Modification de la manière de payer les provisions pour charges

Zlurp · #1 30-09-2015 23:08:07

Bonjour,
jusqu'à ce jour, nous payions une provision pour charge chaque mois et à la fin de l'année il y avait le décompte annuel.

Nous venons de recevoir une note dans laquelle il est écrit:
"Nous vous prions de trouver en annexe le décompte des charges relatif au 1er trimestre 2015
Les décomptes vous seront dorénavent adressés tous les trimestres
L'historique de votre compte est repris dans le doc intitulé Relevé individuel des comptes ainsi que dans le Tableau de répartition des charges
nous vous invitons a assurer le payement des sommes dues pour le.....au plus tard
Vous pouvez bien entendu déduire ce montant de tout payement que vous auriez effectué pour le décompte 2014." (Nous devons faire la comptabilité à la place du syndic ?)
- Cette note est accompagnée de 11 pages imprimées sur un seul côté. ( Bonjour les frais d'impression et de timbres )

- Cette modification dans la manière d'effectuer les payements n'a pas été approuvée par l'ACP, puisque jamais discutée en A.G.
Le syndic a t'il le droit de faire cette modification ?

merci d'avance pour vos reponses

PIM · #2 01-10-2015 07:44:43

Si j'ai bien compris, la seule différence est un appel trimestriel au lieu de mensuel ?

Zlurp · #3 01-10-2015 09:09:11

PIM a écrit :

Si j'ai bien compris, la seule différence est un appel trimestriel au lieu de mensuel ?

Après avoir téléphoné plusieurs fois, j'ai reçu une explication plus que vaseuse
On nous envoie ce décompte parce qu'il y a des mauvais payeurs, c'est pour les inciter à payer, les autres ne doivent pas en tenir compte.
Donc, le syndic nous envoie par la poste une enveloppe contenant 11 pages dont une avec un virement complété mais nous ne devons pas en tenir compte !!!!!

luc · #4 01-10-2015 09:15:57

Zlurp a écrit :

- Cette modification dans la manière d'effectuer les payements n'a pas été approuvée par l'ACP, puisque jamais discutée en A.G.
Le syndic a t'il le droit de faire cette modification ?

Je ne crois pas. D'abord la Code Civil dit:

Art. 577-8
§ 4. Quels que soient les pouvoirs qui lui sont conférés par le règlement de copropriété, le syndic est chargé :
18° de préparer le budget prévisionnel pour faire face aux dépenses courantes de maintenance, de fonctionnement et d'administration des parties communes et équipements communs de l'immeuble, ainsi qu'un budget prévisionnel pour les frais extraordinaires prévisibles; ces budgets prévisionnels sont soumis, chaque année, au vote de l'association des copropriétaires; ils sont joints à l'ordre du jour de l'assemblée générale appelée à voter sur ces budgets.

La comptabilité est donc annuelle, D'abord puisque le budget est annuelle et aussi parceque l'AR du 12.07.2012 l'impose.

Il peut demander par trimestre une provision variable, mais le montant doit être voté à l'avance. Un décompte trimestériel n'est pas conforme à la loi.

Je crois que votre syndic applique ce qui a été écrit dans "Syndic Info" de décembre 2012 à la page 1. On peut selon cette organisation adapter la loi, pour la rendre conforme à ses propres intérêts.

Dans le nouveau système comptable il peut depuis le 01.01.2013 faire périodiquement un inventaire intermédiaire et provisoire, lancer des demandes de provisions pour ce montant calculé par lui, .... pour autant que:
- les montants réellement demandés restent dans les limites annuelles votés par l'AG par compte comptable !!! (= la diminution du prix de gaz ne permet par exemple pas d'allouer le restant à des travaux "nécessaires" décidés par le syndic)
- la comptabilité est présenté annuellement (sous la forme d'un inventaire du 31/12) et soumis à la délibération et vote de l'AG. Le montant final qui en résulte devra être remboursé/payé APRES ce vote.

Dernière modification par luc (01-10-2015 09:18:01)

GT · #5 01-10-2015 12:31:16

J'avais cru comprendre du contenu de votre message (et non du titre) que, jusqu'à peu, les copropriétaires payaient mensuellement un provision pour charges. Et qu'ultérieurement un décompte annuel de régularisation était réalisé (sur base duquel un remboursement est dû aux copropriétaires siles charges de l'année comptable ont été inférieures aux provisions payées ou un complément est demandé ds la situation inverse).

