Comment établir la liste des personnes en droit de participer à l'AG ?

Adam · #1 27-07-2015 20:10:10

CONTEXTE
- Copropriété de moins de 20 lots.
- Organes existants : l'AG et le syndic.
- Une seule personne physique est syndic, elle n'a ni ne veut d'adjoints (en accord avec les CPs), elle est un CP syndic bénévole.
- CC art. 577-8, §4, 16° : le syndic est chargé de tenir à jour la liste et les coordonnées des personnes en droit de participer aux délibérations de l'AG [...].
- CC art. 577-6, §1 : Chaque propriétaire d'un lot fait partie de l'AG [...]. En cas de division du droit de propriété portant sur un lot privatif [...] les intéressés désignent leur mandataire [...]. Ce dernier est convoqué aux AGs [...] et reçoit tous les documents de l'ACP [...]. Les intéressés communiquent par écrit au syndic l'identité de leur mandataire.
- La liste en question n'existe pas formellement dans la copropriété et doit être établie.

QUESTION GENERALE
- Comment le syndic doit-il procéder pour établir et maintenir cette liste avec suffisamment de sécurité juridique pour l'ACP, l'AG et lui-même ?

QUESTIONS PLUS PRECISES
- Quels documents un propriétaire de lot doit-il fournir au syndic afin que celui-ci puisse l'inscrire sur la liste ?
- Quels documents les intéressés désignant leur mandataire doivent-ils fournir au syndic afin que celui-ci puisse inscrire ce mandataire sur la liste ?
- Qu'entend t'on par "Nom" ? Nom et tous les prénoms ?
- Qu'entend t'on par "Coordonnées" ? Adresse du domicile ? Autres ?
- Variations si le propriétaire ou un intéressé est une personne morale, par exemple une société ?
- Jusqu'à quel point et comment le syndic doit-il vérifier les informations fournies ? (P.ex. le propriétaire est-il bien propriétaire ? Tous les intéressés se sont-ils manifestés ? La personne est-elle habilitée à représenter la société ? L'adresse est-elle bien le domicile de la personne ou le siège de la société ? etc... etc...)
- Comment la liste initiale peut-elle être adaptée par le syndic lors de transmission de lots (ventes, successions etc...) ?

Merci pour votre aide.

grmff · #2 27-07-2015 22:13:48

Adam a écrit :

- La liste en question n'existe pas formellement dans la copropriété et doit être établie.

C'est très bizarre. Cette liste doit faire partie des archives, et l'ancien syndic doit vous l'avoir donnée.

Adam a écrit :

QUESTION GENERALE
- Comment le syndic doit-il procéder pour établir et maintenir cette liste avec suffisamment de sécurité juridique pour l'ACP, l'AG et lui-même ?

Si j'étais vous, je partirais de la dernière liste de présence aux AG, des derniers courriers d'invitation, des derniers appels de fonds.
Si vous faites un appel de fonds, et qu'on vous paye, vous pouvez être assez certaine que vous vous êtes bien adressé au propriétaire....

Par ailleurs, vous pouvez croiser ces données avec la liste des propriétaires que vous pouvez obtenir du cadastre. Vous y obtiendrez la liste des propriétaires, indivisaires, nu-propriétaires, usufruitiers, etc. Malheureusement, cette liste n'est pas toujours très à jour. Elle a quelques mois de retard, et ne reprend donc pas les dernières ventes.

Ceci dit, si vous vous adressez à une personne qui a vendu, bien échut qu'elle ne vous remballe pas rapidos la demande de fonds... avec les coordonnées du nouveau propriétaire.

Adam a écrit :

QUESTIONS PLUS PRECISES
- Quels documents un propriétaire de lot doit-il fournir au syndic afin que celui-ci puisse l'inscrire sur la liste ?

Une simple attestation de propriété du notaire suffit pour les nouveaux propriétaires.

Adam a écrit :

- Quels documents les intéressés désignant leur mandataire doivent-ils fournir au syndic afin que celui-ci puisse inscrire ce mandataire sur la liste ?

Un simple courrier émanant des mandants suffit.

Adam a écrit :

- Qu'entend t'on par "Nom" ? Nom et tous les prénoms ?

Personnellement, je reprenais le nom et le prénom. Il serait prudent aujourd'hui de reprendre les deux premiers prénoms.

Adam a écrit :

- Qu'entend t'on par "Coordonnées" ? Adresse du domicile ? Autres ?

Ma base de donnée reprenait Nom, prénom, adresse, mail, téléphone, GSM

Adam a écrit :

- Variations si le propriétaire ou un intéressé est une personne morale, par exemple une société ?

