Merci pour vos réponses. Je ne vais pas me compliquer la vie et repartir sur un bail de 9 ans.

A vrai dire, l'email était tellement peu clair que cela portait à confusion.
Merci de vos réponses.

Merci beaucoup 

Bonjour,

J'ai contacté mon locataire par email en lui proposant une augmentation de 20%. Il a donné son accord de suite (le loyer reste encore 20% en dessous du marché) par simple retour de courrier électronique.

Est-ce suffisant ou est-il nécessaire de rédiger un document spécifique à faire signer par le locataire ? Si un tel document est utile, où puis-je trouver un document type ?

Comment cela se passera-t-il lors de l'indexation du loyer à la fin de la première année après l'augmentation de loyer puisque nous n'aurons pas de nouveau contrat mais simplement une révision du loyer.
En clair, quel indice de base et quel loyer de base devrai-je prendre en compte pour mon calcul ?

Merci d'avance de votre aide.

Pour répondre à vos questions en 3 points:
1)
Dans la lettre de la commune au syndic:
Indique au syndic que les installations au gaz des appart du 1er au 5eme ne sont pas conformes aux normes en vigueur et présentent des risques pour les occupants.
Rappel au propriétaires qu'il y a obligation de veiller à la sécurité.
Il faudra fournir une attestation de conformité endéans les 3 mois

2)
A l'ordre du jour de l'AGE:
"Tubage cheminée colonne P pour remplacement chaudière à condensation devenue obligatoire + mise aux normes des chaudières existantes. Lecture et explication des rapports déjà obtenus ainsi que des devis (pour rappel 2 appartements sans chauffage actuellement). Décision et vote."

Il est aussi indiqué en sus "que les documents qui peuvent concerner cette assemblée peuvent être consultés au bureau du syndic moyennant rendez-vous préalable"
Personnellement je préférerais que le syndic envoie d'office les devis par email, n'est-ce pas une pratique courante ?

3)
Pour ce qui est du projet de tubage de la cheminée, il n'y a eu jusqu'à présent aucune réunion informelle ou AG avec le sujet à l'ordre du jour.
Le 4 février sera la première occasion que nous aurons d'en parler.
Nous n'avons vu jusqu'à présent qu'un seul devis transmis par le syndic (par email)
J'ai moi même contacté une autre société pour avoir un second devis.  J'ai transmis ce dernier il y'a quelques jours au syndic en lui demandant de le communiquer par email à tout les copropriétaires (ce qui ne sera sans doute pas fait, comme d'habitude).

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Je n'ai aucune idée de la manière dont va se passer cette assemblée mais vu le coût important des travaux je serait étonné que tout ce décide le même jour et que le problème se résolve facilement.
 
D'ailleurs, je commence à envisager sérieusement de passer au chauffage tout électrique. J'ai fait quelques recherches et il semblerait que pour ce type de petit appart (45m2, ancien, traversant, peu isolé mais avec double vitrage récent), cela reste tout à fait réaliste. Un peu plus cher (15€/m2/an pour la facture de chauffage électrique) pour le locataire mais fini les ennuis pour tous.

Si je passe au tout électrique, j'aimerais évidemment me désolidariser totalement et définitivement de la copropriété pour ce qui est des travaux sur la cheminée.
Quel sont mes droits et devoir à ce propos ?
Vu le contexte, puis-je simplement annoncer ma désolidarisation à l'AGE sans que cela puisse être contesté par les autres copropriétaires ? Quel que soit le résultat de la décision concernant le tubage ? Avant ou après que cela ne soit discuté ?
Ma demande de désolidarisation doit-elle être mis au vote ?
Dois-je obligatoirement demander au syndic de faire ajouter cette demande d'une éventuelle désolidarisation à l'ordre du jour ? Malgré qu'il soit intimement lié au problème de chauffage en général.

Il me reste une semaine avant l'AGE.
Merci de votre aide.

PS: j'ai envoyé une lettre recommandée de résiliation (avec préavis de 6 mois) à ma locataire, pour travaux. le courrier est accompagné des devis/ estimations du coût des travaux. Pour l'instant, l'atmosphère c'est un peu détendue avec elle et elle ne semble pas faire d'histoire pour quitter les lieux dans les délais impartis. Si elle accepte l'augmentation de loyer (le sien est actuellement très bas) qui me paraitra juste, je n'exclu pas de lui faire un nouveau contrat.

Evolution de l'affaire:

Je sais dès à présent que la locataire s'est plaint à la commune pour insalubrité de l'appartement. Ils sont venu faire une visite et j'aurai un courrier d'ici demain.
Il faut dire que ce locataire occupe les lieux depuis le 1er mai 1994 (bail de 3 ans reconductible automatiquement), ayant repris l'appartement qu'occupait sa fille depuis 3 ans. L'état des lieux, établis par un architecte à l'entrée de la fille, en mars 1991, avait été accepté par la mère.

Ce qui fait que, mis à part le changement de la chaudière il y a environ 10 ans et le changement de tous les chassis (passant de simple à double vitrage) il y a 2 ans, aucun gros travaux n'ont pu être possible. L'appartement est incroyablement saturé en objet divers, les locaux sont pas ou très peu entretenus par le locataire (grosse fumeuse ayant récemment arrêté) et aucun professionnel de la rénovation ne pourrait y travailler dans ces conditions.
A ma connaissance, elle même n'a jamais nettoyé les murs et plafonds ni passé une couche de peinture.

Quand j'ai voulu dernièrement, suite au problème de chauffage, faire installer un boiler électrique et rénover le tableau électrique mon électricien à refusé tout net ! Pas possible de travailler dans tout ce fatras m'a-t-il dit. Et puis c'est trop sale !
Le locataire voudrait une complète rénovation (avec elle dans les lieux), elle semble même accepter une augmentation du loyer après travaux (le loyer est très bas comparé au marché actuel dans le quartier) mais c'est donc impossible.

Je pense que le mieux serait qu'elle donne son préavis (avec départ dans les plus brefs délais, sans prestation du préavis) et qu'elle aille habiter ailleurs. Cela me laisserai le loisir de faire la rénovation et de résoudre le problème de chauffage. Mais elle ne le veut pas.
Si elle quittait, j'hésiterais d'ailleurs beaucoup à la reprendre vu le peu de soin qu'elle porte aux locaux et aussi comment nos relations se sont dégradées dernièrement.

Quel droit ai-je de lui donner moi-même son préavis vu les circonstances actuelles ?
En théorie, suivant les clauses du bail, cela doit ce faire 6 mois avant l'échéance du bail. le préavis aurait du être envoyé en octobre 2016 pour un départ fin avril 2017. Mais vu les problèmes actuels (remise ne route du chauffage/eau chaude et possible besoins de rénovation complet) on ne peut encore attendre plus d'un an.

Merci de votre intervention. Je vais aussi mettre ça en pratique.

J'aimerais bien évidemment éviter les dépenses inutiles, et s'adresser à un juge de paix me semble plus indiqué que d'aller en procès. Mais je voudrais éviter ce dernier, c'est la raison que je me suis adressé ici.
Je préfère garder mes économies pour les futurs frais de tubage de la cheminée et de changement de chaudière.

J'en déduit que, malheureusement, vous ne connaissez pas d'organisme officiel ayant le pouvoir de mettre les chaudières à l'arrêt jusqu'à mise en conformité.