Paiements fait en double voir en triple

luc · #1 04-04-2018 00:35:19

jacq a écrit :

grmff a écrit :
Et finalement, dans la copropriété où je suis syndic, il n'y pas de compte bancaire. Tout passe par mon compte personnel, et les autres propriétaires me rembourse leur quote-part dans les frais sur base d'un décompte au rythme que j'estime raisonnable. On a eu 3-4 AG depuis que j'ai été nommé il y a 15 mois, et tout a toujours été voté à l'unanimité. (mais j'avoue que si je dis cela, tout vrai que cela soit, c'est un peu pour mettre de l'huile sur le feu de ce fil de discussion qui ralentit... )
Pourquoi pas si les autres propriétaires ont confiance, mais si vous utilisez votre compte bancaire privé vous risquez un sérieux contrôle, d'autant plus si vous vous rémunérez pour ce travail

D'abord une comptabilité tenue d'une manière analogue que celle de grmff a été approuvée par un JP Limbourgeois en 2009 je crois. Mais .... la loi de 2010 a rendu ce système beaucoup plus précaire.

En plus je constate que même Grmff est d'accord que parfois on dit tenir des AG à un rythme trimestriel, comme chez moi.

Hier j'ai eu un contact très glacial avec mon syndic lors de la permanence périodique. Je lui reprochais d'avoir fair voter des travaux pour 8.000 EUR en 2017, mais d'avoir profité pour faire d'autres travaux tous azimuts sous le couvert de "constats" pour j’estime +50.000 EUR (tenant compte avec la surface). Travaux en fait au profit d'un petit groupe de CP.

Ma réaction était de lui demander les bons de commande. Pas plus, vu l'état d'avancement des procédures en cours. On verra s je les obtient sans omission d'un bon.

jacq · #2 03-04-2018 17:20:36

grmff a écrit :

ninifel a écrit :
Oui Panchito je sais que vous , vous les avez toujours eu les extraits bancaires ( classeur papier ) depuis 30 ans. Mais pou run Panchito, Pim, Gt, Libra ...et Luc combien de copropriétaires voient les extraits bancaires ( recettes et dépenses) de leur association ?
Au vote !!!
Dans le cas des copropriétés que je gérais, 100% des commissaires me demandaient et vérifiaient, de diverses manières, les extraits de compte.
Et à une ou deux exceptions, aucun autre copropriétaire n'est jamais venu jeter un oeil sur les facturiers ou extraits.
Dans les copropriétés que je connais, 100% des commissaires aux comptes ont aussi accès aux extraits.
Et dans la dernière copropriété où je suis simple copropriétaire, j'ai eu accès aux extraits la première fois où je l'ai demandé.
Et finalement, dans la copropriété où je suis syndic, il n'y pas de compte bancaire. Tout passe par mon compte personnel, et les autres propriétaires me rembourse leur quote-part dans les frais sur base d'un décompte au rythme que j'estime raisonnable. On a eu 3-4 AG depuis que j'ai été nommé il y a 15 mois, et tout a toujours été voté à l'unanimité. (mais j'avoue que si je dis cela, tout vrai que cela soit, c'est un peu pour mettre de l'huile sur le feu de ce fil de discussion qui ralentit... )

Pourquoi pas si les autres propriétaires ont confiance, mais si vous utilisez votre compte bancaire privé vous risquez un sérieux contrôle, d'autant plus si vous vous rémunérez pour ce travail yikes

luc · #3 02-04-2018 15:37:39

ninifel a écrit :

(...)
Je pense que ce sujet est davantage hyper-critique pour les petites ACPS dont les moyens financiers ne sont pas ceux des grosses ACPS qui ont inéluctablement accès à un vivier de gros cabinets de syndics ayant leur(s) comptable(s) en interne.

Vous croyez ?
Sur les 4 syndics depuis 2007 aucun avait son propre comptable (ACP de 250 lots). Celui qui a voulu prendre un comptable pro en 2013 a été remplacé fin 2012.

Externaliser= citation de wikipedia:

L'externalisation repose en termes juridiques sur un contrat à durée fixe portant sur le transfert de tout ou partie de la fonction, du service et/ou de l'infrastructure ou du processus opérationnel de l'organisation entre l'organisation propriétaire et un opérateur.

Dans ce contexte le Code Civil dit (Art. 57-8 § 5):

§ 5. Le syndic est seul responsable de sa gestion; il ne peut déléguer ses pouvoirs sans l'accord de l'assemblée générale et seulement pour une durée ou à des fins déterminées.

Ce comptable devient donc syndic-adjoint pour la comptabilité, son mandat et contrat doivent avoir l'accord de l'AG et du syndic principal et devra remplir toute les conditions d'un syndic.