Coordonnées de la personne morale et point de contact au sein de celle-ci.

Adam a écrit :

- Jusqu'à quel point et comment le syndic doit-il vérifier les informations fournies ? (P.ex. le propriétaire est-il bien propriétaire ? Tous les intéressés se sont-ils manifestés ? La personne est-elle habilitée à représenter la société ? L'adresse est-elle bien le domicile de la personne ou le siège de la société ? etc... etc...)

Personnellement, je ne vérifiais pas plus que cela. Sauf si la personne ne paye pas/plus.

Adam a écrit :

- Comment la liste initiale peut-elle être adaptée par le syndic lors de transmission de lots (ventes, successions etc...) ?

Le notaire est tenu de vous interroger en cas de vente. Personnellement, je faisais une réponse type au notaire, incluant une demande pressante de m'informer des coordonnées du nouveau propriétaire. Et j'écrivais au futur ancien qu'il restais responsable tant que je n'avais pas une attestation de vente.

Ce point, et la demande d'appel de fonds, et on retrouve généralement ses jeunes.

A noter que si l'ancien ne vous a pas prévenu, et si le nouveau ne vous a pas informé, vous ne portez pas de responsabilité. Cette liste, ce n'est finalement pas monstrueux à suivre, surtout pour une petite copropriété de 20 lots.

rexou, Adam

Adam · #3 28-07-2015 09:52:04

Merci grmff pour cette réponse rapide et complète smile

grmff a écrit :

Adam a écrit :
QUESTIONS PLUS PRECISES
- Quels documents un propriétaire de lot doit-il fournir au syndic afin que celui-ci puisse l'inscrire sur la liste ?
Une simple attestation de propriété du notaire suffit pour les nouveaux propriétaires.
Adam a écrit :
- Comment la liste initiale peut-elle être adaptée par le syndic lors de transmission de lots (ventes, successions etc...) ?
Le notaire est tenu de vous interroger en cas de vente. Personnellement, je faisais une réponse type au notaire, incluant une demande pressante de m'informer des coordonnées du nouveau propriétaire. Et j'écrivais au futur ancien qu'il restais responsable tant que je n'avais pas une attestation de vente.

Si je comprends bien, vous demandiez deux attestations différentes, l'une au vendeur, l'autre à l'acheteur. Correct ?

Adam · #4 29-07-2015 15:59:11

J'en pense que la méthode offre une occasion de plus aux distraits et aux négligents de mettre à jour l'adresse postale de leur domicile. Ceci augmente probablement la qualité générale des données en possession du syndic.

Néanmoins, la méthode ne résout en rien les problèmes essentiels, qui sont selon moi d'être raisonnablement certain que :
1- ceux qui ont réellement le droit de s'exprimer et de voter à l'AG soient connus
(et donc contactés pour y participer, pour celà la méthode aide un peu, quoique l'on puisse se demander comment celui qui modifie son adresse au moment de l'AG ait pu y être invité),
2- ceux qui s'expriment et votent à l'AG en ont réellement le droit,
ce qui assure la sécurité juridique des décisions prises.

Dernière modification par Adam (30-07-2015 18:54:19)

panchito · #5 30-07-2015 06:44:05

A chaque foi que nous engageons un nouveau Syndic, nous demandons aux CP qui ont apparemment acheté un lot depuis l'arrivée du Syndic n-1, de venir à la prochaine AG avec leur titre de propriété.

Adam

panchito · #6 30-07-2015 12:40:47

Je connais aucun syndic qui s'en préoccuppe mais au contraire tous les syndics refusent de me communiquer la feuille des présences signés par les CPS ou leur mandataire.....

A vous de choisir le bon syndic...

Ou d'éduquer le votre!

Surtout que les Syndics ont l'obligation de faire signer la liste des présences par le "Président" nommé en début de séance par l'AG.

Le Syndic joint évidemment la liste des présences au PV.

Donc tous les CP's la reçoivent.

Adam · #7 30-07-2015 13:20:41

QUESTION
En cas de décès / succession des copropriétaires d'un lot, existe-t-il un mécanisme permettant au syndic d'enregistrer l'ACP comme créancier auprès de la succession, en ne connaissant que l'identité et les coordonnées des défunts ?
Si oui, dans quels cas le syndic doit-il l'appliquer ?
(mon hypothèse : si aucun "intéressé" identifié dans les quatre (?) mois du décès, correspondant au délai standard pour régler la succession fiscalement).