J'avais cru également comprendre que le syndic venait de vous adresser un décompte trimestriel de charges (et non pas un appel de provisions) identifiées (?) dans 11 pages imprimées. Et qu'il agirait dorénavant ainsi.

Quid?

max11 · #6 01-10-2015 13:39:44

luc a écrit :

Je ne crois pas. D'abord la Code Civil dit:
Art. 577-8
§ 4. Quels que soient les pouvoirs qui lui sont conférés par le règlement de copropriété, le syndic est chargé :
18° de préparer le budget prévisionnel pour faire face aux dépenses courantes de maintenance, de fonctionnement et d'administration des parties communes et équipements communs de l'immeuble, ainsi qu'un budget prévisionnel pour les frais extraordinaires prévisibles; ces budgets prévisionnels sont soumis, chaque année, au vote de l'association des copropriétaires; ils sont joints à l'ordre du jour de l'assemblée générale appelée à voter sur ces budgets.
La comptabilité est donc annuelle, D'abord puisque le budget est annuelle et aussi parceque l'AR du 12.07.2012 l'impose.
Il peut demander par trimestre une provision variable, mais le montant doit être voté à l'avance. Un décompte trimestériel n'est pas conforme à la loi.

Ma lecture de cet article : préparer des budgets prévisionnels.... Comment arriver à vos conclusions : appel de provisions fixes ou par trimestre variable mais sans dépasser chaque ligne du budget ?
En quoi le fait d'envoyer un décompte trimestriel avec les charges réelles serait contraire à cet article de loi qui parle des budgets à présenter à l'AG ?

Adam · #7 01-10-2015 13:47:58

Luc,

Je ne retrouve pas trace de certaines de vos affirmations ci-dessous dans les textes cités, après lecture rapide. Pourriez-vous préciser ?
Je pense bien comprendre la logique "provisions liées à un budget détaillé et régularisation en fin d'exercice", mais j'aimerais savoir sur quelles bases elle serait obligatoire pour les copropriétés de plus de 20 lots.

luc a écrit :

La comptabilité est donc annuelle, D'abord puisque le budget est annuelle et aussi parceque l'AR du 12.07.2012 l'impose.

Je lis que l'inventaire (donc la comptabilité) doit se faire au moins une fois par an, pas que la comptabilité est annuelle.

luc a écrit :

Il peut demander par trimestre une provision variable, mais le montant doit être voté à l'avance. Un décompte trimestériel n'est pas conforme à la loi.

Sur quelle base peut-on affirmer qu'un décompte trimestriel n'est pas conforme à la loi, qu'il y ait eu ou pas vote concernant un montant de provisions ?

luc a écrit :

Dans le nouveau système comptable il peut depuis le 01.01.2013 faire périodiquement un inventaire intermédiaire et provisoire, lancer des demandes de provisions pour ce montant calculé par lui, .... pour autant que:
- les montants réellement demandés restent dans les limites annuelles votés par l'AG par compte comptable !!! (= la diminution du prix de gaz ne permet par exemple pas d'allouer le restant à des travaux "nécessaires" décidés par le syndic)

Je ne trouve aucune prescription de forme pour les budgets à voter (ni même de référence au terme "budget", mis à part dans le CC Art 577 §4 18°).
L'AR cité prescrit des critères de forme uniquement pour l'inventaire, pas pour des budgets. Donc, sur quelle base "par compte comptable" ?
Même en supposant l'utilisation d'un budget détaillé par compte comptable, sur base de quel texte le syndic devrait-il se limiter aux montants repris dans le budget si ce qu'il réclame est réel et doit être payé par l'ACP ?
P. ex. si un poste du budget a été fort sous-estimé (et par ailleurs voté par l'AG), p.ex. un budget "électricité" soumis à l'augmentation de la TVA en cours d'exercice ?

luc a écrit :

- la comptabilité est présenté annuellement (sous la forme d'un inventaire du 31/12) et soumis à la délibération et vote de l'AG. Le montant final qui en résulte devra être remboursé/payé APRES ce vote.

