AG: élection président/secrétaire>quelle majorité?

Par expérience, je vous conseille de ne surtout pas votez pour le syndic /  secrétaire de séance, comme vous venez de le démontrez, soit c'est du scribouillage soit c'est lacunaire, et sujet à caution 9 fois sur 10. Osez l'affronter et fermez lui le clapet , c'est votre AG, pas la sienne.

Le seul endroit où le secrétaire apparaît dans la loi est au niveau de l'article 577-6 § 10 qui stipule que « le syndic rédige le procès-verbal des décisions prises par l'assemblée générale avec indication des majorités obtenues et du nom des copropriétaires qui ont voté contre ou qui se sont abstenus. A la fin de la séance et après lecture, ce procès-verbal est signé par le président de l'assemblée générale, par le secrétaire désigné lors de l'ouverture de la séance et par tous les copropriétaires encore présents à ce moment ou leurs mandataires. »

La mission du secrétaire n'est pas clairement définie dans la loi. Quel est son rôle puisque la loi stipule clairement que le procès-verbal est rédigé par le syndic ? La seule chose certaine est que le secrétaire dois signer le procès-verbal en fin d'assemblée générale.

Mais quel était l'idée du législateur ? Rappelons ici que la rédaction d'une loi n'est pas un long fleuve tranquille et que les intervenants peuvent être nombreux.
En ce qui concerne notre secrétaire, nous le retrouvons à nouveau qu'une seul fois dans les travaux préparatoires de la chambre lors de la modification de la loi en 2010. Nous pouvons lire que « Le représentant du ministre propose qu’au début de chaque assemblée générale soit désigné un secrétaire chargé de rédiger le procès-verbal. M. Olivier  Hamal  (MR)  n’y  est  pas  opposé  mais  il  estime que le syndic est la personne la plus adéquate pour rédiger le procès-verbal (Document 52K1334-011) ». Il semble donc que le législateur a fait plaisir au représentant du ministre et a créé une incohérence dans le texte.

Ma position est la suivante. D'une part, c'est le syndic qui doit réaliser le procès-verbal de l'AG. Que celui-ci est un pv décisionnel et qu'il doit être signé par le président de l'Ag, le secrétaire et les copropriétaires présents.  Ce dernier point est une sécurité supplémentaire pour les copropriétaires par rapport au contenu du pv. D'autre part dans la définition du Larousse, nous pouvons lire : "Personne qui met par écrit les délibérations d'une assemblée, qui est chargée de son organisation, de son fonctionnement : Secrétaire de séance". Voilà deux raisons qui confirme que le syndic est le secrétaire de l'AG.

Dernière modification par Yves Van Ermen (15-07-2020 08:51:18)

Faire plaisir au représentant de XYZ c'est classique en Belgique (malheureusement peut-être..).
Où y a-t-il une incohérence?
Car pour ce qui est du rôle du Président pendant l'AG je ne vois pas grand chose non plus dans la loi (signer le PV de l'AG et puis ??)

En vertu de l’article 577-6, § 5 du Code civil, l’assemblée générale doit être présidée par un copropriétaire.

Voici le rôle du président d'AG:

Voir ici

Là, moi, je ne vois pas d'incohérence.

Pour moi, c'est assez cohérent et normal :
- Le syndic reste responsable de la gestion et il lui revient d'acter les décisions et donc de rédiger le PV décisionnel.
- Le secrétaire rédige un rapport plus circonstancié (qui n'est par ailleurs pas obligatoire) pour relater les échanges de vues et le déroulement de la réunion. Ceci est très exactement en effet une sécurité supplémentaire.

Il me vient une question annexe : si le syndic est lui-même copropriétaire, peut-il être désigné président de séance ? Je dirais que oui, mais j'aimerais vos avis éclairés.

Il est vrai que ce rapport n'a aucune valeur légale. Pour ma part, je l'intitule "rapport informatif" et j'indique qu'il complémente le PV décisionnel quand je fais ce genre de rapport.

Si d'aventure ce rapport est rédigé par un cp, je m'assure de sa concordance avec le pv décisionnel et la réalité des débats. Il peut arriver que des explications complémentaires permettent de clarifier les choses pour un plus grand nombre.

Je comprends parfaitement vos réticences et votre position que je peux partager en grande partie.

Merci d'avoir confirmé ma bonne vision des choses au sujet de la présidence. Il est toujours bon de savoir qu'on agit conformément à la loi.

Eh bien voilà, tout à fait d'accord.
Si on prend l'exemple des poubelles on a le PV de l'AG se limitant aux conclusions :
Choix de containers, telle offre est choisie avec tel budget.
Bilan des votes : pour, contre, abstention.
Et en parallèle on imagine très bien un rapport de "secrétaire" qui dirait par exemple ceci:
"La discussion sur les poubelles a été fort longue. Certains proposent de garder le système de sacs-poubelle avec une surveillance par caméra. Une opposition se manifeste en fonction du RGPD. On propose aussi de fermer définitivement le local poubelle. Ce n'est pas accepté par tout le monde. Pour autant ce ne sera pas soumis au vote. Enfin, un propriétaire signale que dans un de ses immeubles l'ACP accorde à un locataire (le sien en l'occurrence) une réduction de charges à condition qu'il se charge de la gestion des sacs-poubelle. Plusieurs propriétaires trouvent l'idée séduisante, mais un consensus ne parvient pas à s'établir."

Je suis copro depuis 2 ans, donc pas d'anciennes habitudes me concernant...
Si la dernière loi a maintenu une fonction de secrétaire, c'est qu'il y a une bonne raison. L'avant-dernière loi, c'est du passé.

Ce descriptif à rallonge est inutile et improductif. Il reste aussi très subjectif et décrit la perception propre au scripteur. Quel est l'élément de ces cinq lignes susceptible d'apporter un intérêt ? Aucun. La seule chose à retenir est la décision finale et qui a voté quoi.

La discussion a été longue. Quel intérêt ?
"Certains" proposent... Une opposition se manifeste... On propose... Ce n'est pas accepté... Un propriétaire... Plusieurs propriétaires...

Je vois plutôt un PV informatif complémentaire au PV décisionnel  disant par exemple :
"Monsieur XX fait remarquer que la porte de garage reste trop souvent ouverte et le syndic demande à chacun de veiller à sa bonne fermeture."
"Le syndic rappelle les jours de sortie des poubelles et invite les occupants à ne pas déposer les poubelles en dehors de cet horaire."
"Les encombrants déposés dans les communs après le ... seront enlevés par la firme ZZZ aux frais de la personne responsable du dépôt, et si celle-ci n'est pas identifiée, aux frais de la copropriété."
"Madame YYY fait remarquer que l'éclairage de l'entrée du parking pose un problème d'insécurité et demande d'étudier la possibilité de remplacer l'éclairage. Ce point sera porté à l'ordre du jour de la prochaine AG et deux devis minimum seront présentés"

Ce PV informatif n'a rien d'obligatoire, mais peut s'avérer utile. Selon moi, le syndic est le plus habilité à le rédiger. Il doit faire l'objet d'un document séparé du PV décisionnel.

Pour le reste, en effet chaque CP peut prendre ses notes pour son usage perso. Le secrétaire vérifiera la concordance des notes du syndic dans son PV décisionnel avec ses propres notes. Il vérifiera aussi les quotités respectives des votants...

Dernière modification par PIM (16-07-2020 10:49:53)