Dernière modification par Adam (30-07-2015 13:24:47)

luc · #8 30-07-2015 13:54:50

Adam a écrit :

QUESTION
En cas de décès / succession des copropriétaires d'un lot, existe-t-il un mécanisme permettant au syndic d'enregistrer l'ACP comme créancier auprès de la succession, en ne connaissant que l'identité et les coordonnées des défunts ?
Si oui, dans quels cas le syndic doit-il l'appliquer ?
(mon hypothèse : si aucun "intéressé" identifié dans les quatre (?) mois du décès, correspondant au délai standard pour régler la succession fiscalement).

Mécanisme: OUI -> Art. 577-111 §2 CC, dont copie ci-après.

§ 2. En cas de cession du droit de propriété d'un lot entre vifs ou pour cause de mort le notaire instrumentant demande au syndic de l'association des copropriétaires, par lettre recommandée à la poste, de lui transmettre les informations et documents suivants :
1° le montant des dépenses de conservation, d'entretien, de réparation et de réfection décidées par l'assemblée générale ou le syndic avant la date certaine du transfert de la propriété mais dont le paiement est demandé par le syndic postérieurement à cette date;
2° un état des appels de fonds approuvés par l'assemblée générale des copropriétaires avant la date certaine du transfert de propriété et le coût des travaux urgents dont le paiement est demandé par le syndic postérieurement à cette date;
3° un état des frais liés à l'acquisition de parties communes, décidés par l'assemblée générale avant la date certaine du transfert de la propriété, mais dont le paiement est demandé par le syndic postérieurement à cette date;
4° un état des dettes certaines dues par l'association des copropriétaires à la suite de litiges nés avant la date certaine du transfert de la propriété, mais dont le paiement est demandé par le syndic postérieurement à cette date.
Les documents énumérés au § 1er sont demandés par le notaire au syndic de la même manière s'ils ne sont pas encore en la possession du copropriétaire entrant.

Dernière modification par luc (30-07-2015 13:55:29)

Adam

Adam · #9 30-07-2015 14:20:20

Merci Luc.
Donc, la "méthode Grmff" ci-dessus peut s'appliquer également aux successions.

panchito · #10 30-07-2015 15:19:21

Mais vous ne devez pas vous plaindre à l'IPI (dans le CRI, vous avez des tas d'articles décrivant que même en cas de fraude patente, l'IPI ne prend aucune mesure à l'encontre des Syndicts indélicats, donc vous pensez bien qu'ils ne vont rien faire du tout pour un simple problème administratif!)

Vous devez changer de syndic s'il n'exécute pas vos décisions! C'est pour cela que vous l'avez engagé: exécuter les décisions prises par les CP en AG.

S'il ne vous apporte pas satisfaction, mettez à l'ordre du jour de votre prochaine AG: choix d'un nouveau syndic.

Venez avec des CV's et des propositions concrètes.

Et surtout établissez vous-même le contrat pour engager votre Syndic!

Ne jamais accepter le contrat "IPI"

Dernière modification par panchito (30-07-2015 15:20:44)

panchito · #11 30-07-2015 16:07:20

Tous les CPs sauf moi sont contents du Syndic

Alors on ne peut rien pour vous.

Vous n'avez que 2 solutions:
1/ Vous faites du lobbying auprès de tous les CP's pour les rallier à votre point de vue. Vous en avez combien à convaincre?
2/ Vous vendez et achetez une maison ailleurs (si vous n'êtes plus en copropriété, vous serez seul maître à bord)

Dernière modification par panchito (30-07-2015 16:08:23)

grmff · #12 30-07-2015 17:17:10

Adam a écrit :

Merci Luc.
Donc, la "méthode Grmff" ci-dessus peut s'appliquer également aux successions.

Evidemment!! big_smile

Adam

Adam · #13 30-07-2015 18:38:15

Pour ceux qui n'auraient pas réalisé : ATTENTION : DEBUTANT devil

Francis · #14 30-07-2015 21:01:48

Aucun syndic dont j'ai pris la succession ne m'a remis des dossiers complets et notamment la liste des propriétaires...... Allez savoir pourquoi ?

Adam · #15 30-07-2015 23:04:28

Si vous êtes professionnel et non-CP, peut-être s'agit-il strictement parlant de données privées, que l'ancien syndic ne peut communiquer qu'aux CPs et aux notaires, cfr. CC art. 577-6, §1 ?

