemple, de diffuser à tous les copropriétaires la liste détaillée des copropriétaires en retard de paiement avec montants précis, alors qu’une présentation agrégée ou anonymisée à l’AG peut suffire, le reste restant à disposition du commissaire aux comptes ou du CP.[1][3]
- Encadrement des transmissions à des tiers (experts, conseillers, etc.) : nécessité de prévoir une base juridique (contrat, mandat, clause dans ROI, etc.) et, le cas échéant, un encadrement contractuel du sous‑traitant.[6][1]

## Rôle du syndic comme responsable de traitement

- Le syndic (professionnel ou bénévole) est en pratique le **responsable** ou, selon l’analyse, le représentant du responsable de traitement de l’ACP pour tout ce qui concerne les données personnelles de la copropriété.[2][3]
- Il doit notamment : 
  - sécuriser l’accès aux comptes et pièces nominatives (extranet avec accès individuel, consultation encadrée au bureau…) ; 
  - tenir un registre des traitements, informer les personnes concernées et limiter les communications à ce qui est prévu par la loi et les décisions de l’AG.[2][1]

En synthèse : le RGPD ne sert pas de prétexte pour priver le commissaire aux comptes ou le conseil de copropriété de l’accès aux comptes, mais il encadre la façon dont les données nominatives contenues dans ces comptes sont consultées et communiquées au‑delà de ces organes de contrôle.

Etant donné que :
- "La convocation indique les modalités de consultation des documents relatifs aux points inscrits à l'ordre du jour. "
- "Tout copropriétaire peut se faire représenter par un mandataire, membre de l'assemblée générale ou non."

il me paraîtrait logique que le mandataire ait accès à ces documents (les comptes, les factures, le budget, ...) afin de pouvoir agir en AG en connaissance de cause.

Dans le cas de mon ACP, chaque trimestre nous recevons de la part du syndic une balance propriétaire qui permet de voir qui est en retard de paiement et au besoin de mettre un point pour la prochaine AG pour action en justice.
Pour les comptes, normalement même un locataire reçoit un récapitulatif des charges puisque son propriétaire lui réclame la partie qui lui revient.
Normalement c’est au CaC de vérifier l’exactitude de la comptabilité et de faire rapport lors de l’AG.