Copropriété: quelles sont les obligations (moins de 20 lots)?

Laurencebxl · #1 13-01-2014 18:23:39

Bonjour,

Je suis la nouvelle propriétaire d'un appartement dans un bâtiment qui en contient 4.
Quelques caractéristiques utiles pour la suite: pas d'ascenseur, pas de jardin commun, un bâtiment sans problèmes, chaque proprio entretient son étage, ...
Les charges communes sont l'eau et l'électricité commune, l'assurance du bâtiment, l'entretien de la chaudière au mazout. Ce qu'il y a à faire pour la copropriété: déterminer ce que chacun doit payer (facile, les quote-part sont 1/4 pour tous les proprios), payer l'assurance bâtiment, faire l'entretien de la chaudière, s'occuper du remplissage de la chaudière mazout et imputer à chacun sa consommation de chauffage (avec calorimètres).
Jusqu'ici une dame s'occupait de payer les factures (mazout, assurance, ...) et puis demandait aux 3 autres propriétaires de la rembourser. Elle avançait donc tout.
Elle ne veut plus le faire (je la comprends vu la situation antérieure) et veut qu'on prenne un syndic professionnel. J'aimerais la convaincre de continuer avec un système organisé, un fonds de roulement et un fonds de réserve.
J'ai recensé comme obligations:
- assurance responsabilité civile pour le syndic
- un compte en banque pour le fonds de roulement et un autre pour le fonds de réserve
- une comptabilité simplifiée
Jusqu'ici il n'y avait ni assemblées générales, ni compte-rendus, ni syndic vraiment nommé, ... Bref, le gros bordel.
Une chose dont je ne suis pas certaine:doiton obligation créer une Association des copropriétaires et l'enregistrer à la banque carrefour des entreprises?
Si oui, est-ce gratuit?

Au vu de notre situation, quelle système de comptabilité me conseillez-vous? N'y a-t-il vraiment aucun programme gratuit où l'on pourrait simplement entrer les chiffres? Ou un fichier excel déjà prêt? (j'ai regardé pas mal de sujets sur le forum mais rien trouvé de tel)
Parce que payer un syndic pour diviser les quelques factures par 4, cela me paraît totalement inutile.

Francis · #2 13-01-2014 19:10:07

Comptabilité simplifiée sur une feuille de bloc ou une feuille excel. Pas de formalisme.
Une fois par an, on divise les frais par 4 et on envoie la note.

Par contre, une AG par an, voir votre acte de base pour la date, avec acceptation des comptes et décharge au syndic.

rexou

luc · #3 14-01-2014 05:26:10

Francis a écrit :

Comptabilité simplifiée sur une feuille de bloc ou une feuille excel. Pas de formalisme.
Une fois par an, on divise les frais par 4 et on envoie la note.
Par contre, une AG par an, voir votre acte de base pour la date, avec acceptation des comptes et décharge au syndic.

Un strict minimum de formalisme est exigée. Entre autres cette comptabilité simplifiée doit comprendre au moins les 7 points détaillés dans l'Art. 577-8 §4. Un commissaire aux comptes doit exister et remettre un rapport annuel avant l’envoi du décompte aux CP.

tempura · #4 14-01-2014 07:42:03

Laurencebxl a écrit :

