Voici la communication de ce jour de Federia à ses membres

Du nouveau concernant les AG : plus de précisions
Publié le 08.12.20 à 17:00

Nous vous rappelons tout d’abord, en guise de préalable, que les AG physiques sont toujours interdites et ce, jusqu’au 15 janvier 2021 au moins. L’arrêté ministériel du 28 novembre n’a pas changé la donne.

Cependant, pour les semaines à venir, il va plus que probablement y avoir du changement. Nous vous en parlions brièvement dans notre Newsletter de ce 1er décembre : un nouveau projet de loi portant des dispositions diverses temporaires et structurelles en matière de justice dans le cadre de la lutte contre la propagation du COVID-19 a été publié ce 1er décembre sur le site de la Chambre des Représentants.

Il prévoit de nouvelles mesures concernant notamment les assemblées générales de copropriété.

Nous vous détaillons ci-après les nouvelles mesures envisagées, pour autant qu’elles ne soient pas amendées par les parlementaires (en 1/). La prudence reste de mise et on ne peut considérer ce projet comme acquis. Si ces dispositions devaient être adoptées en l’état, nous vous donnons quelques conseils et recommandations pratiques (en 2/).

1/ Que disent le projet de loi et son exposé des motifs ?

a)     La possibilité de reporter les AG

Le projet de loi prévoit que les AG qui doivent (ou devaient) avoir lieu entre le 1er octobre 2020 et le 9 mars 2021 PEUVENT être reportées d’un an, c’est-à-dire à la période de 15 jours suivant la période prévue dans le R.O.I. Cela vaut également pour les AG qui avaient dû être reportées lors de la première vague et qui devaient se tenir jusqu’au 30 novembre 2020.

Attention, c’est une faculté. Le report n’est pas automatique, c’est le syndic qui décide s’il la reporte ou pas.

Les décisions des AG qui se sont tenues depuis le 1er octobre 2020 restent acquises, sous réserve d’une éventuelle action en annulation introduite dans un délai de 4 mois par un copropriétaire.

Cette possibilité de report n’est par contre PAS applicable si une décision urgente est nécessaire ou bien si un ou plusieurs copropriétaires possédant au moins 1/5 des quotes-parts dans les parties communes le requièr(en)t. Dans cette hypothèse, il faudra tenir une AG. Si celle-ci ne peut pas raisonnablement se tenir à distance ou physiquement, il POURRA être fait application de l’assouplissement temporaire de l’exigence de l’unanimité pour les AG écrites (ci-après point b).

En cas de report de l’AG, la durée des mandats des syndics, membres des conseils de copropriété et des commissaires aux comptes qui expirent d’ici le 9 mars 2021 sont prolongés de plein droit (jusqu’à la prochaine AG qui sera tenue après cette date). Il en sera de même pour le contrat entre le syndic et l’association des copropriétaires et la validité des missions et délégations de compétences confiées par l’AG au conseil de copropriété.

Le budget pour le nouvel exercice éventuel est provisoirement réputé être égal au budget pour le fonds de roulement de l’exercice précédent. A cette fin, le syndic peut aussi réclamer des provisions nécessaires, en conformité aux décisions de l’exercice précédent.

b)     L’assouplissement temporaire de l’exigence de l’unanimité pour les AG écrites

Le projet de loi facilite la procédure écrite pour les AG qui se tiendraient jusqu’au 9 mars 2021. Durant cette période, l’unanimité des voix ne sera pas nécessairement requise pour prendre des décisions par écrit. Cela sera notamment utile si l’urgence le requiert ou sur demande des copropriétaires (v. ci-dessus point a).

Dès lors, on reprend les règles « classiques » :

            Plus de la moitié des membres doivent participer au vote ;
            Ils doivent représenter au moins la moitié des quotes-parts dans les parties communes ;
            Les décisions sont prises aux majorités légales prévues par l’article 577-7 du Code civil (majorité absolue ou qualifiée suivant le sujet traité).

Attention, le recours à la procédure écrite reste une faculté. Cependant si la demande d’organiser la réunion émane de copropriétaires et que le syndic refuse de mettre en œuvre la procédure écrite assouplie, il prend le risque que ces copropriétaires, au terme du délai de 30 jours, prévu par l’article 577-6, §2, convoquent eux-mêmes la réunion en vue de faire adopter les décisions qu’ils préconisent (éventuellement la révocation du mandat du syndic).

Les bulletins de vote devront être reçus par le syndic par voie postale ou électronique dans les trois semaines (ou en cas d’urgence pour autant que cela soit mentionné dans la convocation, dans les huit jours après la date d’envoi de la convocation).

Outre la majorité atteinte et le nom des copropriétaires qui ont voté contre ou qui se sont abstenus, le syndic devra indiquer dans le procès-verbal de l’AG les noms des copropriétaires dont les bulletins de vote ont été pris en compte.

Ces deux derniers points permettront d’éviter d’éventuelles contestations.

c)      L’insertion dans le Code civil de la possibilité de tenir une AG à distance

Le projet de loi prévoit aussi d’insérer de manière définitive – pas uniquement en période de crise sanitaire - dans l’article 577-6, §1er du Code civil la possibilité de tenir une AG à distance. Cela n’était pas encore formellement prévu par le Code civil, qui s’inscrit dans une logique de réunion en présence des copropriétaires. Certains commentateurs se basaient sur une interprétation évolutive de la loi pour considérer qu’elles pouvaient être organisées de manière virtuelle, comme l’indiquait le Ministre de la Justice Vincent Van Quickenborne précédemment.

