Déroulé idéal d'une assemblée générale : quelques balises SVP?!

Paul_6 · #1 25-11-2019 17:42:14

Bonjour,
Tout nouveau dans la copropriété, je me pose forcément des tas de questions...
Nous avons eu une première assemblée générale, un PV a été rédigé dans lequel de nombreuses phrases étaient incompréhensibles et/ou plusieurs éléments n'étaient pas mentionnées.
J'en ai fait part au responsable du syndic qui m'a répondu ceci : "le PV est lu au fur et à mesure des décisions ".
Cela n'a pas eu lieu.
Peut-on m'expliquer, ou bien me dire où je peux trouver, comment se déroule dans la pratique une réunion d'assemblée générale?
On suppose que la convocation a eu lieu en bonne et due forme, et on on passe d'un sujet à l'autre. Considérons qu'après chaque sujet il y a vote.
--->Une des questions que je me pose (il y en a d'autres et il y en a aussi que je ne me pose pas mais que je devrais sans doute me poser !) est celle-ci : dois-je considérer qu'après chaque « sujet » le PV est rédigé par écrit directement ? Cela semble logique vu que le texte sera lu juste après. Mais comme dans notre cas il n'y a pas eu cette lecture, j'aimerais une confirmation.
Dans les autres questions :
---En fin de réunion on propose de signer le PV. Si je considère qu'il était mal rédigé (éléments manquants, phrases incompréhensibles etc.) que dois-je faire ? Ne pas signer du tout ? Signer en mettant des réserves ? (mais le patron du syndic me répondra : que 'le PV est lu au fur et à mesure des décisions').
---Doit-on prendre les cartes d'identité des gens qui se présentent ? Si oui, qui le fait ?
---Vu ce que j'ai écrit au début, certains d'entre nous ont envie de changer de syndic. Dans la brochure des « notaires » (= (edit) "Un nouveau guide pratique pour les (futurs) copropriétaires" ) il est mis que le syndic a 'un mandat limité à 3 ans'. Est-ce toujours comme cela ? Si on change après un an ou 2, doit-on l'indemniser ?
Désolé pour cette tartine, et merci à vous !

Dernière modification par Paul_6 (25-11-2019 17:53:54)

GT · #21 26-11-2019 09:41:31

luc a écrit :

Mon expérience concrète:
- Le PV doit être lu par le président, secretaire et syndic avant signature (droit commun). Nulle part est mentionné que cette lecture doit se faire à haute voix.
- Le PV n'est que définitif que quand il est signé par ces trois personnes. En principe on ne peut plus le changer par après.

DROIT CIVIL - DE LA COPROPRIETE FORCEE DES IMMEUBLES OU GROUPES D'IMMEUBLES BATIS

art.577-6 § 10.
"Le syndic rédige le procès-verbal des décisions prises par l'assemblée générale avec indication des majorités obtenues et du nom des copropriétaires qui ont voté contre ou qui se sont abstenus.
A la fin de la séance et après lecture, ce procès-verbal est signé par le président de l'assemblée générale, par le secrétaire désigné lors de l'ouverture de la séance et par tous les copropriétaires encore présents à ce moment ou leurs mandataires."

rexou

GT · #22 26-11-2019 09:46:21

luc a écrit :

Mon expérience concrète:
- On ne peut pas prendre les CI, mais celui qui est responsable pour la liste de présence peut vérifier si les statuts/ROI le mentionne..

Que faut-il comprendre par "responsable de la liste des présences" ?

La liste des présences recense les personnes qui font partie de l'AG et peuvent participer à ses délibération.
La personne qui veut signer cette liste n'est pas nécessairement reprise sur la liste des présences.
Il ne s'agit pas de "prendre" mais de "lire" une C.I.de manière à établir si la personne qui se présente peut faire partie de l'AG et participer à ses délibérations. le but est légitime.

Je n'ai jamais été choqué lorsqu'au moment de la signature de la liste des présences ma carte d'identité devait être présentée. Cela est surtout utile en cas de syndic qui n'a pas "enregistré" tous les visages.

