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Déroulé idéal d'une assemblée générale : quelques balises SVP?!

Paul_6
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Déroulé idéal d'une assemblée générale : quelques balises SVP?!

Bonjour,
Tout nouveau dans la copropriété, je me pose forcément des tas de questions...
Nous avons eu une première assemblée générale, un PV a été rédigé dans lequel de nombreuses phrases étaient incompréhensibles et/ou plusieurs éléments n'étaient pas mentionnées.
J'en ai fait part au responsable du syndic qui m'a répondu ceci : "le PV est lu au fur et à mesure des décisions ".
Cela n'a pas eu lieu.
Peut-on m'expliquer, ou bien me dire où je peux trouver, comment se déroule dans la pratique une réunion d'assemblée générale?
On suppose que la convocation a eu lieu en bonne et due forme, et on on passe d'un sujet à l'autre. Considérons qu'après chaque sujet il y a vote.
--->Une des questions que je me pose (il y en a d'autres et il y en a aussi que je ne me pose pas mais que je devrais sans doute me poser !) est celle-ci : dois-je considérer qu'après chaque « sujet » le PV est rédigé par écrit directement ? Cela semble logique vu que le texte sera lu juste après. Mais comme dans notre cas il n'y a pas eu cette lecture, j'aimerais une confirmation.
Dans les autres questions :
---En fin de réunion on propose de signer le PV. Si je considère qu'il était mal rédigé (éléments manquants, phrases incompréhensibles etc.) que dois-je faire ? Ne pas signer du tout ? Signer en mettant des réserves ? (mais le patron du syndic me répondra : que 'le PV est lu au fur et à mesure des décisions').
---Doit-on prendre les cartes d'identité des gens qui se présentent ? Si oui, qui le fait ?
---Vu ce que j'ai écrit au début, certains d'entre nous ont envie de changer de syndic. Dans la brochure des « notaires » (= (edit) "Un nouveau guide pratique pour les (futurs) copropriétaires" ) il est mis que le syndic a 'un mandat limité à 3 ans'. Est-ce toujours comme cela ? Si on change après un an ou 2, doit-on l'indemniser ?
Désolé pour cette tartine, et merci à vous !

Dernière modification par Paul_6 (25-11-2019 17:53:54)

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PIM
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Re : Déroulé idéal d'une assemblée générale : quelques balises SVP?!

Avez-vous déjà lu la brochure "Un nouveau guide pratique pour les (futurs) copropriétaires" ?
voir
https://www.pim.be/conseils/brochures-i … gratuites/


Erik DECKERS
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Ce n'est pas parce que l'erreur se propage qu'elle devient vérité. (Ghandi)

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Paul_6
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Re : Déroulé idéal d'une assemblée générale : quelques balises SVP?!

Oui, je l'ai sous les yeux, c'est à elle à laquelle je fais allusion dans mon texte (que je viens d'éditer), mais je ne trouve pas la réponse à mes questions !

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Re : Déroulé idéal d'une assemblée générale : quelques balises SVP?!

Paul_6 a écrit :

Oui, je l'ai sous les yeux, c'est à elle à laquelle je fais allusion dans mon texte (que je viens d'éditer), mais je ne trouve pas la réponse à mes questions !

tout d'abord, bienvenue dans le monde de la copropriété, déjà je trouve bien de votre part de lever les manches dès le départ, lire la brochure est déjà un bon pas, et ici vous trouverez assez de gens compétents, aimables, qui vont bien vous conseiller et vous orienter.

voilà


"Moi, je dis qu'il existe une société secrète avec des ramifications dans le monde entier, qui complote pour répandre la rumeur qu'il existe un complot universel."
U.E.

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grmff
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Re : Déroulé idéal d'une assemblée générale : quelques balises SVP?!

Le mandat du syndic est limité à ce qui a été voté. Si c'est un mandat annuel, il doit être revoté chaque année. La durée peut aussi être mentionnée dans le contrat qui serait approuvé par l'assemblée.