La réunion aura lieu à distance, pour autant que ce soit indiqué dans la convocation. Ce n’est donc pas un droit reconnu automatiquement aux copropriétaires : c’est le syndic qui décide et indique dans la convocation de quelle manière la réunion se déroulera.

Le projet de loi vise expressément « toutes les techniques de télécommunication permettant une délibération collective telles que les conférences vidéo ».

d)     Effet rétroactif partiel

Le projet de loi prévoit que la possibilité du report des assemblées générales jusqu’au 9 mars 2021 ainsi que l’assouplissement temporaire de l’exigence d’unanimité pour les AG écrites entreront en vigueur rétroactivement à partir du 1er octobre 2020. Cela signifie que toutes les AG qui ont été annulées depuis le 1er octobre pourront se faire moyennant les solutions proposées.

Le projet de loi prévoit que ce délai pourra être prolongé par le gouvernement si nécessaire. Nous ne savons en effet pas de quoi sera fait demain…

2/ Quelques conseils pratiques

Tout cela est bien joli, mais il semble que le texte fasse (re)surgir de nombreuses questions pratiques. Voici quelques conseils pour vous éclairer.

            Nous vous rappelons que le report d’une AG est une faculté et qu’il n’est pas automatique. C’est le syndic qui décide s’il reporte ou pas l’AG « à la période de 15 jours suivant la période prévue dans le R.O.I. », en fonction de la possibilité d’organisation la réunion.

            Les termes « à la période de 15 jours suivant la période prévue dans le R.O.I. » font penser qu’on ne parle ici que des AG annuelles. 

            Si une AG ne peut avoir lieu d’ici le 9 mars 2021, le syndic peut continuer à remplir sa mission durant cette période, tout en respectant les consignes de sécurité. Il pourra donc encore se déplacer pour faire exécuter des travaux urgents si nécessaire, par exemple.

            Comment décider de maintenir l’AG ou pas ? Quelques critères à prendre en compte pour vous aider :

o   La taille de la copropriété (il sera plus facile de réunir 4 personnes que 50…).

o   La disponibilité ou non d’une salle de réunion adéquate.

o   Y a-t-il quelque chose d’urgent ou d’important à décider ? Si rien n’est vraiment vital pour la copropriété, on peut se permettre de postposer l’AG.

o   A distance ou physiquement ? Si on prévoit une AG à distance, cela ne va-t-il pas exclure la participation de certains copropriétaires plus âgés ou non équipés ? Le syndic dispose-t-il d’un logiciel adapté ? Le coût engendré par une telle AG ne sera-il pas trop important pour l’association des copropriétaires ?

            Le projet de loi rend possibles trois manières de procéder : une AG totalement en présentiel, une AG totalement à distance, ou bien une AG mixte. Néanmoins, en pratique cela pose encore beaucoup de questions. FEDERIA et d’autres instances continuent de demander au gouvernement de retravailler la matière des AG à distance pour apporter des solutions claires et pratiques pour tous.

            C’est le syndic qui fait le choix du type d’AG qu’il souhaite organiser.

            Nous vous rappelons l’article 577-6 §11 du Code civil : il est possible de tenir une AG écrite pour prendre des décisions, à l’exception de celles qui doivent être passées par acte authentique. Cela concerne les modifications de l’acte de base et du règlement général de copropriété.

3/ Nos recommandations

            Nous vous rappelons l’importance d’identifier les copropriétaires. Quel que soit le type d’AG que le syndic décide de tenir, il doit faire le nécessaire pour se réserver la preuve de l’identification des copropriétaires qui participent à l’AG et la preuve des votes émis.

            Comme dit ci-avant, toutes les AG physiques sont toujours interdites et ce, jusqu’au 15 janvier 2021 au moins. Si vous devez tenir une AG et qu’une AG physique n’est raisonnablement pas possible, et vu que nous ne pouvons pas être certains que tous les copropriétaires disposent des moyens pour participer à une AG à distance, nous vous recommandons de tenir une AG écrite. Et, dans le processus de l’AG écrite, vous pouvez prévoir une réunion informelle en vidéoconférence. De cette manière, les copropriétaires peuvent venir écouter les informations via la vidéoconférence mais vu que l’AG se tient par écrit, chacun peut y participer.

            Si l’AG se tient à distance ou est mixte, nous vous recommandons d’utiliser un programme spécifique pour la tenue des assemblées générales de copropriété ou, via des systèmes de type ZOOM ou TEAMS, d’enregistrer l’AG afin d’avoir la preuve de la présence et des votes. Dans ces derniers, les commentaires envoyés par écrit peuvent être enregistrés. Cela permet le cas échéant de formaliser le vote en séance par écrit.  Le syndic pourrait se faire assister par le président ou un membre du conseil de copropriété, suggérer qu’il soit nommé comme président de séance, en vue de finaliser le PV et de le signer.

ATTENTION aux règles du RGPD : veillez à bien annoncer aux copropriétaires que la vidéo est enregistrée et à l’indiquer expressément dans la convocation. Veillez également à y indiquer que si le copropriétaire se connecte, c’est qu’il accepte que l’AG soit enregistrée et que les images de la vidéoconférence soient utilisées. Ces images resteront chez le syndic pendant quatre mois et ne peuvent bien sûr pas être diffusées. Cela permettra d’éclaircir la situation en cas de contestation éventuelle d’un vote.

Attention, il ne s’agit toujours bien que d’un projet de loi qui n’a donc pas encore été voté à la Chambre. Nous tenons bien sûr cela à l’œil pour vous.