Dernière modification par GT (26-11-2019 09:55:43)

GT · #23 26-11-2019 10:09:03

rexou a écrit :

GT a écrit :
J'estime qu'il s'agit d'une pratique à encourager. Elle permet à l'assemblée de réagir sur le champ jusqu'à ce que le texte lu corresponde au texte voté. A vérifier également en fin d'AG au moment de la signature du PV soumis après lecture par le président de l'AG, par le secrétaire désigné et par tous les copropriétaires encore présents à ce moment ou leurs mandataires.
Je n'ai jamais assisté à une séance d'AG ds laquelle le syndic faisait la lecture du PV.
En revanche, certains copropriétaires consciencieux le lisaient avant de le signer. D'autres se contentaient de la signer sans prendre la peine de le lire.
Lors d'un vote, il est communiqué le résultat, avec les noms et quotités des pour/contre/abstentions. Ce résultat figure au pv. et chacun peut comparer le texte à la réalité lors de la lecture en fin de séance.
Pour ma part, lors de la plupart des ag auxquelles j'assiste , le pv est lu en fin de séance... c'est une sorte de résumé qui clôture la séance.

Il va de soi que la communication des résultats pendant la séance sur le texte d'une résolution précise n'est pas le PV de l'aG.
En fin de séance, sommes-nous en capacité de nous souvenir du texte exact voté ? La lecture de la résolution en séance vise autant que possible à éviter les malentendus et litiges.

luc

Paul_6 · #24 26-11-2019 12:09:43

GT a écrit :

Paul_6 a écrit :
? (mais le patron du syndic me répondra : que 'le PV est lu au fur et à mesure des décisions').
Qu'entendez-vous par patron du syndic ?

Je sors de mon lit...
Disons que ce syndic est une SPRL appelée (comme on met dans les films toute ressemblance avec un syndic existant serait une pure coïncidence...): Syndic Cavet et que Monsieur Cavet en est le gérant.

Paul_6 · #25 26-11-2019 12:16:00

Bonjour à tous : je lis soigneusement vos avis et j'essaie de comprendre....Bien merci de m'informer avec tous ces détails...

copropriétaire engalère

luc · #26 26-11-2019 13:18:42

GT a écrit :

luc a écrit :
Mon expérience concrète:
- On ne peut pas prendre les CI, mais celui qui est responsable pour la liste de présence peut vérifier si les statuts/ROI le mentionne..
Que faut-il comprendre par "responsable de la liste des présences" ?
La liste des présences recense les personnes qui font partie de l'AG et peuvent participer à ses délibération.
La personne qui veut signer cette liste n'est pas nécessairement reprise sur la liste des présences.
Il ne s'agit pas de "prendre" mais de "lire" une C.I.de manière à établir si la personne qui se présente peut faire partie de l'AG et participer à ses délibérations. le but est légitime.
Je n'ai jamais été choqué lorsqu'au moment de la signature de la liste des présences ma carte d'identité devait être présentée. Cela est surtout utile en cas de syndic qui n'a pas "enregistré" tous les visages.

Dans mon ACP la liste de présence est divisé en plusieurs parties vu leur volume (+250).
Chaque liste est traitée par un employé du syndic ou ler gérant. Pour simplifier je les ai appelés "responsable de la liste".

Il n'a pas (encore) de réglement de l'ACP concernant la protection de la vie privée annexée au ROI. En pratique ces employés devaient se conformer aux dispositions de ce règlement "privacy" et le CdC devait le vérifier.

copropriétaire engalère · #27 26-11-2019 14:48:05

luc a écrit :

Il n'a pas (encore) de réglement de l'ACP concernant la protection de la vie privée annexée au ROI. En pratique ces employés devaient se conformer aux dispositions de ce règlement "privacy" et le CdC devait le vérifier.

comment le scrutateur peut affirmer que la personne est copropriétaire? ou que le mandataire est bien copropriétaire?
ça m'est arrivé quelques fois que j'ai du donner copie de ma CI (sans soucis) agrafée aux procurations pour me représenter.
et même si on demande la CI d'une personne à l'AG, je ne vois pas où nous empiétons sur la vie privée......

rexou · #28 26-11-2019 15:07:12

copropriétaire engalère a écrit :

comment le scrutateur peut affirmer que la personne est copropriétaire? ou que le mandataire est bien copropriétaire?
ça m'est arrivé quelques fois que j'ai du donner copie de ma CI (sans soucis) agrafée aux procurations pour me représenter.
et même si on demande la CI d'une personne à l'AG, je ne vois pas où nous empiétons sur la vie privée......