Une variante est le commissaire interne qui tient en fait la comptabilité. C'est similaire, mais on frôle le pénal (2ème comptabilité tenue en noir). Je n'approfondis pas plus ici.

panchito · #4 02-04-2018 09:02:01

Et dans le transfert des factures d'une ville à l'autre...pour l'encodage. Puis on ne se souvient plus de celles qu'on a déjà envoyées.

Bref de l'amateurisme au cube.

grmff · #5 01-04-2018 20:50:56

ninifel a écrit :

panchito a écrit :
GT a écrit :
Mais c'est le syndic qui reçoit quitus ou non de l'AG pour les comptes annuels (et non le sous-traitant).
Bien entendu.
Où voulez-vous en venir?
Je partage cette avis.
C'est comme pour la tracabilité de la viande on peut avoir besoin de savoir d'où provient le beefsteak qui arrive dans nos assiettes
Et c'est d'ailleurs le fond du sujet si j'ai bien lu l'épisode soumis au forum
Tout client n'a-t-il pas " droit à un consentement éclairé "quant à la liste des intermédiaires qui ne seront jamais irresponsables en droit s'ils s'intercalent dans la gestion de leurs affaires de copropriétaires.

Et jusqu'où doit aller cette prétendue indispensable traçabilité?

Dans le cas de la viande, c'est le processus complet qui doit être traçable pour permettre de retirer des lots entiers quand on trouve des problèmes. Parce que en regardant son morceau de viande avant de le bouffer, il est difficile de savoir s'il est de qualité.

Dans le cas d'une comptabilité, quelque soit le nombre d'intermédiaires, on a une vision complète sur la situation en regardant extraits, grands livres, journaux, comptes fournisseurs, comptes clients, etc. Pas besoin de savoir si c'est Pierre, Paul, Mohammed ou Ashod qui a encodé les factures. Et le seul responsable, c'est le syndic. A quoi sert de savoir qui encode?

(le raisonnement serait légèrement différent quant à la personne qui gère réellement la copropriété, évidemment)

grmff · #6 01-04-2018 20:44:33

ninifel a écrit :

Oui Panchito je sais que vous , vous les avez toujours eu les extraits bancaires ( classeur papier ) depuis 30 ans. Mais pou run Panchito, Pim, Gt, Libra ...et Luc combien de copropriétaires voient les extraits bancaires ( recettes et dépenses) de leur association ?
Au vote !!!

Dans le cas des copropriétés que je gérais, 100% des commissaires me demandaient et vérifiaient, de diverses manières, les extraits de compte.
Et à une ou deux exceptions, aucun autre copropriétaire n'est jamais venu jeter un oeil sur les facturiers ou extraits.

Dans les copropriétés que je connais, 100% des commissaires aux comptes ont aussi accès aux extraits.

Et dans la dernière copropriété où je suis simple copropriétaire, j'ai eu accès aux extraits la première fois où je l'ai demandé.

Et finalement, dans la copropriété où je suis syndic, il n'y pas de compte bancaire. Tout passe par mon compte personnel, et les autres propriétaires me rembourse leur quote-part dans les frais sur base d'un décompte au rythme que j'estime raisonnable. On a eu 3-4 AG depuis que j'ai été nommé il y a 15 mois, et tout a toujours été voté à l'unanimité. (mais j'avoue que si je dis cela, tout vrai que cela soit, c'est un peu pour mettre de l'huile sur le feu de ce fil de discussion qui ralentit... big_smile )

panchito · #7 01-04-2018 12:58:21

GT a écrit :

Mais c'est le syndic qui reçoit quitus ou non de l'AG pour les comptes annuels (et non le sous-traitant).

Bien entendu.

Où voulez-vous en venir?

C'est évident que nous ne donnerons pas quitus et décharge au Syndic prime.

Parce qu'il n'y a pas que la comptabilité qui foire, il n'y a eu aucune gestion digne de ce nom et les décisions prises en AG non pas été exécutées.

ninifel

GT · #8 01-04-2018 11:39:39

panchito a écrit :

L'outsourcing n'est pas en soi un problème, le vrai problème c'est que les factures papiers ont été transférées à une certaine fréquence de Bruxelles à Wavre et qu'ils se sont emmêlé les pinceaux puisque par exemple des factures appartenant au trimestre n, ont été payées en n+1 voire +2.

L'outsourcing n'est pas en soi un problème.

Mais c'est le syndic qui reçoit quitus ou non de l'AG pour les comptes annuels (et non le sous-traitant).

