Combien d'années un syndic sortant doit conserver certains documents ?

G.B. · #1 28-11-2024 21:10:31

Il me semble qu'un syndic sortant a néanmoins l'obligation de conserver 3, 5 ou 7 ans la comptabilité qu'il a produite pour son client.
Pensez-vous que je fais erreur, c'est possible.
Merci

grmff · #2 28-11-2024 21:40:00

D'où vous vient cette information? Je n'ai jamais vu cela nulle part, mais je peux évidemment me tromper.

Il me semble qu'un syndic sortant doit transmettre l'ensemble des archives de la copropriété au nouveau syndic dans le mois de la fin de son mandat (et à défaut de nouveau syndic, au président de la dernière AG).

Art. 3.89. Syndic
(...)
§ 5. Quels que soient les pouvoirs qui lui sont conférés par le règlement d'ordre intérieur, le syndic est chargé:
(...)
7° de transmettre, si son mandat a pris fin de quelque manière que ce soit, dans un délai de trente jours suivant la fin de son mandat, l'ensemble du dossier de la gestion de l'immeuble à son successeur ou, en l'absence de ce dernier, au président de la dernière assemblée générale, y compris la comptabilité et les actifs dont il avait la gestion, tout sinistre, un historique du compte sur lequel les sinistres ont été réglés, ainsi que les documents prouvant l'affectation qui a été donnée à toute somme qui ne se retrouve pas sur les comptes financiers de la copropriété;

Yves Van Ermen · #3 29-11-2024 09:46:53

grmff a écrit :

D'où vous vient cette information? Je n'ai jamais vu cela nulle part, mais je peux évidemment me tromper.
Il me semble qu'un syndic sortant doit transmettre l'ensemble des archives de la copropriété au nouveau syndic dans le mois de la fin de son mandat (et à défaut de nouveau syndic, au président de la dernière AG).

Je confirme. Le syndic sortant ne doit plus tenir les archives.

Et lorsqu'il est syndic, il doit garder les archives de l'immeuble 10 ans.

GT · #4 29-11-2024 14:37:29

Yves Van Ermen a écrit :

grmff a écrit :
D'où vous vient cette information? Je n'ai jamais vu cela nulle part, mais je peux évidemment me tromper.
Il me semble qu'un syndic sortant doit transmettre l'ensemble des archives de la copropriété au nouveau syndic dans le mois de la fin de son mandat (et à défaut de nouveau syndic, au président de la dernière AG).
Je confirme. Le syndic sortant ne doit plus tenir les archives.
Et lorsqu'il est syndic, il doit garder les archives de l'immeuble 10 ans.

J'ignore le texte qui limite à 10 ans les archives à conserver par le syndic en fonction ?

Yves Van Ermen · #5 29-11-2024 14:57:32

GT a écrit :

Yves Van Ermen a écrit :
grmff a écrit :
D'où vous vient cette information? Je n'ai jamais vu cela nulle part, mais je peux évidemment me tromper.
Il me semble qu'un syndic sortant doit transmettre l'ensemble des archives de la copropriété au nouveau syndic dans le mois de la fin de son mandat (et à défaut de nouveau syndic, au président de la dernière AG).
Je confirme. Le syndic sortant ne doit plus tenir les archives.
Et lorsqu'il est syndic, il doit garder les archives de l'immeuble 10 ans.
J'ignore le texte qui limite à 10 ans les archives à conserver par le syndic en fonction ?

Bonjour GT,

Je dois être plus précis. C'est une obligation pour les syndics IPI vu qu'il s'agit d'une obligation déontologique

Art. 84 L’agent immobilier syndic tient les pièces justificatives relatives aux décomptes, ainsi qu’un état détaillé du patrimoine, à la disposition en ses bureaux. Sans préjudice de l’article 577-8, § 4, 9°, du Code civil, il conserve ces pièces pendant dix ans à dater de sa décharge.