Mais voilà une réflexion pleine de bon sens ! Vous voyez, quand vous voulez que c'est possible.

Soit le responsable qui relève les présences et les procurations connait la personne qui se présente à lui, soit elle peut s'assurer de son identité, de manière tout à fait légitime. C'est tout à fait normal et ne pas le faire serait une négligence.

luc

PIM · #29 26-11-2019 15:21:05

Luc ne confond-t-il pas, au niveau du RGPD, "communiquer son numéro national" et "montrer sa carte d'identité" ?

Ainsi, par exemple, il n'est pas autorisé de mentionner le numéro national des parties dans un compromis de vente, mais ce sera requis pour l'acte authentique

Aucune législation ni autorisation ne permet en effet de mentionner le numéro national des parties dans un compromis de vente (acte sous seing privé) et ce, quand bien même les parties consentiraient à l'insertion de ce numéro. Contrairement aux actes Authentiques pour lesquels le législateur a expressément prévu la mention du numéro national (article de 12 de la loi VENTÔSE).

cool cry

luc · #30 26-11-2019 15:29:03

PIM a écrit :

Luc ne confond-t-il pas, au niveau du RGPD, "communiquer son numéro national" et "montrer sa carte d'identité" ?
Ainsi, par exemple, il n'est pas autorisé de mentionner le numéro national des parties dans un compromis de vente, mais ce sera requis pour l'acte authentique
Aucune législation ni autorisation ne permet en effet de mentionner le numéro national des parties dans un compromis de vente (acte sous seing privé) et ce, quand bien même les parties consentiraient à l'insertion de ce numéro. Contrairement aux actes Authentiques pour lesquels le législateur a expressément prévu la mention du numéro national (article de 12 de la loi VENTÔSE).

NON.

Le RGPD impose aux utlisateurs de données privés certaines règles et impose de les mettre dans un texte. Je sais que j'ai été cryptique.

Un exemple (fictif ?): le syndic publie la liste complète de tous avec leur situation tant en debet qu'en crédit envers l'ACP à la date du 31.12.X. Ceci sans que l'AG l'a autorisé prélablement par voie de décision ou réglement annexé au ROI.

GT · #31 26-11-2019 16:01:36

luc a écrit :

PIM a écrit :
Luc ne confond-t-il pas, au niveau du RGPD, "communiquer son numéro national" et "montrer sa carte d'identité" ?
Ainsi, par exemple, il n'est pas autorisé de mentionner le numéro national des parties dans un compromis de vente, mais ce sera requis pour l'acte authentique
Aucune législation ni autorisation ne permet en effet de mentionner le numéro national des parties dans un compromis de vente (acte sous seing privé) et ce, quand bien même les parties consentiraient à l'insertion de ce numéro. Contrairement aux actes Authentiques pour lesquels le législateur a expressément prévu la mention du numéro national (article de 12 de la loi VENTÔSE).

NON.
Le RGPD impose aux utlisateurs de données privés certaines règles et impose de les mettre dans un texte. Je sais que j'ai été cryptique.
Un exemple (fictif ?): le syndic publie la liste complète de tous avec leur situation tant en debet qu'en crédit envers l'ACP à la date du 31.12.X. Ceci sans que l'AG l'a autorisé prélablement par voie de décision ou réglement annexé au ROI.

Deux exemples réels (hors contexte copropriété)
J'accompagne cet après-midi un membre de ma famille dans un hôpital bruxellois.
Sa carte d'identité lui a été demandée à 2 reprises, une fois à l'accueil du service consultation (elle avait pris rendez-vous) avec un médecin, une seconde fois ds un autre service pour la réservation d'une chambre en vue d'une hospitalisation. La fin est légitime : s'assurer que la personne qui se présente est bien le patient qui a pris rendez-vous et qui réserve une chambre.

GT · #32 26-11-2019 16:10:04

luc a écrit :

[
NON.
Le RGPD impose aux utlisateurs de données privés certaines règles et impose de les mettre dans un texte. Je sais que j'ai été cryptique.
Un exemple (fictif ?): le syndic publie la liste complète de tous avec leur situation tant en debet qu'en crédit envers l'ACP à la date du 31.12.X. Ceci sans que l'AG l'a autorisé prélablement par voie de décision ou réglement annexé au ROI.