Dernière modification par GT (01-04-2018 11:41:28)

GT · #9 01-04-2018 11:13:43

ninifel a écrit :

(...)restons dans ce bon sujet : la compta d'une copropriété.

A cet égard, vous avez écrit :

"Excellent, juste pour vous l'accès ( en consultation) des RECETTES et DEPENSES de la copropriété ?"

Dans la comptabilité en partie double , il est question d'un compte de résultats reprenant non pas les recettes et les dépenses mais les charges et les produits.
qui n'apparaissent pas dans les extraits bancaires.

Ainsi si une charge est comptabilisée lorsque la facture parvient chez le syndic, le payement n'apparaîtra pas nécessairement dans les extraits bancaires s'il n'a pas été effectué.

En revanche, la facture impayée devra ressortir du bilan reprenant notamment les fournisseurs impayés totalement ou partiellement .

Dernière modification par GT (01-04-2018 11:22:55)

GT · #10 01-04-2018 11:01:49

ninifel a écrit :

GT tu n'es pas d'accord ?

Je me me suis jamais permis de vous tutoyer.
J'apprécierais que vous agissiez de la même manière.

panchito · #11 01-04-2018 09:37:06

Ninifel a écrit :

L'information à ma connaissance ne figure quasi jamais ( je ne l'ai jamais vue) dans la fiche de présentation de son cabinet et/ou de son contrat. Vous aviez par écrit des infos en phase pré-contractuellle à ce sujet Panchito ? Ou vous avez découvert l'organisation de la confection de la compta de votre syndic après l'avoir choisi ?

Chaque fois que nous screenons un candidat syndic, nous exigeons de voir sous quelle forme les décomptes seront présentés.

L'outsourcing n'est pas en soi un problème, le vrai problème c'est que les factures papiers ont été transférées à une certaine fréquence de Bruxelles à Wavre et qu'ils se sont emmêlé les pinceaux puisque par exemple des factures appartenant au trimestre n, ont été payées en n+1 voire +2.

Un chat n'y retrouverait pas ses jeunes...

Le Syndic prime est bardé de dipômes universitaires dont un en gestion financière.

Dans la copropriété en question, la compta est hyper-simple:
- par mois: une facture de mazout, une facture du jardinier, 3 factures pour lampiris, 1 pour le container de BXL propreté, 1 pour le nettoyage
- par an: une facture pour les assurances, une pour l'entretien des ascenseurs
- tous les 2 mois: acompte IBDE

C'est trop compliqué?

GT · #12 01-04-2018 09:10:46

panchito a écrit :

MAis entre-temps, j'ai eu la réponse à mes questions, le syndic n°1 a outsourcé la comptabilité à notre insu vers un autre syndic sur base de transfert de facturiers "papier". Comme ce transfert se faisait souvent avec plus d'un trimestre de retard, les paiements en double résultent de ce manque total d'organisation, de rigueur et de professionnalisme.
Le syndic n°1 ne va plus faire long feu chez nous....

En copropriété, le principe de la sous-traitance (externalisation)comptable existe

"Notre société est également amenée à s’occuper de comptabilité en sous-traitance pour d’autres syndics soucieux de confier ces prestations en confiance à des professionnels avertis et reconnus par leurs pairs."

http://www.progest.be/fr/pages/nos-services.aspx

Le syndic devrait prévenir (qui? ) ou obtenir une autorisation (de qui ?) pour donner en sous-traitance la comptabilité d'une ACP sous sa propre responsabilité ?

Dernière modification par GT (01-04-2018 09:11:40)

panchito · #13 31-03-2018 23:10:59

Ceci étant mon sujet, je tiens à repréciser:

Au commissaire au compte de demander les extraits de comptes.

A chaque copropriétaire de prendre RV pour aller chez le Syndic les consulter.

Ceux qui ne font pas cette démarche, c'est leur choix!

Dans certaines copropriétés plus digitalisées, j'ai aussi accès à toutes les factures numérisées sur le site Internet de la copropriété, car les CP ont pris la décision d'en avoir un et de payer pour.

Dans d'autres j'ai accès aux extraits de comptes on-line via une application de type easy banking.

Tout dépend de ce que la copropriété veut et à quels frais!

MAis entre-temps, j'ai eu la réponse à mes questions, le syndic n°1 a outsourcé la comptabilité à notre insu vers un autre syndic sur base de transfert de facturiers "papier". Comme ce transfert se faisait souvent avec plus d'un trimestre de retard, les paiements en double résultent de ce manque total d'organisation, de rigueur et de professionnalisme.

Le syndic n°1 ne va plus faire long feu chez nous....