Bonjour,
Je suis la nouvelle propriétaire d'un appartement dans un bâtiment qui en contient 4.
Quelques caractéristiques utiles pour la suite: pas d'ascenseur, pas de jardin commun, un bâtiment sans problèmes, chaque proprio entretient son étage, ...
Les charges communes sont l'eau et l'électricité commune, l'assurance du bâtiment, l'entretien de la chaudière au mazout. Ce qu'il y a à faire pour la copropriété: déterminer ce que chacun doit payer (facile, les quote-part sont 1/4 pour tous les proprios), payer l'assurance bâtiment, faire l'entretien de la chaudière, s'occuper du remplissage de la chaudière mazout et imputer à chacun sa consommation de chauffage (avec calorimètres).
Jusqu'ici une dame s'occupait de payer les factures (mazout, assurance, ...) et puis demandait aux 3 autres propriétaires de la rembourser. Elle avançait donc tout.
Elle ne veut plus le faire (je la comprends vu la situation antérieure) et veut qu'on prenne un syndic professionnel. J'aimerais la convaincre de continuer avec un système organisé, un fonds de roulement et un fonds de réserve.
J'ai recensé comme obligations:
- assurance responsabilité civile pour le syndic
- un compte en banque pour le fonds de roulement et un autre pour le fonds de réserve
- une comptabilité simplifiée
Jusqu'ici il n'y avait ni assemblées générales, ni compte-rendus, ni syndic vraiment nommé, ... Bref, le gros bordel.
Une chose dont je ne suis pas certaine:doiton obligation créer une Association des copropriétaires et l'enregistrer à la banque carrefour des entreprises?
Si oui, est-ce gratuit?
Au vu de notre situation, quelle système de comptabilité me conseillez-vous? N'y a-t-il vraiment aucun programme gratuit où l'on pourrait simplement entrer les chiffres? Ou un fichier excel déjà prêt? (j'ai regardé pas mal de sujets sur le forum mais rien trouvé de tel)
Parce que payer un syndic pour diviser les quelques factures par 4, cela me paraît totalement inutile.

Il vous faut obligatoirement un syndic. Il vous faut obligatoirement tenir une ag annuelle et des comptes conformes à la réglementation. Il faut que l'ACP soit enregistrée à la Banque-Carrefour (c'est simple et gratuit) sinon il sera impossible d'ouvrir un compte au nom de l'ACP à la banque. Même si la situation de la copropriété est simple et à moins qu'un cp ait le temps et les compétences minimales requises (ce qui ne semble déjà pas être le cas chez vous), je choisirais de nommer un syndic pro, qui ne devrait pas vous coûter très cher dans ce cas-ci et vous permettrait en principe de dormir tranquille.
Il n'est en effet pas exclu qu'il soit nécessaire de faire des travaux aux parties communes, de régler un litige avec un fournisseur, de régler un sinistre etc. Il est préférable que quelqu'un de compétent s'en occupe. Je sais qu'avoir le titre de syndic professionnel n'est pas une garantie de compétence, mais le risque de trouver un bon syndic n'est pas nul (le risque 0 n'existe pas, comme tout le monde le sait).

Laurencebxl · #5 14-01-2014 12:44:13

Luc: qu'est-ce exactement un commissaire aux comptes?
Est-ce que deux autres propriétaires ne peuvent pas simplement vérifier les comptes avant l'AG? Un syndic pro, c'est minimum 75€ par mois. Pour pas grand chose, j'ai l'impression. Surtout que comme on a une chaudière commune, certains syndics pro refusent tout simplement.

Francis · #6 14-01-2014 16:46:23

Quel syndic accepterai pour 75 € par mois ?

Laurencebxl · #7 14-01-2014 17:10:31

Sur internet, j'ai trouvé basic syndic qui pour 74€/mois s'occupe de 4 lots.
Par contre, rien ne dit qu'ils n'ont pas de frais complémentaires qui alourdissent l'addition.
On a pour l'instant une proposition pour 125€/mois, ce que je trouve énorme.
De toute façon, syndic pro ou pas, il faudra bien faire une AG, prendre des décisions, ...
Alors autant tout faire nous même.
Cependant sur ce forum, je n'ai pas encore beaucoup lu d'expériences de syndic non pro.
Ou alors, leur gestion était très informelle.

grmff · #8 14-01-2014 17:57:28

Dans votre situation, pas la peine de prendre un syndic pro.

La compta peut se régler sur une feuille exell toute simple. Diviser les factures en 4, c'est quand même pas si compliquer. Et répartir un décompte Caloribel/Ista/Techem non plus.

Je vous conseille cependant de demander des acomptes mensuels et un fonds de roulement (d'un trimestre de charge)

Vous devez avoir un compte bancaire pour la copropriété (avec les frais qui vont avec...) Le compte pour le fond de réserve peut être le livret d'épargne de ce même compte.