Sur base de quel texte "après le vote" ? Quel est le rapport entre "différence par rapport au budget" et "exactitude de la comptabilité" ?

max11

Zlurp · #8 01-10-2015 14:18:45

GT a écrit :

J'avais cru comprendre du contenu de votre message (et non du titre) que, jusqu'à peu, les copropriétaires payaient mensuellement un provision pour charges. Et qu'ultérieurement un décompte annuel de régularisation était réalisé (sur base duquel un remboursement est dû aux copropriétaires siles charges de l'année comptable ont été inférieures aux provisions payées ou un complément est demandé ds la situation inverse).
J'avais cru également comprendre que le syndic venait de vous adresser un décompte trimestriel de charges (et non pas un appel de provisions) identifiées (?) dans 11 pages imprimées. Et qu'il agirait dorénavant ainsi.
Quid?

Jusqu'à aujourd'hui, on payait et on aurait continué à payer une provision mensuelle pour les charges et le syndic avait l'intention de nous envoyer un décompte trimestriel en plus.
J'imagine la pagaille que cela aurait fait : ceux qui ont trop payé sont remboursés et ceux qui n'ont pas payé assez doivent payer et cela tous les 3 mois, plus le décompte annuel

Après avoir téléphoné plusieurs fois, j'ai reçu une explication plus que vaseuse de la part du syndic
Le syndic avait l'intention de nous envoyer un décompte trimestriel (en plus du décompte annuel) accompagné d'un virement parce qu'il y a des mauvais payeurs, c'est pour les inciter à payer, les autres ne doivent pas en tenir compte.
Donc, le syndic nous envoie par la poste une enveloppe contenant 11 pages dont une avec un virement complété mais les bon payeurs ne doivent pas en tenir compte !!!!! Poubelle !
Certains ont même reçu ces documents par courrier ordinaire et par recommandé. Bonjour les dépenses inutiles .

PIM · #9 11-10-2015 18:46:23

ninifel a écrit :

Bonjour,
Il existe 2 systèmes de "facturation" des dépenses du Syndic :
1. Par décomptes de "charges échues""
2. Par "provisions" avec "régularisation" annuelle
Statistiquement quel est le + fréquent de ces deux systèmes en Belgique ?

On ne dispose pas de statistiques fiables sur les copropriétés (combien d'ACP ?, gérées par qui ?), alors une statistique comparative sur ces 2 modes d'appels de fonds !....

GT

dach · #10 11-10-2015 19:18:05

ninifel a écrit :

Il existe 2 systèmes de "facturation" des dépenses du Syndic :
1. Par décomptes de "charges échues"
2. Par "provisions" avec "régularisation" annuelle

Sauf si la banque ou le le syndic faire crédit, pour le système 1 ( décomptes de "charges échues") fonctionne il faut qu'il ai eu "provisions". Donc le seul système possible est le système 2 !

dach · #11 11-10-2015 19:54:02

Adam a écrit :

Sur quelle base peut-on affirmer qu'un décompte trimestriel n'est pas conforme à la loi, qu'il y ait eu ou pas vote concernant un montant de provisions ?
Je ne trouve aucune prescription de forme pour les budgets à voter (ni même de référence au terme "budget", mis à part dans le CC Art 577 §4 18°).
L'AR cité prescrit des critères de forme uniquement pour l'inventaire, pas pour des budgets. Donc, sur quelle base "par compte comptable" ?
Même en supposant l'utilisation d'un budget détaillé par compte comptable, sur base de quel texte le syndic devrait-il se limiter aux montants repris dans le budget si ce qu'il réclame est réel et doit être payé par l'ACP ?
P. ex. si un poste du budget a été fort sous-estimé (et par ailleurs voté par l'AG), p.ex. un budget "électricité" soumis à l'augmentation de la TVA en cours d'exercice ?

Par définition un budget correcte prévoit les charges et les apports par poste. Comme toutes décisions d'AG, il doit être respecté.
Les postes des apports incluent le report des fonds au 31 décembre, le montant des appels de l'année et les autres revenus éventuels de l'ACP.
Pour des appels de fonds de l'année, un échéancier devrait être idéalement inclus au budget et donc faire partie des décisions de l'AG.
Dans le cadre d'acte conservatoire, le syndic peut adapter ou demander des fonds supplémentaires au budget. Cela lui permet de faire face à une variation accidentelle d'un poste du budget. Il doit naturellement motiver ces adaptations.
On ne peut que d’étonné que des professionnel n'appliquent pas ces principes de bon sens.
Tout ces détails devrait être inclus dans les adaptations des statuts.

max11 · #12 11-10-2015 21:18:49

ninifel a écrit :

Tout ces détails devrait être inclus dans les adaptations des statuts ?
Dois-je comprendre que les notaires mettent les statuts en conformité en supprimant la facturation par décompte de charges échues ?