Et la loi limite le mandat à 3 ans. Cela ne veut évidemment pas dire qu'il ne peut être renouvelé, et c'est le cas dans la toute grande majorité des contrats: quand on a un bon syndic, on n'en change pas tous les 3 ans!!!

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Paul_6
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Re : Déroulé idéal d'une assemblée générale : quelques balises SVP?!

OK, merci. Il s'agit d'un immeuble neuf, donc copropriété nouvelle, donc 'nouveau' syndic. Ma femme qui a une meilleure mémoire que moi croit se souvenir qu'il s'agit d'un mandat annuel. Ce qui donc nous facilite les choses. Il n'empêche que si nous désirons changer je suppose que cela doit être inscrit à l'OJ dans les formes et dans les délais !

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rexou
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Re : Déroulé idéal d'une assemblée générale : quelques balises SVP?!

Bonjour et bienvenue.  smile

Vous êtes nouveau et vous devez vous habituer à aux usages de la copropriété et à la manière dont se déroulent les assemblées. Vous pouvez demander à un autre cp de vous expliquer ce que vous ne comprenez pas, par exemple. Vous apprendrez à décoder avec le temps.

Par exemple, le PV ne mentionne légalement que les décisions (cela se nomme un pv décisionnel) et pas l'ensemble des débats. Il peut néanmoins y être mentionné diverses remarques si le rédacteur le juge nécessaire. Le rédacteur sera normalement le syndic ou le secrétaire que vous avec nommé en début de séance.

Ce pv est lu en fin de séance et chaque cp encore présent en fin de séance peut le signer (et le relire bien sur).

Chaque point inscrit à l'ordre du jour ne fait pas nécessairement l'objet d'un vote.

En fin de séance, vous restez libre de signer ou non le pv. Si vous remarquez une erreur ou un oubli dans l'énoncé des décisions, vous pouvez bien sur le faire remarquer. Considérez quand même que vous êtes nouveau et que s'il se présente une erreur, un autre cp plus averti que vous le remarquera aussi...

Dans une copro, les gens se connaissent et il est inutile de faire un contrôle d'identité en principe. Mais si un inconnu se présente muni d'une procuration, il sera bien entendu légitime que le syndic s'assure de son identité. C'est le syndic qui est chargé de faire la liste des présences et des représentés. Il est assisté par le cdc (conseil de copropriété) et/ou par le président de séance.

Le mandat du syndic est de "maximum" 3 ans. Vous pouvez aussi avoir opté pour un mandat renouvelable tous les ans ou tous les deux ans. Si vous changes de syndic à une date d'expiration de son mandat, vous ne lui devez pas d'indemnité. Vous ne renouvelez pas son mandat, ce qui est votre droit. Dans le cas contraire, oui, puisque vous rompez un contrat en cours. Les indemnités sont définies par le contrat que la copro a signé avec le syndic.


rexou

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rexou
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Re : Déroulé idéal d'une assemblée générale : quelques balises SVP?!

Paul_6 a écrit :

OK, merci. Il s'agit d'un immeuble neuf, donc copropriété nouvelle, donc 'nouveau' syndic. Ma femme qui a une meilleure mémoire que moi croit se souvenir qu'il s'agit d'un mandat annuel. Ce qui donc nous facilite les choses. Il n'empêche que si nous désirons changer je suppose que cela doit être inscrit à l'OJ dans les formes et dans les délais !

Vous devez faire inscrire ce point à l'ordre du jour de la prochaine ag: "renouvellement ou non du contrat du syndic / examen de la situation / candidatures et propositions / VOTE

Vous devez aussi présenter des alternatives... Votre acp ne peut rester sans syndic. Vous devez donc présenter plusieurs candidats et les conditions de contrat qu'ils proposent. D'autres cp peuvent aussi présenter un candidat...

Vous pouvez enfin demander au syndic de sortir de la pièce pendant que les cp débattent entre eux du choix du syndic et du renouvellement ou non de son mandat. Quand la décision est prise, vous rappelez le syndic dans la salle et la réunion se poursuit normalement.


rexou

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Paul_6
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Re : Déroulé idéal d'une assemblée générale : quelques balises SVP?!