Vous avez plus que très probablement déjà un numéro BCE. Voyez la recherche par adresse du site de la BCE. (si vous n'y arrivez pas, envoyez moi l'adresse de la copropriété par MP, et je ferai la recherche pour vous pour un supplément d'honoraire de 250g de manon)

Les frais que vous allez avoir seront plus nombreux que ce que vous pensez:
Assurance, frais de compte bancaire, frais de relevés de calorimètres et frais de décompte, mazout, électricité des commun, produit de nettoyage et d'entretien, frais de réparation diverses (électricité, etc), frais de mise en conformité diverses (électricité: avez-vous un différentiel sur l'installation commune? La terre commune est-elle bonne?), assurance RC pour le syndic, eau, entretien annuel de la chaudière, etc.

Mais c'est loin d'être insurmontable. Ne lisez pas trop les intervention de Luc. Elles sont certes correctes, mais il se trouve dans des bateaux de plusieurs centaines d'appartements avec un historique de syndic véreux et de propriétaires qui ne le sont pas moins.. Rien à voir avec votre situation.

Il convient de respecter la loi. Mais à 4, vous devriez arriver à obtenir des décisions unanimes et consensuelles. Le tout est de mettre un peu d'eau dans le vin de chacun, et de constater que pour vivre ensemble, il faut faire des concessions aux marottes de chacun.

Donc, une assemblée générale, c'est la présence des 4 propriétaires dans la même pièce. Si vous êtes là tous les 4, et que vous prenez une décision unanime, la couchez sur papier, et faites signer tout le monde, vous avez un PV d'assemblée générale. C'est aussi simple que cela dans un monde de bonne volonté.

rexou

panchito · #9 14-01-2014 18:47:34

Le syndicat national des propriétaires (SNP) organise régulièrement des cycles de formation pour syndics non professionnels.

Voir ICI

tempura · #10 14-01-2014 20:10:19

Laurencebxl a écrit :

Sur internet, j'ai trouvé basic syndic qui pour 74€/mois s'occupe de 4 lots.
Par contre, rien ne dit qu'ils n'ont pas de frais complémentaires qui alourdissent l'addition.
On a pour l'instant une proposition pour 125€/mois, ce que je trouve énorme.
De toute façon, syndic pro ou pas, il faudra bien faire une AG, prendre des décisions, ...
Alors autant tout faire nous même.
Cependant sur ce forum, je n'ai pas encore beaucoup lu d'expériences de syndic non pro.
Ou alors, leur gestion était très informelle.

Si vous trouvez que 125 par mois est énorme, il vous faut en effet un syndic bénévole.

luc · #11 15-01-2014 06:44:06

grmff a écrit :

Mais c'est loin d'être insurmontable. Ne lisez pas trop les intervention de Luc. Elles sont certes correctes, mais il se trouve dans des bateaux de plusieurs centaines d'appartements avec un historique de syndic véreux et de propriétaires qui ne le sont pas moins.. Rien à voir avec votre situation.

Rien à voir avec le situation d'autres ACP?

Vous êtes vraiment vraiment certain?

Les CP de mon ACP ne sont pas véreux, mais ils ont été roulé dans la farine par 1% de leur groupe, assisté par des "pro", très « pro » pour protéger leurs intérêts, mais très « amateur » pour protéger les intérêts de l’ACP.

Les syndics de mon ACP n'étaient/sont pas tous véreux, loin de là. Mais ceux qui ne l'étaient pas ont été bloqués efficacement par ce groupe de 1% de CP, en exerçant un contrôle social abusif, aidé par une masse de procurations, des « contacts » au sein des organismes de contrôle, des « amalgames » de toute sorte, comme celui que « tous les syndics sont des fraudeurs ».