Nul besoin d'une décision de l'AG.
Rien ne s'oppose à ce que les copropriétaires connaissent l'état des créances et des dettes de l'ACP envers les copropriétaires.
Cette information ne peut être exploitée n'importe comment par les destinataires de celle-ci. Pas question de répandre vers l'extérieur l'information dont ils ont connaissance.
Les créances et les dettes apparaissent d'ailleurs dans le bilan/inventaire de l'ACP.

Paul_6 · #33 26-11-2019 16:11:52

GT a écrit :

Le syndic , quant à lui et en cette qualité propre (à ne pas confondre avec celle de secrétaire de l'aG) rédige le PV des décisions prises par l'AG avec indication des majorités obtenues et du nom des copropriétaires qui ont voté contre ou qui se sont abstenus (application de l'art. 577-6, § 10, al.1)

re-!
Je ne comprends pas bien ce que j'ai mis en italique/gras. Pourriez-vous expliquer un tout petit peu plus s'il vous plaît ?

PIM · #34 26-11-2019 16:18:50

GT a écrit :

luc a écrit :
PIM a écrit :
Luc ne confond-t-il pas, au niveau du RGPD, "communiquer son numéro national" et "montrer sa carte d'identité" ?
Ainsi, par exemple, il n'est pas autorisé de mentionner le numéro national des parties dans un compromis de vente, mais ce sera requis pour l'acte authentique
Aucune législation ni autorisation ne permet en effet de mentionner le numéro national des parties dans un compromis de vente (acte sous seing privé) et ce, quand bien même les parties consentiraient à l'insertion de ce numéro. Contrairement aux actes Authentiques pour lesquels le législateur a expressément prévu la mention du numéro national (article de 12 de la loi VENTÔSE).

NON.
Le RGPD impose aux utlisateurs de données privés certaines règles et impose de les mettre dans un texte. Je sais que j'ai été cryptique.
Un exemple (fictif ?): le syndic publie la liste complète de tous avec leur situation tant en debet qu'en crédit envers l'ACP à la date du 31.12.X. Ceci sans que l'AG l'a autorisé prélablement par voie de décision ou réglement annexé au ROI.
Deux exemples réels (hors contexte copropriété)
J'accompagne cet après-midi un membre de ma famille dans un hôpital bruxellois.
Sa carte d'identité lui a été demandée à 2 reprises, une fois à l'accueil du service consultation (elle avait pris rendez-vous) avec un médecin, une seconde fois ds un autre service pour la réservation d'une chambre en vue d'une hospitalisation. La fin est légitime : s'assurer que la personne qui se présente est bien le patient qui a pris rendez-vous et qui réserve une chambre.

La puce de la carte d'identité contient aussi des informations de sécurité sociale (ce qui n'était pas le cas précédemment) : ceci explique sans doute cela.

GT · #35 26-11-2019 16:19:35

rexou a écrit :

copropriétaire engalère a écrit :
comment le scrutateur peut affirmer que la personne est copropriétaire? ou que le mandataire est bien copropriétaire?
ça m'est arrivé quelques fois que j'ai du donner copie de ma CI (sans soucis) agrafée aux procurations pour me représenter.
et même si on demande la CI d'une personne à l'AG, je ne vois pas où nous empiétons sur la vie privée......
Mais voilà une réflexion pleine de bon sens ! Vous voyez, quand vous voulez que c'est possible.
Soit le responsable qui relève les présences et les procurations connait la personne qui se présente à lui, soit elle peut s'assurer de son identité, de manière tout à fait légitime. C'est tout à fait normal et ne pas le faire serait une négligence.

Je ne suis malheureusement pas certain que cette personne connaisse les titulaires des droits réels immobiliers sur les lots tels qu'ils ressortent de la publicité hypothécaire.

Dernière modification par GT (26-11-2019 16:19:55)

PIM · #36 26-11-2019 16:19:46

Paul_6 a écrit :

GT a écrit :
Le syndic , quant à lui et en cette qualité propre (à ne pas confondre avec celle de secrétaire de l'aG) rédige le PV des décisions prises par l'AG avec indication des majorités obtenues et du nom des copropriétaires qui ont voté contre ou qui se sont abstenus (application de l'art. 577-6, § 10, al.1)
re-!
Je ne comprends pas bien ce que j'ai mis en italique/gras. Pourriez-vous expliquer un tout petit peu plus s'il vous plaît ?