Oulaaa  que voilà des réponses tellement instructives ! Mais que dois-je penser de l'argumentation du patron du syndic disant : "le PV est lu au fur et à mesure des décisions "
Est-ce obligatoire ? Je trouve que cela simplifierait bien les choses, car je constate que signer ou pas en fin d'AG n'est pas très utile. Car je ne voudrais pas qu'on me réponde en cours de séance "vous aurez tout le temps de lire le PV à la fin de la réunion ", sachant que finalement il semble que ce soit trop tard (à la fin de l'AG) pour contester le PV écrit.
Il est exact que je suis nouveau (edit= nous le sommes un peu tous, vu que l'immeuble est tout neuf) mais à la seule AG à laquelle j'ai assisté, il y avait 4 propriétaires présents (sur une vingtaine). Et tous les 4 ont signé benoîtement tout ce qui était écrit, bien que ce n'était pas très exact et que certaines phrases n'avaient aucun sens (>écrit en français par une néerlandophone).

Dernière modification par Paul_6 (25-11-2019 20:27:43)

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rexou
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Re : Déroulé idéal d'une assemblée générale : quelques balises SVP?!

Le pv est lu en fin de séance.

Il est possible et autorisé bien sur qu'il soit donné lecture de chaque point en cours de séance, mais ce n'est pas très pratique...
Ce qui est important, c'est que les décisions prises soient bien notées, ainsi que l'indication des votants pour/contre/neutre.

Vous pouvez prendre des notes et vérifier la concordance en fin de séance lors de la lecture. C'est alors le moment de (faire) corriger une erreur ou un manque éventuel.

Il est quand même indiqué de nommer un secrétaire d'ag apte à effectuer ce genre de travail... ou de le laisser faire par le syndic ou un de ses employés si employé prsent...

Dernière modification par rexou (25-11-2019 20:31:48)


rexou

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Paul_6
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Re : Déroulé idéal d'une assemblée générale : quelques balises SVP?!

1001 mercis!

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GT
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Re : Déroulé idéal d'une assemblée générale : quelques balises SVP?!

J'ai déjà participé à plusieurs AG. Les cartes d'identité étaient présentées au moment de la signature de la liste des présences.
Le syndic ne connaît pas nécessairement la physionomie de chaque copropriétaire.

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GT
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Re : Déroulé idéal d'une assemblée générale : quelques balises SVP?!

rexou a écrit :

Le pv est lu en fin de séance.

Il est possible et autorisé bien sur qu'il soit donné lecture de chaque point en cours de séance, mais ce n'est pas très pratique...
.

J'estime qu'il s'agit d'une pratique à encourager. Elle permet à l'assemblée de réagir sur le champ jusqu'à ce que le texte lu corresponde au texte voté. A vérifier également en fin d'AG au moment de la signature du PV soumis par le syndic . Après lecture le président de l'AG, le secrétaire désigné et  tous les copropriétaires encore présents à ce moment ou leurs mandataires le signeront.

Je n'ai jamais assisté à une séance d'AG ds laquelle le syndic faisait la lecture du PV.
En revanche, certains copropriétaires consciencieux le lisaient avant de le signer. D'autres se contentaient de la signer sans prendre la peine de le lire.

Dernière modification par GT (26-11-2019 00:24:35)

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rexou
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Re : Déroulé idéal d'une assemblée générale : quelques balises SVP?!

GT a écrit :

J'ai déjà participé à plusieurs AG. Les cartes d'identité étaient présentées au moment de la signature de la liste des présences.
Le syndic ne connaît pas nécessairement la physionomie de chaque copropriétaire.

Dans les très grandes acp, le syndic ne connait pas en effet tous les cp et il est alors normal de demander la preuve de l’identité des gens qui ne sont pas connus. Perso, je n'ai jamais vu une acp qui généralise cette demande... mais je conçois que cela peut exister.


rexou

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rexou
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Re : Déroulé idéal d'une assemblée générale : quelques balises SVP?!