Pourquoi le ferait-il ?
Il n'est pas interdit de tenir et fournir des comptes et décomptes chaque trimestre.

Au contraire de Dash, je trouve même que c'est là le bon sens pour la plus saine et transparente des gestions.
Je préfère recevoir les charges des 3 mois écoulés plutôt que devoir attendre un an (voir plus quand les comptes annuels se font attendre...)

Je trouve que cela n'a aucun sens cette gestion par budget dans le cadre d'une copropriété : le mazout augmente, vous faite quoi ? on supprime la dernière livraison de mazout pour rester dans le budget ? On a un 4ème débouchage à faire dans l'immeuble mais le budget petits travaux de maintenance est épuisé, on convoque une AG ou on reporte le débouchage à l'an prochain ?
ça me fait penser à l'administration et les absurdités du genre on fait voler les F16 en fin de mois (ou trimestre je ne sais plus) car le budget n'est pas épuisé ou on commande des stocks de papiers inutiles pour être certains de garder le même budget l'an prochain. Récemment, j'ai entendu (j'espère que c'est une blague mais ça avait l'air sérieux) qu'un bureau de police n'avait plus le droit de commander du papier wc car le budget était épuisé....

Si une loi devait réglementer cette question, cela devrait être dans le sens d'une obligation de fournir des décomptes chaque trimestre. Là, vous feriez un grand pas dans la transparence et la connaissance de ce qui se passe dans votre acp. Plutôt que de vous battre seul contre cette demande de recevoir des budgets...
Tous les budgets que j'ai vu dans les acp sont toujours fait sur base des dépenses de l'année précédente avec une correction de x%. Quel est l'intérêt de ce type d'informations ? (même en France, j'ai vu que les budgets se font comme cela sur les deux prochains exercices.... ridicule)

La comparaison des dépenses des 3 ou 5 derniers exercices, voilà une information pertinente et une analyse pouvant être intéressante.
Un budget des travaux à prévoir dans les 1 à 5 prochaines années (voir plus mais souvent aléatoire dans un immeuble) est aussi un document intéressant pour savoir analyser les priorités et les besoins en fonds de réserve des années à venir....
Mais un budget sur les charges ordinaires... je n'y vois aucun intérêt. Il suffit de regarder la synthèse des charges de l'année précédente pour se faire une idée.

Adam

max11 · #13 11-10-2015 23:57:27

Si les contrats existent déjà, les reprendre dans un budget n'y changera rien... Quelle maitrise y voyez-vous ?

Il faut vérifier chaque contrat individuellement, son évolution, le service qui y est indiqué, le prix, les suppléments, .... Tout cela ne se trouve pas dans un budget !
Par contre, vous trouverez de nombreux éléments dans l'analyse des dépenses des 3-5 dernières années par rapport aux contrats et leur contenu.

Si vous voulez discuter des contrats, il vaudrait mieux un point spécifique plutôt que de noyer cela dans un point "Budget". Cela se prépare comme sujet de discussions, plus que la présentation "légale" du budget.
Il faut proposer des cahiers des charges, rassembler différentes offres sur cette base, les comparer dans leur contenu et prix, ... Et, à mon avis, voter contrat par contrat tout en n'oubliant pas la question des contrats en cours et leurs échéances.... On est très loin du vote d'un budget...

GT, Adam, rexou

GT · #14 12-10-2015 07:33:22

ninifel a écrit :

Faire l'addition des 14 contrats de la copropriété ( budget de charges courantes) donne à l'Assemblée générale des copropriétaires la maitrise des dépenses.
On sait d'expérience que les contrats de la copropriété vont du simple au double en pratique ( ascenseur, jardinier, chauffagiste, ménage ) et si l'ordre du Jour du Syndic omet ce point on en discute quand ?
Seul les Syndics ont intérêt à refuser ce débat-là dans leurs ODJ

Des contrats qui vont du simple au double. Pour les mêmes prestations ? Pour des prestations de même qualité?
On sait. "On"? l'expérience de qui ?
Comment le "on" sait-il? Sur quoi "on"s'est-il basé pour arriver à sa conclusion? Le" on" a-t-il établi des statistiques fiables ?