Actuellement je suis de très près trois ACP (7, 9 et 44 appartements). Ils ont tous un CP qui joue/jouait au « grand chef ». Le résultat est le même type de méthodes et problèmes que chez moi.

luc · #12 15-01-2014 06:56:15

Laurencebxl,

tempura a écrit :

Il vous faut obligatoirement un syndic. Il vous faut obligatoirement tenir une ag annuelle et des comptes conformes à la réglementation. Il faut que l'ACP soit enregistrée à la Banque-Carrefour (c'est simple et gratuit) sinon il sera impossible d'ouvrir un compte au nom de l'ACP à la banque. Même si la situation de la copropriété est simple et à moins qu'un cp ait le temps et les compétences minimales requises (ce qui ne semble déjà pas être le cas chez vous), je choisirais de nommer un syndic pro, qui ne devrait pas vous coûter très cher dans ce cas-ci et vous permettrait en principe de dormir tranquille.
Il n'est en effet pas exclu qu'il soit nécessaire de faire des travaux aux parties communes, de régler un litige avec un fournisseur, de régler un sinistre etc. Il est préférable que quelqu'un de compétent s'en occupe. Je sais qu'avoir le titre de syndic professionnel n'est pas une garantie de compétence, mais le risque de trouver un bon syndic n'est pas nul (le risque 0 n'existe pas, comme tout le monde le sait).

Grmff a raison il ne faut pas avoir un syndic pro, vu à court terme (un an).
Mais étant donné le contexte de votre ACP à moyen terme (chaudière) et long terme (isolation du toit), je suis d’accord avec l’avis de tempura.

L’honoraire de 125 EUR/mois pour votre copropriété de 4 appartements ne me parait pas exagéré. Demandez ses tarifs pour 2, 6, 8, 10 et 20 appartements du même type que le vôtre. Demandez quels frais supplémentaires il demande. Vous allez comprendre.

En plus je crois que l’inscription à la BCE est probablement faite, comme grmff l’a déjà indiqué. Vérifiez cela à la page suivante : BCE : Recherche par adresse.

Finalement je crois que votre copropriété devra faire face à des dépenses extraordinaires suite au plan 2020 imposé ET contrôlé par l’Europe. Votre copropriété devra isoler son toit, ses façades et le sol. Cela coutera, diminuera vos dépenses de chauffage et est nécessaire pour diminuer l’émission de CO dans notre atmosphère bruxellois.

Pour éviter que vous soyez roulé dans la farine sans syndic, il faudra avoir un pro pour vous conseiller à l’avance.

Laurencebxl · #13 06-03-2014 09:54:23

Bonjour,

Entre-temps, comme personne ne souhaitait prendre le rôle de syndic non-professionnel (je ne peux pas pour l'instant), nous avons décidé de prendre un syndic professionnel (pas le choix).
Le syndic que nous avions trouvé ne souhaite pour l'instant pas prendre de copropriété de plus. On a une autre offre très similaire concernant les frais ordinaires mais dans les frais complémentaires, cela grimpe très vite.
Ce qui me chagrine le plus, c'est qu'en cas de sinistre, son paiement n'est pas forfaitaire mais de 10% du sinistre. Donc si la totalité de notre immeuble part en fumée, il touchera 10% de sa valeur! Je trouve cela exagéré.
Est-ce que quelqu'un connaît un syndic qui travaille sur Bruxelles et peut s'occuper de petites copropriétés (4 lots)? Il n'y a pas d'ascenseurs, pas de travaux prévus, l'assurance bâtiment est déjà prise, la cuve à mazout vient d'être remplie, les quotités sont très simples (1/4 pour chaque appartement), ...
La copropriété n'était pas encore inscrite à la BCE, je m'en suis donc chargée.
Nous devons encore déclarer notre cuve à mazout (bien que je ne sois pas 100% certaine de sa contenance. Elle fait environ 3000L et doit être déclarée si elle fait plus de 3000L). J'ai tous les papiers pour ce faire mais n'ai pas les compétences techniques pour les remplir.
Si vous connaissez un syndic avec des honoraires pas trop élevé et de confiance, pouvez-vous m'envoyer ses coordonnées en mp?

Bonne journée,

Laurence

ickx · #14 16-07-2017 21:00:31

http://www.easysyndic.be/notre-offre-de … ioprietes/

ickx · #15 16-07-2017 21:08:24

est-ce que ces chiffres sont exacts :

à Bruxelles, la majorité des immeubles ont moins de six appartements. la capitale compte 32.700 immeubles à appartements et plus de 90 % d’entre eux comptent moins de six unités.

source:
http://www.lesoir.be/archive/recup%3A%2 … proprietes

grmff · #16 16-07-2017 21:56:33

Ooooh! le beau déterrage de discussion...

luc · #17 17-07-2017 05:46:44

ickx a écrit :

http://www.easysyndic.be/notre-offre-de … ioprietes/

Les info de vos deux URL sont plus que périmés.
Consultez toujours les bases de données de l'IPI et du BCE.
Dans ce cas pratiquement rien ne correspond.