GT a écrit :

J'estime qu'il s'agit d'une pratique à encourager. Elle permet à l'assemblée de réagir sur le champ jusqu'à ce que le texte lu corresponde au texte voté. A vérifier également en fin d'AG au moment de la signature du PV soumis après lecture par le président de l'AG, par le secrétaire désigné et par tous les copropriétaires encore présents à ce moment ou leurs mandataires.

Je n'ai jamais assisté à une séance d'AG ds laquelle le syndic faisait la lecture du PV.
En revanche, certains copropriétaires consciencieux le lisaient avant de le signer. D'autres se contentaient de la signer sans prendre la peine de le lire.

Lors d'un vote, il est communiqué le résultat, avec les noms et quotités des pour/contre/abstentions. Ce résultat figure au pv.  et chacun peut comparer le texte à la réalité lors de la lecture en fin de séance.

Pour ma part, lors de la plupart des ag auxquelles j'assiste , le pv est lu en fin de séance... c'est une sorte de résumé qui clôture la séance.

Il ne s'agit pas de rédiger un texte, mais de donner des indications concises : vote : oui à XX%, votent contre : mr ZZ et QQ, absention Mme BB.

Choix du devis : Le devis XX est retenu à  CC% des voix. Votent contre / Mr et Mme RRR Note : demander remise de 5% et début des travaux avant le ...

L'important est de mentionner en style télégraphique les décisions prises (et par qui) et éventuellement les mesures à prendre pour les appliquer .


rexou

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luc
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Re : Déroulé idéal d'une assemblée générale : quelques balises SVP?!

Paul_6 a écrit :

Bonjour,
Tout nouveau dans la copropriété, je me pose forcément des tas de questions...
Nous avons eu une première assemblée générale, un PV a été rédigé dans lequel de nombreuses phrases étaient incompréhensibles et/ou plusieurs éléments n'étaient pas mentionnées.
J'en ai fait part au responsable du syndic qui m'a répondu ceci : "le PV est lu au fur et à mesure des décisions ".
Cela n'a pas eu lieu.
Peut-on m'expliquer, ou bien me dire où je peux trouver, comment se déroule dans la pratique une réunion d'assemblée générale?
On suppose que la convocation a eu lieu en bonne et due forme, et on on passe d'un sujet à l'autre. Considérons qu'après chaque sujet il y a vote.
--->Une des questions que je me pose (il y en a d'autres et il y en a aussi que je ne me pose pas mais que je devrais sans doute me poser !) est celle-ci : dois-je considérer qu'après chaque « sujet » le PV est rédigé par écrit directement ? Cela semble logique vu que le texte sera lu juste après. Mais comme dans notre cas il n'y a pas eu cette lecture, j'aimerais une confirmation.
Dans les autres questions :
---En fin de réunion on propose de signer le PV. Si je considère qu'il était mal rédigé (éléments manquants, phrases incompréhensibles etc.) que dois-je faire ? Ne pas signer du tout ? Signer en mettant des réserves ? (mais le patron du syndic me répondra : que 'le PV est lu au fur et à mesure des décisions').
---Doit-on prendre les cartes d'identité des gens qui se présentent ? Si oui, qui le fait ?
---Vu ce que j'ai écrit au début, certains d'entre nous ont envie de changer de syndic. Dans la brochure des « notaires » (= (edit) "Un nouveau guide pratique pour les (futurs) copropriétaires" ) il est mis que le syndic a 'un mandat limité à 3 ans'. Est-ce toujours comme cela ? Si on change après un an ou 2, doit-on l'indemniser ?
Désolé pour cette tartine, et merci à vous !