Même au cadastre, pour obtenir la liste des propriétaires, il faut si je me souviens bien prouver au fonctionnaire que vous avez une raison valable de la demander, un rapport avec l'immeuble. Il me semble me rappeler vaguement qu'un CP peut demander les données des CPs de son immeuble, ceux des immeubles sur toutes les parcelles attenantes, et dans certains cas tous les voisins dans un rayon de 50m autour de son terrain ?

panchito · #16 31-07-2015 06:56:12

Le plus simple quand on a été engagé par une ACP en tant que Syndic (pro ou pas pro n'a aucune importance, il y a des syndics non pro qui sont plus pro que les pros...) c'est de demander tous actes de propriété.

Adam

luc · #17 31-07-2015 07:28:02

panchito a écrit :

Le plus simple quand on a été engagé par une ACP en tant que Syndic (pro ou pas pro n'a aucune importance, il y a des syndics non pro qui sont plus pro que les pros...) c'est de demander tous actes de propriété.

Le plus simple est pour moi la liste du Cadastre (qui reflète la réalité du 1 janvier dès avril/mai).

Adam

Francis · #18 31-07-2015 08:09:59

@ Adam. Le syndic sortant est tenu de transmettre l'ensemble du dossier de l'ACP à son successeur, donc y compris le listing des copropriétaires.

Le cadastre fournit des informations relativement fiables mais il peut y avoir des erreurs et des lacunes, et jamais il n'y a les téléphones, mails, etc. Et dans le cas d'indivision la personne de référence n'est pas indiquée. L'actualisation de ce fichier prend du temps, et de l'argent, et très souvent lors d'un changement de syndic il y a des problèmes urgents qui demandent souvent une AGE, rapidement.

luc · #19 31-07-2015 10:17:21

Francis a écrit :

@ Adam. Le syndic sortant est tenu de transmettre l'ensemble du dossier de l'ACP à son successeur, donc y compris le listing des copropriétaires.

Le cadastre fournit des informations relativement fiables mais il peut y avoir des erreurs et des lacunes, et jamais il n'y a les téléphones, mails, etc. Et dans le cas d'indivision la personne de référence n'est pas indiquée. L'actualisation de ce fichier prend du temps, et de l'argent, et très souvent lors d'un changement de syndic il y a des problèmes urgents qui demandent souvent une AGE, rapidement.

Les info donnés des "CP" sont parfois contradictoire avec la réalité.
Dans mon ACP il y avait un CP qui en fait n'avait qu'un droit d'habitation, pas plus.
Il se comportait comme un CP très actif.

Adam

Adam · #20 31-07-2015 10:39:07

Francis a écrit :

@ Adam. Le syndic sortant est tenu de transmettre l'ensemble du dossier de l'ACP à son successeur, donc y compris le listing des copropriétaires.
Le cadastre fournit des informations relativement fiables mais il peut y avoir des erreurs et des lacunes, et jamais il n'y a les téléphones, mails, etc. Et dans le cas d'indivision la personne de référence n'est pas indiquée. L'actualisation de ce fichier prend du temps, et de l'argent, et très souvent lors d'un changement de syndic il y a des problèmes urgents qui demandent souvent une AGE, rapidement.

C'est en effet l'interprétation pleine de bon sens de l'art 577-8 §4 9° code civil, qui était également la mienne à première lecture.

Néanmoins :
1- Un peu plus loin, l'art 577-8 §4 11° code civil dit que le syndic doit permettre l'accès aux données NON-PRIVEES de la copropriété aux copropriétaires.

2- Concernant les données privées en général (càd aussi pour d'autres domaines que la copropriété), il me semble me rappeler que lorsque quelqu'un reçoit accès à des données privées via le "gardien" de ces données, il ne peut les tranférer à d'autres, ces autres devant faire valoir eux-mêmes leur droit à les obtenir auprès du "gardien".
Par exemple la liste du cadastre : ce n'est pas parce que j'ai pu l'obtenir en faisant valoir mes droits de propriété sur mon immeuble auprès du cadastre que je peux la donner à d'autres. Ces autres doivent aller faire valoir leurs droit auprès du cadastre.

Donc, en tant non-juriste, je me dis que :
- Ce qu'un syndic sortant ne pouvait transmettre aux copropriétaires parce que "privé", il peut encore moins le transmettre à son successeur.
- Le nouveau syndic devrait strictement parlant obtenir directement de chaque copropriétaires leurs données privées nécessaires à l'exécution de sa mission.

D'où QUESTION

Quelqu'un - juriste de préférence - pourrait-il nous informer :
- de la validité ou invalidité des interprétations et raisonnements ci-dessus ?
- de l'ordre de préséance des différentes lois applicables ?
- du raisonnement qui serait le plus probablement suivi par les juges ?

Dernière modification par Adam (31-07-2015 11:05:51)

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