Nous avons mis dix ans de tel manière de couvrir les garanties décennales.

rexou · #6 29-11-2024 18:06:10

Yves Van Ermen a écrit :

GT a écrit :
Yves Van Ermen a écrit :
grmff a écrit :
D'où vous vient cette information? Je n'ai jamais vu cela nulle part, mais je peux évidemment me tromper.
Il me semble qu'un syndic sortant doit transmettre l'ensemble des archives de la copropriété au nouveau syndic dans le mois de la fin de son mandat (et à défaut de nouveau syndic, au président de la dernière AG).
Je confirme. Le syndic sortant ne doit plus tenir les archives.
Et lorsqu'il est syndic, il doit garder les archives de l'immeuble 10 ans.
J'ignore le texte qui limite à 10 ans les archives à conserver par le syndic en fonction ?
Bonjour GT,
Je dois être plus précis. C'est une obligation pour les syndics IPI vu qu'il s'agit d'une obligation déontologique
Art. 84 L’agent immobilier syndic tient les pièces justificatives relatives aux décomptes, ainsi qu’un état détaillé du patrimoine, à la disposition en ses bureaux. Sans préjudice de l’article 577-8, § 4, 9°, du Code civil, il conserve ces pièces pendant dix ans à dater de sa décharge.
Nous avons mis dix ans de tel manière de couvrir les garanties décennales.

Et quelle est la règle pour un syndic NON IPI ?

Perso, je m'aligne sur ce qui se pratique pour les ASBL, à savoir 7 ans... ce serait trop peu ? Je conserve juste les convocations et surtout les PVs d'AG dans leur totalité. Et les factures susceptibles de présenter un intérêt ou dont les travaux sont sous garantie.

C'est bon ? Pas bon ?

GT · #7 29-11-2024 19:57:56

rexou a écrit :

Perso, je m'aligne sur ce qui se pratique pour les ASBL, à savoir 7 ans...

Le délai de conservation de 7 ans de certains documents par les entreprises n'était-il pas un délai fiscal , délai qui a été porté à 10 ans par la loi du 20/11/2022 portant des dispositions fiscales et financières diverses (Moniteur belge du 31/11/2022).Entrée en vigueur le 1/1/2023 ?
Pour l'application de cette loi, une ASBL est une entreprise.
Mais une association de copropriétaires est-elle une entreprise qui reçoit-elle une déclaration aux impôts sur les revenus ? Non.
Elle a la transparence fiscale.
Les associations des copropriétaires qui possèdent la personnalité juridique en vertu de l'article 3.86, § 1er, du Code civil. sont censées être des associations sans personnalité juridique (Art.29, Code des impôts sur les revenus).

G.B. · #8 30-11-2024 06:20:25

Je ne suis pas d'accord avec ce délai de 10 ans : à qui peux-t-on en parler ?

Dernière modification par G.B. (Hier 13:18:21)

Yves Van Ermen · Inscription : 11-03-2011

rexou a écrit :

Et quelle est la règle pour un syndic NON IPI ?
Perso, je m'aligne sur ce qui se pratique pour les ASBL, à savoir 7 ans... ce serait trop peu ? Je conserve juste les convocations et surtout les PVs d'AG dans leur totalité. Et les factures susceptibles de présenter un intérêt ou dont les travaux sont sous garantie.
C'est bon ? Pas bon ?

Il n'y a pas de règle pour les non IPI à ma connaissance.

Ce que vous proposez me semble une bonne pratique.

rexou

grmff · Inscription : 25-05-2004

Je pense que pour le DIU (qui contient généralement des factures de travaux....), il n'y a pas de limite. C'est un "carnet d'entretien" qui doit suivre le bâtiment. Evidemment, le sortant doit le remettre au nouveau syndic et ne doit pas conserver d'archives..

Yves Van Ermen, rexou

G.B. · Inscription : 08-10-2023

Pour le DIU (qui contient généralement des factures de travaux....), il n'y a pas de limite. C'est un "carnet d'entretien" qui doit suivre le bâtiment mais en pratique , 99% des notaires peuvent témoigner qu'ils ne recoivent aucun DIU.

Et pourtant,
sur le plan purement théorique vous avez raison :

- un toit,
- un ascenseur,
- des serrures,
- des portes coupe-feu,
- des chaudières, des circulateurs, des citernes,
- des canalisations d'égouttage
- une mise aux norme de l'électricité des communs, çe ne se rachète pas tous les 10ans.