Mon expérience concrète:
- Le PV doit être lu par le président, secretaire et syndic avant signature (droit commun). Nulle part est mentionné que cette lecture doit se faire à haute voix.
- Le PV n'est que définitif que quand il est signé par ces trois personnes. En principe on ne peut plus le changer par après.
- iI est en pratique impossible de changer le PV par après (signature des autres CP), puisque les signataires avant vous sont parfois déja partie.
- Signer le PV: si je ne suis pas d'accord je signe "pour vu" et envoie mes remarques plus tard, éventuellement par citation.
- Les PV dont le syndic a lu à fur et mesure les points n'ont pas donné lieu à des citations.
- On ne peut pas prendre les CI, mais celui qui est responsable pour la liste de présence peut vérifier si les statuts/ROI le mentionne..


Cordialement,

Luc

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GT
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Re : Déroulé idéal d'une assemblée générale : quelques balises SVP?!

Paul_6 a écrit :

---Vu ce que j'ai écrit au début, certains d'entre nous ont envie de changer de syndic. Dans la brochure des « notaires » (= (edit) "Un nouveau guide pratique pour les (futurs) copropriétaires" ) il est mis que le syndic a 'un mandat limité à 3 ans'. Est-ce toujours comme cela ? Si on change après un an ou 2, doit-on l'indemniser ?

Code civil : art. 577-8, § 1, al.4

"Le mandat du syndic ne peut excéder trois ans, mais peut être renouvelé par décision expresse de l'assemblée générale. Le seul fait de ne pas renouveler ce mandat ne peut donner lieu à une indemnité."

3 ans est la durée maximum d'un contrat.
Ce contrat peut être renouvelé par décision expresse de l'AG  pour une duré à déterminer (1 an, 2 ans, mais 3 ans maximum).
Si l'AG veut mettre fin au contrat en cours : cfr les modalités et les conséquences de la résiliation ds la contrat ente le syndic et l'ACP ainsi que ds le règlement de copropriété/ROI.

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GT
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Re : Déroulé idéal d'une assemblée générale : quelques balises SVP?!

Code civil : art.577-6, § 5, al.1

"L'assemblée générale est présidée par un copropriétaire."

Ce n'est pas le syndic qui préside l'AG mais un copropriétaire.
En début d'AG , le président de celle-ci est choisi par l'aG.
Le président remplira-t-il correctement son rôle ? Dans les faits de nombreuses AG sont dirigées en fait par le syndic. Dans l'indifférence générale.

J'ai toujours considéré que le président (et non le syndic en sa qualité)devait appeler à la discussion les points mis à l'ordre du jour, à relever les majorités obtenues et à préciser si la résolution était ou non adoptée.

Le syndic , quant à lui et en cette qualité propre (à ne pas confondre avec celle de secrétaire de l'aG) rédige le PV des décisions prises par l'AG avec indication des majorités obtenues et du nom des copropriétaires qui ont voté contre ou qui se sont abstenus (application de l'art. 577-6, § 10, al.1)

En sa qualité d'éventuel secrétaire de l'AG, le syndic établira un PV plus long mais qui reprendra obligatoirement les décisions dont il est question à l'art.577-6, § 10 précité.

Dernière modification par GT (26-11-2019 09:19:06)

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GT
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Re : Déroulé idéal d'une assemblée générale : quelques balises SVP?!

Paul_6 a écrit :

? (mais le patron du syndic me répondra : que 'le PV est lu au fur et à mesure des décisions').

Qu'entendez-vous par patron du syndic ?

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GT
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Re : Déroulé idéal d'une assemblée générale : quelques balises SVP?!

Paul_6 a écrit :

--->Une des questions que je me pose (il y en a d'autres et il y en a aussi que je ne me pose pas mais que je devrais sans doute me poser !) est celle-ci : dois-je considérer qu'après chaque « sujet » le PV est rédigé par écrit directement ? Cela semble logique vu que le texte sera lu juste après. Mais comme dans notre cas il n'y a pas eu cette lecture, j'aimerais une confirmation.

Il se peut que le syndic soit accompagné par un membre de son personnel qui se chargera pendant l'aG de lui préparer le PV.
Certains syndics rédigent au fur et à mesure le PV pendant l'aG. Il ne serait pas imaginable qu'ils le rédigent en fin d'AG à moins d'avoir une mémoire hors du commun.

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