PIM

libra · #14 31-03-2018 16:31:02

ninifel a écrit :

Oui Panchito je sais que vous , vous les avez toujours eu les extraits bancaires ( classeur papier ) depuis 30 ans. Mais pou run Panchito, Pim, Gt, Libra ...et Luc combien de copropriétaires voient les extraits bancaires ( recettes et dépenses) de leur association ?

Ce n'est pas parce qu'on ne les voit pas qu'on peut pas les voir. Il suffit de le demander.

ninifel a écrit :

Au vote !!!

Stupide devil

panchito · #15 31-03-2018 16:28:54

Au commissaire au compte de les demander.

Chaque copropriétaire peut aussi prendre RV pour aller chez le Syndic les consulter.

Ceux qui ne font pas cette démarche, c'est leur choix!

panchito · #16 31-03-2018 12:48:39

Cela fait plus de 30 ans que je suis commissaire aux comptes dans diverses copropriétés et j'exige toujours les extraits de compte bancaires originaux.

Je les ai toujours reçus!

PIM

libra · #17 31-03-2018 12:46:09

ninifel a écrit :

Ninifel a écrit :
Jacq a écrit :
vous devrez aussi avoir accès aux extraits bancaires
Ce n'est pas l'usage en copropriété
Question donc suite aux levées de boucliers de PIM, GT, LUC qui alimentent l'obscur comme a dit PIM :
- Y a-t-il du faux dans la citation ci-dessus ?

Non et alors? C'est justement le sujet de la conversation. Qu'avez vous ajouté si ce n'est des commentaires complètement déplacés.

Dernière modification par libra (31-03-2018 12:50:17)

PIM

GT · #18 31-03-2018 12:26:39

ninifel a écrit :

Il ne faut donc pas s'étonner que les comptes en copropriété soient faux/frauduleux car le but du syndic est d'arranger les bidons des uns et des autres et/ou diverses éventuelles erreurs "humaines" dans la gestion de la copropriété.

Ninifel, ne faites pas d'amalgame et de généralisation à partir de l'une ou l'autre expérience particulière prétendument subie.

libra · #19 31-03-2018 11:48:44

jacq a écrit :

libra a écrit :
J'ai deux fournisseurs d'énergies qui me réclament un acompte pour le même numéro EAN, la même période.
Soit vous avez changé de fournisseur, soit le fournisseur a changé de nom.
Dans votre situation je téléphone aux 2 fournisseurs en 1er le plus ancien et je lui demande si il est toujours le distributeur et suite a sa réponse je téléphone au 2 éme pour lui expliquer le problème un des 2 devra vous faire une note de crédit annulant la facture litigieuse.

Je crois que je me suis mal exprimé.

J'ai deux fournisseurs d'énergies qui, chacun, me réclament un acompte pour le même numéro EAN la même période. Il ne s'agit donc pas d'un ancien et ou d'un nouveau fournisseur. Ce sont deux affaires totalement différentes.

Par ailleurs, j'ai également eu deux fournisseurs qui me remboursent le paiement d'une facture que j'avais honorée. Un des deux à deux reprises.

Dernière modification par libra (31-03-2018 11:49:51)

PIM · #20 31-03-2018 11:26:51

Ninifel a écrit :

Tous les intervenants sur ce forum, moi excepté vous diront qu'il ne faut pas que les copropriétaires aient accès aux extraits bancaires des dépenses et des recettes de leur indivision de droit privé. Nonobstant l'avis favorable de la CVP belge depuis des années déja.
Il ne faut donc pas s'étonner que les comptes en copropriété soient faux/frauduleux car le but du syndic est d'arranger les bidons des uns et des autres et/ou diverses éventuelles erreurs "humaines" dans la gestion de la copropriété.

Message à l’auto-proclamée « chevalier blanc »
Cette affirmation est fausse et injurieuse. Elle vous discrédite totalement.

panchito · #21 14-03-2018 19:36:01

Dernièrement j'ai procédé à une vérification des comptes d'une ACP au cours de laquelle j'ai eu la surprise de découvrir que plusieurs factures ont été payées plusieurs fois avec la même communication. Je me demande dès lors comment sont conçus les logiciels pour copropriétés?

S'agit-il d'outils "all-in" comprenant tous les modules de gestion de factures, bilans, journaux, etc? Sont-ils intimement liés au logiciel de paiement (souvent Isabel)? Quelqu'un peut-il me dire comment ils fonctionnent? Y-a-t'il des cross-checks? Comment est-il possible de payer la même facture avec la même communication plusieurs fois? Et que cela ne se voit pas au bilan? Ni ailleurs? Dans le journal du fournisseur en question?

Dernière modification par panchito (14-03-2018 19:37:47)

Paiements fait en double voir en triple

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