Dernière modification par luc (17-07-2017 05:47:26)

ickx · #18 19-07-2017 10:40:32

voici la réponse de cette société de syndics spécialisé pour les petites copropriétés "les informations sont correctes et sommes toujours là et bien là
Voici le lien exacte www.easysyndic.be

Si vous désirez plus d’informations n’hésitez pas à nous recontacter

Bonne journée" suite au message diffusé sur internet par Luc le 17-07-2017 06:46:44,

GT · #19 19-07-2017 12:18:30

ickx a écrit :

voici la réponse de cette société de syndics spécialisé pour les petites copropriétés "les informations sont correctes et sommes toujours là et bien là
Voici le lien exacte www.easysyndic.be
Si vous désirez plus d’informations n’hésitez pas à nous recontacter
Bonne journée" suite au message diffusé sur internet par Luc le 17-07-2017 06:46:44,

De manière générale, lorsque que vous trouvez un site internet dans lequel une société ou un particulier offre des services, vérifiez-vous sérieusement que le "ramage" correspond bien au "plumage" avant de donner l'impression d'en faire la publicité dont prendront connaissance des lecteurs pas nécessairement avertis? Et comment ? Vous ne croyez pas que votre responsabilité éthique est engagée ?

luc

rexou · #20 19-07-2017 16:05:21

Luc a écrit :

Pour éviter que vous soyez roulé dans la farine sans syndic, il faudra avoir un pro pour vous conseiller à l’avance.

Je ne partage pas cet avis. Un CP qui assume d'être syndic en titre, un autre (appelez-le commissaire aux comptes si vous voulez, peu importe) qui l'aide dans la gestion, et des actions prises en bonne entente avec les autres CP, c'est la clé du bonheur ! Vous serez moins roulé dans la farine par un CP qui connait l'immeuble et y vit, que par un syndic extérieur. Chaque CP peut participer et s'informer sur différents points... à 4 c'est si simple dans un contexte de bonnes relations. Et franchement, s'il arrive de passer à côté d'une obligation légale... on peut y survivre !

Un compte en banque, instaurer l'obligation de payer des provisions pour charges, éventuellement constituer un fonds de réserve, se réunir une fois par an et inscrire les décisions prises lors de ces réunions. Une comptabilité simple avec décompte annuel en 4 exemplaires. Normal que le CP qui assumait le rôle en a marre s'il avance les frais et doit seulement ensuite se faire rembourser... avec surement parfois certaines difficultés. Rendre service bénévolement est une chose, mais payer de sa poche pour avoir ce privilège devient abusif, on peut le comprendre.

Lors de mon premier achat (en 1981), j'avais un duplex dans une maison de rapport de 4 appartements. Mes quotités dans l'acte 400/1000. Les autres appartements : 210, 210 et 180 (mansardé). Le syndic est assuré par un CP qui me montre les comptes, dans un cahier d'écolier. Chauffage individuel, bonne entente, CP résidents... La pratique est simple : chacun paie sa part d'assurance selon les quotités. Pour le reste, provision de XX francs mensuels pour minuterie, eau, et provision travaux. Tous les frais divisés en 4. J'ai accepté, ce qui était clairement à mon avantage, même si les sommes en jeu étaient minimes. En contrepartie, j'ai participé à de petits travaux pour les communs et bien sur, j'ai toujours aussi considéré que les voix des autres Cp avaient la même valeur que la mienne. En clair, les décisions se prenaient avec 3 voix contre une, si pas à l'unanimité. On se réunissait parfois autour d'un café et cette "AG" était mentionnée dans le cahier d'école... Jamais aucun problème en 18 ans ! (ensuite j'ai vendu pour cause de problèmes avec des locataires, dans un quartier "coloré")

Dernière modification par rexou (19-07-2017 16:13:00)

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