Qu'entendez-vous par "les syndics ont intérêt à refuser ce débat"? Un avantage pour les syndics ? Vous dites trop ou pas assez.

Néanmoins, les syndics ont, nous apprend l'article 577-, § 4, 14°, la charge "de soumettre à l'assemblée ordinaire un rapport d'évaluation des contrats de fournitures régulières".

panchito · #15 12-10-2015 08:40:26

Seul les Syndics ont intérêt à refuser ce débat-là dans leurs ODJ

Leurs ODJ??

Mais les Syndics n'ont pas droit au chapitre sauf évidemment s'ils ont des parts dans votre immeuble.

C'est vous les CP sur qui repose l'entière responsabilité de créer l'ordre du jour en y mettant les points dont vous souhaiteriez débattre en AG.

GT · #16 12-10-2015 09:25:39

panchito a écrit :

Seul les Syndics ont intérêt à refuser ce débat-là dans leurs ODJ
Leurs ODJ??
Mais les Syndics n'ont pas droit au chapitre sauf évidemment s'ils ont des parts dans votre immeuble.
C'est vous les CP sur qui repose l'entière responsabilité de créer l'ordre du jour en y mettant les points dont vous souhaiteriez débattre en AG.

Donc, si le syndic n'a pas reçu de propositions de copropriétaires, il ne pourrait mettre des points à l'ordre du jour, d'initiative (par exemple la mise aux normes des ascenseurs) , ou en application de la loi (par exemple : "le syndic est chargé de soumettre à l'assemblée générale ordinaire un rapport d'évaluation des contrats de fournitures régulières" -art. 577-8, § 4, 14°, C. civil), ou en application des statuts (par exemple : les comptes de gestion du syndic sont présentés à l'approbation de l'assemblée générale) ?

Dernière modification par GT (12-10-2015 09:26:55)

panchito · #17 12-10-2015 09:54:29

Donc, si le syndic n'a pas reçu de propositions de copropriétaires, il ne pourrait mettre des points à l'ordre du jour, d'initiative

NON

Sauf les points qu'il a l'obligation d'y indiquer pour être conforme à la loi tels que:

- Rapport du Syndic sur les activités réalisées
- Rapport d'évaluation des contrats de fournitures régulières
- Demande de décharge et quitus
- Rapport du Syndic sur la situation financière
- Rapport du Commissaire aux Comptes
- Approbation des comptes

GT · #18 12-10-2015 10:32:53

panchito a écrit :

Donc, si le syndic n'a pas reçu de propositions de copropriétaires, il ne pourrait mettre des points à l'ordre du jour, d'initiative
NON
Sauf les points qu'il a l'obligation d'y indiquer pour être conforme à la loi tels que:
- Rapport du Syndic sur les activités réalisées
- Rapport d'évaluation des contrats de fournitures régulières
- Demande de décharge et quitus
- Rapport du Syndic sur la situation financière
- Rapport du Commissaire aux Comptes
- Approbation des comptes

Pourriez-vous préciser les articles du code civil relatifs à la copropriété forcée des immeubles bâtis et non bâtis (art. 577-3 à 577-14, C;civ.) qui imposent légalement au syndic de reprendre dans l'ordre du jour
- Rapport sur ses activités réalisées
- Demande de décharge et quitus
- Rapport sur la situation financière
- Rapport du Commissaire aux Comptes
- Approbation des comptes ?
Merci