GT est parfois cryptique aussi wink

copropriétaire engalère · #37 26-11-2019 16:25:24

GT a écrit :

Je ne suis malheureusement pas certain que cette personne connaisse les titulaires des droits réels immobiliers sur les lots tels qu'ils ressortent de la publicité hypothécaire.

mais en principe , on désigne le scrutateur parmi un copropriétaire non?

GT · #38 26-11-2019 16:50:29

copropriétaire engalère a écrit :

GT a écrit :
Je ne suis malheureusement pas certain que cette personne connaisse les titulaires des droits réels immobiliers sur les lots tels qu'ils ressortent de la publicité hypothécaire.
mais en principe , on désigne le scrutateur parmi un copropriétaire non?

Oui. Où voulez-vous en venir ?
La liste de présences établie par le syndic n'est pas fiable s'il ignore les titulaires de droits réels sur chaque lot telle qu'elle ressort de la publicité hypothécaire.
Deux personnes vivent en cohabitation de fait. Qui est le propriétaire ? X ou Y ? Un propriétaire ou une indivision (2 propriétaires) ?

luc · #39 26-11-2019 16:59:52

copropriétaire engalère a écrit :

GT a écrit :
Je ne suis malheureusement pas certain que cette personne connaisse les titulaires des droits réels immobiliers sur les lots tels qu'ils ressortent de la publicité hypothécaire.
mais en principe , on désigne le scrutateur parmi un copropriétaire non?

il n'est pas certain que le scrutateur (fonction remplacée oar le secretaire qui ne doit pas être CP) connaisse tous.

En plus si un lot est divisé entre différentes personnes la disposition de l'Art- 577-6 §1 CC est d'application.
Tous les indivisaires désigent par lettre signée par tous (y compris le mandataire) leur mandataire. Ce mandat est remis préalablement au syndic qui adaptera la liste des propriétaires à inviter et ce mandataire recevra tout en ce qui concerne ce lot.

Donc pour mon lot je peux venir, comme je suis le seul inscrit sur la liste des présences. Je ne dois pas montrer de mandat et seulement eventuellement ma CI. Ma femme (CP), ma fille (héritière future), mon voisin ... peuvent venir, moyennant une procuration de moi et montrer leur CI. Comme j'ai donné procuration je ne peux plus en recevoir d'un autre propriétaire pour être quand même présent pour semer la confusion chez les autres CP présents (je représente qui ?).

CC2019 a écrit :

En cas de division du droit de propriété portant sur un lot privatif ou lorsque la propriété d'un lot privatif est grevée d'un droit d'emphytéose, de superficie, d'usufruit, d'usage ou d'habitation, le droit de participation aux délibérations de l'assemblée générale est suspendu jusqu'à ce que les intéressés désignent la personne qui sera leur mandataire. Lorsque l'un des intéressés et son représentant légal ou conventionnel ne peuvent participer à la désignation de ce mandataire, les autres intéressés désignent valablement ce dernier. Ce dernier est convoqué aux assemblées générales, exerce le droit de participation aux délibérations de celles-ci et reçoit tous les documents provenant de l'association des copropriétaires. Les intéressés communiquent par écrit au syndic l'identité de leur mandataire.

GT · #40 26-11-2019 17:00:38

Paul_6 a écrit :

GT a écrit :
Le syndic , quant à lui et en cette qualité propre (à ne pas confondre avec celle de secrétaire de l'aG) rédige le PV des décisions prises par l'AG avec indication des majorités obtenues et du nom des copropriétaires qui ont voté contre ou qui se sont abstenus (application de l'art. 577-6, § 10, al.1)
re-!
Je ne comprends pas bien ce que j'ai mis en italique/gras. Pourriez-vous expliquer un tout petit peu plus s'il vous plaît ?

Le syndic a une éventuelle double casquette lors de l'AG
1. celle de syndic qui rédige le PV des décisions. Pas besoin de décision de l'AG.
2. celle de secrétaire de l'aG s'il est choisi par l'AG. La loi ne donne aucune explication sur la mission du secrétaire.

Mais c'est exclusivement en qualité que syndic que le syndic rédige le PV des décisions de l'AG.

Bien souvent les PV sont étendus en ce sens qu'ils ne se limitent pas à reprendre les décisions de l'AG.

Déroulé idéal d'une assemblée générale : quelques balises SVP?!

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