Est-ce que l'IPI encourage ses syndics pour qu'ils proposent aux clientes de leur voter un supplément de rémunération afin de constituer ce DIU aka "carnet d'entretien" qui doit suivre les bâtiments jusqu'à sa démolition ?

Dernière modification par G.B. (Hier 18:04:42)

Yves Van Ermen · Inscription : 11-03-2011

G.B. a écrit :

Pour le DIU (qui contient généralement des factures de travaux....), il n'y a pas de limite. C'est un "carnet d'entretien" qui doit suivre le bâtiment mais en pratique , 99% des notaires peuvent témoigner qu'ils ne recoivent aucun DIU.
Et pourtant,
sur le plan purement théorique vous avez raison :
- un toit,
- un ascenseur,
- des serrures,
- des portes coupe-feu,
- des chaudières, des circulateurs, des citernes,
- des canalisations d'égouttage
- une mise aux norme de l'électricité des communs, çe ne se rachète pas tous les 10ans.
Est-ce que l'IPI encourage ses syndics pour qu'ils proposent aux clientes de leur voter un supplément de rémunération afin de constituer ce DIU aka "carnet d'entretien" qui doit suivre les bâtiments jusqu'à sa démolition ?

Si le DIU des parties communes doit être constitué et gardé par les syndics toute la vie de l'immeuble (comme les statuts, les pv,....), il ne doit pas être communiqué au Notaire lors d'une mutation.

Dernière modification par Yves Van Ermen (Aujourd'hui 16:47:19)

G.B. · Inscription : 08-10-2023

Dans l'hypothèse où le DIU ne devrait pas être communiqué au Notaire lors d'une mutation avec les derniers PVS et les décomptes et les statuts effectivement ,
comment l'agent immobilier IPI et le candidat acquéreur ont connaissance de l'Etat des parties communes si le syndic responsable des parties communes de la copropriété garde le DIU comme un document TOP SECRET et répond à tous les Notaires qu'il n'y a pas de DIU : c'est effectivement ce que l'on lit fréquemment dans les réponses des syndics au titre des renseignements aux notaires ...

De deux choses l'unes , comme dirait feu l'avocate Florence Desternes, soit le DIU existe et le syndic professionnel communique copie du document au format .PDF au candidat acquéreur et /ou aux Notaires ( comme font des syndics bénévoles qui sont généralement passionnés par la conservation de l'immeuble) , sinon il échet de considérer qu'un DIU invisible n'existe pas.

Dernière modification par G.B. (Aujourd'hui 15:33:26)

Yves Van Ermen · Inscription : 11-03-2011

G.B. a écrit :

Dans l'hypothèse où le DIU ne devrait pas être communiqué au Notaire....

Bin ce n'est pas une hypothèse, c'est la loi. Et la suppression de l'envoi au Notaire du DIU des parties communes était une demande des Notaires.

Le fait qu'il ne soit pas envoyé au Notaire ne fait du DIU un document secret :-)
Il faut aussi savoir que j'ai aussi des DIU qui font une dizaine de classeurs non scanné. Je vois mal envoyer cela en pdf à la moindre demande et encore moins gratuitement

grmff · Inscription : 25-05-2004

A mon avis, pour une vente, le DIU est moins utile qu'un ordre du jour bien complet qui reprend les travaux extraordinaires à venir.

Art. 3.89. Syndic
(...)
§ 5. Quels que soient les pouvoirs qui lui sont conférés par le règlement d'ordre intérieur, le syndic est chargé:
(...)
16° de préparer le budget prévisionnel pour faire face aux dépenses courantes de maintenance, de fonctionnement et d'administration des parties communes et équipements communs de l'immeuble, ainsi qu'un budget prévisionnel pour les frais extraordinaires prévisibles; ces budgets prévisionnels sont soumis, chaque année, au vote de l'association des copropriétaires; ils sont joints à l'ordre du jour de l'assemblée générale appelée à voter sur ces budgets. Le cas échéant, le syndic inscrit à l'ordre du jour de l'assemblée générale la question des travaux extraordinaires à prévoir pour les années à venir.

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