ninifel

panchito · #19 12-10-2015 15:40:59

Voici les articles de loi sur les prestations minimum d'un Syndic:
L’article 577-8, §4, 3° à 18°, prévoit toute une série de tâches légales que le syndic devra assumer, les nouvelles dispositions prévoient notamment :
- de communiquer à toutes les personnes occupant l’immeuble, notamment les locataires, la date des assemblées afin de leur permettre de formuler par écrit des demandes ou observations ;
- de permettre aux copropriétaires d'avoir accès à tous les documents relatifs à la copropriété (11°);
- d'établir pour certains contrats, une mise en concurrence sur base d'un cahier des charges préalablement élaboré (13°);
- de soumettre à l'assemblée générale ordinaire un rapport d'évaluation des contrats de fournitures régulières (14°);
- de solliciter l'autorisation préalable de l'assemblée générale pour toute convention avec des proches du syndic (15°);
- de tenir une liste à jour concernant les coordonnées des personnes en droit de participer aux délibérations et aux votes de l'assemblée générale (16°);
- de tenir les comptes de l'association suivant le plan comptable minimum normalisé, pour toute copropriété comportant au moins vingt lots à l'exclusion des caves, des garages et des parkings (17°).
- de préparer un budget prévisionnel pour faire face aux dépenses courantes de maintenance, de fonctionnement et d'administration des parties communes, ainsi qu'un budget prévisionnel pour les frais extraordinaires prévisibles (18°);

En matière de contrôle des comptes et de la comptabilité de l’association, les nouvelles dispositions entendent verrouiller le système par la création d’un nouvel intervenant, un commissaire aux comptes. Il pourra être une personne extérieure à la copropriété (article 577-8/2);

Dernière modification par panchito (12-10-2015 15:43:56)

GT · #20 12-10-2015 16:30:28

panchito a écrit :

Voici les articles de loi sur les prestations minimum d'un Syndic:
L’article 577-8, §4, 3° à 18°, prévoit toute une série de tâches légales que le syndic devra assumer, les nouvelles dispositions prévoient notamment :
- de communiquer à toutes les personnes occupant l’immeuble, notamment les locataires, la date des assemblées afin de leur permettre de formuler par écrit des demandes ou observations ;
- de permettre aux copropriétaires d'avoir accès à tous les documents relatifs à la copropriété (11°);
- d'établir pour certains contrats, une mise en concurrence sur base d'un cahier des charges préalablement élaboré (13°);
- de soumettre à l'assemblée générale ordinaire un rapport d'évaluation des contrats de fournitures régulières (14°);
- de solliciter l'autorisation préalable de l'assemblée générale pour toute convention avec des proches du syndic (15°);
- de tenir une liste à jour concernant les coordonnées des personnes en droit de participer aux délibérations et aux votes de l'assemblée générale (16°);
- de tenir les comptes de l'association suivant le plan comptable minimum normalisé, pour toute copropriété comportant au moins vingt lots à l'exclusion des caves, des garages et des parkings (17°).
- de préparer un budget prévisionnel pour faire face aux dépenses courantes de maintenance, de fonctionnement et d'administration des parties communes, ainsi qu'un budget prévisionnel pour les frais extraordinaires prévisibles (18°);
En matière de contrôle des comptes et de la comptabilité de l’association, les nouvelles dispositions entendent verrouiller le système par la création d’un nouvel intervenant, un commissaire aux comptes. Il pourra être une personne extérieure à la copropriété (article 577-8/2);

@Panchito
Je suppose que vous répondez à mon message de 11h23.

A me relire, je demandais bien quelles étaient les références légales imposant au syndic , selon vous, de reprendre dans l'ordre du jour certains points que vous énonciez.

Ma question ne portait pas sur toutes les charges imposées légalement au syndic sans rapport explicite avec une obligation légale mise à sa charge relative à la rédaction du contenu de l'ordre du jour ayant pour objet : 1) Rapport d'activité du syndic 2) Demande de décharge et quitus 3) Rapport sur la situation financière 4) Rapport du Commissaire aux Comptes 4)Approbation des comptes.

Pour ne prendre qu'un exemple, selon moi, aucune disposition du code civil relative à la copropriété forcée des immeubles n'impose l'existence d'un rapport du commissaire aux comptes mais éventuellement le règlement de copropriété qui aura , conformément à l'article 577-8/2, C.Civil, déterminé les obligations et les compétences de ce commissaire.

Obligations légales et obligations statutaires sont 2 notions différentes.

Deux points de l'ordre du jour d'une AGO sont légalement requis eu égard aux dispositions relatives à la copropriété forcée : soumettre à l'AG un rapport d'évaluation des contrats de fourniture et soumettre au vote les budgets prévisionnels.

Dernière modification par GT (12-10-2015 16:31:41)

luc

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